Power Point réalisé par F. Gouzi dans le cadre de sa formation au dépot dans HAL a l'Université Toulouse II - Le Mirail

1. Atelier de dépôt dans HAL
Françoise Gouzi
Correspondante HAL UTM
Université Toulouse 2-Le Mirail

2. “Pourquoi publier en Open Access?”:
http://openarchiv.hypotheses.org/705

3. Brève histoire des AO et du libre accès
 Potentiel des nvx supports électroniques
 Crise du système traditionnel
 Augmentation régulière journaux et articles produits
 Coût moyen/revue a dépassé le coût de l'inflation,
 MAIS les budgets des BU stagnent !
Rôle important des bibliothécaires dans le mvt des AO
 alerte du corps enseignant et administrateurs sur la
crise provoquée par la croissance du coût des
abonnements aux revues savantes.

4. Marchandisation de l’information
scientifique
 L’abonnement ne confère plus droit de propriété sur
l’information : droit d’accès temporaire (une année)
 En cas de désabonnement, perte totale
 Et l’information reste archivée sur les serveurs de
l’éditeur

5. Le patrimoine scientifique à l’ère numérique:
tout chez l’éditeur

6. PUBLICATION dans des
revues à accès gratuit
Voie dorée ou Gold Access
 Revues hybrides
AUTOARCHIVAGE : les chercheurs
déposent leurs articles (pré- ou postpublication) dans des réservoirs dediés.
Voie verte ou Green Access

7. Quelques chiffres….HAL
Env. 275.000 documents en texte intégral, dont
51.000 en SHS (soit 18% des dépôts)
40.600 thèses sur TEL
600.000 auteurs référencés
près de 2800 dépôts/mois
 2739 collections
 Env. 100 portails

8. Le portail HAL-UTM
http://hal-univ-tlse2.archives-ouvertes.fr/
2978
5243
12 collections/
19 équipes et UMR

9. Engagement des établissements d’enseignement sup.
2006 et 2013 : signature du protocole d’accord interétablissements (26) pour le développement des AO
« se doter de moyens d’identification, de diffusion,
de valorisation et de suivi de la production
scientifique de leurs EC et C. » et de conservation
pérenne !!
Incitation institutionnelle : CNRS, MESR, ANR, Open Access, C.E
Horizon 2020  incitation au dépôt en AO (embargo
max 12 mois / SHS)

10. Visibilité mondiale de HAL
Sur env. 1600 portails
http://repositories.webometrics.info
Ranking web of world repositories

11. Les arguments…pour le chercheur
1 Visibilité nationale et internationale…
1.1 le libre accès…augmente le taux de citation (3 à 5 x plus)
1.2 une meilleure diffusion et visibilité : Google, Google Scholar…
1.3 liens avec la communauté scientifique : dialogue
2 Un dépôt unique et simplifié
2.1 mise en ligne rapide et simple des résultats de la recherche
2.2 une datation des dépôts et donc des travaux
2.3 un archivage à long terme : pérennité et citation stable
3 Des services en plus
3.1 une seule saisie…un gain de temps
3.2 liste de publications…pour un cv, un rapport, un site web
3.3 Statistiques individuelles

12. Les arguments…pour le laboratoire
1 L’utilisation institutionnelle
1.1 Recenser les travaux et les publications du laboratoire et améliorer
leur diffusion
1.2 Augmenter la visibilité du laboratoire : les COLLECTIONS HAL
2 Les services pour l’institution
2.1 Exportation de liste de publication et pages web  alimentation site
web de l’institution
2.2 Le rapport quinquennal : gain de temps, exportation automatique par
type de document, par date et avec plusieurs formats

13. LE DEPÔT
Texte déposé sur HAL = travail achevé de recherche,
conforme aux usages scientifiques dans la discipline (contenu
comparable aux manuscrits soumis aux CL de revues
scientifiques, ouvrages collectifs, etc. )
Tout dépôt du texte intégral est définitif dans HAL – système
de versionning (V1, V2, V3….) les versions se superposent !!
Notice bibliographique  peut être supprimée

14. Pense-bête avant dépôt
 Regarder dans HAL-SHS ou ds ma collection HAL (Consultation
par auteur) si j’ai déjà des dépôts et lesquels (notices /PDF)
 Un dépôt peut être visible ds plusieurs collections ou portails
HAL (les dépôts sont tamponnées automatiquement en
fonction de l’affiliation labo code alphnum UMR ou EA)
 Avertir mes collègues si je fais un dépôt d’articles ou je suis en
co-écriture avec eux
 Me doter de mes références de publi complètes (fenêtre
ouverte pdt le dépôt) et procéder par copier/coller pr éviter
les erreurs de saisie

15. RAPPEL type de fichiers à déposer
 Fichier auteur, avant soumission il vs appartient
 Version pre-print est celle que l’on envoie à l’éditeur, avant les
corrections du comité de lecture
 Version post-print est la dernière version avant publication
après les corrections du comité de lecture (ou
« épreuves/final draft »)
 Fichier Editeur ou « PDF éditeur » (il comporte la pagination
et mise en page éditoriale) – soumis à embargo éventuel

16. La question des droits (1/3)
Le dépôt en accès libre ne remet pas en cause les droits de
propriété intellectuelle des auteurs.
1. Assurez-vous de l’accord, pour le dépôt dans l’archive, de vos
coauteurs et autres contributeurs (photographes, illustrateurs,
autres auteurs…).
2 . Si votre document n’a pas été confié à un éditeur ou à un
diffuseur :
Vous êtes libre de le déposer mais en cas de projet ultérieur de
publication, pensez à informer votre éditeur de ce dépôt.
Source site web CNRS-Direction des Affaires juridiques
http://www.dgdr.cnrs.fr/daj/propriete/droits/droits7.htm

17. La question des droits (2/3)
3. Si votre document a été confié à un éditeur ou à un
diffuseur :
- Si pas de CONTRAT ECRIT de CESSION avec l’éditeur,
Vous êtes libre de le déposer après la première
publication (préférable d’informer votre éditeur)
- Si le contrat conclu N’A PAS PREVU LA CESSION EXCLUSIVE des
droits pour tous supports ou pour les supports électroniques,
Vous êtes libre de le déposer.

18. La question des droits (3/3)
- Si le contrat a prévu la possibilité de diffuser le document en
accès ouvert APRES UN CERTAIN DELAI,
Vous êtes libre de le déposer passé le délai. (Embargo)
-Si le contrat a prévu la cession de vos droits A TITRE EXCLUSIF
POUR TOUS SUPPORTS, ou pour le seul support électronique,
pour la durée de la protection légale :
Vérifiez la politique actuelle de l’éditeur en matière de libre
accès diffusée sur son site, ou sur les sites dédiés à ces
questions ……

19. Et comment le savoir ?
 SHERPA/ROMEO : http://www.sherpa.ac.uk/romeo/ : positions sur l’autoarchivage d’éditeurs anglo-saxons (env. 1400 / 22.000 revues)
 HELOISE : http://heloise.ccsd.cnrs.fr/: politique des droits de diffusion des
revues sur différents supports (archives ouvertes, sites perso, intranet) pour
les éditeurs français.
 DULCINEA : http://www.accesoabierto.net/dulcinea/ les politiques des
revues espagnoles

20. Rien dans Héloïse ni Sherpa-Romeo ?
• Soit, déposez votre fichier auteur !
• Soit, contactez votre référent HAL en lui fournissant une
référence bibliographique complète de l’article à déposer. Il
centralisera les demandes par éditeur.
• http://www.cnrs.fr/dist/ « Je publie, quels sont mes droits ? »

21. LES ÉTAPES DU DÉPÔT
Le dépôt d’un document se fait en 6 étapes :
1. Identification sur HAL SHS
2. Sélection du type de document à déposer
3. Saisie des métadonnées (cad les
informations structurées sur le document)
4. Saisie des auteurs + affiliation laboratoire(s)
5. Transfert des fichiers s’il s’agit d’un dépôt
avec texte intégral
6. Droits et récapitulation des données saisies

22. 1. Identification
 Se connecter au portail HAL UTM
http://hal-univ-tlse2.archives-ouvertes.fr/
 S’identifier (rubrique “S’authentifier”)

23. 2. Sélection du type de document
Une fois dans votre
“espace”, cliquer sur
l’onglet “déposer”
Sélectionner dans la
liste le type de doc.
dans les sous-menus
successsifs.

24. 3. Les Métadonnées ou champs à remplir
Remplir attentivement le formulaire
= champ obligatoire avec flèche orange (HAL-SHS) ou bleu (HAL)
Champ titre : saisie libre (“…” ou ital : non pris en charge)
si le document existe déjà ds HAL le titre apparaîtra
automatiquement en menu déroulant, cela veut dire qu’il est
déjà ds HAL. Attention aux doublons !
Vous assure un meilleur
référencement sur le web
Champ mots clefs (règle des 5 max) séparés par “;” (non oblig
pr notice et PDF ms recommandé !!)
Champ résumé (non oblig pr dépôt notice ms recommandé !!)

25. 4. Les auteurs et leurs laboratoires
 Ajout < Nouvel auteur (champ libre = attention doublons, si vous
êtes déjà ds HAL, vs verrez apparaître votre nom) 
 Si doublon sur votre nom le signaler à votre référent HAL
 Sélectionnez votre laboratoire dans liste des labo (liste déroulante
contrôlée !!) tapez les premières lettres, cliquez puis validez
"liste des laboratoires connus de Hal", ce qui assure
automatiquement la qualité de la mention de la structure.
 Champ “Equipe” = en champ libre pour signaler les axes ou équipes
thématiques d’un laboratoire ( voir référent HAL pour le libellé
utilisé afin d’éviter doublons)

26. 5. Le dépôt des fichiers
Attention l’intitulé du
fichier doit être “court”
Choisir format fichier PDF
(si possible ADOBE PRO
/fichier protégé)
“Parcourir” =télécharger
le fichier depuis clef USB
ou ordinateur
Cliquer sur “Transférer”

27. 6. Etape « droits »
 Renseigner obligatoirement la rubrique “origine des fichiers
déposés”
 Soit vous déposez un fichier “auteur” (c’est le vôtre) soit vous
déposez un fichier avec mise en page éditeur dont vous avez
obtenu l’autorisation de dépôt sur HAL
 Vérif. en ligne des politiques d’autoarchivage/éditeurs:
 http://heloise.ccsd.cnrs.fr/ (éditeurs francophones)
 http://www.sherpa.ac.uk/romeo/ (éditeurs anglosaxons)
 http://www.accesoabierto.net/dulcinea/ (revues
espagnoles)

28. Récapitulation
Relire attentivement la fiche récapitulative
Vous pouvez encore faire des modifications en
revenant sur les étapes précédentes
Déterminez le moment du dépôt (embargo si
besoin max. 2 ans)
A l’issue de la vérification cliquer sur “Dépôt”

29. Le cas des notices bibliographiques
 Certaines revues électroniques encouragent
seulement le signalement de l’article, mais pas le
dépôt du PDF. (pour revues.org OK dépôt PDF!!)
 Pour ces titres, vous utiliserez le champ
COMMENTAIRES pour signaler :
 « Disponible en ligne : URL de l’article » et ne
déposerez donc qu’une notice bibliographique de
l’article.

30. Les services : les alertes mail
Dans la rubrique Mon Espace<Mes alertes, vous avez la
possibilité de vous abonner pour recevoir les nouvelles
publications déposées en choisissant des critères : la
fréquence, le type, le domaine, mots clefs.

31. Les services : Statistiques par chercheur/ par labo

32. Entre mars 2012 et avril 2013

35. Documentation en ligne
L’aide à l’utilisation de HAL :
• Les tutoriels de HAL
• Le manuHAL, manuel complet de l’utilisateur.
• Le guide du dépôt et du bon usage de HAL.
Ces documents sont tous accessibles en ligne
directement sur le site du CCSD.
ManuHAL http://www.ccsd.cnrs.fr/support.html