El documento presenta los conceptos básicos de Access 2007, incluyendo las tablas de datos, consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos. Explica que una base de datos es un conjunto de datos organizados para un uso determinado y que Access 2007 usa la extensión .ACCDB. También describe los elementos básicos de la interfaz de Access 2007 y cómo iniciar y cerrar el programa.

1. TEMA: CONCEPTOS BÁSICOS DE ACCESS 2007 DURACIÓN: 2 CLASES
LOGRO: Identificar cuáles son los elementos básicos de Access 2007 para saber
diferenciar entre cada uno de ellos.
INDICADOR DE LOGRO
 Aprender cómo se llamanlos elementos básicos de Access 2007, dónde están y para
qué sirven.
 Aprender a crear, abrir, cerrar archivos en Access
CONCEPTOS BÁSICOS DE ACCESS 2007.
Base de datos.
Una base de datos es un conjunto de datos que están organizadospara un uso
determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que
se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.Las bases de datos de Access 2007 tienen
la extensión .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal.
Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la
información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional. En un sistema
de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las tablas almacenan
información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos
realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los
datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de éstos.
Tablas de datos.
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una
tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como
hemos visto antes, clientes o pedidos. Las tablas contienen campos que almacenan los
diferentes datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección,... Y al conjunto
de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los
campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro
registro,...
Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de
CLIENTES podría ser:
Campos
Código Nombre Apellidos Dirección C.P.
Registro 1 1 Luis Grande Lilos C/ Germanías, 23 46723
Registro 2 2 Marta Fran Dardeno C/ Mayor, 34 46625
Registro 3 3 Francisco Juan López C/ Valle, 56 46625
Registro 4 4 María Huesca Bueno C/ Franciscano, 67 46521

2. Consultas.
Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados
en las tablas ya creadas.
Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se
utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.
Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes
cuyo código postal sea 46625.
Formularios.
Un formulario es el objeto de Access 2007 diseñado para la introducción, visualización y
modificación de los datos de las tablas.
Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de
pestañas de datos para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla
CLIENTES.
Informes.
Un informe es el objeto de Access 2007 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y
resumir datos seleccionados de una tabla.
Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.
Páginas.
Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos y
trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otro
curso más avanzado.
Macros.
Una macro es el objeto de Access 2007 que define de forma estructurada las acciones
que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.
Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la
elección de un elemento de un formulario.
Módulos.
Un módulo es el objeto de Access 2007 que contiene procedimientos personales que se
codifican utilizando Visual Basic. Realmente se trata de programación con Access.

3. ¿Qué son las bases de datos?
Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de
información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente.
A continuación te presentamos una guía que te explicará el concepto y características de
las bases de datos.
El término de bases de datos fue escuchado por primera vez en 1963, en un simposio
celebrado en California, USA. Una base de datos se puede definir como un conjunto de
información relacionada que se encuentra agrupada ó estructurada.
Desde el punto de vista informático, la base de datos es un sistema formado por un
conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un
conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.
Cada base de datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de datos.
Cada tabla tiene una o más columnas y filas. Las columnas guardan una parte de la
información sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla, cada fila de la tabla
conforma un registro.
Definición de base de datos
Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí,
los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa
o negocio en particular.
Características
Entre las principales características de los sistemas de base de datos podemos mencionar:
Independencia lógica y física de los datos.
Redundancia mínima.
Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios.
Integridad de los datos.
Consultas complejas optimizadas.
Seguridad de acceso y auditoría.
Respaldo y recuperación.
Acceso a través de lenguajes de programación estándar.
Sistema de Gestión de Base de Datos (SGBD)
Los Sistemas de Gestión de Base de Datos (en inglés DataBase Management System) son
un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el
usuario y las aplicaciones que la utilizan. Se compone de un lenguaje de definición de
datos, de un lenguaje de manipulación de datos y de un lenguaje de consulta.

4. Ventajas de las bases de datos
Control sobre la redundancia de datos:
Los sistemas de ficheros almacenan varias copias de los mismos datos en ficheros
distintos. Esto hace que se desperdicie espacio de almacenamiento, además de provocar
la falta de consistencia de datos.
En los sistemas de bases de datos todos estos ficheros están integrados, por lo que no se
almacenan varias copias de los mismos datos. Sin embargo, en una base de datos no se
puede eliminar la redundancia completamente, ya que en ocasiones es necesaria para
modelar las relaciones entre los datos.
Consistencia de datos:
Eliminando o controlando las redundancias de datos se reduce en gran medida el riesgo
de que haya inconsistencias. Si un dato está almacenado una sola vez, cualquier
actualización se debe realizar sólo una vez, y está disponible para todos los usuarios
inmediatamente. Si un dato está duplicado y el sistema conoce esta redundancia, el
propio sistema puede encargarse de garantizar que todas las copias se mantienen
consistentes.
Compartición de datos:
En los sistemas de ficheros, los ficheros pertenecen a las personas o a los departamentos
que los utilizan. Pero en los sistemas de bases de datos, la base de datos pertenece a la
empresa y puede ser compartida por todos los usuarios que estén autorizados.
Mantenimiento de estándares:
Gracias a la integración es más fácil respetar los estándares necesarios, tanto los
establecidos a nivel de la empresa como los nacionales e internacionales. Estos estándares
pueden establecerse sobre el formato de los datos para facilitar su intercambio, pueden
ser estándares de documentación, procedimientos de actualización y también reglas de
acceso.
Mejora en la integridad de datos:
La integridad de la base de datos se refiere a la validez y la consistencia de los datos
almacenados. Normalmente, la integridad se expresa mediante restricciones o reglas que

5. no se pueden violar. Estas restricciones se pueden aplicar tanto a los datos, como a sus
relaciones, y es el SGBD quien se debe encargar de mantenerlas.
Mejora en la seguridad:
La seguridad de la base de datos es la protección de la base de datos frente a usuarios no
autorizados. Sin unas buenas medidas de seguridad, la integración de datos en los
sistemas de bases de datos hace que éstos sean más vulnerables que en los sistemas de
ficheros.
Mejora en la accesibilidad a los datos:
Muchos SGBD proporcionan lenguajes de consultas o generadores de informes que
permiten al usuario hacer cualquier tipo de consulta sobre los datos, sin que sea necesario
que un programador escriba una aplicación que realice tal tarea.
Mejora en la productividad:
El SGBD proporciona muchas de las funciones estándar que el programador necesita
escribir en un sistema de ficheros. A nivel básico, el SGBD proporciona todas las rutinas de
manejo de ficheros típicas de los programas de aplicación.
El hecho de disponer de estas funciones permite al programador centrarse mejor en la
función específica requerida por los usuarios, sin tener que preocuparse de los detalles de
implementación de bajo nivel.
Mejora en el mantenimiento:
En los sistemas de ficheros, las descripciones de los datos se encuentran inmersas en los
programas de aplicación que los manejan.
Esto hace que los programas sean dependientes de los datos, de modo que un cambio en
su estructura, o un cambio en el modo en que se almacena en disco, requiere cambios
importantes en los programas cuyos datos se ven afectados.
Sin embargo, los SGBD separan las descripciones de los datos de las aplicaciones. Esto es
lo que se conoce como independencia de datos, gracias a la cual se simplifica el
mantenimiento de las aplicaciones que acceden a la base de datos.
Aumento de la concurrencia:

6. En algunos sistemas de ficheros, si hay varios usuarios que pueden acceder
simultáneamente a un mismo fichero, es posible que el acceso interfiera entre ellos de
modo que se pierda información o se pierda la integridad. La mayoría de los SGBD
gestionan el acceso concurrente a la base de datos y garantizan que no ocurran problemas
de este tipo.
Mejora en los servicios de copias de seguridad:
Muchos sistemas de ficheros dejan que sea el usuario quien proporcione las medidas
necesarias para proteger los datos ante fallos en el sistema o en las aplicaciones. Los
usuarios tienen que hacer copias de seguridad cada día, y si se produce algún fallo, utilizar
estas copias para restaurarlos.
En este caso, todo el trabajo realizado sobre los datos desde que se hizo la última copia de
seguridad se pierde y se tiene que volver a realizar. Sin embargo, los SGBD actuales
funcionan de modo que se minimiza la cantidad de trabajo perdido cuando se produce un
fallo.
Desventajas de las bases de datos
Complejidad:
Los SGBD son conjuntos de programas que pueden llegar a ser complejos con una gran
funcionalidad. Es preciso comprender muy bien esta funcionalidad para poder realizar un
buen uso de ellos.
Coste del equipamiento adicional:
Tanto el SGBD, como la propia base de datos, pueden hacer que sea necesario adquirir
más espacio de almacenamiento. Además, para alcanzar las prestaciones deseadas, es
posible que sea necesario adquirir una máquina más grande o una máquina que se
dedique solamente al SGBD. Todo esto hará que la implantación de un sistema de bases
de datos sea más cara.
Vulnerable a los fallos:
El hecho de que todo esté centralizado en el SGBD hace que el sistema sea más vulnerable
ante los fallos que puedan producirse. Es por ello que deben tenerse copias de seguridad
(Backup).
Tipos de Campos

7. Cada Sistema de Base de Datos posee tipos de campos que pueden ser similares o
diferentes. Entre los más comunes podemos nombrar:
Numérico: entre los diferentes tipos de campos numéricos podemos encontrar enteros
“sin decimales” y reales “decimales”.
Booleanos: poseen dos estados: Verdadero “Si” y Falso “No”.
Memos: son campos alfanuméricos de longitud ilimitada. Presentan el inconveniente de
no poder ser indexados.
Fechas: almacenan fechas facilitando posteriormente su explotación. Almacenar fechas de
esta forma posibilita ordenar los registros por fechas o calcular los días entre una fecha y
otra.
Alfanuméricos: contienen cifras y letras. Presentan una longitud limitada (255 caracteres).
Autoincrementables: son campos numéricos enteros que incrementan en una unidad su
valor para cada registro incorporado. Su utilidad resulta: Servir de identificador ya que
resultan exclusivos de un registro.
Tipos de Base de Datos
Entre los diferentes tipos de base de datos, podemos encontrar los siguientes:
MySql: es una base de datos con licencia GPL basada en un servidor. Se caracteriza por su
rapidez. No es recomendable usar para grandes volúmenes de datos.
PostgreSql y Oracle: Son sistemas de base de datos poderosos. Administra muy bien
grandes cantidades de datos, y suelen ser utilizadas en intranets y sistemas de gran
calibre.
Access: Es una base de datos desarrollada por Microsoft. Esta base de datos, debe ser
creada bajo el programa access, el cual crea un archivo .mdb con la estructura ya
explicada.
Microsoft SQL Server: es una base de datos más potente que access desarrollada por
Microsoft. Se utiliza para manejar grandes volúmenes de informaciones.
Modelo entidad-relación
Los diagramas o modelos entidad-relación (denominado por su siglas, ERD
“DiagramEntityrelationship”) son una herramienta para el modelado de datos de un
sistema de información. Estos modelos expresan entidades relevantes para un sistema de
información, sus inter-relaciones y propiedades.
Cardinalidad de las Relaciones
El diseño de relaciones entre las tablas de una base de datos puede ser la siguiente:
Relaciones de uno a uno: una instancia de la entidad A se relaciona con una y solamente
una de la entidad B.
Relaciones de uno a muchos: cada instancia de la entidad A se relaciona con varias
instancias de la entidad B.

8. Relaciones de muchos a muchos: cualquier instancia de la entidad A se relaciona con
cualquier instancia de la entidad B.
Estructura de una Base de Datos
Una base de datos, a fin de ordenar la información de manera lógica, posee un orden que
debe ser cumplido para acceder a la información de manera coherente. Cada base de
datos contiene una o más tablas, que cumplen la función de contener los campos.
Por consiguiente una base de datos posee el siguiente orden jerárquico:
Tablas
Campos
Registros
Lenguaje SQL
El lenguaje SQL es el más universal en los sistemas de base de datos. Este lenguaje nos
permite realizar consultas a nuestras bases de datos para mostrar, insertar, actualizar y
borrar datos.
ELEMENTOS BÁSICOS DE LA VENTANA DE ACCESS 2007
Vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Access 2007, la pantalla, las barras, etc.,
para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cómo se llaman, dónde
están y para qué sirven. También veremos cómo obtener ayuda, por si en algún momento
no sabemos cómo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en
disposición de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema.
Arrancar y cerrar Access 2007
Veamos las dos formas básicas de iniciar Access 2007.
Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda
de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al
colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay
instalados en tu ordenador buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic
sobre él, y se iniciará el programa.
Desde el icono de Access 2007 del escritorio .
Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Hacer clic en el botón cerrar

9. Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.
Hacer clic sobre el Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access .
LA PANTALLA INICIAL
Al iniciar Access aparece una pantalla
inicial como ésta, vamos a ver sus
componentes fundamentales. Así
conoceremos los nombres de los
diferentes elementos y será más fácil
entender el resto del curso. La pantalla
que se muestra a continuación (y en
general todas las de este curso) puede no
coincidir exactamente con la que ves en
tu ordenador, ya que cada usuario puede
decidir qué elementos quiere que se vean
en cada momento, como veremos más
adelante.
LAS BARRAS
La barra de Título
La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos
trabajando en el momento actual.
En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar/restaurar y
cerrar.
La barra de Acceso rápido
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como
Guardar , Imprimir o Deshacer .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz
clic en la flecha desplegable de la derecha y aparecerán los comandos más frecuentes para
elegir.
Pulsando en Más comandos se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir
otras acciones que iremos viendo a lo largo del curso:
La Banda de Opciones

10. La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas.
Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creación
de los diferentes elementos que se pueden crear en Access.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales
podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto en el punto anterior.
En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque
tienen un color atenuado.Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el
momento en que te encuentres cuando trabajes con Access. Está diseñada para mostrar
solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o
conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del
ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual se
muestran semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a
pulsar la tecla ALT.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas,
la barra se minimizará para ocupar menos espacio.
De esta forma sólo muestra el nombre de las
pestañas y las opciones quedarán ocultas.
Las opciones volverán a mostrarse en el momento en
el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña.
El Botón de Office
Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la
pantalla podrás desplegar un menú con las opciones que puedes ver en la imagen como

11. Guardar, Imprimir... Si conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del menú
Archivo.
A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como
vimos para la Banda de opciones pulsando Alt + A.
Este menú contiene dos tipos básicos de elementos:
Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic
sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del
comando no aparece nada. Por ejemplo, la opción Guardar para
guardar el documento actual. O también, al hacer clic en la opción
puede aparecer un cuadro de diálogo donde nos pedirá más
información sobre la acción a realizar como la opción Abrir.
Opción con otro menú desplegable. Se reconocen porque tienen un
triángulo a la derecha. Colocando el ratón en ese triángulo puedes
acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opción
Administrar para acceder a las opciones de administración de la base
de datos.
La barra de estado
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones
sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la
que estemos en cada momento.
Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico pulsada
(BloqNum), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de
datos, Tabla dinámica, Gráfico dinámico y Diseño con los cuatro botones que aparecen a
la derecha.
Estas vistas las iremos viendo a lo largo del curso.
CREAR UNA BASE DE DATOS
Para crear una nueva base de datos debemos:
Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office (haciendo
clic en el icono de Office en la parte superior izquierda de la
pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla.
Aparecerá la ventana de Introducción a Microsoft Office Access.
Selecciona la opción Base de datos en blanco.
En la parte inferior también podrás seleccionar una plantilla para
crear una nueva base de datos basada en ella.

12. A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:
Aquí deberás indicar el Nombre de archivo de la base de datos.
Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botón Buscar
ubicación .
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre de la base de datos
que estamos creando y el lugar donde se guardará.
En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la
carpeta donde vamos a guardar la base de datos.
Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta
seleccionada.
Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.
En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de
datos.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla de Introducción a Microsoft Office
Access.
En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecerá la ruta y el nombre que escogiste.

13. Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.
Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la
extensión .ACCDB.Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a
rellenar sus datos.
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás
objetos se crean a partir de éstas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploración, desde donde
podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
En principio sólo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access creará por defecto.
Puedes ocultarlo haciendo clic en el botón Ocultar .
Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué
forma.