Slides de apoio à cadeira de TIC so AGP no ISCAD

1. AGP
Tecnologias da Informação
Intranets

2. Benefícios das Intranets
AGP - Tecnologias da Informação 2010 - 2011 - Luís Vidigal

3. Cuidados a ter na implementação
• Alinhamento com os Objectivos da
Organização
• Controlar o Objectivo Final (Alvo a Alcançar)
• Medição
• Não Esquecer o “Como”
• Planear a Manutenção
• Olhar o Futuro
AGP - Tecnologias da Informação 2010 - 2011 - Luís Vidigal

4. Extranet
Internet
Servidor
p/ exterior
Servidor
p/ interior
Intranet
Firewall

5. Funcionários
Organização
Funcionários
Trabalho
Funcionários
Funcionários
Funcionários
Vida Pessoal
Relações na Intranet

6. Intranet
Funcionários
Internet
Extranets
Colaborar com mail,
forum de discussão,
chat e conferências
Comunicações e
Colaboração
Sistemas
de e-mail
e voice mail
existentes
Acesso universal à
visualização e uso de
dados do negócio
Operações e
Administração
Bancos de dados
e Aplicações
organizacionais
existentes
Criar, editar e
compartilhar
documentos
Edição de páginas
na rede
HTML
MS Office
e outro tipo de
documentos
Administração centra-
lizada de utilizadores,
segurança, cataloga-
ção e tráfego
Gestão da
Intranet
Hardware
e Redes
existentes
F
I
R
E
W
A
L
L
Clientes e
Parceiros

7. Rumo à cooperação e à mobilidade
Nómadas
Silos Amontoados
Equipas
Virtuais
Cultura Cooperativa
Mobilidade

8. O Portal é diferente na Intranet
ou na Internet?
• Os utilizadores são diferentes
• As tarefas são diferentes
• A quantidade e a qualidade da informação
são diferentes
– Repositórios múltiplos, alta performance,
qualidade dos resultados de pesquisa, etc.

9. Intranet / Extranet / Internet
Estrutura de Informação Intranet Extranet Internet
Xxxxxxx xxxxxxx
Xxxxxxxxxxxx xxxxxxxx
Xxxxxxx xxxxxxxxx
Xxxxx xxxxxxx xxxxxxx
Xxxxxx xxxxxxx xxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxx xxxxx
Xxxxx xxxxxxx xxxxxxxx
Xxxxx xxxxxx xxxxxx
Xxxxx xxxxxxx xxxxxxxxx
Xxxxx xxxxxx x xxxxx
Xxxxxx x xxxxxxxx xxxxxx
Xxxxxxx xxxxxx
Xxxx xxxxxx xxxxxx
Xxxxx xxxx xxxxxx

10. 7 passos para o sucesso
de um Portal
1. Acabar com o papel
2. Criar um fórum para as “melhores práticas”
3. Partilhar a ribalta
4. Personalizar as notícias
5. Não apostar apenas num canal
6. Catalogar e utilizar motores de busca
7. Tornar o Portal irresistível

11. Novas formas
de
Comunicação
E-Mail
Audio e Video
Conferência
Cartas
Telefone
Fax
Face-a-face
Redes Sociais

12. Fases de evolução
de um Portal Intranet
• Pioneirismo
– Qualquer pessoa motivada pelas TIC cria uma “montra”
• Comunicação
– Instrumento privilegiado de comunicação interna (mail,
agenda, etc.)
• Profissionalismo
– Coexistência de várias Intranets na organização
• Institucionalização
– A estrutura adapta-se à Intranet e explora ao máximo as
suas potencialidades

13. Acesso aos conteúdos
• Nível “Todo Público”
– Todos os utilizadores da organização acedem
livremente a todas as páginas de informação
• Nível “Serviço”
– Conteúdos específicos para os utilizadores de
um serviço
• Nível “Espaço Privado”
– Acessível somente a um grupo de utilizadores
determinado

14. Princípios a respeitar na organização
e gestão de um Portal
• Princípio da Propriedade
– Um serviço não deve substituir-se a um outro
• Princípio da Responsabilidade
– Cada serviço garante a fiabilidade, actualidade e
evolução dos conteúdos que lhe dizem respeito
• Princípio da Coerência
– Coordenação da apresentação dos conteúdos e
integração de novos serviços e funcionalidades (carta
gráfica, modos de navegação, princípios de
apresentação, etc.)

15. Atingir a massa crítica no Portal
Conteúdo
útilerelevante
Valor
para o
negócio

16. Avaliação regular do impacto e utilização do Portal
• Medidas quantitativas
– Qual a evolução do número de acessos?
– Porque é que uma dada mudança de conteúdo não teve
repercussão sobre o número de acessos?
– Quais são as áreas mais consultadas?
• Medidas qualitativas
– Quis são os utilizadores que mais utilizam o Portal?
– Quais são as questões e observações mais efectuadas pelos
utilizadores?
– Os utilizadores sentem-se satisfeitos com os serviços actuais?
– Como se pode construir uma FAQ a partir da análise das
questões?
• Adaptação do conteúdo aos utilizadores
– Quais as áreas a suprimir ou a acrescentar?
– Quais as informações susceptíveis de interessar?

17. Template de apresentação
Cabeçalho
Conteúdo
Menu
Rodapé

18. Template de carregamento
Associações
Título
Resumo
Texto

19. Portal do Funcionário (B2E)
Empregado >
Empresa (E2B)
Empregado >
Posto de Trabalho
(E2W)
Empregado >
Empregado (E2E)
Empregado >
Vida Pessoal
(E2P)
Liga o empregado
com ferramentas e
informação geral da
organização
Liga os
empregados com
ferramentas
orientadas ao seu
posto de trabalho,
com base no
conhecimento
organizacional
Liga o empregado
com outros
empregados e
grupos
organizacionais
Liga o empregado
com informação
geral e
produtos/serviços
existentes fora da
organização
Accenture

20. Empregado > Empresa (E2B)
Benefícios
• Seguros
• Reforma/Fundo Pensões
• Férias/Baixas
• Subsídio Estudo
• Perfil do Empregado/Família
• Actividades patrocinadas
• Donativos
• Realocação
Salários
• Recibos
• Pagamentos Directos
• Impostos
• Fiscalidade
• Folha de Ponto
• Despesas
• Horas Extra
Recrutamento/Acolhimento
• Vagas Internas
• Cartas de Recomendação
• Acolhimento novos empregados
• Desempenho
• Plano de Carreiras e Desenvolvimento (link à Formação)
• Gestão por Objectivos
• Avaliação de Desempenho
• Compensações
Biblioteca Corporativa
• Políticas e Procedimentos
• Relatórios Anuais
• Directório de Facilities
• Organogramas
Comunicação Corporativa
• Press Releases
• Mudanças Internas
• Questionários
• Caixa de Sugestões
• Eventos Corporativos
Accenture

21. Empregado > Posto de Trabalho (E2W)
Gestão Conhecimento
• Link à Biblioteca Corporativa
• Bibliotecas Externas
• Best Practices
• Informação de Concorrentes
• Templates e Formulários
Aprendizagem/Formação
• Catálogo de Cursos/Calendário
• Curriculum
• Inscrições
• Resultados
• Suporte ao Desempenho
• Administração da Formação
CRM
• Histórico de contactos
• Perfil de Clientes
• Ferramentas de Venda
• Data Warehousing
Agência de Viagens
• Perfil do Viajante
• Reservas
• Marcações
Tecnologia
• Contactos
• Help desk
• Seguimento de ajudas
• Links à Formação e à Comunicação Corporativa
Procurement
Gestão Projectos
• Orçamento
• Equipa
• Documentação
• Workflow
• Relatórios
• Plano de Trabalho
Ferramentas Específicas da Função
• Gestão Financeira
• Gestão da Cadeia Logística
Gestão da Força de Vendas
• Gestão da Produção
• Gestão de Recursos Humanos
• Entre outras...
Accenture

22. Empregado > Empregado (E2E)
Calendário
• Pessoal
• Projectos
• Departamento
• Viagens
Comunicação Individual
• Interna
• Externa
Comunicação Geral
• Empresa
• Departamento
• Posto de Trabalho
Teaming/Colaboração
• Grupos de Discussão
• Jornais electrónicos
• Mensagens (tempo real e email)
• Conferências Web-based
Accenture

23. Empregado > Vida Pessoal (E2P)
Finanças
• Poupança e Investimentos
• Impostos
• Reforma
• Casa/Mudanças
• Colégios
• Bancos (on-line)
• Seguros Não Corporativos
• Compra de Carro
Bem Estar
• Saúde/Especialistas
• Saúde Mental
• Dietas & Exercício
• Gestão do Stress
Família
• Solteiros
• Bebés
• Adolescentes
• Terceira Idade
Compras
• Localização de Lojas
• Compras Pessoais
• Comparação de Preços
• Descontos
Vida Quotidiana
• Agenda/Compromissos
• Notícias
• Tempo
• Horóscopos
• Programas TV
Tempos Livres e Viagens Pessoais
• Restaurantes
• Viagens Pessoais
• Atracções Locais
- "Cinemas
- "Galerias de Arte
• Clubes Desportivos
Documentação Confidencial
• Fotos
• Documentos (ex.Testamentos)
• Passwords
Desenvolvimento Pessoal
• Pesquisas
• Formação
• Educação
Accenture

24. Quais são as aplicações
mais comuns na Intranet?
• Páginas de Informação
• (evitando a desactualização, a sobrecarga e o caos na
gestão da informação)
• Aplicações cooperativas
– Messaging (e-Mail);
– Colaboração assíncrona (“livros de visitas”, grupos de
discussão, newsgroups, etc.);
– Colaboração síncrona (chat, whiteboard, conferências
electrónicas, audio e videoconferências, workflow,
groupware, gestão documental, etc.).
• Aplicações mais ou menos críticas, ligadas ao
negócio da organização.

25. Estágios de Maturidade Tecnológica
Acesso à
Informação
Comunicar
Trabalhar juntos
Automatizar os
Processos
Interactividade
Impacto

26. 1 - Disponibilizar informações
• Permanentes
– Descrição sumária da organização, dos serviços
prestados e da história
– Obras de referência
– Guia de Procedimentos
• Temporárias
– Acontecimentos
– Avisos de concurso
– Vagas
– Acções de Formação
– Actualidades dos departamentos

27. 2 - Comunicar e trabalhar juntos
• Trocar mensagens de e-Mail
• Partilhar agendas e convocar reuniões
• Fórum
• Trabalhar em documentos partilhados
• Áudio e videoconferência
• Votações electrónicas
• etc.

28. 3 - Automatização dos processos
• Benefícios
– Máxima interacção
– Máximo impacte sobre a organização
– Ganhos económicos e de produtividade (tempo, dinheiro,
papel, etc)
– Máximo envolvimento dos utilizadores
• Exemplos
– Gestão do correio administrativo
– Gestão documental e de fluxos de trabalho
– Gestão dos pedidos de formação
– Gestão dos pedidos de viagens
– Gestão de encomendas
– etc

29. Pessoas
Diferentes
Necessidades
Diferentes
• Informações
• Serviços
Fontes
Diferentes
PORTAL
Acesso
Integrado
• Web Browser
• ...

30. Portais
Gestão de
Conteúdos
Ferramentas
Colaborativas
Gestão do
Conhecimento
Gestão
DocumentalOrganizações
inteligentes
Smart
Enterprise
Suite

31. Comparação de CMS
• http://www.cmsmatrix.org/