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Sistemas de Productividad
  Prof. Verenice Rodríguez Ruiz
    23 de noviembre de 2011
Objetivo general
• Al finalizar el tema, la audiencia identificarán
  los diferentes métodos y técnicas para llevar a
  cabo el resguardo de los documentos que se
  generen en su área de trabajo, tanto en papel
  como electrónicamente.
Objetivos específicos
• Definir los siguientes términos:
  – Información
  – Documento
  – Administración de documentos
• Explicar la importancia del proceso de la
  comunicación de los negocios.
Objetivos específicos
• Indicar por qué son importantes los sistemas
  de administración de documentos y de bases
  de datos.
• Explicar la importancia de los documentos
  para los individuos y los negocios.
• Presentar ejemplos de diferentes documentos
  necesarios para los individuos y los negocios.
Algunos términos
• Información
  – Recurso vital para las empresas
  – Esta compuesta de:
     • Datos numéricos
     • Alfabéticos
     • Símbolos
  – Todos organizados de cierta forma
Algunos términos
• Documentos
  – Cualquier clase de dato o información contenida
    en diferentes medios.
  – Pueden estar en forma:
     • Oral
     • Escrita
     • Visual
Algunos términos
• Comunicación
  – Es el proceso esencial en las relaciones
    interpersonales y comerciales.
  – Es importante para las instituciones porque
    le permite poder lograr sus propósitos.
  – Nos permite intercambiar información la
    cual es vital para que las instituciones
    puedan llevar a cabo sus operaciones.
Sistema de administración de
documentos
• La administración de documento en las
  organizaciones trabaja con el control,
  retención y seguridad de los documentos.
• Pueden ser documentos
  – En papel
  – Electrónicos
Administración de documentos e
información
• Es un proceso de planificar, organizar, dirigir y
  contralar todas aquellas actividades
  relacionadas:
  – Creación y mantenimiento de documentos
  – Conservación temporera
  – Localización, protección y control
  – Uso y disposición
  – Conservación permanente
Propósito de la administración de
documentos
• El archivo de documentos es vital para las
  organizaciones ya que permiten el:
  – manejo
  – conservación
  – localización
  – producción
  – uso eficaz
Propósito de la administración de
documentos
• La administración de documentos conlleva:
  – planificación
  – organización
  – dirección
  – control de información
• El archivo es esencial en el proceso de
  administración y conservación de
  documentos.
Necesidad de documentos
• Los documentos son importantes y necesarios
  para una empresas ya que estos sirven como:
  – base para la toma de decisiones
  – ayudan en la planificación
  – evidencia
  – propósitos de impuestos
  – apoyo a procedimientos legales
  – cumplir con requisitos legales
  – base histórica
Algunos documentos son:
•   cartas                •   planos
•   memorandos            •   presupuestos
•   informes              •   libros
•   estados financieros   •   revistas
•   facturas              •   catálogos
•   cheques               •   mapas
•   licencias             •   documentos legales
•   solicitudes           •   fotografías
•   manuales              •   cotizaciones
Medios de almacenaje de información
•   papeles               • discos ópticos
•   cintas magnéticas     • discos compactos
•   memorías portátiles   • microformas
•   fotos
•   vídeos
•   cintas de audio
•   discos flexibles
•   discos duros de
    computadoras
Costo del sistema
• En todas sus fases representa altos costos para
  las empresas.
• Altos costos en:
  – equipo
  – espacio
  – materiales
  – Personal capacitado
     • manejo
     • creación
     • conservación
¿Cómo bajar los costos?
• Conservando solamente los documentos
  necesarios y por el tiempo de utilidad de
  estos.
Algunos datos de interés
• Una de las principales amenazas que enfrenta
  toda organización para proteger su
  información es el factor humano.
• Los estudios demuestran que el 75% de los
  incidentes de seguridad son causados por
  errores o por desconocimiento humano.
Algunos datos
• La seguridad de informática es vital para
  cualquier empresa.




• Cada vez es más importante identificar al
  trabajador o usuario que accede a un ordenador
  o a un software.
Tecnología de información
• Medios para capturar, manejar, distribuir y
  almacenar electrónicamente imágenes, datos,
  palabras y voces.
• Beneficios
  – Mejora la infraestructura de la organización
  – Proporciona instrumentos más eficaces para la
    ejecución de labores
  – Propicia el rediseño de procesos de trabajo
¿Por qué conservar la información
digital?


                                     • Redes de
        • Administrativo               comunicación
 Por                        Por su     Internet
        • Informativo      facilidad
 su     • Legal               de     • Planes de
                                       digitalización
valor   • Cultural         difusión
                                       de
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seguridad de datos
• Integridad y autenticidad
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    dispositivos de red como servidores,
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Aspectos que comprenden la
seguridad de datos
• Confiabilidad
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Sistemas de productividad

  • 1. Sistemas de Productividad Prof. Verenice Rodríguez Ruiz 23 de noviembre de 2011
  • 2. Objetivo general • Al finalizar el tema, la audiencia identificarán los diferentes métodos y técnicas para llevar a cabo el resguardo de los documentos que se generen en su área de trabajo, tanto en papel como electrónicamente.
  • 3. Objetivos específicos • Definir los siguientes términos: – Información – Documento – Administración de documentos • Explicar la importancia del proceso de la comunicación de los negocios.
  • 4. Objetivos específicos • Indicar por qué son importantes los sistemas de administración de documentos y de bases de datos. • Explicar la importancia de los documentos para los individuos y los negocios. • Presentar ejemplos de diferentes documentos necesarios para los individuos y los negocios.
  • 5. Algunos términos • Información – Recurso vital para las empresas – Esta compuesta de: • Datos numéricos • Alfabéticos • Símbolos – Todos organizados de cierta forma
  • 6. Algunos términos • Documentos – Cualquier clase de dato o información contenida en diferentes medios. – Pueden estar en forma: • Oral • Escrita • Visual
  • 7. Algunos términos • Comunicación – Es el proceso esencial en las relaciones interpersonales y comerciales. – Es importante para las instituciones porque le permite poder lograr sus propósitos. – Nos permite intercambiar información la cual es vital para que las instituciones puedan llevar a cabo sus operaciones.
  • 8. Sistema de administración de documentos • La administración de documento en las organizaciones trabaja con el control, retención y seguridad de los documentos. • Pueden ser documentos – En papel – Electrónicos
  • 9. Administración de documentos e información • Es un proceso de planificar, organizar, dirigir y contralar todas aquellas actividades relacionadas: – Creación y mantenimiento de documentos – Conservación temporera – Localización, protección y control – Uso y disposición – Conservación permanente
  • 10. Propósito de la administración de documentos • El archivo de documentos es vital para las organizaciones ya que permiten el: – manejo – conservación – localización – producción – uso eficaz
  • 11. Propósito de la administración de documentos • La administración de documentos conlleva: – planificación – organización – dirección – control de información • El archivo es esencial en el proceso de administración y conservación de documentos.
  • 12. Necesidad de documentos • Los documentos son importantes y necesarios para una empresas ya que estos sirven como: – base para la toma de decisiones – ayudan en la planificación – evidencia – propósitos de impuestos – apoyo a procedimientos legales – cumplir con requisitos legales – base histórica
  • 13. Algunos documentos son: • cartas • planos • memorandos • presupuestos • informes • libros • estados financieros • revistas • facturas • catálogos • cheques • mapas • licencias • documentos legales • solicitudes • fotografías • manuales • cotizaciones
  • 14. Medios de almacenaje de información • papeles • discos ópticos • cintas magnéticas • discos compactos • memorías portátiles • microformas • fotos • vídeos • cintas de audio • discos flexibles • discos duros de computadoras
  • 15. Costo del sistema • En todas sus fases representa altos costos para las empresas. • Altos costos en: – equipo – espacio – materiales – Personal capacitado • manejo • creación • conservación
  • 16. ¿Cómo bajar los costos? • Conservando solamente los documentos necesarios y por el tiempo de utilidad de estos.
  • 17. Algunos datos de interés • Una de las principales amenazas que enfrenta toda organización para proteger su información es el factor humano. • Los estudios demuestran que el 75% de los incidentes de seguridad son causados por errores o por desconocimiento humano.
  • 18. Algunos datos • La seguridad de informática es vital para cualquier empresa. • Cada vez es más importante identificar al trabajador o usuario que accede a un ordenador o a un software.
  • 19. Tecnología de información • Medios para capturar, manejar, distribuir y almacenar electrónicamente imágenes, datos, palabras y voces. • Beneficios – Mejora la infraestructura de la organización – Proporciona instrumentos más eficaces para la ejecución de labores – Propicia el rediseño de procesos de trabajo
  • 20. ¿Por qué conservar la información digital? • Redes de • Administrativo comunicación Por Por su Internet • Informativo facilidad su • Legal de • Planes de digitalización valor • Cultural difusión de documentos
  • 22. Aspectos que comprenden la seguridad de datos • Integridad –La información debe estar protegida de una posible destrucción, modificación accidental o intencional. • Privacidad –Los datos no deben estar disponibles a los accesos no autorizados.
  • 23. Aspectos que comprenden la seguridad de datos • Integridad y autenticidad – Las transacciones no deben ser modificadas en su trayecto. – Se debe asegurar que quien las generó es quien dice ser. – Mantenga integridad física del os dispositivos de red como servidores, switches, entre otros.
  • 24. Aspectos que comprenden la seguridad de datos • Confiabilidad – El uso de la red no debe ser con fines que no estén contemplados por las políticas de utilización. • Disponibilidad – La red debe estar disponible siempre y con la eficiencia necesaria, aún ante fallas inesperadas.