Metodologia de Gerenciamento de Projetos (MGP): o que é e como implantar + Unidade de Gestão Estratégica (UGE) - Prof. Wankes Leandro

10/08/2011

MBA em Gestão Estratégica da TI (GETI)  inscrições abertas
* Antigo curso MBA AESI – eleito o melhor curso de gestão de TI do Brasil (Você S.A.)

METODOLOGIA DE
GERENCIAMENTO DE PROJETOS:
O QUE É E COMO IMPLANTAR
+ Unidade de Gestão Estratégica

Prof. MSc. Wankes Leandro Ribeiro
wankesleandro@gmail.com | Twitter: @wankesleandro | 61 8401-1982
BlogGP: “Palavras simples. Argumentos fortes” www.wankesleandro.com

Prof. Wankes Leandro – wankesleandro@gmail.com – Twitter: wankesleandro – BlogGP: www.wankesleandro.com

Programa
1. Alinhamento Estratégico de TI
2. Análise de Viabilidade de Projetos
3. Comércio Eletrônico
4. Estratégia Empresarial
5. Gerenciamento de Projetos
6. Gestão Contábil
7. Gestão da Segurança da Informação
8. Gestão de Competências Gerenciais
9. Governança Corporativa de TI
10. Marketing de Negócios Carga horária total: 504 horas/aula
11. Planejamento Estratégico em Tecnologia da Informação Período do Curso
12. Gestão de Inovação e de Portfólio Aulas Quinzenais:
13. Gestão de Demandas Segundas: 19h00 – 23h20
14. Negociação e Administração de Conflitos Terças: 19h00 – 23h20
15. Gestão da Qualidade em Tecnologia da Informação Duração: 24 meses
16. Gestão de Acordos de Níveis de Serviço
17. Consultoria em TI Maiores informações
18. Metodologia Científica E-mail: cursos@bsb.fgv.br
19. FGV Business Simulation – online
Telefone: 61 3799-8000

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METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS: O QUE É E COMO IMPLANTAR
+ Unidade de Gestão Estratégica
Assuntos a serem abordados:
- boas práticas de GP
- fatores motivadores para implantação
- benefícios de uma MGP
- principais obstáculos
- como implantar
- fatores críticos de sucesso e fracasso
+ implantação de uma Unidade de Gestão Estratégica (UGE)
+ relação Escritório de Projetos x Escritório de Processos x Escritório de Governança Corporativa


Boas práticas de GP - fatores motivadores para implantação
- como implantar
+ relação Escritório de Projetos x Escritório de Processos x Escritório

Iniciação Planejamento Execução Encerramento

Monitoramento e controle

Fonte: PMI, 2008


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Boas práticas de GP
Ao todo são 42 processos recomendados como boa
prática de Gerência de Projetos pelo PMI



10 processos

Fonte: PMI, 2008



Boas práticas de GP
( genérica)
FASE


Concepção Elaboração Construção Transição
TI
(natureza)
ETAPA

Construção/ Homo- Lança-
Eng.
Civil

Proposta Viabilidade Planejamento
Comercialização logação mento
(específica)
ATIVIDADE

Atividade Atividade Atividade Atividade
Fonte: RIBEIRO, Wankes L. 2011


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Fatores motivadores - fatores motivadores para implantação

para implantação de uma MGP - como implantar

Lembra na faculdade, nos trabalhos em grupo,
quando você era o cara eleito para consolidar as
partes?
ou Na sua empresa você teve aquele trabalhão para
elaborar uma planilha para coletar informações de
diversas áreas para depois consolidar tudo?
Você se lembra do retorno que você teve dos seus
colegas?




A MGP é considerada um poção mágica!!!


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Estudo mundial sobre PMO (Hobbs, 2007)

Estudo Benchmarking em GP Brasil 2010 (PMI, Chapters Brasileiros, 2010)





Padronização
Organização
Comparação
Atualização
Oração


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Fatores motivadores e benefícios - fatores motivadores para implantação



Padronização Garantir a qualidade
Organização Garantir que o trabalho certo será feito

Comparação Garantir a análise e o controle

Atualização Garantir uma plataforma
para o desenvolvimento
Oração Garantir a transferência de conhecimento

Necessidades Benefícios

Fatores motivadores e benefícios - fatores motivadores para implantação


• Um organização estável é fundamental para o capitalismo.

(2003) • Capitalismo é um sistema onde a propriedade privada e
investimento são as bases da ação econômica, que
funciona melhor em condições de estabilidade,
regularidade e previsibilidade, condições essas em que os
atores compreendem e confiam na s regras de
investimento, compra, poupança e produção.
• A incerteza sobre as organizações, regras e transparência
do mercado, ao contrário, minam a confiança de que as
transações podem ocorrer de forma rentável.
• Convenções e conceitos relacionados tais como hábitos, costumes, rotinas e práticas padrão - são
entendimentos, muitas vezes tácita mas também consciente, que organizam e coordenar a ação no
modo previsível.

RESUMINDO = a razão central que motiva as organizações no mundo
inteiro a estabelecerem padrões, MGPs etc é busca pela previsibilidade.


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Principais obstáculos - fatores motivadores para implantação


• Percepção de que gera burocracia
• Argumentação de que tira a criatividade
• Resistência, principalmente, de alguns
profissionais detentores dos “buracos-negros do
poder”




• Percepção de que gera burocracia
Dizem: “Tenho que fazer tarefas desnecessárias. Sem
valor agregado ao invés de trabalhar no que
realmente interessa.”

Resposta: “A mesma tarefa precisa ser discutida
várias vezes porque não há um padrão de como
fazê-la.”


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• Argumentação de que tira a criatividade
Dizem: “Quando eu podia fazer do meu jeito as coisas
fluíam muito mais rápidas. Dávamos um jeitinho e
pronto!”

Resposta: “Quando um funcionário descobrir
claramente uma maneira melhor de fazer as
tarefas, ela deve ser comunicada e, se for mesmo,
certamente todos o apoiarão. Além disso, o metro é
um padrão e nunca tirou a criatividade do
arquiteto. ”




• Resistência, principalmente, de alguns
profissionais detentores dos “buracos-negros do
poder”
Dizem: “Esse processo é muito simples e sobre ele é
fundamental ressaltar que a atual estrutura de
organização exige precisão e definição das formas
de ação e dos conceitos de participação geral”
Enquanto pensam: “hehe...só eu sei e tenho a
competência para fazer esse trabalho”

Resposta: “Interessante!  Outras pessoas também
precisam participar disso. Você será o Grão-Mestre
de todos nós.”

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Como implantar - fatores motivadores para implantação


1. Analisar o ambiente de GP atual
• “rodar” uma pesquisa de maturidade é uma ótima pedida.
• Recomendo a pesquisa do Kerzner que são somente 20 questões.
2. Mapear os projetos
• Não precisa ser todos os projetos. Uma dica é começar pelos
estratégicos (reconhecidos como os mais importante).
• Não são necessárias informações detalhadas. Saber o nome do projeto,
breve descrição, nome do gerente, patrocinador, cliente, mês previsto
para término, qual o status atual do projeto (não iniciado, em execução,
suspenso, em encerramento) já resolve.
• Interessante levantar também qual o tipo de documentação que o
pessoal usa no gerenciamento do projeto (há um cronograma? Há um
planejamento? Há o controle da mudança? Como é reportado o
andamento?)




3. Classificar os projetos
• Analisar se é o caso de ter “trilhas” diferentes para diferentes tipos de
projetos.
4. Desenhar a MGP
• Não “copie-e-cole” o PMBOK®.
• Visite outras empresas.
• Se todos os projetos estiverem “em execução” em diante, foque a MGP a
partir daí.
• Não faça com que projetos que já estão em execução tenham que fazer
documentação retro-ativa.
• Metodologias com somente 3 documentos (Termo de Abertura,
Relatório de status e Termo de Encerramento) já resolvem muita coisa.
• Estabeleça data para revisão da MGP.


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5. Fazer um piloto
• Escolha um projeto ou projetos de uma área.
• Essa escolha deve ser premeditada, isto é, com grande chance de
sucesso.
6. Treinar pessoas
• Ensinar antes de cobrar.
• Fazer uma palestra para todos para apresentar a MGP
• Fazer treinamentos rápidos e setoriais de no máximo 40 min
7. Implantar
• Cobrar e controlar a utilização.
8. Rever periodicamente a MGP
• Essa é a oportunidade para detalhar algum documento ou incluir um
novo passo ou documento no processo na MGP.


Fatores críticos de fracasso - fatores motivadores para implantação


1. “Guerrear” com os GPs.
2. Copiar MGP de outras empresas.
3. Demandar antes de prover.


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Fatores críticos de sucesso - fatores motivadores para implantação


1. Mantenha a simplicidade. Seja realista.
2. Estabeleça e certifique-se de que as expectativas e
metas são compartilhadas por todos os stakeholders.
3. Foque na agregação de valor.
4. Apóie os Gerentes de Projetos.
5. Escolha um excelente patrocinador.


Fatores críticos de sucesso - fatores motivadores para implantação


4Ps do GP
People
Performing
Perfect
Process


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Implantação de uma UGE - fatores motivadores para implantação
- como implantar

Para operacionalizar isso tudo (e muito mais).
Pode-se Implantar uma UGE – Unidade de Gestão Estratégica


- como implantar

Uma UGE (ou OSM – Office of Strategy Management), segundo Kaplan e Norton
(2008), é a unidade organizacional responsável pela execução estratégica e tem as
seguintes funções:
Modelar os novos processos de
Estruturadora gestão estratégica e da operação

Planejamento integrado e do
sistema de controle UGE Assegurar e orientar a
integração

Garantidora Integradora
Fonte: Kaplan, Norton. A execução
premium, 2008. (Adaptação)


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- como implantar

Uma UGE (ou OSM – Office of Strategy Management), é a resposta para a
desconexão da formulação estratégica da sua execução.

Formulação estratégica

Execução estratégica

Avaliação
Fonte: Valeriano. Gerenciamento
Estratégico e Administração por
Projetos. Makron Books, 2001.


- como implantar

Na prática UGE pode se posicionar...
Como uma
Assessoria
Como uma Unidade
Funcional Presidência
UGE

UGE Diretoria 1 Diretoria 2 Diretoria N

Ger A Ger X Ger A Ger X Ger A Ger X

... mas sempre no nível estratégico, como recomenda Kaplan e Norton (2008).


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- como implantar

Na prática UGE pode ter a seguinte estrutura...

UGE

Escritório de Escritório de Escritório de Escritório de Escritório de
Projetos Processos Qualidade Governança Estatística


- como implantar

Isso não é novo!!!


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Breene, Nunes e Shill no final de 2007 publicaram o
artigo ao lado na Harvard Business Review falando
da necessidade de criação de uma nova unidade
funcional CSO – Corporate Strategic Office, muito
similar a UGE.

Esse artigo em questão foca na atuação do CSO.

Fonte: www.hbr.org Acesso em 29/09/2008.



CNJ
Conselho Nacional de Justiça UGE

Escritório de Gestão de Planejamento e Escritório de
Processos Gerenciamento de Projetos Estatística

Governança + Projeto

Fonte: www.cnj.jus.br. Acesso em 09/08/2011.


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Fonte: www.vagas.com.br. Acesso em 09/08/2011.



Dica WL: No site do CNJ, embaixo, veja links em “Gestão, Planejamento e Pesquisa”.


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Relação Escritório de Projetos - fatores motivadores para implantação

X Escritório de Processos - como implantar

X Escritório de Governança + relação Escritório de Projetos x Escritório de Processos x Escritório


Relação Escritório de Projetos - fatores motivadores para implantação

X Escritório de Processos - como implantar

X Escritório de Governança x Escritório de Qualidade + relação Escritório de Projetos x Escritório de Processos x Escritório

Governança
Projetos Processos Qualidade
Corporativa
• Construção e gestão • Desenvolver • Desenvolver • Criar instrumentos de
do mapa estratégico instrumentos e instrumentos e mensuração da
(Planejamento padrões; padrões qualidade;
Estratégico) • Consultoria e • Prestar consultoria e • Desenvolver planos
• Comunicação do coaching em GP; coaching em: de ação de melhoria
Planejamento • Gestão de • Criação de um novo de processos;
Estratégico interdependências processo; • Identificar boas
• Acompanhamento da entre unidades. • Mapeamento de práticas;
implementação das processos • Criar normas e
Iniciativas existentes; padrões de qualidade;
• Implantação do • Definição de • Obter certificação.
modelo de atribuições,
governança competências, perfis
corporativa e postos de trabalho
para a cadeia do
processo.


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PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E GOVERNANÇA - fatores motivadores para implantação
METAS - principais obstáculos
- como implantar
INDICADORES + implantação de uma Unidade de Gestão Estratégica (UGE)

AGE comunica à organização A organização gera iniciativas

AGE recebe >> filtra >> classifica>> distribui as iniciativas Unidade
Responsável

Escritório
Continuidade Processo de
Processos

Adaptado de Kanashiro, 2011.
Indicadores Escritório
Ação
de de
estratégica resultado Governança

Plano de Escritório
Ação de
ação de de
Melhoria melhoria Qualidade

Escritório
Exclusividade Projeto
de Projetos


FIM Palestra disponível em
(Ou o começo da Gestão Estratégica...) www.wankesleandro.com
clicar em Palestras

Obrigado e
Sucesso sempre!!!

Wankes Leandro, MSc.
wankesleandro@gmail.com
“Palavras simples. Argumentos fortes.”
www.wankesleandro.com
+55 (61) 8401-1982
Twitter: @wankesleandro


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