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Programm-
Management
Programm-Management:
Im Zuge der Unternehmensentwicklung entsteht
durch zunehmende personelle, finanzielle und
technische Abhängigkeiten zwischen Projekten ein
steigender Bedarf an übergreifender und mittel- bis
langfristiger Koordination.
Durch Programm-Management wird eine Rah-
menorganisation mit den entsprechenden Prozessen
und Regularien geschaffen, die im Gegensatz zum
einzelnen Projekt, das als temporäre Organisations-
form ein definiertes Ziel, Anfangs- und Endtermin
hat, für einen längeren Zeitraum angelegt ist.
Dabei erweist sich ein erfahrener Programm-
Manager nicht in erster Linie als übergeordneter
Architekt für die technische Lösung sondern
vielmehr als eine Führungspersönlichkeit, die über
die erforderliche Seniorität und Kompetenz verfügt
und dafür sorgt, dass das Gesamt-vorhaben bei der
Unternehmensführung präsent und adäquat
positioniert ist, z.B. durch Zugang zum
Projektauftraggeber oder durch regelmäßige
Sitzungen und Beschlussfassungen des Lenkungs-
ausschusses.
Auch muss er in regelmäßigen Abständen prüfen, ob
die ursprüngliche Ausrichtung des Gesamtvorhabens
auf die Unternehmensstrategie und die konkrete
Nutzenperspektive noch gegeben ist.
Werden hier Abweichungen erkannt muss er
geeignete Maßnahmen treffen, indem er z.B.
Änderungen an Projektumfang, Projektreihen-folge
bzw. –prioritäten oder etwa beim Budget erarbeitet
und professionelleEntscheidungen herbeiführt.
Dadurch erkennt er frühzeitig wesentliche
Abweichungen und Ausnahmesituationen bei den
Projekten des Gesamtvorhabens und ergreift
rechtzeitig geeignete Maßnahmen bis hin zu
Krisenmanagement.
An zweiter Stelle wirkt der Programm-Manager als
Organisator indem er den organisatorischen Rahmen
entwirft und umsetzt in dem die Vorhaben – einzeln
und im Verbund – geordnet ablaufen können.
Der Programm-Manager ist auch für die Auswahl
von Schlüsselpersonen und -lieferanten sowie für die
Planung und die Kontrolle des Gesamtvorhabens
verantwortlich.
Dabei lässt er sich die wichtigsten aufgetretenen
Probleme und die noch nicht eingetretenen aber
möglicherweise drohenden Probleme (=Risiken) aus
den einzelnen Projekten berichten und analysiert
diese systematisch.
Hierzu gehören zum Beispiel Projektstandards,
Projektauftrag, Projektvorgehen und –methodik,
Projektplanung, Reporting und Controlling und vieles
mehr.
Auch muss beim Angang eines Gesamtvorhabens
schon frühzeitig daran gedacht werden welches
Know How an welcher Stelle im Unternehmen
aufgebaut werden soll bzw. welche Bereiche man
besser dauerhaftvon Dritten zukauft.
Wird z.B. in der Startphase entschieden, dass das
Prozess- und SAP Customizing-Know How vollständig
firmenintern aufgebaut wird hat das eine
unmittelbare Auswirkung auf Vorgehen, Methodik
und Qualitätssicherungder zugehörigen Projekte.
In diesem Fall muss der Programm-Manager auch
dafür sorgen, dass die Qualitätssicherung nicht nur
die Lösung, die im Rahmen des Programms entsteht,
sondern auch den durch Know How-Transfer
erreichten Know How-Stand der eingesetzten
Mitarbeiter betrachtet und bewertet.
Generell wird der Hebel, den übergeordnetes
Termin- und Ressourcen-Management bei der
Erhöhung der Effizienz von parallel laufenden
Projekten hat, stark unterschätzt.
Wie die Praxis immer wieder zeigt ist eine der
wichtigsten operativen Aufgaben des Programm-
Management, dass die Planung von Terminen und
Ressourcen einerseits ambitioniert und andererseits
so robust ist, dass kurzfristig eintretende Ereignisse,
die z.B. den Einsatz von Schlüssel-Know How-
Trägern in der geplanten Form unmöglich machen,
den Ablauf des Programms als Gesamtvorhaben
nicht gefährden.
Auch durch die Industrialisierung des Vorgehens bei
repetitiven Aktivitäten und Projekten, z.B. Rollouts,
wirkt der Programm-Manager wiederum als
Organisator und trägt so massiv zur Aufwands-
reduktion bei.
Durch langjährige Erfahrung, insb. bei inter-
nationalen Reorganisations-und IT-Projekten, kön-
nen die B&IT Berater Ihrem Gesamtvorhaben bzw.
Programm zum Beispiel in folgenden Situationen
eine neue Richtung aufzeigen bzw. geben:
• Es laufen sehr viele Projekte parallel. - Das Ganze
läuft aber nicht rund und es kommt zu
Reibungsverlusten zwischen den Projekten
• Die Fachbereichehaben sich aus dem Projekt
Programm-Management: Prozesslandkarte
QualityManagement
Project Performance Management
HR Management
Risk Management
Issue / Change Request Management
Cost Management
Time Management
Scope Management
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Integration Management
Kernprozessedes Programm-Management
Scope Mgmt
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Risk Mgmt
HR Mgmt
Project Perform. Mgmt
QualityMgmt
Proj. Org. Design
Comm. Mgmt
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Projekte
TopMgmt./Anspruchgruppen
Weitere Prozesse des Programm-Mgmt.
Programm-Management
ganz oder teilweise zurückgezogen und Ihr
Vorhaben wird zunehmend zu einem reinen „IT-
Projekt“
• Es kommen ständig neue Vorhaben hinzu und es
besteht Unsicherheit bzgl. der Prioritäten,
Termine, Kapazitäten und Ressourcen
• Die Entscheidungsprozesse sind zu komplex und
kosten zu viel Zeit
• „Wachsender Scope“
• Die Aufwände der laufenden Projekte stehen in
keinem Verhältnis zu den erzielten Resultaten Es
ist zu wenig Erfahrung mit internationalen
Reorganisations-und IT-Projekten vorhanden
• Rasch zunehmende Widerstände und überhöhte
Kosten beim globalen Rollout
Die Programm-Manager der B&IT leisten dabei
folgendes:
• Aufnahme und Strukturierung Ihres Gesamt-
vorhabens – Darstellungals „Programm“
• Konsequente Ausrichtung an den Geschäfts-
prioritäten
• Angemessene Einbindung der Anspruchs-gruppen
und Kommunikation
• Einsatz von bewährter Methodik und Etablierung
der Programm-Management-Prozesse und -Regu-
larien
• Übergeordnete Abstimmung der Lösungs-
architektur und Koordination kritischer Res-
sourcen
• Transparenz über alle in Planung befindlichen
und laufenden Projekte, deren Ressourcen und
Budgets (Plan / Ist)
• Dabei behalten unsere Programm-Manager das
organisatorisch/technisch Machbare im Auge und
sprechen bei gegebenem Anlass auch unange-
nehme Wahrheiten aus.
Unsere Consulting-Services:
• Kurz-Assessmentbzw. Workshop Programm-
Management
• Mobilisierung(Initiierung) Programm-Mgmt.
• Coachingbei der Gestaltung der Prozessedes
Programm-Management
• CoachingProgramm-Management
• Übernahmedes Programm-Managementals
Mandatbzw. ManagementaufZeit (MaZ)
Prozessablauf Programm-Management (Auszug)
Projekt Programm
Analyse
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Dokumente
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report
Projekt-
kennzahlen
Gesamt-
risiko-bericht
Formal
korrekt?
Konsoli-
dierung
Über-
arbeitung
YN
A
Projektleiter Risiko-Management PM Office
Deutschland:
B&IT Business & IT ConsultingDeutschlandGmbH
Kronstadter Str. 4, 81677 München
Österreich:
B&IT Business & IT ConsultingGmbH
Naumanngasse38a, 5020 Salzburg
Mariahilferstraße77-79, Top A/5, 1060 Wien
Tel: +43 (0) 664 884 38 625
Homepage: www.businessandit.com
E-Mail: office@businessandit.com
B&IT
positioniert sich als spezialisiertes unabhängiges IT-
Beratungshaus für die Industrie- und Handels-
unternehmen aus den Branchen Mill / Metals und
der verarbeitenden Industrie und verfügt über eine
Vielzahl einschlägiger Referenzen.
Mehrwert für unsere Kunden schaffen wir durch
exzellente IT-Management Beratung, durch
professionelle Dienstleistungen im Bereich IT-
Implementierung sowie durch die B&IT-Lösungen
und –Add-Ons, die den SAP-Funktionsumfang
erweitern und konzernweit zu durchgängigen
Prozessen integrieren. B&IT bringt hierbei ihre spe-
zielle Expertise In den Bereichen SAP DIMP und SAP
Mill ein.
Gemeinsam mit den Mitarbeitern unserer Kunden
entwickelt unser eingespieltes Team maßgeschnei-
derte und wirtschaftlich sinnvolleLösungen.
Unsere engagierten Mitarbeiter sind gewohnt
entsprechend den Aufgabenstellungen unserer
Kunden in internationalen Projekten zu agieren.
Unser Beraterteam verfügt, zum Nutzen unserer
Kunden, über langjährige Erfahrungen bei der
Optimierung und Automatisierung von Geschäfts-
prozessen sowie im Stammdaten-Management. Die
IT-Realisierungen erfolgen auf Basis der Techno-
logie-Plattformen SAP, OpenTextund XML4SD.
B&IT wurde 2005 von einem erfahrenen
Beratungsteam, ehemaligen Mitarbeitern der Böhler
Uddeholm Gruppe, in Österreich gegründet. Seitdem
agiert B&IT als inhabergeführtes Unternehmen
nachhaltig wirtschaftlich erfolgreich am Markt. Der
Firmensitz ist in Salzburg. Weitere B&IT-Büros
befinden sich in Wien und in München (Deutsch-
land).
B&IT‘s Wissen basiert auf zahlreichen Erfolgs-
projekten und langjähriger (10+) Erfahrungen der
aktuell ca. 25 Mitarbeiter. Darüber hinaus verfügen
wir über ein internationales Netzwerk projekt-
erfahrener Partner. Hierbei steht die Kombination
der Komponenten Branchenkompetenz und IT-Know
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  • 2. Programm-Management: Im Zuge der Unternehmensentwicklung entsteht durch zunehmende personelle, finanzielle und technische Abhängigkeiten zwischen Projekten ein steigender Bedarf an übergreifender und mittel- bis langfristiger Koordination. Durch Programm-Management wird eine Rah- menorganisation mit den entsprechenden Prozessen und Regularien geschaffen, die im Gegensatz zum einzelnen Projekt, das als temporäre Organisations- form ein definiertes Ziel, Anfangs- und Endtermin hat, für einen längeren Zeitraum angelegt ist. Dabei erweist sich ein erfahrener Programm- Manager nicht in erster Linie als übergeordneter Architekt für die technische Lösung sondern vielmehr als eine Führungspersönlichkeit, die über die erforderliche Seniorität und Kompetenz verfügt und dafür sorgt, dass das Gesamt-vorhaben bei der Unternehmensführung präsent und adäquat positioniert ist, z.B. durch Zugang zum Projektauftraggeber oder durch regelmäßige Sitzungen und Beschlussfassungen des Lenkungs- ausschusses. Auch muss er in regelmäßigen Abständen prüfen, ob die ursprüngliche Ausrichtung des Gesamtvorhabens auf die Unternehmensstrategie und die konkrete Nutzenperspektive noch gegeben ist. Werden hier Abweichungen erkannt muss er geeignete Maßnahmen treffen, indem er z.B. Änderungen an Projektumfang, Projektreihen-folge bzw. –prioritäten oder etwa beim Budget erarbeitet und professionelleEntscheidungen herbeiführt. Dadurch erkennt er frühzeitig wesentliche Abweichungen und Ausnahmesituationen bei den Projekten des Gesamtvorhabens und ergreift rechtzeitig geeignete Maßnahmen bis hin zu Krisenmanagement. An zweiter Stelle wirkt der Programm-Manager als Organisator indem er den organisatorischen Rahmen entwirft und umsetzt in dem die Vorhaben – einzeln und im Verbund – geordnet ablaufen können. Der Programm-Manager ist auch für die Auswahl von Schlüsselpersonen und -lieferanten sowie für die Planung und die Kontrolle des Gesamtvorhabens verantwortlich. Dabei lässt er sich die wichtigsten aufgetretenen Probleme und die noch nicht eingetretenen aber möglicherweise drohenden Probleme (=Risiken) aus den einzelnen Projekten berichten und analysiert diese systematisch.
  • 3. Hierzu gehören zum Beispiel Projektstandards, Projektauftrag, Projektvorgehen und –methodik, Projektplanung, Reporting und Controlling und vieles mehr. Auch muss beim Angang eines Gesamtvorhabens schon frühzeitig daran gedacht werden welches Know How an welcher Stelle im Unternehmen aufgebaut werden soll bzw. welche Bereiche man besser dauerhaftvon Dritten zukauft. Wird z.B. in der Startphase entschieden, dass das Prozess- und SAP Customizing-Know How vollständig firmenintern aufgebaut wird hat das eine unmittelbare Auswirkung auf Vorgehen, Methodik und Qualitätssicherungder zugehörigen Projekte. In diesem Fall muss der Programm-Manager auch dafür sorgen, dass die Qualitätssicherung nicht nur die Lösung, die im Rahmen des Programms entsteht, sondern auch den durch Know How-Transfer erreichten Know How-Stand der eingesetzten Mitarbeiter betrachtet und bewertet. Generell wird der Hebel, den übergeordnetes Termin- und Ressourcen-Management bei der Erhöhung der Effizienz von parallel laufenden Projekten hat, stark unterschätzt. Wie die Praxis immer wieder zeigt ist eine der wichtigsten operativen Aufgaben des Programm- Management, dass die Planung von Terminen und Ressourcen einerseits ambitioniert und andererseits so robust ist, dass kurzfristig eintretende Ereignisse, die z.B. den Einsatz von Schlüssel-Know How- Trägern in der geplanten Form unmöglich machen, den Ablauf des Programms als Gesamtvorhaben nicht gefährden. Auch durch die Industrialisierung des Vorgehens bei repetitiven Aktivitäten und Projekten, z.B. Rollouts, wirkt der Programm-Manager wiederum als Organisator und trägt so massiv zur Aufwands- reduktion bei. Durch langjährige Erfahrung, insb. bei inter- nationalen Reorganisations-und IT-Projekten, kön- nen die B&IT Berater Ihrem Gesamtvorhaben bzw. Programm zum Beispiel in folgenden Situationen eine neue Richtung aufzeigen bzw. geben: • Es laufen sehr viele Projekte parallel. - Das Ganze läuft aber nicht rund und es kommt zu Reibungsverlusten zwischen den Projekten • Die Fachbereichehaben sich aus dem Projekt Programm-Management: Prozesslandkarte QualityManagement Project Performance Management HR Management Risk Management Issue / Change Request Management Cost Management Time Management Scope Management CommunicationManagement Integration Management Kernprozessedes Programm-Management Scope Mgmt Time Mgmt Budget / Cost Mgmt Stakeholder Mgmt Issue / Change Requests Risk Mgmt HR Mgmt Project Perform. Mgmt QualityMgmt Proj. Org. Design Comm. Mgmt Infrastructure Projekte TopMgmt./Anspruchgruppen Weitere Prozesse des Programm-Mgmt. Programm-Management
  • 4. ganz oder teilweise zurückgezogen und Ihr Vorhaben wird zunehmend zu einem reinen „IT- Projekt“ • Es kommen ständig neue Vorhaben hinzu und es besteht Unsicherheit bzgl. der Prioritäten, Termine, Kapazitäten und Ressourcen • Die Entscheidungsprozesse sind zu komplex und kosten zu viel Zeit • „Wachsender Scope“ • Die Aufwände der laufenden Projekte stehen in keinem Verhältnis zu den erzielten Resultaten Es ist zu wenig Erfahrung mit internationalen Reorganisations-und IT-Projekten vorhanden • Rasch zunehmende Widerstände und überhöhte Kosten beim globalen Rollout Die Programm-Manager der B&IT leisten dabei folgendes: • Aufnahme und Strukturierung Ihres Gesamt- vorhabens – Darstellungals „Programm“ • Konsequente Ausrichtung an den Geschäfts- prioritäten • Angemessene Einbindung der Anspruchs-gruppen und Kommunikation • Einsatz von bewährter Methodik und Etablierung der Programm-Management-Prozesse und -Regu- larien • Übergeordnete Abstimmung der Lösungs- architektur und Koordination kritischer Res- sourcen • Transparenz über alle in Planung befindlichen und laufenden Projekte, deren Ressourcen und Budgets (Plan / Ist) • Dabei behalten unsere Programm-Manager das organisatorisch/technisch Machbare im Auge und sprechen bei gegebenem Anlass auch unange- nehme Wahrheiten aus. Unsere Consulting-Services: • Kurz-Assessmentbzw. Workshop Programm- Management • Mobilisierung(Initiierung) Programm-Mgmt. • Coachingbei der Gestaltung der Prozessedes Programm-Management • CoachingProgramm-Management • Übernahmedes Programm-Managementals Mandatbzw. ManagementaufZeit (MaZ) Prozessablauf Programm-Management (Auszug) Projekt Programm Analyse Reports/ Dokumente Projekt- risiko- report Projekt- kennzahlen Gesamt- risiko-bericht Formal korrekt? Konsoli- dierung Über- arbeitung YN A Projektleiter Risiko-Management PM Office
  • 5. Deutschland: B&IT Business & IT ConsultingDeutschlandGmbH Kronstadter Str. 4, 81677 München Österreich: B&IT Business & IT ConsultingGmbH Naumanngasse38a, 5020 Salzburg Mariahilferstraße77-79, Top A/5, 1060 Wien Tel: +43 (0) 664 884 38 625 Homepage: www.businessandit.com E-Mail: office@businessandit.com B&IT positioniert sich als spezialisiertes unabhängiges IT- Beratungshaus für die Industrie- und Handels- unternehmen aus den Branchen Mill / Metals und der verarbeitenden Industrie und verfügt über eine Vielzahl einschlägiger Referenzen. Mehrwert für unsere Kunden schaffen wir durch exzellente IT-Management Beratung, durch professionelle Dienstleistungen im Bereich IT- Implementierung sowie durch die B&IT-Lösungen und –Add-Ons, die den SAP-Funktionsumfang erweitern und konzernweit zu durchgängigen Prozessen integrieren. B&IT bringt hierbei ihre spe- zielle Expertise In den Bereichen SAP DIMP und SAP Mill ein. Gemeinsam mit den Mitarbeitern unserer Kunden entwickelt unser eingespieltes Team maßgeschnei- derte und wirtschaftlich sinnvolleLösungen. Unsere engagierten Mitarbeiter sind gewohnt entsprechend den Aufgabenstellungen unserer Kunden in internationalen Projekten zu agieren. Unser Beraterteam verfügt, zum Nutzen unserer Kunden, über langjährige Erfahrungen bei der Optimierung und Automatisierung von Geschäfts- prozessen sowie im Stammdaten-Management. Die IT-Realisierungen erfolgen auf Basis der Techno- logie-Plattformen SAP, OpenTextund XML4SD. B&IT wurde 2005 von einem erfahrenen Beratungsteam, ehemaligen Mitarbeitern der Böhler Uddeholm Gruppe, in Österreich gegründet. Seitdem agiert B&IT als inhabergeführtes Unternehmen nachhaltig wirtschaftlich erfolgreich am Markt. Der Firmensitz ist in Salzburg. Weitere B&IT-Büros befinden sich in Wien und in München (Deutsch- land). B&IT‘s Wissen basiert auf zahlreichen Erfolgs- projekten und langjähriger (10+) Erfahrungen der aktuell ca. 25 Mitarbeiter. Darüber hinaus verfügen wir über ein internationales Netzwerk projekt- erfahrener Partner. Hierbei steht die Kombination der Komponenten Branchenkompetenz und IT-Know How im Vordergrund.