O documento discute a importância da gestão documental na administração pública, destacando três pontos: 1) a gestão documental tem crescido significativamente nos últimos anos; 2) é necessário melhorar os processos de gestão de documentos nas agências públicas para aumentar a eficiência e produtividade; 3) a adoção de sistemas de gestão documental trará benefícios como a redução de custos e a disseminação do conhecimento.
Talk a Bit 2015 (FEUP) - Luis Vidigal - "Citizenware"
Gestão documental na AP
1. Documental na AP
Gestão
Por
uma
Administração
Pública
mais
Eficaz
e
Inteligente
Luís
Vidigal
APDSI
Lisboa
–
6
de
Dezembro
de
2012
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
1
2. Cre scimento
dos
ECM
A
Gestão
Documental
(ECM
–
Enterprise
Content
Management)
é
a
área
das
TI
que
mais
tem
crescido
nos
úlMmos
anos
–
Sempre
a
2
dígitos
2011
AssociaMon
for
InformaMon
and
Image
Management
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
2
3. os
para
m elhorar?
Compram
Temos?
Usamos?
Precisamos?
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
4. ações
Inte ligentes
Organiz
Portais
Gestão do Smart
Gestão
Conhecimento Documental
Enterprise
Suite
Gestão de Ferramentas
Conteúdos Colaborativas
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
2002
4
5. No
pulsar
da
AP
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
5
6. Gestão
Doc umental?
Porquê
a
• Gerir
o
Caos
nos
conteúdos
• Maior
ProduMvidade
do
trabalho
• ParMlhar
Conhecimento
• Reduzir
Custos
Fixos
2011
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
6
7. lsionadore s
do
ECM
Impu
Custo
/
Eficiência
Conf
orm
idad
e
/
R
isco
Serviço
ao
Clie
nte
ração
C olabo
2011
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
7
8. Centralizar
ou
Integrar?
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
8
9. Nor mas
mais
r elevantes
Model
Requirements
Content
Management
for
Records
Systems
Interoperability
Services
ISO
30300:2011
MEF
InformaMon
and
documentaMon
-‐-‐
Macroestrutura
Funcional
Management
systems
for
records
(v.
1.0)
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
9
10. olher
ou
obedecer?
Esc
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
10
11. rar
a
centr alização
Desacele
Slow
down
on
centralizaTon
Re-‐empower
agencies
by
focusing
on
commodiMzaMon
and
interoperability.
Start
with
open
government
data.
2011
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
11
12. Par Tlha
e
Colaboração
"Uma
das
caracterísMcas
definidoras
da
Sociedade
da
Informação
é
o
facto
de
ser
uma
sociedade
em
rede,
uma
sociedade
na
qual
a
parTlha
de
informação
e
a
construção
colaboraTva
de
conhecimento
consMtuem
a
base
das
suas
dinâmicas
estruturantes”
APDSI
–
Open
Standards
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
12
13. Território
ordenado
Conformidade
de
Produtos
e
Soluções
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
13
14. Abordag em
SOA
Service
Oriented
Architecture
AcTvos
a
proteger
Processos
Dados
Tecnologias
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
15. AcTvos
Infor macionais
Proteger
os Processos
e
Dados
Metadados (XML), Regras de Negócio (BPM)
Tecnologia
Tecnologia
Tecnologia
A
B
C
Plataforma SOA
O
que
entra
tem
de
sair
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
15
16. maturidade
digital
Fases
de
Interactividade
Automatizar os
Processos
Comunicar
Trabalhar juntos
Acesso à
Informação
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
16
17. ssos
interdepartamentais
C ontrolar
proce
Repositórios
Únicos
Pessoas
Empresas
Território
Veículos
Evento
A
Interoperabilidade
Evento
B
• Organizacional
Evento
C
• SemânTca
Evento
D
• Tecnológica
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
17
18. brir
a
Caixa
de
Pandora
Temos
de
a para
ter
Esperança
Defesa
de
gração
Desinte emas
Territórios
de
Sist
Confli
de
Po tos
Falta
de
der
Digitalização
erdício
Desp rsos
ção
Informa nte
de
Recu
Incoere
entre
Governo
Confusão
ção
Pública
e
Administra
etc., etc., etc,,….
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
18
19. s
e
os
dirigentes
a ”
os
Ministério
G overno
“captur
os
a
perder
a
memória!
Estam Todos
os
sites,
cartões
de
visita
etc.
Parece
que
tudo
e
todos
pertence
ao
Porque
não
Estado
Português
ou
República
Portuguesa
e
a
idenMdade
permanecer
para
além
de
uma
legislatura?
S.
R.
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
19
20. cas
e
os
Arquivos?
o
a
ir
as
Bibliote
Para
onde
estã
Estavam
lá
documentos
importantes!?
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
20
21. ompressor”
das
TIC
O
“Rolo
C
Prevê-‐se
uma
poupança
anual
de
mais
de
558
milhões
de
euros,
num
total
de
3.238
milhões
de
euros
até
2016
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
21
22. Deitar
for a
o
bebe...
Menos
Pessoas?
Menos
Equipamentos?
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
22
23. oblema
ou
Solução?
A s
TIC
são
Pr
InvesTmento
Interoperabilidade
Custo
ParTlha
ReuTlização
Redundâncias
Tranparência
Desintegração
Rapidez
Incoerências
Rigor
IncompaTbilidades
…
Conflitos
de
Poder
Desperdícios
…
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
23
24. Evolução
do
e-‐Gov
Integrar
Planear
e
gerir
através
de
mulTplos
domínios,
processos
e
jurisdições
para
gerar
valor
público
sustentável
2011
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
24
25. de
Transformação
Factores
• Socialização
(Web
2.0)
• Consumerização
(ParMlha
e
banalização)
• Fadiga
do
e-‐Government
(Nunca
mais...)
• Pressão
Económica
(Eficiência)
2011
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
25
26. “S mart
Gover nment”
“Mais
com
Menos”
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
26
27. r
as
arbitrariedades
Remove
Da incerteza do Mais ou Menos
para
a
certeza
do
Sim
ou
Não
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
27
28. risco
de
desaparecer
Tarefas
em
• Procurar
A
entrada
no
• Recolher
Mundo
Digital
tem
de
ser
levada
• Copiar
muito
a
sério
• Comparar
• Ordenar
• Calcular
• Medir
• Verificar
• Armazenar
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
28
29. Novas
funções
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
29
30. Estado
-‐
Água
e
Azeite?
Modelo
de
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
30
31. Co-‐Produção
de
Valor
Sector
Público
Sector
Privado
Sociedade
Civil
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
31
32. z
ao
fundo
do
Túnel
A
Lu
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
32
33. os
arrumar
a
casa?
Precisam
Luis
Vidigal
–
Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
33
34. Obr igado
vidigal.luis@gmail.com
Luis
Vidigal
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Gestão
Documental
na
AP
-‐
Dezembro
2012
34