Presentatie van Walter Flaat gegeven voor het Kennisnetwerk IIE in het kader van Project Professionalisatie. Start van het behandelen van Personal Management (Getting Things Done vs Covey)

1. Project Professionalisatie
Blok 1, Onderwerp 2: Personal Management
Walter Flaat, 7 november 2006

2. Inhoud deze maand
• Personal Management
• Het Nut
• De Methoden
• Covey’s 7 habits
• Getting Things Done, David Allen
• De Keuze

3. Aanpak
Dagelijks! Denk Research Probeer
Minimaal Wekelijks! Verwoord Maak Permanent
Resultaat
Niet meedoen een keer? Geef het aan!

4. Time-Management

5. Generaties van persoonlijke planning
Systematisch
Zelf-ontwikkeling
Alle aspecten van je leven

6. Generaties van persoonlijke planning
1e generatie: Reminders Todo
Systematisch
Zelf-ontwikkeling
Alle aspecten van je leven

7. Generaties van persoonlijke planning
1e generatie: Reminders Todo
2e generatie: Plannen/Voorbereiden Agenda
Systematisch
Zelf-ontwikkeling
Alle aspecten van je leven

8. Generaties van persoonlijke planning
1e generatie: Reminders Todo
2e generatie: Plannen/Voorbereiden Agenda
Plan
3e generatie: Time-management
Systematisch
Zelf-ontwikkeling
Alle aspecten van je leven

9. Generaties van persoonlijke planning
1e generatie: Reminders Todo
2e generatie: Plannen/Voorbereiden Agenda
Plan
3e generatie: Time-management
Systematisch
Zelf-ontwikkeling 4e generatie: Personal Management Systeem
Alle aspecten van je leven

10. Inventarisatie
• Ik doe altijd de juiste dingen op een bepaald moment
• Ik ben nooit wat kwijt dat ik nodig heb
• Ik heb een gestructureerde manier van omgaan met alles
dat er op mij af komt
• Ik weet dat ik naar met wat ik doe direct naar mijn
lange-termijn doelen werk

11. Het Nut
• Zorg ervoor dat je informatie op je af krijgt wanneer
je er ook echt wat aan kan doen
• Zorg ervoor dat je doet wat op dat moment het beste
is om te doen
• Zorg ervoor dat je niet na gaat denken over dingen
wanneer je er toch niks aan kan doen (in bed of zo)
• Zorg ervoor dat je zo productief mogelijk bent, met
zo min mogelijk stress

12. De Methoden!
(Hele) Lange termijn doelen
Dagelijks werk

13. De Methoden!
(Hele) Lange termijn doelen
GTD
Dagelijks werk

14. De Methoden!
(Hele) Lange termijn doelen
Covey
GTD
Dagelijks werk

15. Getting Things Done
• Mikt op “Stress Free Productivity” door het maken
van een betrouwbaar systeem, zodat jij je niet druk
hoeft te maken
• ‘Mind Like Water’
• Praktisch, Procedureel en Theoretisch waterdicht. Veel
IT-ers zijn fan.

16. Covey’s 7 Habits
• “7 habits of highly effective people”
• Insteek: Time management etc, is leuk maar met
‘trucs’ los het echte probleem niet op
• Kijk naar je eigen waarden en doelen en zorg
ervoor dat wat je doet daarmee in
overeenstemming is
• Twee delen: De habits en de planningmethode
• Veel managers zijn fan

17. GTD... De stappen
• Collect; Alles in een inbox!
• Process; Elk item in de inbox (procedure)
• Organize; Lijsten, Agenda, Filen
• Review; Kijk naar je lijsten, Wekelijks review
• Do; Doe het

18. Collect
Stuff Echt
Aantekeningen Post/Mail/Voicem. Losse papiertjes alles!
INBOX

19. Organize
INBOX

20. Organize
INBOX
Per item
Actionable?

21. Organize
INBOX
Per item
< 2 min? Actionable?

22. Organize
INBOX
Per item
< 2 min? Actionable?
Ja Nee
Doe! Actie in systeem

23. Organize
INBOX
Per item
< 2 min? Actionable?
Ja Nee
Meer dan 1 actie nodig!
Doe! Actie in systeem Project
Bepaal volgende actie

24. Organize
Systeem

25. Organize
Systeem
Lijsten
- Next Action
- Projecten
- Wacht op..
- Someday/Maybe
- Context lijsten!

26. Organize
Systeem
Lijsten Agenda
- Next Action Alleen voor items
- Projecten die echt op een
- Wacht op.. bepaald moment
- Someday/Maybe moeten
- Context lijsten! - Zoals afspraken

27. Organize
Systeem
Lijsten Agenda Filing
- Next Action Alleen voor items
- Projecten die echt op een Tickler
- Wacht op.. bepaald moment
- Someday/Maybe moeten
- Context lijsten! - Zoals afspraken A-Z

28. Review
- Kijk naar je lijsten, bepaal aan de hand van
tijd, energie, context etc wat je doet
- Neem 1x per week je systeem goed door in
een review

30. Dus:
(Hele) Lange termijn doelen
Someday/Maybe
Projecten
GTD (Next) Actions

31. Planning demo

32. Covey, De habits (theorie)
1. Be proactive
2. Begin with the end in mind
3. First things first
4. Think win/win
5. Seek first to understand...
then to be understood
6. Synergize
7. Sharpen the Saw

33. Habits 1 & 2
• Be Proactive
• Proactiviteit
• Circle of Influence
• Begin with the end in mind
• “All things are created twice”
• Principle center
• Missie statement
• Visualiseer
• Identificeer rollen & doelen

34. Habit 3 u
Belangrijk Belangrijk
b & Urgent
1 2
3 4
• First things first
Urgent niks
• Kwadrantplanning!
• Zeg nee tegen veel nieuwe Q3 en Q4, zoveel mogelijk Q2!
• Wekelijkse review van rollen, doelen en taken
• Delegeren
• Habits 1 + 2 + 3 = Onafhankelijkheid 1 2
3 4
ideaal

35. Habits 4 en 5
• Think win/win
• Probeer altijd iets zo te regelen dat alle partijen er baat bij
hebben. Accepteer geen oplossingen waarbij eenzijdig gewin is
• Seek first to understand... then to be understood
• Empatisch luisteren
• Diagnose vóór recept
• Autobiografisch antwoord
• Zoek daarna begrip
• 1 on 1

36. Habit 6
• Synergize
• Synergistic Communication
• Fishing for the third alternative
• Negatieve energie
• Waardeer de verschillen
• Force field analysis
• Habit 1 t/m 6: Onderlinge afhankelijkheid

37. Habit 7
• Sharpen the Saw
• “Opladen” van je capaciteit
• Fysiek, Mentaal, Spiritueel, Sociaal/Emotioneel
• Balans in vernieuwing
• Opwaardse spiraal

38. Onderlinge afhankelijkheid
• Emotionele bankrekening
• ... heb je bij iedereen
• ... bepaald het beeld van jou, tolerantie van je foutjes
• Storten:
• Begrip voor de persoon
• Let op de kleine dingetjes
• Afspraken nakomen
• Verwachtingen verhelderen
• Toon integriteit
• Oprechte excuses

39. De Methoden!
Missie statement
Waarden
Covey
Doelen
Weekdoelen
Dagelijks werk

40. Planning demo

41. Links
- 43folders.com; Life hacks en GTD info. Must read.
- lifehacker.com; Life hacks
- davidco.com; GTD site, wat gratis materiaal
- stephencovey/franklincovey.com; 7 habits
- diyplanner.com; Templates voor papieren organizer
- hipsterpda.com; 43f informatie capture ‘tool’
- pocketmod.com; Een beetje papier
- .. en nog meer die later deze maand komen ..

42. Succes!!!