Dienstplan in der Pflege

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Planung für Dienste in der Pflege und Betreuung ohne Stress und Überstunden.
Unangenehme Überraschungen, wie Belastung des Pflegeteams durch unvorhergesehene Krankheitstage werden vermieden, Stress wird vermieden, Freizeit planbar und das Team kann zu ausgeglichenem Arbeiten finden.

Veröffentlicht in: Gesundheit & Medizin
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  • Dienstplan in der Pflege

    1. 1. Personalplanung in der Pflege Klare und einfache Strukturen führen zu Arbeitszufriedenheit und transparenter Teamarbeit Hartmut Vöhringer
    2. 2. 2 Funktionen Dienstplan • Dienstplan ist ein Dokument • Mittel der Arbeitsorganisation • Freizeit und Urlaub werden geregelt • Arbeitsbelastung und Sicherheit • beeinflusst Stationsablauf • beeinflusst Leben der Bewohner • dokumentiert Leistung der Pflege Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    3. 3. 3 Dienstplan als Dokument • Anwesenheit wird erfasst • Freizeit und Urlaub werden geregelt • Besetzungsvorschriften werden kontrollierbar • Arbeitsschutz • Arbeitszeitregelung • Lohnabrechnung (Zeitzuschläge) Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    4. 4. 4 Arbeitsorganisation • Bedarf an Pflegekräften und Angebot entsprechen sich • Richtige Qualifikation zur richtigen Zeit • Tätigkeiten werden planbar • Stress wird vermieden • Angebot wird steuerbar Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    5. 5. 5 Freizeit und Urlaub • Ruhezeiten • freie Tage • Urlaubsanspruch • Mehrarbeit • Überstunden • X - Tage Woche • Freie Wochenenden Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    6. 6. 6 Arbeitsbelastung / Sicherheit • verschiedene Belastungen berücksichtigt • Ausgebildete Fachkräfte anwesend • Der Tagesablauf wird abgebildet • Tatbestände werden beweisbar • Wer war wann da: – Haftung – Behörde – Qualität Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    7. 7. 7 Einfluß auf Stationsablauf • sinnvolle Abläufe werden möglich • Aktivität der Bewohner und Personal entsprechen sich • Organisation der Station wird gefördert • Arbeiten werden planbar • Kontinuität im Verlauf Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    8. 8. Aktivität Bewohner 8 Aktivitäten Zeit 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    9. 9. Anwesenheit Personal 9 Anwesenheit Personal Zeit 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    10. 10. Personal und Aktivität 10 Personal und Aufwand Mehr Arbeit als Personal Mehr Personal als Arbeit Zeit 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    11. 11. 11 Einfluß auf Bewohneralltag • Rhythmus zwischen Tag und Nacht wird erhalten • Unterschiede zwischen Sonn - und Feiertagen sind deutlich • Ruhezeiten für Bewohner sind möglich • Essenszeiten sind konform den Bedürfnissen der Bewohnerinnen • Schlafenszeit ist von Bewohner abhängig Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    12. 12. 12 Leistung der Pflege • Anzahl der Mitarbeiter und Tageszeit • geleistete Stunden • Anwesenheit Fachkraft • Anwesenheit und Abwesenheit • Arbeiten Nachts, Sonn - und Feiertags • Krankheit und Urlaubszeiten • Fortbildung und deren Teilnahme der Pflegenden Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    13. 13. 13 Privatleben der Mitarbeiter • Urlaub und freie Tage sind geregelt • Lebensrhythmus der einzelnen Mitarbeiterinnen wird bestimmt • Private Aktivitäten sind möglich oder auch nicht • Kontakte zu anderen - Teilnahme an Kulturangeboten • private Planung in Harmonie mit Arbeit Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    14. 14. 14 Formalitäten • Der Dienstplan ist schriftlich zu erstellen • etwa vier Wochen vor Beginn fertig • Name der Mitarbeiter • Qualifikation und Beschäftigungsgrad • Änderungen verdecken nicht die Planung • Klar ist, wer im Dienstplan schreibt! • Dienstplan ist verbindlich • Unterschrift Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    15. 15. 15 Einfache Methode • 1. Bedarf feststellen – Was muß gearbeitet werden ? – Wie ist das bisher geschehen ? – Wo gibt es bisher Probleme – Wie sind die Erfahrungen ? • 2. Anzahl der vorhandenen Stellen – Wie viele Arbeitskräfte stehen zur Verfügung ? – Ausfallzeiten, Besonderheiten – besondere Arbeitsverträge (Teilzeit!) Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    16. 16. 16 Bedarf • Wann – An welchem Tag, Uhrzeit? – Wann nicht? • Wie viele – Quantität („Köpfe zählen“) • Wer – welche Qualifikation? – welche Qualifikation mindestens? Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    17. 17. 17 Vorhandene Kräfte • Beschränkung des Einsatzes durch : gesetzliche Vorschriften tarifrechtliche Vorschriften • Einbeziehen der Qualifikation materielle und formale • Berücksichtigen von Teilzeit / Vollzeit Sollstunden und Mehrarbeit Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    18. 18. 18 Der Rhythmus Die Arbeitszeit soll regelmäßig sein, das heißt, eine Regel soll erkennbar sein, der individuelle Dienstplan wird berechenbar. Beispiel : Jedes zweites Wochenende ist frei. Eine Woche Spätdienst, Wochenende Arbeit, danach eine Woche Frühdienst usw. Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    19. 19. 19 Richtungen Sollstunden Summe Besetzung Summe Die Besetzung, von oben nach unten zu addieren und die Sollstunden der einzelnen Mitarbeiter sollen aufeinander eingerichtet werden. Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    20. 20. 20 Reihenfolge • Mindestbesetzung berechnen: Besetzung, welche unter den gegebenen Umständen auf jeden Fall erreicht werden kann. • Genehmigte Urlaube und bekannten Ausfall eintragen • Wochenende und Feiertage zuerst planen, da hier etwa die Hälfte der Pflegenden frei haben • Ausgebildete Pflegende vor Helfern (ZDL, FSJ, Praktikanten, Stationshelfern) Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    21. 21. 21 Kontrolle vor Freigabe • Bevor der Dienstplan frei gegeben wird: • Arbeitszeitgesetz: Ruhezeiten? Höchstarbeitszeit Woche / Tag? Jugendschutzgesetz (Sonntag / Nacht?) • „Überbesetzung“, Stark schwankende Besetzung? Zu Viele mit zu wenig Arbeit und zu Wenige mit zu viel Arbeit schädigt Qualität und Klima. Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    22. 22. 22 „Dienstplanfenster“ • Wenn mehr Pflegende als Mindestbesetzung (oder gewünschte Besetzung) • Wenn weniger Pflegende als gewünschte Besetzung Im Dienstplan soll deutlich werden: Möglichkeit zusätzlich frei zu nehmen (oder Urlaub) Möglichkeit zusätzlich zu arbeiten (später frei oder Ausgleich) Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    23. 23. 23 Prioritäten • Im Vordergrund steht entweder die Arbeit oder Entscheidung und Freizeitwünsche Einfluß • Vorsicht: auch „opferbereite“ Pflegende unterliegen den gesetzlichen Bestimmungen! Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    24. 24. 24 Wunsch und Wirklichkeit • Ein „Wunschdienstplan“ macht nicht unbedingt alle glücklich, welche wünschen durften • ein verlässlicher, regelmäßiger Dienstplan kann die Arbeit und die Freizeit gut strukturieren • dadurch: Verlässlichkeit Basis für Wünsche Gleichbehandlung der Mitarbeiter Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    25. 25. Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege 25 Realistische Erwartungen • Besetzung wird berechnet • Nicht ausprobiert • Rechnung: Bruttoarbeitszeit – Ausfall = Nettoarbeitszeit • Nettoarbeitszeit / Tage = Anwesenheit
    26. 26. Bruttoarbeitszeiten Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege 26 Mögliche Rechnungen: • 52 Wochen X 38,5 Stunden = 2002 Stunden • 52,176 Wochen X 38,5 Stunden = 2008 Stunden
    27. 27. Die Sollarbeitszeit • Die Sollarbeitszeit gibt Auskunft über die Arbeitszeit, welche vom Arbeitgeber bezahlt wird.(Brutto) • Es gibt Gründe, diese Arbeitszeit nicht zu leisten Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Sonderurlaub, Mutterschutz Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege 27
    28. 28. Ausfall • Von der Bruttoarbeitszeit geht der Ausfall ab. • Dieser Ausfall ist ungefähr bekannt. • Urlaub kommt nicht überraschend, sondern ist planbar • Bekannt ist der Ausfall durch Krankheit (zumindest ungefähr) Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege 28
    29. 29. Ausfall in Stunden • Urlaub: 6 Wochen 231,0 Std. • Krankheit 2 Wochen 77,0 Std. • Fortbildung 1 Woche 38,5 Std. Sonderurlaub • Feiertage 2 Wochen 77,0 Std. Summe: 423,5 Std. Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege 29
    30. 30. Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege 30 Nettozeiten Nettoarbeitszeit: Bruttoarbeitszeit – Ausfall = Nettozeit 2002 Stunden - 423,5 Std. = 1578,5 Std. Anwesenheit: Nettozeit / Tage = Anwesenheitsstunden 1578,5 Std. / 365 Tage = 4,324 Std. je Tag
    31. 31. Besetzung • Nettoarbeitszeiten geben Auskunft über die Besetzung • Rechnung: • (Stellen X Nettozeit) ------------------------------ = Besetzung Schichtlänge Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege 31
    32. 32. Beispielrechnung • Wohnbereich mit 10 Stellen; Schichtlänge 7 Stunden • (10 Stellen X Nettozeit 4,324 Std.) 32 ---------------------------------------------- = Besetzung 6,177 Schichtlänge 7 Std. • Lösung: 6,177 Schichten können besetzt werden Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    33. 33. Schichtbesetzung • 6,177 Schichten besetzt • Beispiel: Frühschicht 3 Menschen Spätschicht 3 Menschen oder Frühschicht 4 Menschen Spätschicht 2 Menschen • Der Rest von 0,177 kann anderweitig genutzt werden. Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege 33
    34. 34. Mindestbesetzung Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege 34 • Die Anzahl von 6,177 gibt den Mittelwert • Die Mindestbesetzung muss unter 6,177 Menschen je Tag liegen • Beispiel: Frühschicht 3 Menschen Spätschicht 2 Menschen
    35. 35. Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege 35 Können und Wollen • Die Mindestbesetzung gewährleistet notwendige Arbeit • Der Arbeitsablauf muss nach der Mindestbesetzung gestaltet werden • Unter der Mindestbesetzung darf nicht gearbeitet werden
    36. 36. Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege 36 Maximalbesetzung • Die Maximalbesetzung sollte in der Nähe des Mittelwertes liegen • Maximalbesetzung bedarf einer Begründung • Aufgaben für Maximal-besetzung sind vorher zu definieren
    37. 37. Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege 37 Verführungen • Alle sind gesund • Keine Urlaubszeit • Endlich wieder stressfreier Arbeiten • Gute Stimmung • Wenig Plusstunden
    38. 38. Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege 38 Ausgleich ohne Planung 3 4 4 4 4 3 3 3 3 2 Soll 61,77 Ist: 3 3 3 4 3 3 3 3 3 2 6 7 7 8 7 6 6 6 6 4 63 Früh Spät Summe
    39. 39. Überstunden Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege 39 Werden mehr Stunden geplant, als durch Anwesenheit möglich: • Aufbau von Überstunden • Schlechte Besetzung in der Zukunft • „Hausgemachte Katastrophe“
    40. 40. Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege 40 Teufelskreis • Viele Überstunden • Überbelastung der Mitarbeiter • Krankmeldungen • Krankmeldungen durch Krankmeldungen • Hoher Ausfall = ständige Überlastung • etc.
    41. 41. Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege 41 Auswege • Partizipation der Mitarbeiter • Grundlage: – Mindestbesetzung – Maximalbesetzung • Urlaubsplanung – Klare Regelung (Mindestbesetzung) – Planung des kompletten Urlaubs
    42. 42. Wunsch und Wirklichkeit • Ein „Wunschdienstplan“ macht nicht unbedingt alle glücklich, welche wünschen durften • ein verläßlicher, regelmäßiger Dienstplan kann die Arbeit und die Freizeit gut strukturieren • dadurch: Verläßlichkeit Basis für Wünsche Gleichbehandlung der Mitarbeiter Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege 42
    43. 43. Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege 43 „Dienstplanfenster“ • Wenn mehr Pflegende als Mindestbesetzung (oder gewünschte Besetzung) • Wenn weniger Pflegende als gewünschte Besetzung
    44. 44. Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege 44 Fenster zeigt Im Dienstplan wird deutlich: Möglichkeit zusätzlich frei (oder Urlaub) Möglichkeit zusätzlich zu arbeiten (später frei oder Ausgleich)
    45. 45. Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege 45 Vergangenheit • Vor Pflegeversicherung lag der Pflegeschlüssel bei 1 : 2,37 • Heute bei günstigster Anwendung Rahmenvertrages • Nicht Pflegebedürftigkeit 1995 weggefallen
    46. 46. Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege 46 Rahmenzahlen Baden – Württemberg: Stufe minimal maximal PfSt. 1 1 : 3,96 1: 3,13 PfSt. 2 1 : 2,83 1: 2,23 PfSt. 3 1 : 2,08 1: 1,65
    47. 47. Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege 47 Finanzielles Limit • Kein Geld für Sozialabgaben • Renten werden stagnieren • Pflegeversicherungsleistungen sind gedeckelt • „Nullsummenspiele“ • Organisationsverbesserung ist einziger Ausweg
    48. 48. 48 Feiertage können: • von der Sollzeit abgezogen werden (wie bei AVR üblich) oder • in der Sollzeit erscheinen (wie bei TVöD üblich) Hier betrifft der Feiertag nur Mitarbeiter, welche regelmäßig an diesem Tag arbeiten würden, oder tatsächlich arbeiten. Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    49. 49. 49 Urlaub und Frei • Urlaub leitet sich von einem Rechtsanspruch ab • „Frei“ bedeutet, daß die Sollarbeitszeit zu anderen Zeiten erledigt wird. • Ein Tag Urlaub wird bei Krankheit nicht als Urlaubstag gerechnet, wohl aber als Arbeitszeit. • Ein Tag „Frei“ ist auch bei einer Erkrankung keine Arbeitszeit Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    50. 50. 50 Mehrarbeit / Überstunden Zeit, welche über die geplante Arbeitszeit hinaus geleistet wird, ist: • Mehrarbeit: wenn nicht ausdrücklich als Überstunde angeordnet • Überstunde: wenn der berechtigte Vorgesetzte dieses anordnet Beide Formen werden durch “frei“ ausgeglichen. Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    51. 51. 51 Nachtdienst • Eine Beschäftigung nur in der Nachtwache ist eigentlich nicht zulässig • Probleme mit langer Arbeitszeit (Arbeitszeitschutzgesetz) sind häufig • Rhythmus von 1 Woche Nachtwache und dann eine Woche frei ist gesundheitsschädlich und bei Ausfall schwierig • Häufige Nachtwachen sind auf Dauer gesundheitsschädlich, aber attraktiv! Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    52. 52. 52 Änderungen der Arbeitszeit und des Rhythmus • Lösen oft Angst und Unsicherheit aus • betreffen Organisation des Heimes • betreffen auch Bewohner • haben Wirkung auf die Familien der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Partner!) • können zu großer Verwirrung führen („Was gilt denn nun?“) Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    53. 53. 53 Urlaubsplanung • Das Urlaubsjahr geht vom 1.1 bis zum 31.12 eines Jahres • Urlaub wird von Arbeitgeber gewährt • Erholung des Arbeitnehmers und • Betriebliche Belange Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    54. 54. 54 Bundesurlaubsgesetz • § 1 Anspruch auf bezahlten Urlaub • § 3 mindestens 24 Werktage • § 4 nach sechs Monaten • § 5 je voller Monat 1 /12 • § 8 keine „urlaubsfremde“ Beschäftigung • § 7 Wünsche Arbeitnehmer – betriebliche Belange – Zusammenhängend (mindestens 12 Werktage) – Im Urlaubsjahr möglichst zu nehmen Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    55. 55. 55 Urlaub nach TVöd / AVR • 26 Tage bis zum vollendeten 30. Lebensjahr • 29 Tage bis zum vollendeten 40. Lebensjahr • 30 Tage nach dem vollendeten 40. Lebensjahr. • Maßgeblich für die Berechnung der Urlaubsdauer ist das Lebensjahr, das im Laufe des Kalenderjahres vollendet wird. Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    56. 56. 56 Urlaub X – Tage Woche • 1 / 260 • Für jeden Tag des Jahres der • Mehr oder weniger gearbeitet wird • Erhöht sich der Urlaubsanspruch • Oder vermindert sich • Um 1 / 260 des gesamten Anspruches der 5 – Tage Woche Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    57. 57. Bereichsurlaub • Heute gibt es kein Essen: Urlaubszeit! ??? • Engpass im Juli und August ??? • Zu Rechnen: • Wie viele: – Fachkräfte – Helfer • Gehen gleichzeitig in Urlaub? 57 Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    58. 58. 58 Vorgaben 1. Urlaubswochen als Summe aller Urlaube 2. Division durch Wochen des Jahres 3. Ergebnis: gleichzeitige Urlaube Beispiel: 1. Alle Mitarbeiter 104 Wochen Urlaub zusammen 2. Division durch 52 Wochen 3. Ergebnis: 2 Mitarbeiter gleichzeitig in Urlaub Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    59. 59. 59 Sinnvoll • Der gesamte Urlaub ist zu planen • Vorrang der Familie – Betrifft alle Schulferien – Abwägen der Interessen • Betroffene können sich einigen • Betroffene sollen sich einigen • Bedingungen müssen bekannt sein Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    60. 60. 60 Reserveurlaubstage??! Wenn alle Urlaubstage eingeplant werden: • Kein „vergessener“ Urlaub in das nächste Jahr • Planung für jeden Mitarbeiter möglich • Verschiebungen nach Absprache • Transparente Gestaltung für alle Mitarbeiter • Gleichmäßig Auslastung / Belastung • Keine „Wartezeit da Urlaubszeit“ Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege
    61. 61. Fallen • Vorplanung unkommentiert aushängen lassen – Dies kann als akzeptierter Urlaubsantrag gedeutet werden (Genehmigung durch Schweigen) • Konflikte schlichten – Viele sind dann unzufrieden und Vorgesetzte ist schuld • Ausnahmen zulassen – Viele sind dann unzufrieden und Vorgesetzte ist schuld • Termine verstreichen lassen Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege 61
    62. 62. Herzlichen Dank! • Dieses Skript und Handout ist Teil einer Fortbildung für Leitungen in Pflegeinrichtungen. • Dauer: • Ein bis zwei Tage • Kontakt: h.voehringer@t-online.de Hartmut Vöhringer Personalplanung in der Pflege 62

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