Atelier pratique : CR Cahier des Charges - Webassoc 14 avril 2015

Transcription des ateliers pratiques de l’après-midi du 14/04/2015
Associations : comment optimiser votre site ?
Cahier des charges
Avec Patrick Buttard,
Directeur Associé chez Redjep
Merci à 1000Mercis pour leur accueil !
Merci à tous de votre implication.

___Cahier des charges___
Animation Patrick Buttard
Restitution Inès Azaïs, bénévole Webassoc
Le cahier des charges, pour un site internet, est en lui-même un outil de communication. Il doit passer un tas
de messages identitaires pour que les agences consultées sachent exactement où elles mettent les pieds.
Si on consulte à l’extérieur, c’est qu’on veut aller vite, qu’on ne sait pas faire… Attention, notez bien que la
façon dont vous rédigerez l’appel d’offres orientera le message, la perception de votre association par vos
agences consultées, et donc le type de réponse que vous recevrez.
Cela vous invite à réfléchir sur ce et ceux que vous visez > réfléchir en KPI – Key Performance Indicators
(indicateurs clés de performance) est à la mode, et indispensable au succès de vos projets, mais insuffisant
pour diriger un cahier des charges sauf à ce que vos KPI soient différents de ceux des autres au point que
votre site reflète cette différence.
Partie 1 du CC : le contexte, la mise en situation du projet
Cette partie est souvent minorée/négligée dans les CC, au profit de données factuelles désincarnées. Il
faut pourtant que la connaissance de votre contexte par les agences consultées soit bon pour que leurs
réponses soient « éclairées » le CC sert à ça.
- Qui suis-je ?
- Quelle est ma stratégie ?
- Qu’est-ce que je veux faire d’autre / de mieux que les autres ?
- Dans quel calendrier arrive l’agence si vous faîtes appel à une société tiers ?
(à moins que vous ne confiez la direction du projet à qq’un en interne)
1.1 Décrire l’organisation, son organisation, son identité, sa culture

Domaines clés d’intervention
L’actualité dans ces domaines
1.2 Que fait la concurrence ?
1.3 Que veut-on ? Quelles étapes ? Où va-t-on ?
1.4 Définir notre stratégie de communication d’ensemble
1.5 Place du numérique dans la stratégie de communication de l’asso ?
Le site internet vient-il en complément de la démarche de com ou en est-il le pilier central ?
1.6 Quelles sont les contraintes préalables ? Qu’est-ce que l’agence doit connaître de vos
contraintes (budgets, ressources, tabous, …)
L’enjeu est vraiment de donner à comprendre qui vous êtes, et donc il faut avant de déclencher
l’appel d’offres avoir mis tout le monde d’accord en interne (attention, cela peut prendre du temps –
3 mois, 6 mois, un an…).
Si vous prenez une agence, posez-lui les problèmes, les écueils que vous n’avez pas réussis à lever.
Par ailleurs, leur faire signer une charte de confidentialité.
Partie 2 du CC : la description du projet
Cette partie est le plus souvent traitée convenablement par les donneurs d’ordres, bien qu’il manque
souvent le supplément d’âme qui fait que le projet ne sera pas transposable à une autre association.
Nerf de la guerre : le travail éditorial : qu’est-ce qu’on raconte ? Qui va écrire ? A quelles
fréquences ? Souvent c’est le calendrier éditorial qui oriente le type de site dont on a besoin.
Attention de ne pas faire un site en « silo » : réfléchir à ce que vous publiez et où ?
>> Mettre le site dans un écosystème : site + mini-sites ou satellites, applis, réseaux sociaux
Donner des repères aux agences sur les points importants pour comprendre le projet :

- design : charte graphique disponible ou pas
- édito : exemples de contenus, charte éditoriale existante, etc.
- technique : attentes techniques d’une DSI interne par exemple
- outils en place et connectivité : doit-on se connecter à un CRM ? Lequel ? Doit-on garer un CMS en
place, ? Lequel ? Doit-on conserver le même module de stats ? Lequel ?
Partie 3 du CC : vos attentes en terme de contenu de la réponse de l’appel d’offres ?
Lister tout ce que vous attendez précisément car c’est cela qui va vous permettre d’obtenir des réponses
de formats homogènes et donc « comparables ».
Faites des « grilles de notation anonymes » avec un maximum de questions sur lesquelles les décideurs
devront voter (incluant le dossier écrit et la soutenance orale), pour éviter les querelles politiques et le
« j’aime / j’aime pas ».
Partie 4 du CC : les infos pratiques
Déroulé de la consultation, nombre d’agences consultées, contacts utiles, périodes des soutenances, etc.
Tous les détails donnés évitent que les agences vous les posent et vous fassent perdre du temps.
Remarques des participants :
Difficile de faire comprendre en interne (Conseil d’Administration, Bureau) l’intérêt d’un site web, alors de ce
fait, un cahier des charges « stratégique » pour un site web est un concept peu aisé à promouvoir !
En effet, c’est une démarche politique d’une part, budgétaire d’autre part.
Et dans un autre registre, une démarche relationnelle et éditoriale.

Bon vent de web-communication !

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