1. Hoe
maak
je
SharePoint
sociaal
en
gebruiksvriendelijk
binnen
Het
Nieuwe
Samenwerken?
Door Wilco Turnhout van Rapid Circle - 18 november 2011
Bij 80 procent van de Nederlandse grotere organisaties draait SharePoint en is het
een platform voor samenwerking, communicatie en workflow. Onder andere.
Logisch dat Microsoft meegaat met de nieuwe vormen van samenwerken en
communicatie geïnspireerd door social media-sites.
Een product dat één keer in de drie jaar een nieuwe versie krijgt, vertraagd door de lange
benodigde testperiodes, is een stabiel en schaalbaar platform, maar kan daardoor niet
mee in de consumerisation van applicaties. Ook daarom is SharePoint in de basis niet
het meest intuïtieve systeem in de markt. Toch kán het, SharePoint sociaal vriendelijk
maken. Hoe? Waarom zou je? Wat kost dat?
WAT VERWACHT JE VAN EEN SOCIAAL INTRANET EN
SOCIAL COLLABORATION-PLATFORM?
Op Facebook kunnen we elkaar heel efficiënt en laagdrempelig op de hoogte houden,
interessante zaken van mensen die we volgen snel scannen op een moment dat het óns
uitkomt. Zo zou je toch ook willen dat men binnen de organisatie elkaar update en ideeën
en kennis deelt? Op Twitter leren we snel en laagdrempelig nieuwe mensen kennen met
dezelfde interesses en met expertise die je op dat moment nodig hebt. Zou het niet super
zijn wanneer mensen binnen jouw organisatie elkaar gemakkelijk kunnen vinden en
verbinden? En wanneer managers én transparant én toegankelijk zijn door het reageren
op reacties van werknemers, terwijl nog duizend anderen meekijken?
Op Dropbox kun je efficiënt bestanden en mappen delen. Dat moet toch binnen de
organisatie net zo gemakkelijk gaan? Op Foursquare doen mensen een competitie en
krijgen er badges voor. Zou het niet mooi zijn wanneer werknemers badges willen
winnen door bewezen bijdrage aan de organisatie als gevolg van helpen, delen,
verbinden en doorgeven? Op Twitter is de unfollow button misschien we de meest
cruciale van het systeem: deel alleen zaken kort en relevant voor de doelgroep, anders
slinkt je netwerk.

2. Het is een garantie dat men
schrijft met de ontvanger in gedachten. Kort. Relevant. Om hun interne netwerk te
bedienen, zo te laten zien wat hun expertise is en gevraagd te worden voor interessante
initiatieven. Dát geeft je een organisatie waar mensen delen in plaats van verstoppen,
transparantie in plaats van verborgen agenda’s, productiviteit in plaats van aanwezigheid
en taken worden gedaan door diegene die daar goed in zijn.
WAT VERWACHT JE VAN EEN SOCIAAL PLATFORM?
§ Stupidly simple: niet te veel knoppen en keuzes, intuïtief, overzichtelijk, vriendelijk
§ Delen en reageren met één zin en één druk op de knop: via microblogging
§ Als je iets deelt en het slaat aan, moet je een massa kunnen bereiken
§ Wat populair en relevant voor jou is, moet centraal beschikbaar zijn
§ Documenten gemakkelijk delen en zien wat de relevantie en populariteit is van
documenten
§ Eén plek waar jouw persoonlijke relevante zake staan én alle
communicatiemiddelen toegankelijk zijn
§ Een platform dat er ‘lekker’ uitziet. Gebrand in eigen huisstijl
§ Gemakkelijk mensen met een expertise kunnen vinden

3. WAT MIST SHAREPOINT?
SharePoint is gemaakt om schaalbaarheid aan te kunnen. Dat heeft Microsoft gedaan
door content decentraal te maken. Een SharePoint platform heeft technisch gezien
duizenden sites. Om van al die sites de meest populaire, interessante, persoonlijk
relevante, recente en ‘ge-like-te’ updates, blogposts, video’s, documenten, taken,
artikelen en nieuwsberichten op één plek weer te geven, is niet mogelijk. Ik verklap
alvast: daar is een goede oplossing voor. Maar het verklaart waarom niet alle
implementaties even logisch navigeerbaar zijn.
SharePoint is daarnaast een rijk platform met veel mogelijkheden dat wil aansluiten op
de beleving van Excel en Word. Dat klinkt krachtig en is het ook, maar voor sociale
componenten is het van belang om mogelijkheden die je niet gebruikt weg te halen;
grofweg 50 tot 74 procent van de knoppen. Sommige pagina’s zijn zo rijk in
mogelijkheden dat ze als admin-pagina’s voelen. Dat moet simpeler gemaakt worden. En
dat kan. Ook mist SharePoint bepaalde sociale functies zoals microblogging.
WAAROM ZOU JE TÓCH SHAREPOINT OVERWEGEN?
Momenteel is interne social media relatief nieuw. Als je kunt Microbloggen binnen de
organisatie heb je al een hele stap gezet. Zeker als het ook daadwerkelijk door een grote
groep goed gebruikt wordt als gevolg van goede stimulatie door bijvoorbeeld
managementparticipatie. Maar aangezien deze manier van communicatie en delen zo’n
centrale rol zal gaan spelen binnen ieders alledaagse werkomgeving en ingrijpt op
projecten, taken, processen en documenten, wil je dat dit en andere sociale functies een
integraal onderdeel is van je totale werkomgeving. Je wilt expertise en mensen kunnen
vinden. Maar niet via verschillende zoekmachines omdat wat men deelt in verschillende
databases staat. Je wilt dat als je documenten aan het delen bent, dit ook via een update
verspreid kan worden. Kortom, je wilt dat old school/ en new school/ content en
communicatie elkaar versterken. Je wilt dat je in je wall ook geüpdatet wordt over jouw
documenten, taken en alerts vanuit CRM of ERP. SharePoint is erg goed in old school
en heeft de potentie om new school er vriendelijk op aan te sluiten.
HOE MAAK JE SHAREPOINT FRIENDLY SOCIAL?
Allereerst is een aanpak nodig van luisteren naar de gebruikers. Logisch, maar kijk uit.
Ook een interne social media-visie moet sturend zijn en sommige wensen van gebruikers
overrulen. Het is voor velen nieuw en als je voor een polderconsensus gaat, zal het
platform geen succes worden. Vanzelfsprekend zijn de uitgangspunten gebaseerd op
businessdoelstellingen. En dan concreet: er moet een aantrekkelijke ingang gekozen
worden wanneer de gebruiker het intranet opent. Kies je voor een intranetingang, waar
algemene, populaire en deels persoonlijk relevante content wordt getoond, of een
persoonlijke ingang, waar de persoonlijk relevante en actuele nieuwe content en door jou
meest gebruikte tools beschikbaar zijn?
Het is cruciaal om op die plekken de meest aansprekende posts, documenten, updates,
taken en nieuwsitems te plaatsen. Technisch is dat out of the box niet mogelijk. Daarvoor
moet je ten eerste alle content items indexeren op populariteit en relevantie, bijvoorbeeld

4. door het aantal views, likes, comments en shares te tellen. Ook moet alle content uit alle
‘sites’ in die index worden opgenomen zodat die content op één plek kan worden
geaggregeerd.
Op dit moment is de manier van liken, commenten en sharen van content binnen
SharePoint niet intuïtief genoeg. Ook dit zal moeten worden aangepast en moeten
aansluiten bij hoesocial media-sites werken, want zo verwachten de gebruikers de
werking.
Via het volgen van collega’s moeten gebruikers kunnen volgen wat er wordt gedeeld en
wat mensen binnen hun interne sociale netwerken interessant vinden. Dat is een goede
filter in deze tijden van information clutter.
Microblogging is de meest
gevraagde functie binnen interne social media. Geen wonder, want het huidige succes
van Facebook en Twitter is daarop gebaseerd. De snelheid waarop mensen op die
platformen ervaringen kunnen scannen, kennis delen en nieuwe interessante mensen
ontmoeten (Twitter) kan erg waardevol zijn binnen een organisatie. Microbloggen is geen
onderdeel van SharePoint en vergt heel andere resources van de techniek doordat het
content item heel licht is, maar wel near-real-time moet zijn, en de verspreiding vele
dimensies heeft. Daarvoor blogging binnen SharePoint gebruiken is onmogelijk. Voor
deze functie kun je het beste een third party-product inzetten. Dit kan een externe tool
zijn, of een SharePoint native-product, dat dieper binnen de andere SharePoint-functies
kan integreren.
Er zijn vele richtingen waarop SharePoint gebruiksvriendelijk kan worden gemaakt. Een
goede, duidelijke navigatie, herkenbare visuele aspecten, branden in eigen huisstijl en
vooral zo veel mogelijk mogelijkheden en knoppen weghalen. Maar welke? Dat wordt
bepaald door de use cases. Wat er precies wel en niet aangepast kan worden of wat wel
of niet verstandig is om aan te passen is een specifieke kunde. Hoe dan ook kan het een
complex proces zijn. 80 Procent kan in 20 procent van de tijd gedaan worden, maar
welke 80 procent is dat?
SNEL VINDEN EN VERSPREIDEN
Tot slot, sociale componenten kun je niet los zien van andere componenten. Juist binnen
deold school-functies, zoals het vinden van een document, kunnen sociale componenten
helpen om bijvoorbeeld de meest relevante content snel te vinden of te verspreiden.

5. Maar als je het overdrijft, is het net alsof het hele platform behangen is met irrelevante
knoppen. Een juiste keuze is dus onontbeerlijk.
SharePoint is, zoals gezegd, een goede basis om op maat een sociaal intranet op te
zetten. Een alternatief is om een product als Newsgator en Attini Social Suite in te zetten
die binnen enkele dagen van de SharePoint-omgeving een sociaal intranet maakt. Terwijl
je toch de mogelijkheid behoudt om te groeien en specifieke aspecten in te richten.
DISCLAIMER EN ALTERNATIEVEN
Misschien niet verrassend, maar het sociaal en gebruiksvriendelijk maken van
SharePoint isonze core competence. Met of zonder onze Attini Social Suite voor
SharePoint. Dus we zijn niet geheel objectief in dit verhaal. Daarom noem ik een aantal
alternatieven hieronder voor SharePoint als sociaal samenwerkingsplatform. Er zijn er
veel meer. Ik zie ze graag tegemoet via de comments onder deze post. Ook als
er alternatieven van SharePoint-producten zijn, zijn deze welkom.
De alternatieven naast SharePoint zijn onder andere: IBM Connections (erg goed
in social document management en ook een platform met alledaagse werkomgeving én
sociale functies, goed platform), Jive (compleet platform, minder goed in old school
apps), Chatter(als onderdeel van SalesForce-platform), SocialText en open source-
platformen zoalsLifeRay (beperkt, maar aan te sluiten op andere open source-
platformen).
Daarnaast zijn er veel aparte softwareproducten die bijvoorbeeld alleen microblogging en
eventueel enkele andere sociale functies bieden. Yammer biedt een breed aanbod van
functies en is innovatief, zeker na de recente lancering van de nieuwe versie. Een deel
van de organisaties wil echter niet dat de data buiten staan en de beveiliging van
Yammer is niet optimaal (Politie Nederland heeft het om die reden afgekeurd). Het
integreren van aparte sociale producten in alledaagse werkomgevingen zal moeilijker
worden naarmate de sociale dynamiek dieper gaat worden gebruikt.
KOSTEN
De investering voor een dergelijk platform is vanzelfsprekend erg afhankelijk van de
ambities. En de ROI van de aannames die je maakt. Ik heb nog geen harde
berekeningen gezien van de Return. Het zelf aanpassen van SharePoint is afhankelijk
van hoever je wilt gaan. Bijvoorbeeld in hoeverre het snel duidelijk is wat er
geïmplementeerd moet worden en in hoeverre de mensen die het uitvoeren er ervaring
mee hebben. Ga uit van een halve ton tot over de twee ton euro voor een dergelijk
project. Je hebt dan geen Microblogging. Wanneer je een social platform voor
SharePoint inzet, zoals Attini en Newsgator, heb je iets dat is bewezen, wél
microblogging en profiteer je van toekomstige ontwikkelingen door mee te gaan met
nieuwe releases, maar ondanks dat deze producten flexibel zijn, heb je natuurlijk minder
bewegingsvrijheid voor maatwerk. De kosten van Attini vind je hier en van Newsgator
worden deze niet bekendgemaakt, voor zover ik weet. Maar laat het de lezers weten als
je het weet.

6. Wil je meer weten over SharePoint, op 22 en 23 november vindt in Amsterdam de
SharePoint Connections Conference plaats. Registreer je hier, met de code PVD4FKU
en betaal 359 euro in plaats van 499 euro.
Deel dit artikel met anderen
Wilco Turnhout - Oprichter en eigenaar van Rapid Circle
Wilco is gespecialiseerd in de impact die technologie heeft op productiviteit en op doeltreffendheid van
communicatie. Rapid Circle adviseert en implementeert platformen en verbeteringen op zowel
(marketing)communicatie als Het Nieuwe Werken, met als specialisatie 'Enterprise Social Media'.
Zie zijn website en linkedin profiel voor meer informatie. U kunt hem ook volgen via twitter.