Se establecen criterios para la redacción y evaluación de hallazgos de auditoría para sistemas de gestión de calidad ISO 9001:2008

1. 15M.C.T.C. Adrián Zaragoza Tapia
GRUPO DE TRABAJO DE CALIDAD
REUNIÓN DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD PARA EL ANÁLISIS DE
HALLAZGOS DE AUDITORIA
2 de marzo de 2012
10:00 Hrs.
Biblioteca Central UGTO

2. 15M.C.T.C. Adrián Zaragoza Tapia
OBJETIVO GENERAL
Mejorar la competencia técnica de los auditores internos de
calidad de la RESBIUC para a la comprensión y redacción de
hallazgos de auditoría, así como para la retroalimentación
que debería de hacerse a los organismos certificadores de
los sistemas de gestión de calidad, a través del intercambio
de información, experiencia y conocimientos entre auditores
internos.
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OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Analizar la redacción de los hallazgos de auditoría asentados, tanto
por los organismos certificadores como por auditores internos, a las
bibliotecas de la RESBIUC, durante los últimos 3 años, y que se
detecten de difícil comprensión para el personal de las bibliotecas;
2. Identificar los requisitos para la redacción objetiva de hallazgos
tanto de auditorías internas como externas;
3. Identificación de los requisitos para los formatos de registros de
hallazgos de auditoría, para lograr su objetividad y facilitar su
seguimiento;
4. Identificar las vías para la retroalimentación a los organismos
certificadores y auditores internos, a efecto de lograr un mejor
servicio de los mismos.
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MECÁNICA DE LA REUNIÓN
1. Presentaciones y del objetivo y la mecánica de la reunión;
2. Presentación de hallazgos por parte de participantes;
3. Discusión documentada sobre los hallazgos presentados;
4. Exposición con diapositivas sobre la redacción de hallazgos de
auditoria;
5. Ejercicio de redacción de hallazgos de auditoria;
6. Acuerdos para futuros trabajos de calidad conjuntos en la RESBIUC.
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CRITERIOS PARA LA REDACCIÓN DE HALLAZGOS DE
AUDITORIA
GRUPO DE TRABAJO DE CALIDAD

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3.9.5 hallazgos de la auditoría
resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría (3.9.4) recopilada frente a los criterios de auditoría
(3.9.3)
NOTA Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad (3.6.1) o no conformidad (3.6.2) con los criterios de auditoría, u
oportunidades de mejora.
auditoria
criterios
evidencia hallazgo
resultados
discretos o
continuos
conformidad
no conformidad
ISO 9000:2005
ÁREA DE
CONTRASTACIÓN
ÁREA DE
INTERPRETACIÓN
0 ….. 1
ZONA DE SESGO
DISCRECIONAL
ZONA DE SESGO
OBSERVACIONAL
PERCEPCIÓN DEL AUDITADO
PERCEPCIÓN DEL AUDITOR
evaluación
evaluación
¿observación?

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ISO 9000:2005
2.8.2 Auditorías del sistema de gestión de la calidad
Las auditorías se utilizan para determinar el grado en que se han alcanzado los requisitos del sistema de
gestión de la calidad. Los hallazgos de las auditorías se utilizan para evaluar la eficacia del sistema de gestión
de la calidad y para identificar oportunidades de mejora.
hallazgos
eficacia
oportunidades
de mejora
primera base para la redacción
de hallazgos de auditoria
“un hallazgo de auditoria debería proporcionar ayuda para mejorar la eficacia de las
bibliotecas y para identificar oportunidades de mejora de sus colecciones y servicios”

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3.2.13 mejora continua
actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos (3.1.2)
NOTA El proceso (3.4.1) mediante el cual se establecen objetivos y se identifican oportunidades para la
mejora es un proceso continuo a través del uso de los hallazgos de la auditoría (3.9.5), las conclusiones de la
auditoría (3.9.6), el análisis de los datos, la revisión (3.8.7) por la dirección u otros medios, y generalmente
conduce a la acción correctiva (3.6.5) y preventiva (3.6.4).
hallazgo
acción correctiva
acción preventiva
segunda base para la redacción
de hallazgos de auditoria
“un hallazgo de auditoria debería proporcionar ayuda para establecer las acciones
correctivas o preventivas en la gestión de colecciones y servicios bibliotecarios”

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ISO 9001:2008
8.2.2 Auditoría interna
Se debe planificar un programa de auditorías tomando en consideración el estado y la importancia de los
procesos y las áreas a auditar, así como los resultados de auditorías previas. Se deben definir los criterios de
auditoría, el alcance de la misma, su frecuencia y la metodología. La selección de los auditores y la realización
de las auditorías deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría. Los auditores no
deben auditar su propio trabajo.
criterios de auditoria
alcance
frecuencia
metodología
programa de
auditoria
tercera base para la
redacción de hallazgos
de auditoria
“un hallazgo de auditoria debería estar dentro del alcance, frecuencia y metodología
fijada para la auditoría requerida por las colecciones y servicios bibliotecarios”

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LISTA DE VERIFICACIÓN PARA LA EVALUACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORIA
INTERNA
1. ¿se ha considerado el efecto del sesgo observacional?
2. ¿se ha considerado el efecto del sesgo discrecional?
3. ¿representa un resultado discreto o continuo?
4. ¿contribuye a mejorar la eficacia de las colecciones y servicios bibliotecarios?
5. ¿representa una oportunidad de mejora de la biblioteca?
6. ¿facilita la implantación de acciones correctivas o preventivas?
7. ¿se han electo los criterios de auditoria requeridos por la biblioteca?
8. ¿es congruente con el alcance de auditoria determinado por la biblioteca?
9. ¿se redacta en función de la frecuencia de auditoria determinada?
10. ¿considera la metodología determinada por la biblioteca?

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ELEMENTOS PARA LA REDACCIÓN DE UN HALLAZGO DE AUDITORIA
No. ELEMENTO DESCRIPCIÓN
1 CONDICIONES DE OBSERVACIÓN Refleja de qué manera se observó la evidencia de hallazgo y las condiciones del
contexto de observación
2 CONDICIONES DE INTERPRETACIÓN Indica con precisión si se tomó en cuenta los criterios de auditoria u otros
elementos percibidos
3 TIPO DE RESULTADO Se refiere a un cumplimiento discreto o considerado como una valor continuo
4 REFERENCIA A LA EFICACIA Explica de qué manera afecta al cumplimiento de los objetivos de las colecciones
y servicios bibliotecarios
5 REFERENCIA A LA MEJORA Aclara si se refiere a un incumplimiento o a una debilidad que puede mejorarse
en función de los servicios bibliotecarios
6 REFERENCIA A LAS ACCIONES
CORRECTIVAS - PREVENTIVAS
Permite identificar si se requiere una acción preventiva o correctiva
7 REFERENCIA A LOS CRITERIOS Hace explícitos los criterios determinados en el programa de auditoria y aclara
excepcionalmente otros requeridos
8 REFERENCIA DE ALCANCE Se redacta dentro del alcance del programa de auditoria y aclara
excepcionalmente otro requerido
9 REFERENCIA DE FRECUENCIA Se redacta en función de la frecuencia establecida y requerida
10 METODOLOGÍA Es congruente con la metodología aplicada

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EJEMPLO DE REDACCIÓN DE HALLZGO
ÁREA DESCRIPCIÓN RESULTADO
6.2
8.4 (a)
(1) Dado que no se tuvo la oportunidad de observar al personal de la
biblioteca clasificando y catalogando acervos, (2) pero sí se revisaron 10
registros catalográficos completos, mismos que cumplen con las reglas
de catalogación presentadas, (3) se considera que el personal del
departamento de procesos técnicos es competente por lograr un
producto conforme, (4) por lo que se esperaría obtener buenos
resultados en el proceso de organización documental de los acervos de
la biblioteca. (5) sin embargo el proceso puede mejorarse, ya que no se
constató que se lleve a cabo un (6) análisis de los datos de la
satisfacción de los usuarios de la biblioteca con el catálogo. Pero
considerando que, en la presente auditoria se programó solamente (7)
la revisión del área 6.2 de la norma de referencia en (8) dicho
departamento, y que (9) no se planeó revisar la (10) medición de la
satisfacción del usuario en ésta auditoria, de deja como una oportunidad
de mejora para la biblioteca.
C
OM

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¡A PRACTICAR!