L'intranet "Aeliapedia" d'Aelia a été mis en place pour l'ensemble des employés d'Aelia, et plus particulièrement les conseillers dans les boutiques. Afin d'exercer au mieux leur travail, ces derniers ont besoin d'avoir accès à beaucoup d'informations. Le groupe a choisi XWiki Enterprise pour faciliter la construction des connaissances et rationaliser la communication, grâce à une interface facile à utiliser, totalement intégrée dans le système d'information existant, à un coût réduit.

1. ETUDE DE CAS
AELIAPEDIA :
l’intranet
collaboratif d’Aelia

2. XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris
Tél: +33 (0)1 45 42 40 90
Fax: +33 (0)9 59 26 92 14
Email: contact@xwiki.com
Site web: www.xwiki.com
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Dans un souci d'amélioration des processus, de la communication et du partage d'information
entre ses équipes multi-sites et multi-métiers, Aelia a mis en place un intranet nouvelle génération
dont la clé est la transversalité.
Contexte et enjeux
Comme dans toutes les grandes organisations, les équipes d'Aelia sont confrontées à la gestion des
compétences, des connaissances, des processus métiers et au turnover de ses personnels et ce, quelles
que soient les équipes (support, helpdesk, etc.). La DSI s'est progressivement rendu compte que les
outils classiques étaient limités et que les informations étaient insuffisamment organisées et
centralisées.
Les besoins
Aelia était à la recherche :
 d'un outil fédérateur permettant de structurer davantage l'information, et accessible à tous
 d'un outil universel capable d'adresser plusieurs types de besoins : transversalité,
communication, organisation de l'information
L'outil principal de la collaboration
Que ce soit pour l'annuaire utilisateur, la documentation ou les applications métiers (gestion de projet,
formations, etc.) les wikis sont maintenant incontournables chez Aelia. Plus de 2 300 pages sont
consultées en moyenne par jour, faisant des wikis l'outil central dans la collaboration.
Secteur : Distribution
Besoin : Améliorer le partage
d'information et la
communication entre les
différents services
Solution : Intranet
Produits : XWiki Enterprise
« Les principales forces de XWiki sont sa flexibilité, sa capacité à
s'intégrer facilement et rapidement dans le système
d'information existant et à rendre les utilisateurs très vite
autonomes. XWiki est capable d'adresser une multitude de
besoins et comble un fossé entre l'informatique grand public et
l'informatique professionnel. Il offre tout simplement le meilleur
des deux mondes. »
(Jean Leroux, DSI d'Aelia)

3. XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris
Tél: +33 (0)1 45 42 40 90
Fax: +33 (0)9 59 26 92 14
Email: contact@xwiki.com
Site web: www.xwiki.com
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Aeliapedia
De l'analyse et de la réflexion sur ces besoins est né l'intranet Aeliapedia. Il est basé sur XWiki Enterprise
et se compose d'une dizaine de wikis parmi lesquels on trouve :
 groupe Aelia : un wiki regroupant les informations sur le groupe
 boutiques : un wiki regroupant toutes les informations liées à l'activité des points de vente et
à destination des vendeurs (animations et opérations commerciales, challenges, etc.)
 Aelia Campus : un wiki regroupant tous les supports liés à la formation chez Aelia. Les vendeurs
peuvent ainsi y trouver des informations sur les produits vendus dans les boutiques, pour mieux
conseiller les clients
Focus sur le Wiki Campus
En plus des fonctionnalités standards de gestion collaborative des documents, l'outil permet le
développement d'applications web. C'est en utilisant cette possibilité de la plateforme XWiki qu'une
application de gestion des supports de formation a été développée.
Celle-ci permet de gérer des documents appelés fiches réflexes. Chaque fiche, remplie par les
personnes responsables de la formation chez Aelia, comporte plusieurs propriétés, permettant de les
décrire. On retrouve ainsi :
 la liste des postes concernés par la fiche
 la personne responsable au niveau IT
 celle responsable au niveau process
 la date de dernière mise à jour
 la langue
Une autre propriété intéressante est la notion de prérequis. Il est en effet possible de définir un
ensemble de pages comme des prérequis à l'assimilation de la fiche courante.
En plus de ces propriétés, chaque fiche peut contenir le support de formation en lui-même, à savoir
un fichier PDF ou une vidéo.

4. XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris
Tél: +33 (0)1 45 42 40 90
Fax: +33 (0)9 59 26 92 14
Email: contact@xwiki.com
Site web: www.xwiki.com
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Exemple d'une fiche réflexe, avec une vidéo comme support de formation :
L’application Campus compte à ce jour près de 200 fiches consultables par les collaborateurs à
tout moment

5. XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris
Tél: +33 (0)1 45 42 40 90
Fax: +33 (0)9 59 26 92 14
Email: contact@xwiki.com
Site web: www.xwiki.com
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2 500 pages créées avant le lancement officiel
Plus de 2 500 pages ont été créées dont plus de 1 000 fiches « produit », avant même le lancement
officiel le lundi 23 mars 2009.
Mais ce résultat n'aurait pas été possible sans :
 un travail conjoint de la DOSI (Direction de l'organisation et des SI) et du service de la
communication interne
 la réorganisation d'Aelia, courant 2008 : organisation reposant sur les métiers et non plus sur
les produits
 l'utilisation de messages forts : l'arrivée de l'intranet dans les boutiques Aelia va permettre
d'économiser 100 000 pages imprimées et d'améliorer les échanges