So einfach kann professioneller Druck sein! Jetzt testen und 30% Neukunden-Rabatt sichern: www.viaprinto.de

1. aprinto
Handout zur Präsentation am
2. September 2009 in Oldenburg
bei der CeWe Color Gruppe
viaprinto revolutioniert die Dokumentenwelt
viaprinto – die Online-Lösung für Organisation, Druck und
Verteilung Ihrer Dokumente.
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2. Dokumente einfach
organisieren, drucken
und verteilen.
Stand: 17.12.2010
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3. Übersicht
▸ Was ist viaprinto?
▸ Wie funktioniert viaprinto?
▸ Was hat viaprinto mit Kosteneinsparung zu tun?
▸ Welche Branchen und Anwender sind bereits viaprinto-Fans?
▸ Anhang
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4. Was ist viaprinto?
▸ viaprinto ist Ihre Online-Lösung für:
▸ die Organisation,
▸ den Druck und
▸ die Verteilung Ihrer Dokumente,
und zwar:
▸ egal was - z. B. Handouts, Broschüren
▸ egal wie viel - ab Auflage 1 unbegrenzt
▸ egal wann – jederzeit online verfügbar
▸ egal wohin – europaweiter Versand
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5. Gedruckte Dokumente soweit das Auge reicht.
▸ Die virtuelle Information lässt sich
- auch zukünftig - tatkräftig von
„gedruckten Helfern“ unterstützten.
▸ Die gedruckte Unternehmens-
Kommunikation in Form von
Präsentationen, Booklets,
Handbüchern, Broschüren,
Datenblättern etc. erlebt eine
unerwartete Renaissance.
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6. Gedruckte Dokumente – es geht nicht ohne.
▸ Viele Informationen können ohne die
dazugehörige „anfassbare Ausführung“
einfach nicht transportiert werden.
▸ Nur so viel drucken, wie tatsächlich benötigt wird,
ist die Devise:
▸ stets aktuelle Informationen
▸ passend zum Anlass
▸ keine überfüllten Lager
▸ ökologisch vertretbar
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7. Dokumente organisieren, drucken, verteilen: Ein mühsamer Vorgang?
Organisation, Druck und Verteilung von Dokumenten – ein typischer Prozess:
Vorbereitung Bestellung Auslieferung
zeitintensive Vorbereitung: Hohe Druck- und Lagerkosten: zeitintensive Verteilung:
▸ Hoher Zeitaufwand für die ▸ Hoher Koordinationsaufwand in ▸ Auslieferungs- und Verteilungs-
Zusammenstellung von Beschaffungsprozessen prozess für Dokumente ist oft
Dokumenten und finalen ▸ Hohe Kosten für (Offset)Druckerei sehr zeitaufwendig, fehler-
Druckvorlagen ▸ Niedrige Qualität von CopyShops behaftet und intransparent
▸ Hohe Kosten für Lagerung von
Mindestauflagen und Entsorgung
von Überproduktionen
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8. Dokumente organisieren, drucken, verteilen: Einfach mit viaprinto.
Mit viaprinto-Lösung Zeit und Kosten sparen – ein einfacher und effizienter Weg:
Vorbereitung Bestellung Auslieferung
zeitintensive Abstimmung/Freigabe hohe Druck- und Lagerkosten zeitintensive Logistik/Verteilung
Ihr Desktop als „Schaltzentrale“ für alle Prozesse – von der Bestellung bis zur Auslieferung.
Kostenersparnis: Gedruckt wird nur, was benötigt wird. Keine Lagerhaltung von veralteten Versionen.
Zeitersparnis: Keine Schnittstellen zu Druckerei/ Logistik-Partnern nötig - viaprinto ersetzt diese alle.
Zuverlässigkeit: viaprinto als ein fester Ansprechpartner, der in allen Prozessen „den Hut aufhat“.
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9. Was macht viaprinto besonders?
viaprinto verbindet das Handling Ihrer Dokumente direkt mit dem Druck-
und Logistik-Prozess, sodass Sie von spürbarer Prozessvereinfachung
und Zeitersparnis profitieren können.
Dokumenten-
Verwaltung
viaprinto
Online- Logistik-
Druckerei Partner
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10. viaprinto – für jedes Dokument eine Lösung.
Für jeden Anlass das richtige Produkt:
 Präsentationen  Angebote
 Handbücher  Veranstaltungs-
programme
 Produktkataloge
 Schulungs-
 Booklets unterlagen
 Datenblätter  Exposés
 Berichte / Analysen  Menükarten
 Verkaufs-Folder  Poster
 Konferenzunterlagen  Flyer
 individuelle Beratungs-  Postkarten
Dokumente
 u.v.m.
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11. viaprinto – für jede Daten-Quelle eine Lösung.
Drucken Sie doch einfach – direkt aus Ihren Office-Programmen:
So einfach kann professioneller Druck sein:
Ihre Handbücher, Präsentationen,
Geschäftsberichte, Broschüren, Handouts
direkt aus Word, PowerPoint oder PDF drucken!
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12. viaprinto – für jedes Dokument die optimale Verarbeitung.
Vielfältige Ausführungen:
BROSCHÜREN RINGBÜCHER FLYER
SOFTCOVER HARDCOVER ORDNER
 Formate (Hoch-, Quer) z. B. z. B. A4, A5, Taschenbuch, 205 x 205, 210 x 210
 Papier z. B. Bilderdruck matt / glänzend, Naturpapier in verschiedenen Grammaturen
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13. Wie funktioniert viaprinto?
1. viaprinto aufrufen
▸ Besuchen Sie www.viaprinto.de
und wählen Sie Ihr Produkt
aus.
▸ Im Produkt-Konfigurator
können Sie Ihre individuellen
Druck-Parameter einstellen.
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14. Wie funktioniert viaprinto?
2. Dokument hochladen
▸ Laden Sie ein Dokument
Ihrer Wahl auf die
viaprinto-Plattform hoch.
▸ Prüfen Sie Ihr finales Druck-
Dokument in der Vorschau.
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15. Wie funktioniert viaprinto?
3. Bestellung abschicken
▸ Legen Sie die Liefer- und
Rechnungsadresse fest und
lösen Sie dann den Bestell-
prozess aus.
▸ Dokument-Paket in Empfang nehmen
▸ Freuen Sie sich zeitnah auf Ihre
viaprinto-Lieferung!
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16. viaprinto steht für hohe Qualität und Sicherheit
▸ Qualität – die viaprinto-Druckerei ist
Europas größte Digitaldruckerei und
fertigt täglich mehr als 100.000
Individual-Produkte mit höchster
Prozesskontrolle und höchsten
Qualitätsstandards.
▸ Sicherheit – alle viaprinto Online-Systeme
sind in Rechenzentren untergebracht,
welche standardmäßig mit TÜV Level 3
zertifiziert sind.
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17. viaprinto liefert professionellen Service
▸ Service – viaprinto Mitarbeiter reagieren
immer schnell und lösungsorientiert.
▸ Mehrwert – durch den „Shared Service“ werden
Druckkosten im Gesamtverbund gesenkt. Durch
die Optimierung von Arbeitsabläufen
entstehen Kosteneinsparungen von ca. 10-30%.
▸ Komfort / Benutzerfreundlichkeit – viaprinto wird
direkt und sicher mit dem Intranet verbunden.
Auch notwendige Schnittstellen zu E-Procurement-
Systemen können hergestellt werden.
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18. Was hat viaprinto mit Kosteneinsparung zu tun?
▸ Im Dokumenten-Lebenszyklus gibt es zwei wesentliche Kostenfaktoren:
▸ unmittelbare Druck-Kosten
▸ vor- und nachgelagerte Kosten für Erstellung / Verteilung von Dokumenten
▸ Auffällig ist: Die vor- und nachgelagerten Kosten liegen um das 6-fache höher
als die eigentlichen Druck-Kosten! (Kostenverhältnis 1:6; Quelle: Infotrends 2009)
▸ Als On-Demand-System liefert viaprinto für jede Phase des Dokumenten-
Lebenszyklus - wie z. B. Warehousing, Archivierung, Administration und
Distribution - Potenziale zur Kosteneinsparung.
▸ Bewiesen ist: Durch den Einsatz von On-Demand-Lösungen kann das
Kostenverhältnis (direkte- zu indirekten Dokumenten-Kosten) von 1:6 wieder
in ein 1:1 Verhältnis korrigiert werden (Quelle: Infotrends 2009).
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19. Produktion als Bruchteil der Dokument-Gesamtkosten
Die tatsächliche Produktion von Dokumenten macht nur einen kleinen Anteil
der Gesamtkosten von Dokumenten aus!
Dokument-Gesamtkosten Kosten im Durchschnitt
Sichtbare Fixkosten – z. B. Hardware, Toner, Patronen, Papier, Click-Charges,
ca. 4 bis 7 Cent
Service und Betrieb, Strom etc.
Support und Infrastruktur – Helpdesk, 2nd Level Support-Mitarbeiter,
ca. 4 bis 7 Cent
Training, Print Server, Netzwerkverbindungen
Administration und Beschaffung –Auftragsabwicklung, Abrechnungsver-
fahren, Ausschreibungen, Lagerung, Wiederbeschaffung, Service Center, ca. 2 bis 3 Cent
Inventar-Verwaltung, Lieferanten-Management
Dokument-Produktion – Anwender-Zeitaufwand für Produktion, Wartezeiten,
Bedienungseingriffe, Endfertigung von Hand, Bedienung und Wege zum ca. 12 bis 16 Cent
Kopierer, Wege und Bedienung für Fax-Gerät
Dokumenten-Management – die „vorher und nachher“ -Kosten und –
Prozesse wie z. B. Dateiverwaltung, Archivierung, Bindungen, Falzungen, ca. 20 bis 27 Cent
Datenbeschaffung, Postversand, Konfektionierung, Poststelle, Vordrucke,
elektronische Formulare, Dokument-Gestaltung, Entsorgung, etc.
Gesamtkosten ca. 42 bis 60 Cent
Beispiel: Gesamtkosten in €/Seite eines typischen Dokuments bei In-House Produktion. Quelle: Infotrends 2009, TCO Studie
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20. viaprinto ist bis zu 60% günstiger als herkömmliche Lösungen.
Dokumente intern / extern produzieren: Wer schneidet im direkten
Zeit- und Kostenvergleich besser ab?
In-House Externer Partner* viaprinto
Aktivität
Minuten Kosten Minuten Kosten Minuten Kosten
Fahrzeiten / Laufzeiten 10 6,00 10 6,00 0 0,00
Neuen Auftrag erstellen 12 7,20 10 6,00 5 3,00
Korrekturdurchläufe 5 3,00 5 3,00 2 1,20
Nachbestellung 12 7,20 7 4,20 2 1,20
Reaktionszeiten / Auftragsannahme 12 7,20 7 4,20 0 0,00
Wiederholung aufgrund von Fehlern 7,65 4,59 3,51 2,11 0,03 0,02
Zwischensumme 35,19 25,51 5,42
Produktion 15,36 9,93 9,38
Gesamtkosten 50,55 35,44 14,80 60%
viaprinto-Kalkulationsmodell: Beispiel in € (netto) für den Druck eines Handbuchs
(Auflage 1, A5, Softcover, 36 Seiten, 4c). * z. B. renommierte Schnelldruckerei
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21. viaprinto hat viele Fans
▸ in folgenden Branchen:
▸ Bildung & Ausbildung
▸ Finanz- und Versicherungsbranche
▸ Franchise-Unternehmen
▸ Einzelhandel
▸ Gastronomie
▸ Technologie-Unternehmen
▸ Rechtsanwälte / Notare / Wirtschaftsprüfer / Steuerberater
▸ Investitionsgüter & Produktion
▸ Pharma-Unternehmen / Gesundheitswesen
▸ Grundstück- und Immobilienmakler
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22. Trainer, Personalreferenten, Bildungsinstitute nutzen viaprinto:
▸ Zeitsensible Dokumente
schnell erstellen, drucken
und verteilen können
▸ Individuelle Informations-/
Trainingspakete schnell und
einfach zusammenstellen
und professionell drucken
▸ Hoher administrative Aufwand für laufende Versorgung von Mitarbeitern /
Schulungsteilnehmern mit Schulungsunterlagen kann über zentrale
viaprinto-Plattform erheblich reduziert werden
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23. Assistenten, Office Manager nutzen viaprinto:
▸ Dokumente können innerhalb kürzester Zeit an Vorgesetzte und Teams als
professionelle Dokumente ausgehändigt werden
▸ Unterlagen können selbständig erstellt und professionell gedruckt werden,
ohne Hilfe Dritter in Anspruch nehmen zu müssen
▸ Neue Versionen können kurzfristig an
definierte Verteiler zur Info / Freigabe
bereitgestellt werden
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24. Marketing- / Vertriebsmitarbeiter, Eventplaner nutzen viaprinto:
▸ viaprinto liefert zuverlässig und kurzfristig
Marketing-/ Veranstaltungsmaterial.
Und zwar immer exakt so viel oder so
wenig, wie benötigt wird.
▸ Marketing- und Vertriebsdokumente können
mit viaprinto individualisiert und damit
erfolgreicher für Zielgruppen-Marketing
eingesetzt werden – und das ab Auflage 1.
▸ Nachproduktionen können schnell und
unkompliziert gedruckt und verteilt werden.
▸ Keine Auflagen-Diskussionen mehr führen: viaprinto liefert hochwertigen
4-Farbdruck mit offset-naher Qualität für ein- oder unbegrenzt viele Exemplare.
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25. IT-Abteilungen bevorzugen viaprinto:
▸ Einfache Implementierung von viaprinto
▸ Als Shared-Services Plattform
passt viaprinto sich problemlos
auf die Prozesse und Regeln
des Unternehmens an
▸ Einrichtung von Schnittstellen für
E-Procurement möglich
▸ viaprinto-Betrieb kann zügig aufgenommen werden
▸ viaprinto-Trainings werden nach Vereinbarung kurzfristig vor Ort oder online
durchgeführt. Ein Arbeitnehmer benötigt in der Regel nicht länger als 1 Stunde,
um die Anwendungen von viaprinto zu erlernen.
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26. Einkäufer bevorzugen viaprinto:
▸ viaprinto ermöglicht enorme Kosteneinsparungen: In der Regel liegt der Anteil
der vor- und nachgelagerten Kosten von Print-Produktionen ca. um das
6-fache höher als die eigentlichen Produktionskosten (Quelle: Infotrends 2009) .
▸ Die integrierten Prozessvereinfachungen von viaprinto für das Organisieren,
Drucken und Verteilen von Dokumenten
ermöglichen eine Senkung der
Gesamtkosten von bis zu 40%.
▸ Kosten für Lagerung von Mindestauflagen
können durch Print on Demand
eingespart werden
▸ Mit bedarfsgerechter Produktion entfällt
die Entsorgung von veralteten Dokumenten
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27. viaprinto – allzeit bereit für Ihre Dokumente.
▸ Starten Sie jetzt mit der Vereinfachung und Verbesserung Ihrer
Dokumenten-Welt und nutzen Sie viaprinto für:
▸ die Organisation,
▸ den Druck und
▸ die Verteilung Ihrer Dokumente,
und zwar:
▸ egal was - z. B. Handouts, Broschüren
▸ egal wie viel - ab Auflage 1 unbegrenzt
▸ egal wann – jederzeit online verfügbar
▸ egal wohin – europaweiter Versand
Wir freuen uns auf Ihre Dokumente!
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28. viaprinto – allzeit bereit für Ihre Fragen.
▸ Sie haben Fragen? Sie möchten noch mehr darüber erfahren, ob viaprinto
auch die speziellen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen kann?
▸ viaprinto lebt von gutem Service. Machen Sie sich direkt mit unseren
Reaktionszeiten vertraut - Egal was Sie wissen möchten, rufen Sie uns an:
Unter 02534 – 581 69 0 beantworten wir jederzeit gern Ihre Fragen!
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.
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29. Anhang - viaprinto hilft bei: Dokument-Quellen bearbeiten
1 - Dokument-Quellen bearbeiten:
Ihre Anforderung: viaprinto hat die Lösung.
Sie müssen mit Dokument-Quellen viaprinto akzeptiert verschiedenste Quell-Formate wie z. B.
aus den verschiedensten Formaten Word, Excel, PowerPoint, PDF.
(MS Office oder Gestaltungs-
programme) arbeiten können.
Ihr Dokument muss aus Mit viaprinto können Sie Dokumente verschiedener Quellen
verschiedenen Datenquellen (z. B. Word, Excel, PDF) in einem individuellen Gesamtdokument
zusammengesetzt werden können. zusammenfügen.
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30. Anhang - viaprinto hilft bei: Dokument-Quellen verwalten
1 - Dokument-Quellen verwalten:
Ihre Anforderung: viaprinto hat die Lösung.
Sie müssen eine Vielzahl von Legen Sie Ihre persönliche, passwortgeschützte, elektronische
Dokumenten strukturiert pflegen Bibliothek für Ihre Dokumente auf viaprinto an. Die
und drucken können. Strukturierung Ihrer Dokumente können Sie selbst bestimmen.
Sie müssen eine Vielzahl von Mit viaprinto können Sie Ihre Benutzergruppen flexibel selbst
Dokumenten an unterschiedliche anlegen. Sie allein legen fest, welche Kollegen / Partner /
Empfängergruppen versenden / Filialen / Kunden Ihres Unternehmens über die zentrale
veröffentlichen. Nicht jeder im viaprinto-Plattform auf Ihre Dokumenten-Bibliothek zugreifen
Unternehmen darf Zugang zu und den Druck-Prozess anstoßen dürfen.
Ihren Dokumenten haben.
Es muss sichergestellt sein, dass Durch die Rechtevergabe von viaprinto können Sie genau
Veränderungen an Ihren definieren, wer Veränderungen an den Dokumenten, die
Dokumenten nur von berechtigten gedruckt werden sollen, vornehmen darf.
Personen vorgenommen werden.
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31. Anhang - viaprinto hilft bei: Dokument-Quellen verwalten
1 - Dokument-Quellen verwalten:
Ihre Anforderung: viaprinto hat die Lösung.
Den Informationsfluss für neue Veröffentlichen Sie einfach und schnell neue Versionen von
Versionen von Dokumenten / Dokumenten für Ihre Benutzergruppen. Nutzen Sie die
Informationsmaterial sicher zu praktischen Hilfestellungen von viaprinto, um auch unter hoher
stellen, geht im Geschäftsalltag oft Arbeitsbelastung für den hochwertigen Druck wichtiger
unter. Das darf nicht passieren. Dokumente zu sorgen.
Sie müssen verschiedene Mit der Verwaltungs-Funktionalität von viaprinto können Sie
Richtlinien und Freigabe-Regeln problemlos Freigabe-Regeln einrichten und bei der Print-
für die Veröffentlichung von Produktion eine Einhaltung Ihrer Veröffentlichungs-Richtlinien
internen /externen Dokumenten sicher stellen.
einhalten.
Sie müssen hohe Bei viaprinto findet der gesamte Verwaltungs- und
Sicherheitsvorgaben für den Druckprozess für Ihre Dokumente in einer sicheren Umgebung
Umgang mit sensiblen statt, welche bereits die Sicherheitsanforderungen für sensible
Unternehmensdaten einhalten. Daten vieler europäischer Konzerne erfüllt.
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32. Anhang - viaprinto hilft bei: Druck-Dokument erstellen
2 - Finales Druck-Dokument erstellen:
Ihre Anforderung: viaprinto hat die Lösung.
Welche Anforderungen muss mein viaprinto ist Ihr persönlicher Druck-Assistent. Egal, ob Ihr
Dokument erfüllen, damit es in Dokument aus Word, Excel, PowerPoint oder PDF stammt – mit
gedruckter Form professionell viaprinto wandeln Sie es mit einem Mausklick in ein
aussehen kann? professionelles Druck-Dokument um.
Sie benötigen eine Auswahl von Ihre Dokumente können Sie mit viaprinto auf einem breiten
Dokumenten-Standards, um die Spektrum hochwertiger Verarbeitungsformen drucken. Ihnen
Vorgaben Ihres Unternehmens stehen zahlreiche Formate und Bindungsarten wie z. B.
einhalten zu können. Broschüre, Ringbuch, Softcover, Hardcover zur Verfügung.
Sie möchten für die Nach- Mit viaprinto wählen Sie einfach in der Historie das Dokument
bestellung bereits gedruckter Do- aus und starten mit Klick auf „nachbestellen“ automatisch den
kumente nicht erneut den gesam- Druck mit den zuletzt verwendeten Druck-Parametern.
ten Prozess angestoßen müssen.
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33. Anhang - viaprinto hilft bei: Dokument-Produktion
3 - Produktion der Dokumente:
Ihre Anforderung: viaprinto hat die Lösung.
Sie benötigen eine CopyShop- Als größte Digitaldruckerei Europas ist viaprinto Vorreiter für
Alternative, da diese oftmals die den Druck mit offset-naher Qualität. Ihre Dokumente werden
Qualitäts-Anforderungen für die auf Maschinen mit Fotodruck-Qualität produziert, welche mit
professionelle Verarbeitung von exakter Farbkalibrierung und einem optimal abgestimmten
Dokumenten nicht erfüllen können. Farbmanagement arbeiten.
Die Produktion von hochwertigen Verabschieden Sie sich von der auflagen-gesteuerten Offset-
Dokumenten mit einem Offset- Produktion Ihre Dokumente: viaprinto druckt immer nur exakt
Druckpartner ist kein Alternative, die Auflage, die Sie benötigen und zwar ab Auflage 1. So halten
da hier meist zu hohe Auflagenan- Sie Ihre Druckkosten im Griff und haben immer nur die
forderungen und Kosten entstehen. aktuellste Version Ihrer Dokumente im Umlauf.
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34. Anhang - viaprinto hilft bei: Lagerverwaltung
4 – Lagerverwaltung:
Ihre Anforderung: viaprinto hat die Lösung.
Überfüllte Lager mit Drucksachen Die Einlagerung von Überproduktionen und die Entsorgung von
und veralteten Dokumenten veralteten Dokumenten gehören mit dem flexiblen Print on
müssen vermieden werden. Demand-System von viaprinto der Vergangenheit an.
Die gesamte Lagerverwaltung ist Durch die flexible Print on Demand-Lösung mit viaprinto
ein hoher Kostenfaktor und muss können Sie Verwaltungsaufwände z. B. für die Pflege von
effizienter geplant und genutzt Bestandslisten, Einlieferungen und Abrufen und für die
werden können. Koordination mit Produktmanagement und Beschaffung
erheblich reduzieren.
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35. Anhang - viaprinto hilft bei: Dokument-Auslieferung
5 - Auslieferung:
Ihre Anforderung: viaprinto hat die Lösung.
Bei der Auslieferung von viaprinto-Auslieferungen erfolgen auf Basis einer in Europa
zeitkritischen Dokumenten treten einzigartigen Logistik-Infrastruktur, welche auf Zuverlässigkeit
oftmals Probleme durch und Geschwindigkeit bei hohem Versandvolumen ausgelegt ist.
unzuverlässige Lieferanten auf.
Dies muss vermieden werden.
Oftmals muss eine Vielzahl von Als größte Digitaldruckerei Europas liefert viaprinto täglich im
Einzellieferungen für Dokumente 6-stelligen Bereich Auflage 1- Aufträge aus – und das
koordiniert werden. zuverlässig und schnell.
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36. Anhang - viaprinto hilft bei: Dokument-Empfang
6 - Empfang:
Ihre Anforderung: viaprinto hat die Lösung.
Oft müssen Sie persönlich dafür Ihre Dokumente auf Ihren Schreibtisch, oder den Ihres Chefs,
Sorge tragen, dass ausgewählte Kollegen oder Kunden? Kein Problem. Sie geben online den
Kollegen / Vorgesetzte / Partner / gewünschten Empfänger für Ihre Dokumente ein, den Rest
Kunden Ihre Dokumente erledigen wir für Sie – natürlich termingerecht.
tatsächlich erhalten.
Sie müssen zu jedem Zeitpunkt Mit Hilfe des viaprinto-Tracking-Systems können Sie jederzeit
den Status Ihrer Lieferung den Status Ihrer Lieferung (Pakete ab 2 kg) abfragen. Somit
abfragen können. haben Sie über den gesamten Auslieferungsprozess zu jedem
Zeitpunkt die volle Transparenz.
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