1. Atelier sur la mise en oeuvre
des méthodes de travail collaboratives
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2. Outils de travail collaboratif et Mégalis
Mégalis en 2007 :
• augmentation du nombre d'interlocuteurs
• augmentations des services proposés
=> besoin d'organiser les échanges avec l'ensemble des interlocuteurs en fonction
des besoins et objectifs fixés.
Aujourd'hui, Mégalis propose des outils permettant de faciliter les échanges.
Pour que de tels outils aient un apport concret, des méthodes de travail et
d'organisations doivent être mises en place.
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3. L'existant au sein de Mégalis
Les outils à disposition au sein de Mégalis :
● sites Internet : Mégalis, e-mégalis, réseau du net public breton
●
listes de diffusion
● visioconférence
● webcollaboration
● streaming video
● base documentaire e-mégalis
● Forums e-mégalis
● Espace de rédaction collective e-mégalis
=> Outils pour les échanges entre les collectivités et Mégalis
=> à disposition des collectivités pour leurs besoins propres,
=> mais aussi pour des travaux entre collectivités et leurs partenaires
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4. Les lieux d'échanges
Les lieux d'échanges entre Mégalis et les utilisateurs des services
Commissions thémaTIC Réunion Référents Mégalis
- E-administration
- Education et formation
- Santé et services aux personnes
- Culture numérique et vie dans la cité
Présentation / démonstration au
Groupes de travail sein des collectivités
- Acheteurs
- Actes
- Technique Réseau du net public breton
- Archivage numérique
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5. Les acteurs de Mégalis
Les différents acteurs au sein des collectivités
● Directeur général des services / Secrétaire général (Secrétaire de mairie)
● Directeur informatique / Responsable informatique
●
Acheteur public
● Référent Mégalis
● Responsable services assemblées
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6. Les sites Internet de Mégalis
Le site www.megalis.org
Accès
- site sous SPIP
- rédaction par un prestataire extérieure
- accès uniquement en lecture pour les internautes
Objectif
Apporter de l'information à tous les publics sur le Syndicat mixte Mégalis et les
services offerts.
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7. Les sites Internet de Mégalis
Le site www.e-megalisbretagne.org
Accès
- site sous SPIP
- rédaction par Mégalis et un prestataire extérieur
- accès uniquement en lecture pour les internautes
Objectif
- Apporter de l'information sur l'e-administration en général à tous les publics.
- Apporter de l'information sur les services proposés sur la plate-forme à tous les
publics et principalement, aux entreprises et aux agents utilisant la plate-forme.
- Donner accès aux services proposés sur la plate-forme.
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8. Les sites Internet de Mégalis
Le site du réseau du net public breton
www.megalis.org/reseau-netpublic
Accès
- site sous SPIP + wiki sous Mediawiki
- rédaction par un prestataire extérieure, et par flux RSS des partenaires
- accès uniquement en lecture pour les internautes et en écriture sur le wiki
Objectif
- Diffusion et valorisation des bonnes pratiques vers tout public
- wiki entre les partenaires pour la production de documents et l'organisation
d'évènements
- wiki tout public pour échanger et faire connaître les bonnes pratiques des usages
TIC en Bretagne
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9. Les sites Internet de Mégalis
Propositions d'évolutions
Espace réservé aux membres de Mégalis ?
= création d'un compte Mégalis web ?
= quid compte e-mégalis versus compte Mégalis web ?
Proposer des wikis ?
Regrouper tous les sites en un seul ?
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10. Les listes de diffusion
Accès
- outil mailman
- création et mise à jour par Mégalis
Objectif
Liste d'informations uniquement => communication vers les membres et
utilisateurs.
Listes existantes
Groupe de travail Commissions thématiques
grp.travail.actes@megalis.org usages@megalis.org
grp.travail.acheteurs@megalis.org commission.e-administration@megalis.org
grp.travail.dsi@megalis.org education.bretagne@megalis.org
archives@megalis.org sante@megalis.org
grp.suivi.groupement-cde@megalis.org demat-pays-amf@megalis.org
demat-cci@megalis.org
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11. Les listes de diffusion
Evolution en cours des listes = création de listes adaptées aux besoins de
communication de Mégalis
Fonctionnement du Syndicat Commissions thémaTIC
delegues.titulaires@megalis.org commission.culture-numerique@megalis.org
delegues.suppleants@megalis.org commission.e-administration@megalis.org
referents@megalis.org commission.education-formation@megalis.org
direction.generale@megalis.org commission.sante-services@megalis.org
direction.xxx@megalis.org
Groupes de travail E-mégalis
grp.archivage.numerique@megalis.org organismes.professionnels@megalis.org
grp.suivi.groupement-cde@megalis.org admin-emegalis@megalis.org
grp.technique@megalis.org formateurs-greta@megalis.org
grp.acheteurs@megalis.org
grp.actes@megalis.org Partenaires
liste-amf@megalis.org
liste-pays@megalis.org
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12. Les listes de diffusion
Propositions d'évolutions
Créer d'autres listes ?
Créer des listes de diffusion avec modération ?
Créer des listes de diffusion sans modération ?
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13. Les outils de communication et de collaboration
La visioconférence
Accès
- Service opéré par Novasight
- Nécessite une salle dédiée et des équipements spécifiques sur chaque site
- Accès aux bénéfiaires des services Mégalis via le réseau Mégalis ou via Internet.
- Accès de sites non Mégalis par RNIS ou Internet
Objectif
Faciliter l'accès aux réunions organisées par Mégalis en évitant les déplacements
=> réunions des groupes de travail
=> réunions des commissions thémaTIC.
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14. Les outils de communication et de collaboration
La visioconférence
Fonctionnalités proposées :
- Une qualité sonore améliorée (son large bande 7Khz)
- La diffusion de documents numériques (radiographie, IRM, présentation de type
powerpoint …) en format original et en simultané avec l’audio et la vidéo sur
l’ensemble des sites compatibles (H.239)
- Une mosaïque des sites visualisés adaptable pour chaque site participant
- Une plus grande fluidité vidéo grâce à des débits plus importants et de nouvelles
normes vidéo supportées (H.264)
- Un système de réservation des visioconférences sur Internet et la visualisation de
Journée Mégalis/DGME terminaux de visioconférence sur 24 heures
l’occupation des – 17 janvier 2008 14
15. Les outils de communication et de collaboration
Le webcollaboration
Accès
- Service opéré par Rétis Comunication
- Ne nécessite pas de logiciel sur les ordinateurs concernés car utilise la
technologie flash d'Adobe incluse dans tous les navigateurs
- Accès aux bénéfiaires des services Mégalis via le réseau Mégalis et via Internet
Objectif
Faciliter l'organisation de réunions en permettant :
- l'accès aux échanges depuis son poste de travail, en évitant les
déplacements dans des salles spécifiques,
- le partage en ligne de documents et d'applications
- la rediffusion de contenu multimédia (eLearning)
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16. Les outils de communication et de collaboration
Le webcollaboration
Fonctionnalités proposées
- Espaces privés virtuels de réunions
- Une salle de séminaire pour un grand nombre de participants
- Portail web pour la planification et la mise en place des réunions
- Notion de rôle
- administrateur de site
- présentateur
- participant
- Stockage et rediffusion de documents
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17. Les outils de communication et de collaboration
Le streaming vidéo
Accès
- Service opéré par FT/Fictis
- Nécessite l'installation d'équipements et logiciels sur site pour produire la vidéo
+ ressource humaine pour la prise de vue et/ou le montage vidéo.
- Ne nécisste pas d'installation particulière sur les postes pour lire les video
diffusées
Objectif
Donner accès aux contenus filmés des réunions organisées
=> en temps réel
=> ou en différé.
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18. Les outils de communication et de collaboration
Le streaming vidéo
Fonctionnalités proposées
- Créer, gérer et diffuser des contenus audiovisuels par un logiciel Windows :
- gestion d'une bibliothèque de contenus :
- stockage et indexation des contenus en base de données
- gestion des méta-données descriptives.
- assistant de publication des contenus au sein d'espaces web.
- gestion des statistiques d'accès aux contenus.
- Créer des contenus audiovisuels enrichis
- Opérer des retransmissions audiovisuelles d'évènements en direct
Les formats supportés sont Windows Media et Real video.
Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008 possible (tranche conditionnelle)
Le format Flash video (flv) est 18
19. Les outils de communication et de collaboration
Propositions d'évolutions
Tout d'abord faire connnaître ...
• organisation en avril de 4 réunions, une par dpt, présentant les outils visio,
webcollaboration et streaming.
• publication d'un guide « mode d'emploi de la visioconférence »
Ensuite utiliser les services au sein de Mégalis
• Proposer la visioconférence pour tous les évènements organisés par Mégalis ?
• Proposer le service Webcollaboration pour les réunions des groupes de
travail ?
• Mettre en oeuvre le Streaming vidéo pour :
•les réunions des commissions thémaTIC ?
•les réunions des groupes de travail ?
•tous les évènements organisés par Mégalis ?
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20. La plate-forme e-mégalis
La base de connaissance e-mégalis
Accès
- plate-forme e-mégalisbretagne.org
- en lecture à tout utilisateur ayant un compte
- en écriture à une liste d'utilisateurs paramétrée par Mégalis
Objectif
Donner accès à des documents : sur des thèmes métiers utiles aux agents des
collectivités, sur des projets de Mégalis, etc ...
Propositions d'évolutions
Mise en ligne de tous documents validés, qui n'ont pas vocation à évoluer :
- marchés publics : modèles de CCTP, de CCAP, étude juridique, etc.
- Compte-rendus de réunions
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21. La plate-forme e-mégalis
Les forums e-mégalis
Accès
- plate-forme e-mégalisbretagne.org
- création des thèmatiques par Mégalis
- en lecture/écriture à tout utilisateur ayant un compte
Objectif
Donner la possibilité aux agents des collectivités d'échanger sur des thèmatiques.
Propositions d'évolutions
Création de grandes thématiques :
- Marchés publics ?
- Systèmes d'informations ?
- Actes ?
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22. La plate-forme e-mégalis
L'espace de rédaction collective e-mégalis
Accès
- plate-forme e-mégalisbretagne.org
- en lecture/écriture à tout utilisateur ayant un compte
Objectif
Création de documents de manière collective : mise en ligne de documents,
définition des contributeurs, réservation de documents, gestion des versions et
historiques des contributions.
Propositions d'évolutions
Création de compte-rendus de réunion ?
Création de cahier des charges ?
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23. Exemple d'échanges au sein de Mégalis
Mise en oeuvre d'un nouveau service
• Constituer un groupe de travail
• Organiser les réunions
• Suivre les inscriptions
• Diffuser les comptes-rendus
• Valider les comptes-rendus
• Mettre en ligne des documents validés : ordre du jour, présentations,
compte-rendus, feuille émargement, ...
• Discuter en dehors des réunions en temps réel ou différé
• Prendre des décisions
• Elargir le groupe de travail
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24. Exemple d'échanges au sein de Mégalis
Mise en oeuvre d'un nouveau service
Organiser les
Diffuser les Valider les Mettre en ligne
Constituer un réunions, Participer aux
comptes- comptes- des documents
groupe de travail suivre les réunions
rendus rendus validés
inscriptions
Outils
site Internet, blog,
x x x x
wiki, ...
listes de diffusion x x x
visioconférence x
webcollaboration x
streaming video
base documentaire
x x
e-mégalis
Forums e-mégalis x
Espace de rédaction
x
collective e-mégalis
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25. Exemple d'échanges au sein de Mégalis
Mise en oeuvre d'un nouveau service
Discuter en dehors des réunions Elargir le groupe de
Prendre des décisions
en temps réel ou différé travail
Outils
site Internet, blog,
x x
wiki, ...
listes de diffusion x x
visioconférence x
webcollaboration x x
streaming video
base documentaire
e-mégalis
Forums e-mégalis x
Espace de rédaction
collective e-mégalis
Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008 25
26. Les outils de travail collaboratif
Avant la mise en oeuvre, prendre en compte les impacts en terme d’organisation
au sein de Mégalis, et dans les collectivités
=> avoir visibilité sur le planning prévisionnel des évènements/réunions
=> pouvoir estimer la charge de travail de chaque type d'acteurs
Une fois les choix effectués, faire connaître au plus grand nombre, l'organisation
et les outils choisis => définir un plan de communication
Mise en oeuvre d'une organisation collaborative
=
Echanges, partages
=
enrichissement mutuel de tous les partenaires
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