Informasi tentang sistem pencatatan dan pelaporan Puskesmas dan sistem penggunaan software komputerisasi dalam sistem informasi Puskesmas

1. SP2TP
Dr. Kusuma Wijayanti,Msi
H.Subagio,S.ST

2. PENGERTIAN : SISTEM PENCATATAN DAN
PELAPORAN TERPADU PUSKESMAS
• Tata cara pencatatan dan pelaporan yang
lengkap untuk pengelolaan Puskesmas
meliputi keadaan fisik, tenaga,sarana dan
kegiatan pokok yang dilakukan serta hasil yang
dicapai Puskesmas

3. TUJUAN
UMUM : Tersedianya data dan informasi yang akurat, tepat waktu
dan muktahir secara periodik teratur untuk pengelolaan program
kesehatan masyarakat melalui Puskesmas di berbagai tingkat
administrasi
KHUSUS :
• Tersedianya data yang meliputi keadaan fisik, sarana dan kegiatana pokok
puskesmas yang akurat, tepat waktu dan muktahir secara teratur
• Terlaksananya pelaporan data tersebut secara teratur di berbagai jenjang
administrasi sesuai dengan peraturan yang berlaku
• Termanfaatkannya data tsb untuk pengambilan keputusan dalam rangka
pengelolaan program kesehatan masyarakat melalui Puskesmas di berbagai
tingkat administrasi

4. RUANG LINGKUP
1. Puskesmas dengan perawatan, Pusban,Pusling,Poskesdes
2. Pencatatan & pelaporan meliputi :
- data umum & demografi wilayah kerja
- Ketenagaan
- Sarana
- Data kegiatan pokok dalam & luar gedung
3. Pelaporan dilakukan secara periodik

5. BATASAN
A. KUNJUNGAN, ada 2 :
1. Kunjungan seseorang ke Puskesmas, Pusban, baik untuk
mendapatkan pelayanan kesehatan maupun sekedar mendapat
keterangan sehat-sakit
a. Kunjungan baru : seseorang yang pertama kali datang ke
puskesmas/pusban, sehingga seumur hidupnya hanya
dicatat sebagai 1 kunjungan baru
b. Kunjungan lama : seseorang yang datang ke
Puskesmas/Pusban yang kedua kali dan seterusnya untuk
mendapat pelayanan kesehatan
Pengecualian kedua kategori tersebut pada Ibu Hamil, Ibu
Menyusui dan Balita

6. a) Kunjungan Ibu Hamil pada setiap kehamilan dianggap sebagai
kunjungan baru, sedangkan kunjungan kedua kali dan seterusnya
untuk memeriksakan kehamilan, dianggap sebagai kunjungan
lama. Sehingga kunjungan ibu hamil tidak ditentukan dengan
tahun/periode, tetapi diberlakukan sebagai “episode of illness”
b) Kunjungan Ibu Menyusui,termasuk ibu yang menyelesaikan
kehamilannya karena abortus, selama periode menyusui 2 tahun,
dihitung sebagai kunjungan baru. Ibu menyusui setelah saat
melahirkan/abortus dihitung kembali sebagai kunjungan baru.
Sedangkan kunjungan selanjutnya dihitung sebagai kunjungan
lama

7. c). Kunjungan balita setiap tahun (setelah hari
ulang tahun) dianggap sebagai kunjungan baru.
Jadi setiap balita mempunyai 4x kunjungan
baru. Sedangkan kunjungan kedua dst dari
tahun yang bersangkutan,dicatat sbg kunjungan
lama

8. B. KASUS, Ada 2 macam kasus :
1) Kasus Baru , adalah “ new episode of illness”, yaitu pernyataan
pertama kali seseorang menderita penyakit tertentu sebagai
hasil diagnosa dokter atau tenaga paramedis
2) Kasus Lama : kunjungan kedua dan seterusnya, dari kasus baru
yang belum dinyatakan sembuh atau kunjungan kasus lama
dalam tahun/periode yang sama. Untuk tahun berikutnya,
kasus ini diperhitungkan sebagai kasus baru. Khusus pada
penderita kusta hanya dikenal kasus baru, yaitu saat pertama
kali penemuannya. Pada kunjungan kedua dst hanya dihitung
sebagai kunjungan kasus, bukan sebagai kasus lama

9. c). KELUARGA
Keluarga dalam catatan SP2TP adalah satu kepala
keluarga beserta anggotanya yang terdiri dari isteri, anak-
anak (kandung, tiri dan angkat), dan orang lain yang
tinggal dalam satu atap/rumah
d). NOMOR KODE PUSKESMAS
Pemberian nomor kode Puskesmas/Pusban berdasar
pada letak geografis dan jenjang administrasi serta
peresmian per SK bupati atas existensinya setelah
dibangun

10. PELAKSANAAN SP2TP
Pelaksanaan SP2TP terdiri dari 3 kegiatan,ialah:
a) Pencatatan dengan menggunakan format
b) Pengiriman laporan dengan menggunakan
format secara periodik
c) Pengolahan analisis dan pemanfaatan
data/informasi

11. PENCATATAN (dalam & luar gedung)
1. Family Folder (kartu individu & kartu Tanda
pengenal keluarga)
2. Buku Register untuk
rawat jalan/rawat inap,kohort ibu,kohort
anak,persalinan,lab,pengamatan penyakit
menular,imunisasi,dkk
3. Kartu indek penyakit (kelompok penyakit) yang
disertai distribusi jenis kelamin,golongan, umur
dan desa

12. 4). Kartu Perusahaan
5). Kartu Murid
6). Sensus harian (penyakit dan kegiatan Puskesmas)
untuk mempermudah pembuatan laporan

13. PELAPORAN
1). Bulanan
- Data kesakitan (LB1)
- Data Kematian (LB2)
- Data Operasional (LB3) gizi,imunisasi,KIA
- Data manajemen Puskesmas (LB4)

14. 2). Triwulan
- Data kegiatan Puskesmas
3). Tahunan
- Umum, fasilitas
- Sarana
- Tenaga

15. SOFTWARE PUSKESMAS
• Merupakan sistem terpadu administrasi Puskesmas agar operasional
Puskesmas sehari-hari menjadi lebih mudah dan efisien. Software aplikasi ini
memiliki fitur-fitur sbb :
1. Multi user (admin/resepsionis/lab/apotek/dokter/kasir: user tak terbatas)
2. Backup Database dilakukan secara manual dan otomatis
3. Pendaftaran Pasien Baru (Umum, Asuransi dan Perusahaan)
4. Data Dokter (setup fee per Tindakan, fee rujukan Lab atau Resep)
5. Data Tarif (Jasa,Tindakan) dalam 2 harga (Umum, Asuransi/Perusahaan)
6. Daftar Jenis pembiayaan / Asuransi penanggung biaya rawat Pasien
7. Antrian Pasien Rawat Jalan, Rawat Inap, Laboratorium, Radiologi

16. • 8. Rawat Jalan : Umum, Gigi, Anak, Bumil,KIR, dll
9. Rawat Inap : Kamar Inap, UGD, Kamar Operasi
10. Laboratorium Klinik, Radiologi, EKG
11. Rekapitulasi Biaya Perawatan terhitung secara otomatis u/ semua Unit
12. Stok Obat (Stok, Harga Beli, Harga Jual, Expired Date, Kartu Stok)
13. Riwayat Pemeriksaan Pasien (diagnosa,Tindakan,Resep,Rujukan,dsb)
14. Transaksi Penjualan Obat (Bebas, Resep Klinik, Resep R.Inap)
15. Laporan Apotek (Transaksi Penjualan, Faktur Masuk, Laba Rugi HPP, dsb)
16. Laporan Rawat Jalan (Transaksi per hari, per bulan, per Gol. Pasien, Rekap
Dokter Umum/Spesialis, Rekap Pemasukan)
17. Laporan Rawat Inap (Transaksi per hari, per bulan, per Gol. Pasien, Rekap
Dokter Umum/Spesialis, Rekap Pemasukan)
18. Laporan Laboratorium Klinik (Transaksi per hari, per bulan, per Gol. Pasien,
Rekap Dokter Umum/Spesialis, Rekap Pemasukan)

17. • Lengkap pendataannya
Proses pendataan dimulai dari pendataan master data (dokter ,obata,tarif
jasa/tindakan dokter, tarif LaboratoriumMedik, tarif kamar, dsb), pendaftaran
pasien, kunjungan pasien dan riwayat pemeriksaan, perawatan pasien,
perhitungan tagihan sementara pasien, cetak Medical Record, review riwayat
pemeriksaan Lab, jual-beli obat di apotek sampai pembayaran transaksi di
kasir. Laporan yg tersedia pun cukup lengkap dan komprehensif.
Mudah pengoperasiannya
Pengisian data sangat mudah, karena program didesain untuk dapat
meminimalisir kesalahan. Pembuatan laporan- laporan rutin harian dan
bulanan juga sangat mudah, anda bisa mencetaknya langsung dari program ke
berbagai format file (excel, pdf atau html).

18. • Keamanan database terjamin
Database hanya bisa diakses lewat program. Yg bisa mengakses program pun
hanya mereka yg memang berhak membukanya, karena setiap entry data
selalu melalui username dan password, yg berbeda setiap bagian/divisinya.
Hak akses untuk setiap user bisa diatur secara individual oleh Admin.
Integrasi diantara semua modul program
Modul-modul program (kunjungan pasien, pemeriksaan dokter, apotek serta
kasir) terintegrasi dengan baik, sehingga setiap transaksi yg ada saling terkait
satu sama lain. Hal ini tentunya sangat memudahkan dan mempercepat entry
data serta mengurangi resiko kesalahan.

19. KENDALA
• Jumlah komputer yang terbatas
• Petugas yang tidak familiar dengan komputer
• Keraguan tentang keabsahan medical record
rekam medis

20. Metode :
ada beberapa metode memasukan data pustu /posyandu ke
komputer induk.
1. memasukan langsung di komputer puskesmas induk. seperti yang
saat ini telah dilakukan.
2. memasukan data di komputer / laptop . kemudian data dicopy
dalam bentuk excel dibawa ke puskesmas induk. dan diolah dengan
data puskesmas induk dengan file excel.
3. memasukan data di komputer / laptop . kemudian data dicopy dan
dimasukan ke server database puskesmas induk.
4. memasukan data di komputer/ laptop pustu, yang langsung
dihubungkan dengan komputer di puskesmas induk, melalui
gelombang radio/ internet..

21. KEKURANGAN & KELEBIHAN
• cara 1 cocok untuk kondisi pasien pustu yang tidak terlalu banyak. biaya
paling murah. dengan kelemahan, petugas pustu dua kali kerja. pertama saat
bekerja di pustu, menuliskan data di kertas rawat jalan, kemudian setelah
selesai semua, tahap ke dua adalah memasukan per pasien lagi ke komputer di
induk.
• cara kedua cocok untuk pustu yang pasienya banyak. di pustu dibuat jaringan
komputer yang meliputi loket, ruang pengobatan, ruang obat. masing- masing
memasukan data. kemudian laporanya di copy ke excel, da dibawa ke
puskesmas induk. cara ini yang dua kali kerja adalah justru petugas di induk.
karena harus menyatukan data antar pustu dan puskesmas induk.
• kelemahan cara 1 dan dua adalah masalah portabilitas. jika untuk pelayanan
dalam gedung, tidak akan jadi masalah. tetapi puskesmas kagiatanya dalam
gedung dan luar gedung.

22. • cara 3 dan 4 adalah solusi untuk lebih portabel. Sebenarnya cara ini sudah
memadai untuk membuat server di dinas menerima data mentah langsung.
karena semua kegiatan rawat jalan dalam gedung sudah masuk, sehingga
puskesmas tidak perlu membuat laporan penyakit dan kunjungan.
• dari sisi dinas kesehatan : dengan hanya laporan data perorangan, maka data
yang bisa diambil langsung adalah : data penyakit, data kunjungan, data
kunjungan jamkesmas, jamkesmasda data pemakaian obat, data pengobatan
rasional data kunjungan pekerja. data rujukan pasien. data pemeriksaan
laboratorium. data kunjungan gigi ( hanya kegiatan dalam gedung). data
penyakit menular. data penyakit tidak menular. dan lainya.
• sedang di sisi Puskesmas yang perlu ditambahkan adalah menyatukan data
kegiatan dalam gedung dengan luar gedung, dengan menyatukan kegiatan
dalam dan luar

23. Terima Kasih
Kalau BisaDipermudah…
Kenapa Harus Dipersulit..???