Born to be accessible - Barrierefreie PDFs gemäß PDF/UA effizient erstellen

accessible
Born to be wild -
Barrierefreie PDFs gemäß PDF/UA effizient erstellen
Real Life Best Practices aus Word, Indesign & Formulare
Hommage an die Walter Tigers Tübingen - Glückwunsch zum gewonnenen Kampf gegen den Abstieg!
Markus Erle (Wertewerk)
capito - 30. September 2014

Agenda
1. Einführung: Willkommen im Dschungel!
2. Workflow aus Microsoft Word - ZEBRA
3. Workflow aus Adobe InDesign - LEOPARD
4. Workflow für Formulare - NASHORN
5. Fazit

Im Dschungel gilt das Recht des Größeren ...

Klare Regeln helfen beim Überleben.

Für barrierefreie PDFs
sind diese Regeln:
PDF/UA

PDF/UA (ISO 14289-1:2012)
• ISO-Seite zu PDF/UA:
http://www.iso.org/iso/
catalogue_detail.htm?csnumber=54564
• PDF/UA Competence Center:
http://www.pdfa.org/competence-center/
pdfua-competence-center/?lang=de
• PDF/UA kompakt:
http://www.pdfa.org/2013/06/pdfua-kompakt/?
lang=de
Markus Erle, Wertewerk www.wertewerk.de

Mehr zu PDF/UA, Matterhorn-Protokoll, ...
• Markus Erle: Was Sie schon
immer über barrierefreies PDF
wissen wollten - IKT-Forum
2013, A-Linz
http://blog.axespdf.com/index.php/
leserseite/items/wissen-pdf-barrierefrei-
ikt2013.html

Wichtige PDF/UA Anforderungen
• Voraussetzungen:
Unicode, Schriften eingebettet, Grundsprache
• Gestaltung und Layout:
Ausreichende Kontraste, Informationen nicht allein durch
visuelle Eigenschaften vermitteln
• Logische Dokumentstruktur & Semantik:
Jedem Element ist ein PDF-Tag zugeordnet oder eine
Kennzeichnung als Artefakt, eindeutige logische Reihenfolge
• Sonstiges:
Lesezeichen, Metadaten, Seitennummerierung, Sprachwechsel

Logische Dokumentstruktur ist das Skelett
eines barrierefreien Dokumentes

Logische Dokumentstruktur & Semantik: 5 Grundsätze
• Vollständig: jedes Element hat einen Tag oder ist als
Artefakt gekennzeichnet
• Linear: alle Inhaltselemente sind in einer eindeutige
Reihenfolge
• Adäquat: jedes Inhaltselement hat den zu ihm passenden
Tag („Etikett“)
• Kongruent: was zusammengehört, muss
zusammenbleiben: Umgang mit Trennstrichen, Zeilen- oder
Seitenumbrüchen
• Eindeutig: nur PDF-Standard-Tags verwenden oder
benutzerdefinierten Tags einen solchen zuweisen
(Rollenzuordnung)

Logische Dokumentstruktur & Semantik: 5 Grundsätze
• Vollständig: jedes Element hat einen Tag oder ist als
Maschinell
Artefakt gekennzeichnet
• Linear: alle Inhaltselemente sind in einer eindeutige
Mensch
Mensch
Reihenfolge
• Adäquat: jedes Inhaltselement hat den zu ihm passenden
Tag („Etikett“)
• Kongruent: was zusammengehört, muss
Mensch
zusammenbleiben: Umgang mit Trennstrichen, Zeilen- oder
Seitenumbrüchen
• Eindeutig: nur PDF-Standard-Tags verwenden oder
Maschinell
benutzerdefinierten Tags einen solchen zuweisen
(Rollenzuordnung)

PDF Accessibility Checker (PAC) 2.0: PDF/UA-Check

• kostenlos
PAC 2.0 - Kurzprofil
(auf Spendenbasis, für Mac-Version wird noch gesammelt)
• alle Maschinen-prüfbare Checkpunkte des Matterhorn-
Protocolls - Zusammenfassung & Detailbericht
• Zusätzliche Ansichten und Features zur Unterstützung der
manuellen Prüfung:
- vereinfachte Strukturansicht
- detaillierte Parallelansicht PDF-Tags & Dokument
- alle Attribute zu PDF-Tags
- Rollenzuordnung
- Statistik

PAC 2.0: Detailbericht

PAC 2: Screenreader-Vorschau

PAC 2.0: Strukturbaum und Seitenansicht

2.
Workflow:
PDF/UA aus Microsoft Word

Gutmütige Dokumente in schwarzweiß?

Sie kommen einem öfters quer als man denkt.

Konvertierung
Prüfen &
Korrigieren
W
Autor
Barrierefreies PDF
nutzen
Workflow im Überblick
Screenreader
• JAWS
• NVDA (kostenlos)
PDF-Reader
• VIP PDF-Reader (kostenlos)
Konvertierung in Tagged PDF
• integriert (Word,
Libre Office / Open Office)
• Adobe PDF-Maker
(Add-In)
• axesPDF for Word
(Add-In)
Autorenwerkzeuge
• Word 2007
• Word 2010
• Word 2013
• Libre Office / Open Office
(kostenlos)
(Add-In)
Prüfen und Korrigieren
• Acrobat XI Pro
• axesPDF QuickFix
Prüfen (kostenlos)
• PAC 2 (PDF/UA-Checker)
Prüfen: 1. und 2.
• callas pdfGoHTML (Add-In)
Prüfen: 2.
1. Word so benutzen, wie
es gedacht ist
• Formatvorlagen
• verfügbare Werkzeuge
für Tabellen, Fußnoten
2. Möglichst alle
Barrierefreiheitsmerkmale
anlegen
• Alternativtexte /
Artefakte
Die Konvertierung sollte
• PDF-Tags aus der
Dokumentstruktur
erstellen
• fehlende
Barrierefreiheitseigen–
schaften ergänzen
• typische Fehler
korrigieren
Das PDF „lesen“ mit
• Screenreader
• Braille-Display
• Zoom-Software
• anderen assistiven
Technologien (AT)
• Mobiler PDF-Viewer
1. Automatisches Prüfen
2. Visuelles Prüfen
• Semantik
• Logische Lesereihenfolge
(Tag-Reihenfolge)
3. Praxisprüfung mit
assistiver Technologie (AT)
4. Korrigieren und Ergänzen

Konvertierung
Prüfen &
Korrigieren
W
Autor
Screenreader
• JAWS
PDF-Reader
• Adobe PDF-Maker
(Add-In)
(Add-In)
Autorenwerkzeuge
• Word 2007
• Word 2010
• Word 2013
(kostenlos)
(Add-In)
• Acrobat XI Pro
Prüfen (kostenlos)
Prüfen: 1. und 2.
Prüfen: 2.
Barrierefreies PDF
nutzen
es gedacht ist
• Formatvorlagen
2. Möglichst alle
anlegen
Artefakte
Dokumentstruktur
erstellen
• fehlende
schaften ergänzen
• typische Fehler
korrigieren
• Screenreader
• Braille-Display
• Zoom-Software
Technologien (AT)
• Semantik
(Tag-Reihenfolge)

Konvertierung
Prüfen &
Korrigieren
W
Autor
• Acrobat XI Pro
Prüfen (kostenlos)
Prüfen: 1. und 2.
Prüfen: 2.
Screenreader
• JAWS
PDF-Reader
• Adobe PDF-Maker
(Add-In)
(Add-In)
Autorenwerkzeuge
• Word 2007
• Word 2010
• Word 2013
(kostenlos)
(Add-In)
Barrierefreies PDF
nutzen
es gedacht ist
• Formatvorlagen
2. Möglichst alle
anlegen
Artefakte
Dokumentstruktur
erstellen
• fehlende
schaften ergänzen
• typische Fehler
korrigieren
• Screenreader
• Braille-Display
• Zoom-Software
Technologien (AT)
• Semantik
(Tag-Reihenfolge)

Konvertierung
Prüfen &
Korrigieren
W
Autor
es gedacht ist
• Formatvorlagen
2. Möglichst alle
anlegen
Artefakte
Dokumentstruktur
erstellen
• fehlende
schaften ergänzen
• typische Fehler
korrigieren
Barrierefreies PDF
nutzen
• Screenreader
• Braille-Display
• Zoom-Software
Technologien (AT)
Autorenwerkzeuge
• Word 2007
• Word 2010
• Word 2013
(kostenlos)
(Add-In)
• Adobe PDF-Maker
(Add-In)
(Add-In)
• Acrobat XI Pro
Prüfen (kostenlos)
Prüfen: 1. und 2.
Prüfen: 2.
Screenreader
• JAWS
PDF-Reader
• Semantik
(Tag-Reihenfolge)

Projektbeispiel: Infoblätter

Ausgangssituation
• Ziel: PDF/UA
• revisionsintensiv
• insgesamt über 60 Dokumente
• zwischen 1 Seite und über 200 Seiten
• ein- und zweispaltig
• es standen zum größten Teil nur PDFs als Ausgangsdokumente
zur Verfügung

Wie sind wir vorgegangen?
• Dokumenttypen analysiert
• Pilotdokumente festgelegt
• Standard-Dokumentvorlage erstellt
• Test mit axesPDF for Word Beta
• PDF/UA-Check & Korrektur mit axesPDF QuickFix
• Umsetzung der Pilotdokumente und Abstimmung der Vorlage
• „Serienproduktion“
• Erstellung neuer Dokumentvorlagen
• Korrekturworkflow eingerichtet

Besondere Herausforderungen
• Elemente für Dokumentvorlagen identifizieren
• Unterschiedlichkeit der Dokumente
• Tabellen nachbauen / mehrseitige Tabellen
• Bugs der axesPDF for Word-Beta: beispielsweise Listen in
Tabellen
• mehrfach verwendete Fußnoten
• Korrekturworkflow - docx-basiert oder PDF-basiert?
• mangelnde Word-Kenntnisse mancher Autoren
• Begrenze Bereitschaft bei Autoren, sich auf Neues einzulassen

Schlanker Workflow durch kombiniertes Prüfen & Korrigieren
Demo Korrekturworkflow

Gelernte Lektionen
• Erste Arbeitsphase ist sehr aufwändig: Dokumentvorlagen erstellen und alle
Dokumente neu setzen
• Word-Bordmittel reichen nicht aus, um PDF/UA zu erfüllen (auch nicht in
Kombination mit Adobe PDF-Maker)
• Aktueller Kompromiss mit Zusatzwerkzeugen ist bereits relativ schlank:
Prüfen und Korrigieren in einem Schritt - mittelfristig werden keine
Korrekturen am PDF mehr notwendig sein
• Originaldateien zentral zu organisieren hat sich bewährt
• Autoren erhalten Kopien um im Änderungsmodus Korrekturen einzugeben
• Speichern in Acrobat noch notwendig, da Beta-Version
• Einsatz von Acrobat-Aktionen sehr hilfreich

3.
Workflow:
PDF/UA aus Adobe InDesign

Man kann mit ihnen schmusen, aber ehe man sich
versieht, hat ihre Pranke einen erwischt.

Konvertieren
Prüfen &
korrigieren
Barrierefreies PDF
nutzen
4.Workflow und Werkzeuge - InDesign
Autor
Autorenwerkzeuge
• ab InDesign CS 5.5
• axaio MadeToTag
(Add-In)
• axaio MadeToTag
Screenreader
• JAWS
PDF-Reader
• Acrobat XI Pro
Prüfen (kostenlos)
Prüfen: 1. und 2.
Prüfen: 2.
1. In InDesign
• Formatvorlagen zu PDF-Tags
mappen
für Tabellen einsetzen
• Log. Reihenfolge über
Artikel-Werkzeug,
Verketten und Verankern
2. Möglichst alle
anlegen
Dokumentstruktur
erstellen
• fehlende
schaften ergänzen
• typische Fehler
korrigieren
• Screenreader
• Braille-Display
• Zoom-Software
Technologien (AT)
• Semantik
(Tag-Reihenfolge)

Konvertierung
Prüfen &
korrigieren
Autor
Autorenwerkzeuge
• axaio MadeToTag
(Add-In)
• axaio MadeToTag
Barrierefreies PDF
nutzen
Screenreader
• JAWS
PDF-Reader
• Acrobat XI Pro
Prüfen (kostenlos)
Prüfen: 1. und 2.
Prüfen: 2.
1. In InDesign
mappen
Artikel-Werkzeug,
2. Möglichst alle
anlegen
Dokumentstruktur
erstellen
• fehlende
schaften ergänzen
• typische Fehler
korrigieren
• Screenreader
• Braille-Display
• Zoom-Software
Technologien (AT)
• Semantik
(Tag-Reihenfolge)

Konvertierung
Prüfen &
korrigieren
Autor
Barrierefreies PDF
nutzen
Autorenwerkzeuge
• axaio MadeToTag
(Add-In)
• axaio MadeToTag
Screenreader
• JAWS
PDF-Reader
• Acrobat XI Pro
Prüfen (kostenlos)
Prüfen: 1. und 2.
Prüfen: 2.
1. In InDesign
mappen
Artikel-Werkzeug,
2. Möglichst alle
anlegen
Dokumentstruktur
erstellen
• fehlende
schaften ergänzen
• typische Fehler
korrigieren
• Screenreader
• Braille-Display
• Zoom-Software
Technologien (AT)
• Semantik
(Tag-Reihenfolge)

Konvertierung
Prüfen &
korrigieren
1. In InDesign
mappen
Artikel-Werkzeug,
2. Möglichst alle
anlegen
Dokumentstruktur
erstellen
• fehlende
schaften ergänzen
• typische Fehler
korrigieren
• Screenreader
• Braille-Display
• Zoom-Software
Technologien (AT)
• axaio MadeToTag
Autor
Barrierefreies PDF
nutzen
Autorenwerkzeuge
• axaio MadeToTag
(Add-In)
Screenreader
• JAWS
PDF-Reader
• Semantik
(Tag-Reihenfolge)
• Acrobat XI Pro
Prüfen (kostenlos)
Prüfen: 1. und 2.
Prüfen: 2.

Projektbeispiel: Reihe „Policy Paper“
Ausgangssituation
• Ziel: PDF/UA
• erscheint regelmäßig
• zwischen 16 und 36 Seiten
• Fußnoten
• Text als Worddokument
• unterschiedliche Autoren

• Word-Dokumentvorlage aufgesetzt für die Autoren
• InDesign-Mustervorlage aufgesetzt - bereits für die Barrierefreiheit
optimiert
• Bereinigen der erhaltenen Word-Datei
• Satz des Textes und Korrekturläufe
• Nach Abnahme: Erstellen der beiden Versionen indd bf und print
• bf: Querverweise anlegen (Fußnoten), Änderung des Zeichenformats
„Hyperlink“
• Konvertierung und ersten Check mit axaio MadeToTag (InDesign-Plug-In)
• Prüfen und Korrigieren in einem Schritt mit Hilfe von axesPDF QuickFix

Gelernte Lektionen
• InDesign-Bordmittel reichen nicht aus
• Schlanker Workflow ist jedoch mit Zusatzwerkzeugen bereits
möglich - mittelfristig auch ohne Korrekturen am PDF
• Kompromisslösung der Fußnoten als optische Fußnoten und
logische Endnoten verursacht hohen Aufwand bei
Fußnotenänderungen
• Optimierte Dokumentvorlage für Autoren hilft etwas, ersetzt
aber nicht das Bereinigen vor dem Beginn des Setzens
• Im Moment ist noch Speichern unter Acrobat Pro notwendig
(beispielsweise für korrekte Anzeige unter Firefox)

InDesign CC - „Spickzettel“ (Cheat Sheet“)

4.
Workflow:
PDF/UA-konforme Formulare

Bereits der pure Anblick macht deutlich:
Hier ist nichts Gutes zu erwarten!

4.Workflow und Werkzeuge - Formulare aus InDesign
Konvertieren
Prüfen &
korrigieren
Barrierefreies PDF
Autor nutzen
Autorenwerkzeuge
• axaio MadeToTag
(Add-In)
• axaio MadeToTag
Screenreader
• JAWS
PDF-Reader
• Acrobat XI Pro
Prüfen (kostenlos)
Prüfen: 1. und 2.
Prüfen: 2.
Dokumentstruktur
erstellen
• fehlende
schaften ergänzen
• typische Fehler
korrigieren
• Screenreader
• Braille-Display
• Zoom-Software
Technologien (AT)
• Semantik
(Tag-Reihenfolge)
1. Siehe Indesign-
Workflow
2. Formularfelder
gestalten
3. Eigenschaften festlegen
4. Formularfelder
verankern

Projektbeispiel: Anmeldeformular Stadtbücherei
Ausgangssituation
• Ziel: PDF/UA
• strenge Layoutvorgaben,
kein Redesign
• möglichst geringer
Zusatzaufwand bei
Änderungen

• Formular in InDesign nachgebaut
• Mustervorlage erstellt
• Formularfelder in Indesign gesetzt und verankert (für die
Position in der logischen Reihenfolge)
• Konvertierung mit InDesign
• Prüfen und Korrigieren mit axesPDF QuickFix
• Vervollständigen der Formularfeldeigenschaften in Acrobat Pro

Gelernte Lektionen
• Immer noch sehr hoher Nacharbeitungsaufwand in Acrobat Pro - je
abweichender von den Standardeinstellungen in InDesign desto
aufwändiger
• In InDesign keine „Formular-Intelligenz“ hinterlegbar
• Aufwand für nachträgliche „Formular-Intelligenz“ teilweise höher als
Aufwand für nachträgliches taggen
• Bei mehreren Formularen konsequent standardisieren und mit
Felderbibliotheken bzw. kompletten Bausteinen (zum Beispiel
Mitgliedsdaten) arbeiten
• Erhöhter Aufwand für Praxis-Testing
• Formular-Workflow nur bedingt reif für „schlanke Serienproduktion“

Zusammenfassung
• Bordmittel der Mainstream-Programme genügen nicht für
effiziente Workflows
• Sowohl der Word- als auch der InDesign-Workflow sind mit
Zusatz-Werkzeugen bereits relativ schlank möglich
(Korrekturen auf Knopfdruck bzw. mit Hilfe von
Stapelverarbeitung/Aktionen)
• Der Formular-Workflow erfordert noch sehr viel
Handarbeit. Die Werkzeuge - allen voran InDesign - sind hier
noch nicht so weit.

Nützliche Links zu eingesetzten Tools
• axaio MadeToTag:
http://www.axaio.com/doku.php/de:products:madetotag
• axesPDF QuickFix:
www.axespdf.com
• axesPDF for Word:
www.axespdf.com
• callas pdfGoHTML:
http://www.callassoftware.com/callas/doku.php/
de:products:pdfgohtml
• PAC 2 - Stiftung „Zugang für alle“:
http://www.access-for-all.ch/ch/pdf-werkstatt/pdf-accessibility-checker-
pac/pac-2.html

Nützliche Links zu weiteren Infos
• axesPDF-Blog - Expertenwissen rund um PDF-Barrierefreiheit
http://blog.axespdf.com/
• CheatSheet „Barrierefreie PDFs erstellen mit Adobe InDesign CC“
• CheatSheet „Barrierefreie PDFs erstellen mit Microsoft Word 2010“
• ISO-Seite zu PDF/UA:
http://www.iso.org/iso/catalogue_detail.htm?csnumber=54564
• Markus Erle: Was Sie schon immer über barrierefreies PDF wissen wollten
- IKT-Forum 2013, A-Linz
http://blog.axespdf.com/index.php/leserseite/items/wissen-pdf-barrierefrei-ikt2013.html
• PDF/UA Competence Center:
http://www.pdfa.org/competence-center/pdfua-competence-center/?lang=de
• PDF/UA kompakt:
http://www.pdfa.org/2013/06/pdfua-kompakt/?lang=de

Dann Vollgas ins Abenteur!

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Bildnachweise
• Titelfoto: Welcome to the Jungle! - Hommage an die Walter Tigers Tübingen!
Glückwunsch zum erfolgreichen Kampf gegen den Abstieg!
• Giraffe zwischen hohen Bäumen: https://www.flickr.com/photos/turcophotos/8258287609/ - Lizenz: CC BY 2.0
• Gepard mit Beute: https://www.flickr.com/photos/turcophotos/8258298511/ - Lizenz: CC BY 2.0
• Eingangsschild Serengeti Nationalpark: http://www.flickr.com/photos/davidberkowitz/5698875123/ - Lizenz: CC BY 2.0
• Knochen afrikanischer Tiere: https://www.flickr.com/photos/boegh/5676987381/ - Lizenz: CC BY-SA 2.0
• 2 Zebras: https://www.flickr.com/photos/davidberkowitz/5699736434/ - Lizenz: CC BY 2.0
• Zebra rennt auf die Straße: https://www.flickr.com/photos/boegh/5677551794/ - Lizenz: CC BY-SA 2.0
• Leopard auf einem Baum: https://www.flickr.com/photos/turcophotos/8258414621/ - Lizenz: CC BY 2.0
• Nashorn auf der Straße: https://www.flickr.com/photos/turcophotos/8258413707/ - Lizenz: CC BY 2.0
• Straße mit 2 Safari-Fahrzeugen: https://www.flickr.com/photos/boegh/5676990461/ - Lizenz: CC BY-SA 2.0

Markus Erle
erle@wertewerk.de
Twitter: @aixe12
Xing: Markus Erle
Wertewerk
Mirabeauweg 4
D-72072 Tübingen
www.wertewerk.de

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