Artigo contendo os principais pontos a serem considerados para trabalhar com uma equipe de projeto.

1. GESTÃO DE EQUIPES DE PROJETOS
Um estudo sobre
alocação de recursos
e desenvolvimento
de competências...
A Gestão de Projetos está se tornando uma necessidade cada
vez maior nas organizações, que se encontram, hoje em dia, com
projetos cada vez mais complexos e críticos. A política de “Fazer
mais com menos”, no limiar do possível é o grande desafio.
N
os dias atuais percebe-se uma tendência de busca pela
formação de “equipes de alta performance” para atuação em
projetos organizacionais. Visto a importância desta equipe na
realização bem sucedida das metas da organização, torna-se cada vez mais
comum a busca por pessoas capazes de trabalhar sob pressão e com prazos
determinados para entrega de serviços. Na prática, estamos buscando o
profissional que consiga ser contratado e absorva demandas de projetos,
executando com eficiência e com sucesso, qualquer ação delegada. Mas será
que isso é possível?
Neste artigo analisaremos alguns aspectos sobre formação de equipes,
gestão de pessoas e adequação de perfis profissionais nas diversas áreas de
projetos, tomando como base as melhores práticas de “Gerenciamento de
Recursos Humanos” descritas no PMBOK e também em experiências colhidas
pelo autor em projetos realizados em empresas de Tecnologia da Informação.

2. Designação e Alocação de Recursos
Não existem regras rígidas, padrões ou pré-requisitos para formação da
equipe que trabalhará em um projeto. Cabe ao gerente do projeto esta escolha
de recursos e, conseqüentemente, a alocação dos mesmos nas funções com
necessidade de recursos especializados. Naturalmente que o profissional pode
direcionar a sua carreira dentro da organização para atuar sob demandas de
projetos, sendo preciso entender o ramo de negócio a que sua organização se
destina e, a partir disso, estar apto para o trabalho quando houver uma
oportunidade.
“Cabe ao Antes de entrar na questão de alocação de recursos propriamente dita,
gerente do vale ressaltar que todo o processo de captação de recursos sofrerá influências
organizacionais de acordo com a estrutura adotada pela empresa: funcional,
projeto a
matricial ou projetizada.
alocação
Na organização com estrutura do tipo funcional, os gestores são
correta dos
subordinados dos gerentes das áreas técnicas. Há colaboração técnica de
recursos nas
gerentes de outras áreas. Portanto na organização com estrutura funcional, cada
funções onde o
colaborador terá um superior bastante claro e as equipes são organizadas por
perfil seja mais
funcionalidade (ex. finanças, produção, etc) ou representadas como mostra
adequado.” estruturas internas da organização da empresa em questão. O gerente de
projetos terá um nível de autoridade fraca e qualquer alocação de recursos deve
ser negociada entre o gerente Funcional da sua área e o gerente Funcional
responsável pelo recurso.
Executivo Chefe
Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional
Pessoal Pessoal Pessoal
Pessoal Pessoal Pessoal
Pessoal Pessoal Pessoal
Obs.: nesta estrutura, a coordenação dos projetos é realizada pelos Gerentes Funcionais.

3. Se a organização tiver uma estrutura do tipo matricial, deve-se levar
em o principio de que há acúmulos de diversos tipos de departamentalização
sobre a mesma pessoa. Ela tem responsabilidade compartilhada, exige nível de
confiança mútua e dinamismo. A grande desvantagem é que há dificuldades
para definir claramente as atribuições e autoridade de cada elemento da
estrutura. O profissional alocado nesta estrutura responderá a dois chefes: o
gerente do projeto em que ele está inserido e também ao seu gerente funcional.
Executivo Chefe
“As Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional
organizações Pessoal Pessoal Pessoal
podem ser do
Pessoal Pessoal Pessoal
tipo funcional,
Gerente de Pessoal Pessoal
matricial ou Projeto
projetizada, e
estas estruturas Obs.: nesta estrutura, a coordenação dos projetos é realizada pelos Gerentes de
Projetos e Gerentes Funcionais
influenciam o
projeto”
E por fim, temos a estrutura do tipo projetizada, onde os gerentes de
projetos tem níveis de hierarquia acima dos gerentes funcionais. Ela é indicada
para grandes projetos e envolve diversas tecnologias. Nessa estrutura a empresa
é organizada em repartições, onde cada colaborador responde a um gerente de
projeto. Existem algumas repartições que dão suporte a todos os projetos.
Executivo Chefe
Gerente de Projetos Gerente de Projetos Gerente de Projetos
Pessoal Pessoal Pessoal
Pessoal Pessoal Pessoal
Pessoal Pessoal Pessoal
Obs.: nesta estrutura, a coordenação dos projetos é realizada diretamente pelo
Gerente de Projetos.

4. Definição de papéis e responsabilidades
Para uma melhor organização do projeto e das necessidades de recursos
é aconselhável que o gerente de projetos realize um organograma do projeto
com as funções definidas e, a partir daí comece a identificar perfis que se
encaixem na sua necessidade. Abaixo segue um exemplo de organograma:
Patrocinador
Gerente do Projeto
TI Planejamento Comunicações Compras
Redes Escopo Divulgação Interno
“Muitas vezes é Desenvolvimento Prazos Fornecedore
difícil encontrar Software Custos
pessoas com o Hardware Qualidade
preparo e a Manutenção Entregas
Sistemas
criatividade
Soluções
desejável”
Normalmente esta escolha do recurso adequado para a função é feita
baseada em análises e atuações em projetos anteriores. O gerente de projetos
precisa estar atento a tudo que esteja acontecendo na organização para que,
mesmo não trabalhando diretamente com o recurso, tenha um “raio-x” das
habilidades das pessoas. Muitas vezes é difícil encontrar pessoas com o preparo
e a criatividade desejável, o que faz com que, de modo geral, seja necessário
realizar um período de transição e capacitação deste profissional, antes que o
mesmo possa assumir qualquer demanda de trabalho.
O sonho de todo Gerente de Projeto é que o recurso seja alocado na
função e consiga automaticamente exercer as tarefas que foram delegadas,
porém não é bem assim que acontece. Normalmente este recurso precisa se
adaptar as novas condições do projeto, pois ele não está condicionado a
trabalhar sob demandas e com prazos determinados. Em muitos casos, o
colaborador precisará somar os processos do projeto a outras atribuições

5. cotidianas, sendo importante explicitar as relações profissionais que surgem a
partir das novas tarefas e expectativas, definir como será utilizado o tempo da
dupla jornada de trabalho e como serão feitas as avaliações de desempenho.
O ambiente de uma organização funcional tende a rotina, porém inserido
em uma equipe de projeto, o profissional trabalha sob demanda e, muitas vezes,
a principal dificuldade está na adaptação.
Desenvolvimento de competências
A gestão efetiva de projetos em uma organização requer competências
individuais, processos de trabalho em equipe e métodos organizacionais. Para
tanto, é de suma importância o desenvolvimento de treinamentos que capacitem
“É de suma
de forma individual a equipe, para garantir a qualidade dos resultados e a
importância o
diminuição dos riscos relativos à formação da equipe.
desenvolvimento
de treinamentos
Existe a dificuldade em conseguir profissionais prontos e aptos para o
para trabalho em projetos, portanto é necessário investir em qualificação adequada
capacitação para a equipe de desenvolvimento e execução dos projetos.
individual da
equipe. ” Destaco aqui 3 principais capacitações a desenvolver:
Competências – capacitação voltada para formação de pessoas para
atuar em projetos: conceitos básicos, responsabilidade profissional, técnicas de
análise, de negociação, de liderança, construção de equipes, motivação,
gerenciamento de conflitos, equipes de alto desempenho, ética e transparência.
Processos – estabelecer foco em processos de gerenciamento de
projetos: conceitos básicos, framework, escopo, tempo, custos, qualidade,
recursos humanos, riscos, comunicação, aquisições e integração ao longo do
ciclo de vida do projeto: iniciação, planejamento, execução, monitoramento &
controle e encerramento.
Métodos – capacitar o profissional de forma a entender conceitos
básicos de um escritório de projetos (PMO), orçamento, priorização de projetos,
projetos estratégicos, cultura para o ambiente de projetos, comunicação
contínua, medidas, restrições, política de recompensas, repasses financeiros,

6. retenção do conhecimento, lições aprendidas e sistemas de qualidade para
projetos.
Conclusões
A Gestão de Projetos está se tornando uma necessidade cada vez maior
nas organizações, que se encontram, hoje em dia, com projetos cada vez mais
complexos e críticos. A política de “Fazer mais com menos”, no limiar do
possível é o grande desafio.
Só atingiremos sucesso em nossos projetos, quando conseguirmos
entender que a gestão da equipe do projeto é fator extremamente relevante e
que, se não gerenciado de forma correta desde a concepção até a finalização do
projeto, pode trazer conseqüências para o trabalho corrente e futuros projetos.
Portanto, Gerente de Projetos, escolha os recursos adequados, entenda os
perfis, capacite e desenvolva os profissionais que trabalham com você, motive e
recompense por resultados obtidos. Enfim, conheça e invista em sua equipe!
Artigo escrito por Vander Pinheiro
Analista de sistemas, pós-graduado em gerenciamento de projetos e
certificado PMP. Atua há 4 anos com projetos voltados para entrega e
suporte de serviços de tecnologia da informação. Membro voluntário
do PMI-RIO Núcleo Bacia de Campos.