Die Grenzen des Rationalismus im Projektmanagement

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Mehr und bessere Methoden und Tools?Die Grenzen des Rationalismus im PM. Zürich, 22.10.09, PM-Trainingsforum

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Die Grenzen des Rationalismus im Projektmanagement

  1. 1. Mehr und bessere Methoden und Tools? Die Grenzen des Rationalismus im PM Philippe Vallat reflecta ag Modul 4.3 Project Management Training Forum • 22. Oktober 2009 • Technopark Zürich
  2. 2. Die Grenzen des Rationalismus im Projektmanagement Oder weshalb scheitern komplexe Projekte, trotz professioneller Anwendung von erprobten Methoden und Standards? Dr. Philippe Vallat 22. Oktober 2009 spm-Trainingsforum 2009 „intuitives PM“ © Ph. Vallat, reflecta ag 2
  3. 3. Aktiengesellschaft, 1997 Gründung Im Eigentum von 10 aktiven Partnern 28 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Interdisziplinäres, mehrsprachiges Team: Ingenieure (Maschinen, Elektro, Bau), Betriebswirtschafter, Naturwissenschafter, Architekten, Juristen, Notare, Immobilientreuhänder, Facility Manager, Schätzungsexperte reflecta ag Schwarztorstrasse 56 Zypressenstrasse 41 3000 Bern 14 8040 Zürich Telefon 031 387 37 97 044 404 20 70 info@reflecta.ch, www.reflecta.ch spm-Trainingsforum 2009 „intuitives PM“ © Ph. Vallat, reflecta ag 3
  4. 4. Dienstleistungen und Kunden der reflecta ag Management Projekte Strategieberatung Projektleitungen Organisationsberatung Beratung, Ausbildung Coaching Controlling, Audits Volkswirtschaftsdirektion des Kantons Zürich Kanton Freiburg Staatssekretariat für Wirtschaft SECO Recht Rechtsdienstfunktionen Vertragsmanagement Bau- und Immobilienrecht spm-Trainingsforum 2009 „intuitives PM“ © Ph. Vallat, reflecta ag 4
  5. 5. Kompliziert versus Komplex Kompliziert Komplex Überblickbar durch Zerlegung Nicht überblickbar durch in Untereinheiten Zerlegung in Untereinheiten Kompliziertheit ist mit Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile linearem Aufwand zu (wesentliche Eigenschaften bewältigen des Gesamtsystems geprägt Voraussehbarkeit durch Vernetzung vermeintlicher Einzelteile) z.B.: Computer Dynamik und Zufall z.B.: Zelle spm-Trainingsforum 2009 „intuitives PM“ © Ph. Vallat, reflecta ag 5
  6. 6. Beobachtung Durch Beobachtung wird das System beeinflusst! spm-Trainingsforum 2009 „intuitives PM“ © Ph. Vallat, reflecta ag 6
  7. 7. Beispiele von komplexen Projekten Menschliche / soziale Systeme mit hoher Komplexität, evolutionäre und selbstorganisierende (innere) Dynamik (z.B. Organisationsentwicklung) Gemischt; technisch und sozial (z.B. Bau AKW) Public policies (Prävention, Sozialwesen, Kultur, …) Politische Prozesse (z.B. Rechtsetzung) … spm-Trainingsforum 2009 „intuitives PM“ © Ph. Vallat, reflecta ag 7
  8. 8. Merkmale von komplexen Projekten Inhaltliche Fragestellungen sehr Sich stark veränderndes neu und offen Projektumfeld Termine und Kosten nicht Schwer kalkulierbare (alleine) massgebend für die Systemdynamiken: Beurteilung des Projekterfolges Determiniert, aber nicht vorhersehbar Unsicherheiten und Nichtwissen, (Selbstorganisation) die sich nicht reduzieren lassen Keine klar isolierbaren Unvermeidbare Widersprüche und Ursachen / Wirkungs- Paradoxien zusammenhänge Vielzahl von spezialisierten „unscharfe“ Entscheidungs- Subeinheiten, die untereinander situationen, unklare Alternativen: lose gekoppelt sind Intransparenz der Ausgangs- bedingungen, Unkenntnis der Sehr hohe soziale Vernetzung ausgelösten Resonanzen Gesamtsystem ist von einem Führung ist Teil des Systems – bestimmten Punkt aus weder und des Problems überblickbar noch kontrollierbar (auch nicht von der Spitze) spm-Trainingsforum 2009 „intuitives PM“ © Ph. Vallat, reflecta ag 8
  9. 9. Fragestellungen bei komplexen Projekten Wie stelle ich fest, ob das Projekt erfolgreich war (z.B. Ouput versus Outcome)? Wer beurteilt es? Welche Erfolgsindikatoren sind relevant? Wie kann ich sie messen und auswerten? Wie stelle ich fest, ob die Zielerreichung gefährdet ist? Wie stelle ich fest, ob die Ziele überhaupt noch die Richtige sind? Wie gehe ich mit meinen subjektiven, intuitiven und erfahrungsbasierten Beobachtungen, Erkenntnissen und Hypothesen um? Wie kann ich sie kommunizieren? Wie kann ich auf den Projektverlauf Einfluss nehmen? … spm-Trainingsforum 2009 „intuitives PM“ © Ph. Vallat, reflecta ag 9
  10. 10. Komplexität: Umgang mit Datenmenge Ansatz 1, unbewusst an Kompliziert der Grenze arbeiten: Komplex Reduzieren, vereinfachen Stress-Zone: Intellektuelle / Unreduzierbare Komfort-Zone Emotionale Datenmenge Grenze Wenige Daten Viele Daten Ansatz 2, rational an der Grenze arbeiten: Trainieren, rechnen spm-Trainingsforum 2009 „intuitives PM“ © Ph. Vallat, reflecta ag 10
  11. 11. Komplexität: Umgang mit Datenunsicherheit Ansatz 1, unbewusst an Kompliziert der Grenze arbeiten: Komplex Trivialisieren Stress-Zone: Intellektuelle / Unreduzierbare Komfort-Zone Emotionale Unsicherheit Grenze Sichere Daten Unsichere Daten Ansatz 2, rational an der Grenze arbeiten: Szenariotechnik, Wahrschein- lichkeit, Expertensysteme spm-Trainingsforum 2009 „intuitives PM“ © Ph. Vallat, reflecta ag 11
  12. 12. Komplexität: Umgang mit hoher Dynamik Ansatz 1, unbewusst an Kompliziert der Grenze arbeiten: Komplex Töten, einfrieren Stress-Zone: Intellektuelle / Unübersicht- Komfort-Zone Emotionale liche Dynamik Grenze Geringe Dynamik Hohe Dynamik Ansatz 2, rational an der Grenze arbeiten: Systemik, Simulationen spm-Trainingsforum 2009 „intuitives PM“ © Ph. Vallat, reflecta ag 12
  13. 13. Die Falle Komplexität: „ANDERS“ Bruch: Änderung der strukturellen Ordnung, der Natur und der Frage- stellung (andere Merkmale) Gesunder PM-Methoden Mehr und bessere, „NOCH MEHR“ High-tech Menschenverstand und -Tools sophisticated PM-Methoden PM-Methoden und -Tools und -Tools spm-Trainingsforum 2009 „intuitives PM“ © Ph. Vallat, reflecta ag 13
  14. 14. Umgang mit Komplexität Kompliziert Komplex Arbeit AN der Grenze (rational, analytisch): Komfort- Methoden, Maschinen: Zone Mehr Daten bearbeiten können Stress-Zone Unsicherheit reduzieren Dynamik simulieren Umgang MIT der Grenze (qualitativ, ganzheitlich): Verbale Beschreibungen, Gefühle, Bilder, Metapher, Intuition Kommunikation, Vertrauen, Empathie, Reflexion, Beziehungspflege, Selbstvertrauen, Raum geben, zulassen ableiten, verwalten entscheiden, führen spm-Trainingsforum 2009 „intuitives PM“ © Ph. Vallat, reflecta ag 14
  15. 15. Unser Lösungsansatz: „Intuitives Projektmanagement“ spm-Trainingsforum 2009 „intuitives PM“ © Ph. Vallat, reflecta ag 15
  16. 16. Intuition Gary Klein Gerd Gigerenzer „Intuition: „Bauchgefühle machen sich die Wird nicht als extra- evolvierten Fähigkeiten des sensorielle Wahrnehmung Gehirns zu nutze und beruhen gehandhabt; auf Faustregeln, die es uns Wird nicht als Störung ermöglichen, rasch und mit verstanden, die unterdrückt verblüffender Genauigkeit zu werden soll; handeln. Ihre Qualität gewinnt Ist nicht perfekt, aber sie die Intuition aus der Intelligenz durch eine Analyse zu des Unbewussten.“ ersetzen ist ein riesiger Fehler.“ spm-Trainingsforum 2009 „intuitives PM“ © Ph. Vallat, reflecta ag 16
  17. 17. Nur Komplexität kann Komplexität reduzieren: wie? Niklas Luhmann „ Nur Komplexität kann Komplexität reduzieren.“ Einführung von selektiver Komplexität: in die Projektziele in die Projektplanung in die Projektorganisation in die Projektkommunikation in das Projekt-Controlling und in die Projektsteuerung in die Projekt-Ressourcen bei der Projektleitung und beim Projektteam in die Entscheidungsprozesse in die Methoden spm-Trainingsforum 2009 „intuitives PM“ © Ph. Vallat, reflecta ag 17
  18. 18. Ziele: Welche Wirkung in komplexen Projekte? Harte Ziele Weiche Ziele Inhalt Wirkungsziele (Outcome) und Qualität Prozessziele: SMART Verhaltensänderung Termine Kosten Zusammenarbeit Kommunikation Konfliktkultur Akzeptanz … „Sowohl hart als auch weich“ (Vorgegebene) Ziele durch partizipativen Zielpräzisierungsprozess ergänzen spm-Trainingsforum 2009 „intuitives PM“ © Ph. Vallat, reflecta ag 18
  19. 19. Harte und weiche Ziele: z.B. Projekt „Bildung und Kultur Kanton Bern“ Die Erziehungsdirektion strebt mit dem Projekt folgende Ziele an: Aufzeigen der grundsätzlichen Verbindung und gegenseitigen Abhängigkeit von Bildung und Kultur, u.a. auch durch Klärung und Definition der Begriffe „Bildung“ und „Kultur“. Die Bedeutung der künstlerisch-musischen Fächer in den Volks- und Mittelschulen wird gestärkt. (…) Das Vermittlungsangebot von Kulturschaffenden und Kultureinrichtungen im Kanton wird optimiert, koordiniert und zielgruppengerecht bekannt gemacht. (…) In der ersten Projektphase unterbreitet die ERZ dem Regierungsrat im Jahr 2010 ein Konzept zur Kulturvermittlung im Kanton mit konkreten Massnahmen, geschätzten Kosten und einem Finanzierungsvorschlag. (…) spm-Trainingsforum 2009 „intuitives PM“ © Ph. Vallat, reflecta ag 19
  20. 20. Controlling in komplexen Projekten Harte Indikatoren Weiche Indikatoren Inhalt / Leistung Wie bestimmen? Qualität Wie messen? Zeit Wie interpretieren? Kosten Wie kommunizieren? spm-Trainingsforum 2009 „intuitives PM“ © Ph. Vallat, reflecta ag 20
  21. 21. Weiche Indikatoren Im Projekt sowie in seinem Umfeld: Subtile Abweichungen gegenüber den geplanten bzw. den erwarteten Ergebnissen oder Verhalten Unerwartete bzw. unüblichen Ereignisse und Verhaltensweise Beziehungen: Anzahl und Qualität (Konflikte, Allianzen, Zusammenarbeit, …) Externe Wahrnehmungen (Reputation, Akzeptanz von Projektergebnissen und –akteuren) Machtverhältnisse (Linie-Projekt, Projektorganisation) Stimmung, Emotionen, Motivation Globalsicht aufgrund intuitiver Wahrnehmung („gutes / schlechtes Gefühl“) spm-Trainingsforum 2009 „intuitives PM“ © Ph. Vallat, reflecta ag 21
  22. 22. Ist mein Projekt auf Kurs? („Reflektives Controlling“) Beobachtungen Vielfältige, sich gegenseitig ergänzende Indikatoren, Informationsquellen und Blickwinkel machen es wahrscheinlicher, dass das gemeinsame Systembild der Realität einigermassen korrekt entspricht Fokus auf Wechselwirkungen und Dynamik Reflexion Erarbeitung eines gemeinsamen Bildes des Systems, Validierung des Bildes als gemeinsames (temporäres) Arbeitsmodell Auswertung Erkenntnisse, Annahmen, Hypothesen, Trends sowohl als Ist-Zustand, wie auch als mögliche Entwicklung ( Risiko- Management) Was lernen wir daraus (Muster)? spm-Trainingsforum 2009 „intuitives PM“ © Ph. Vallat, reflecta ag 22
  23. 23. Controlling-Prozess mit Reflexion ergänzt Genehmigtes Prozessdesign Genehmigte Projektplanung Projektauftrag, Idee und Konzept Erfassen Beschreiben (Basisplan) Projektstand Projektstand (deskriptiv) Umsetzen der Massnahmen Soll-Ist evtl. Basisplan aktualisieren Vergleich Reflexion Umsetzen der Massnahmen evtl. Prozessdesign anpassen Situation analysiert E Auswirkungen bekannt Begründung / Ursachen bekannt Massnahmenplan inkl. Auswirkungen auf Auswerten (Erkenntnisse, den Hypothesen, Trends) Risiko-Management Basisplan Lernen Einfluss auf Rahmenbedingungen spm-Trainingsforum 2009 „intuitives PM“ © Ph. Vallat, reflecta ag 23
  24. 24. Anforderungen an das „reflektive Controlling“ Raum und Zeit zur Verfügung stellen Kollektive Intelligenz aktiv beanspruchen Tabu-frei Zirkuläres Fragen Hypothesenbildung Achtung: Es wird ein (momentan geltendes) Bild der Realität konstruiert: Muss ständig angepasst werden Mögliche Entwicklungen können antizipiert werden: Ist aber nur eine bedeutsame Möglichkeit, muss im weiteren Handlungsverlauf bestätigt werden Ständiger Prüf- und Validierungsprozess Akzeptieren, das es falsch sein kann! spm-Trainingsforum 2009 „intuitives PM“ © Ph. Vallat, reflecta ag 24
  25. 25. Dafür geeignete Projektleiter (nach Schwaninger/Körner, weiterentwickelt) „Projekthelden“: Erfahrungswissen Intuitive Selbststeuerung Beeindruckende professionelle und persönliche Fähigkeiten Grundhaltung: Sich aus den vielfach anzutreffenden Machtkämpfen heraushalten Hohe Selbstwahrnehmung im Umgang mit Menschen Am Abstrakten interessiert Nimmt Risiken auf sich Bereit, aufgrund von Intuition zu handeln Auch als Held kann man nur erfolgreich sein, wenn das Umfeld und die Rahmenbedingungen förderlich sind! spm-Trainingsforum 2009 „intuitives PM“ © Ph. Vallat, reflecta ag 25
  26. 26. Ungeeignete Verhaltensmuster in komplexen Projekten Kurzfristiger Zeithorizont, Ungeduld Übersteuerung: Kontroll- und überwachungsgeleitetes Führungsverständnis Delegation der wachsende Komplexitätslast auf Leistungsträger Ruf nach „doch endlich wieder einfache Lösungen“ Projekt unter Zeitdruck setzen, weil es damit „effizienter“ werden soll Unzureichende Auseinandersetzung mit dem Controlling und mit der Steuerung (Reflexion) Hierarchiegeprägte Kommunikation Unzureichendes Konfliktmanagement spm-Trainingsforum 2009 „intuitives PM“ © Ph. Vallat, reflecta ag 26
  27. 27. Fazit: Re-Humanisierung des Projektmanagements Komplexität kann nicht mit mehr oder besserer Technologie gemeistert werden, nur mit mehr Menschlichkeit und zwar ganzheitlich, d.h. nicht mit mehr rationalem Denken, aber mit mehr davon, was uns als Menschen ausmacht. Braucht Mut, das rationale Denken etwas loszulassen Braucht Mut, sich durch Emotionen und subtilen Wahrnehmungen berühren zu lassen Braucht Methoden, Vorgehensweisen und Instrumente, die die ständige Wechselwirkung Intuition-Verstand aktiv unterstützen und fördern Braucht Training und Reflexion, um diese Wahrnehmung sich bewusst zu machen: Identifizieren, analysieren, auswerten, anwenden (bewusst od. unbewusst) Braucht ein Umfeld, das solches anerkannt, akzeptiert und sogar fördert spm-Trainingsforum 2009 „intuitives PM“ © Ph. Vallat, reflecta ag 27

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