docufied® contracts<br />Vertragsmanagement auf Basis von ELOprofessional   /   ELOenterprise<br />
Das Modul docufied®contracts unterstützt Sie bei der Organisation von Verträgen beliebigerArt.Behalten Sie den Überblick...
mehrmandantenfähigeLösung
zentraleKonfigurationfüralleBenutzer
strukturierte, berechtigungsorientierteArchivierung
Organisation in Form "digitalerAkten"
Unterschiedliche Vertragsinformationen je Vertragsart möglich
Darstellung abrechnungsrelevanter Informationen
Frist- und Terminüberwachung
Kalenderfunktion für Vertragstermine und Ereignisse
Indexwertverwaltung und –überwachung (z.B. Mietspiegel)
Abbildung von Dienstbarkeiten
Vorlagenverwaltung (Variablen für Word-Dokumente)
Export- und Berichtsfunktionen</li></ul>optionale Erweiterungen:<br /><ul><li>Anbindung Rechnungswesen (Forderungen, Verbi...
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docufied contracts - Vertragsmanagement basierend auf ELO

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Die Folien zeigen die im Standardlieferumfang enthaltenen Funktionen einer projektspezifischen Lösung für das "Vertragsmanagement" auf Basis von ELOenterprise bei einem Unternehmen der Verkehrs- und Versorgungsbranche.

Sprechen Sie mit uns über Ihren Bedarf.

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docufied contracts - Vertragsmanagement basierend auf ELO

  1. 1. docufied® contracts<br />Vertragsmanagement auf Basis von ELOprofessional / ELOenterprise<br />
  2. 2. Das Modul docufied®contracts unterstützt Sie bei der Organisation von Verträgen beliebigerArt.Behalten Sie den Überblick über zugehörige Dokumente, Fristen, Termine und Finanzreports.<br />Highlights<br /><ul><li>Client-Server Architektur (eigener Windows-Dienst)
  3. 3. mehrmandantenfähigeLösung
  4. 4. zentraleKonfigurationfüralleBenutzer
  5. 5. strukturierte, berechtigungsorientierteArchivierung
  6. 6. Organisation in Form "digitalerAkten"
  7. 7. Unterschiedliche Vertragsinformationen je Vertragsart möglich
  8. 8. Darstellung abrechnungsrelevanter Informationen
  9. 9. Frist- und Terminüberwachung
  10. 10. Kalenderfunktion für Vertragstermine und Ereignisse
  11. 11. Indexwertverwaltung und –überwachung (z.B. Mietspiegel)
  12. 12. Abbildung von Dienstbarkeiten
  13. 13. Vorlagenverwaltung (Variablen für Word-Dokumente)
  14. 14. Export- und Berichtsfunktionen</li></ul>optionale Erweiterungen:<br /><ul><li>Anbindung Rechnungswesen (Forderungen, Verbindlichkeiten)
  15. 15. externe Adressdaten anbinden
  16. 16. Benachrichtigungsfunktion via SMTP</li></ul>Vielfältige Konfigurationsmöglichkeiten <br />Durch eine Vielzahl möglicher Konfigurationseinstellungen können Sie die Anwendung genau auf Ihre Bedürfnisse abstimmen. Alle Einstellungen werden in zentralen Konfigurationsdateien (XML-basiert) gespeichert.<br />Automatisierung bei der Beleg-Archivierung <br />Ob gescannte Eingangsdokumente oder mit der integrierten Vorlagenverwaltung komfortabel selbst erstellte Belege – die Zuordnung zum jeweiligen Vertrag ist sehr leicht möglich. Die Ablage im Archiv erfolgt automatisiert entsprechend der vorkonfigurierten Struktur und unter Berücksichtigung der Berechtigungsverwaltung.<br />Dokumentation und Archivierung<br />Mit ELO® besitzen Sie bereits eine umfassende Lösung für die rechtskonforme Archivierung von Dokumenten. docufied®contracts auf Basis von ELO® ergänzt Ihr System hervorragend im Bereich "Vertragsmanagement".<br />Integration<br />Wir liefern Ihnen mit unseren Integrationslösungen die perfekte Anpassung an Ihre Geschäftsprozesse. Eine einfache Adressverwaltung ist integriert, doch die Anbindung an Ihre bestehenden Systeme zur Verwaltung von Kontakten - Ihre Vertragspartner - (z.B. cobra CRM, SuperOffice, u.a.) ist ebenso vorgesehen wie die Anbindung Ihrer Finanzbuchhaltung (z.B. SAP, Diamant, u.a.). Selbstverständlich können auch Signatursoftwarelösungen eingebunden werden.<br />Ein leistungsfähiges Reporting rundet die Lösung ab.<br />
  17. 17. >docufied< contracts Übersicht<br />>1< das Hauptmenü<br />Seite 4<br />>2< Vertrag erfassen / bearbeiten<br />Schritte der Vertragserfassung<br />Seite 5<br />Vertragsdaten erfassen<br />Seite 6<br />Fristen und Termine<br />Seite 7<br />Dienstbarkeiten<br />Seite 8<br />Vertragspartner auswählen<br />Seite 9<br />Dokumente zuordnen (aus Vorlage erstellen)<br />Seite 10<br />Termine<br />Seite 11<br />>3< Vertrag suchen<br />Seite 12<br />
  18. 18. >docufied< contracts Hauptmenü<br />Menüleiste<br />neuen Vertrag erfassen<br />Liste der von Ihnen zuletzt bearbeiteten Verträge<br />ausgewählten Vertrag aus Liste zur Bearbeitung öffnen<br />1) Vertragsart auswählen<br />2) Vertrag erfassen<br />Liste der anstehenden Termine insgesamt in den nächsten 4 Wochen<br />Vertrag suchen<br />ausgewählten Termin aus Liste öffnen<br />Vertragsliste<br />Adressen / Vertragspartner<br />Kalender anzeigen<br />Verträge mit Vertragsinformationen<br />finden<br />alle Verträge in Listenansicht<br />alle Adressinformationen<br />alle Termine in der Kalenderübersicht<br />
  19. 19. >docufied< contractsVertrag erfassen – Schritt 1: Vertragsart auswählen<br />Schritt 1: Vertragsart auswählen<br />Schritt 2: Vertragsdaten erfassen<br />Schritt 3: ggf. Zusatzinformationen erfassen <br />Schritt 4: Vertragspartner auswählen<br />Schritt 5: ggf. Anmerkung erfassen<br />Schritt 6: Vertrag speichern<br />
  20. 20. >docufied< contracts Vertrag erfassen – Schritt 2 a : Vertragsdaten erfassen<br />Hinweis : die Erfassungsdaten sind abhängig von der Vertragskonfiguration<br />Aktenbenennung : Vertragsbezeichnung <br />internes Aktenzeichen, kann automatisch vorgeschlagen werden <br />externes Aktenzeichen<br />interne, eindeutige Vertragsnummer<br />Vertragsreiter<br />Vertragsstatus: z.B. Entwurf, aktiv, archiviert <br />Bertrag : Zahlungsbetrag<br />Währung<br />Beschreibung des Vertrags<br />(Pflichtfeld, muß ausgefüllt werden)<br />Fundstelle Papierakte<br />betreffende Gesellschaft bei mehreren Gesellschaften<br />Zahlungsintervall<br />Unterschriftsdatum : Datum der Vertragsunterzeichnung<br />Gültigkeitsdatum : Datum der Gültigkeit<br />Beginn der Abrechnung<br />Erklärung Fristen und Termine siehe nächste Seite<br />Ende der Abrechnung<br />Art der Abrechnung:<br />Forderung / Verbindlichkeit<br />: Vertragsdaten speichern<br />: Vertragsdaten speichern und Eingabemaske beenden<br />: Vertragsdaten nicht speichern und Eingabemaske beenden<br />
  21. 21. >docufied< contracts Vertrag erfassen – Schritt 2 b : Vertragsdaten erfassen : Fristen und Termine<br />Datum, Beginn der Vertragslaufzeit<br />Datum, Ende der Vertragslaufzeit bei festgelegtem Vertragsende, der Vertragsstatus wird bei Erreichung des Vertragsendes nicht automatisch verändert. <br />Vertragslaufzeit ist unbefristet<br />Vertrag ist kündbar ab angegebenem Datum<br />Verlängerung der Vertragslaufzeit in Monaten – bezogen auf den Vertragsbeginn<br />Anzeige des nächstmöglichen Kündigungstermins<br />Angabe der Kündigungsfrist<br />Vertrag wird automatisch verlängert, wenn nicht gekündigt wird. Es erfolgt im Kalender ein Eintrag ‚Vertragsverlängerungstermin‘.<br />Hinweis : die Bezeichner sind konfigurierbar<br />
  22. 22. >docufied< contractsVertrag erfassen – Schritt 3 - Dienstbarkeiten<br />Erfassung Rechte<br />Freie Eingabemöglichkeit für Eigentümer / Rechtsnachfolger<br />Vertragspartner Eigentümer<br />Vertragspartner Gläubiger<br />Datum Zwangsversteigerung<br />Freies Bemerkungsfeld<br />Angaben zur Zwangsverwaltung<br />Hinweis: Eine Dienstbarkeit (juristisch auch Servitut genannt) ist ein (dingliches) Recht an einer fremden Sache, das den jeweiligen Eigentümer der Sache (Liegenschaft) zur Duldung oder Unterlassung verpflichtet. Man unterscheidet dabei Grunddienstbarkeiten und persönliche Dienstbarkeiten..<br />
  23. 23. >docufied< contractsVertrag erfassen – Schritt 4 : Vertragspartner auswählen<br />ausgewählten Eintrag als Vertragspartner hinzufügen <br />ausgewählten Eintrag als Vertragspartner löschen<br />Die Adressansicht kann durch ein ‚%‘-Zeichen gefiltert werden. <br />neue Adresse anlegen<br />ausgewählte Adresse bearbeiten<br />ausgewählte Adresse löschen<br />Adresse suchen<br />
  24. 24. >docufied< contractsVertrag bearbeiten – Dokumente zuordnen – Dokument aus Vorlage erstellen<br />Schritt 1: Vorlage auswählen<br />Schritt 2: Doktyp auswählen<br />Schritt 3: Dokument vorverschlagworten<br />Kurzbezeichnung: Dokumentenbezeichnung<br />Dokumentendatum: Datum des Dokuments<br />Schritt 4: Dokument bearbeiten<br />Schritt 5: Dokument archivieren<br />Schritt 6: Dokument ist Vertrag zugeordnet<br />
  25. 25. >docufied< contracts Vertragsinformationen – Termine verwalten<br />Termine exportieren<br />Filterbedingungen angeben<br />Nur Kündigungstermine sollen exportiert werden<br />Zeitraum 01.10.-31.10.2009<br />Neuer Termin in der Kalenderansicht<br />Neuer Termin in der Listenansicht zum Vertrag<br />Dateinamen und Speicherort angeben und Liste wird exportiert.<br />
  26. 26. >docufied< contractsVerträge suchen<br />Schritt 1: Kriterien eingeben<br />Mit dieser Suchmaske können Verträge nach bestimmten Kriterien recherchiert werden. Die Kriterien sind miteinander kombinierbar, z:b. alle Mierverträge einer bestimmten Gesellschaft.<br />Schritt 2: Liste der gefundenen Verträge<br />Innerhalb der Spaltenüberschriften stehen Filterfunktionen zur Verfügung, die ein wie in diesem Beispiel eine Filterung nach Vertragstypen erlauben.<br />Markierten Eintrag zur Bearbeitung aktivieren<br />
  27. 27. Bezugsquelle / Impressum<br />docufied®Produktreihe<br /><ul><li>Hersteller:
  28. 28. Geschäftsführung: Adrian Ave, Nils Offer, Marko Tilsner
  29. 29. Handelsregister: HRB 1238 SEGerichtsstand: Amtsgericht Kiel</li></ul>id-netsolutions GmbH<br />Hamburg ● Remscheid ● Nürnberg<br />Segeberger Str. 9-13a23863 Kayhude (bei Hamburg)www.id-netsolutions.dekontakt@id-netsolutions.de<br />fon: +49 (0) 40 645040-0fax: +49 (0) 40 645040-999<br />
  30. 30. Copyright<br /><ul><li>Das vorliegende Dokument enthält urheberrechtlich geschützte Informationen.
  31. 31. Kein Teil dieses Dokuments darf ohne schriftliche Genehmigung der id-netsolutions GmbH kopiert, vervielfältigt oder in eine für Maschinen, insbesondere Datenverarbeitungsanlagen, verwendbare Sprache übertragen werden.
  32. 32. Produktnamen sind nicht immer besonders gekennzeichnet. Marken, Produktnamen und Firmenlogos sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Unternehmen.
  33. 33. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen.
  34. 34. Der Herausgeber behält sich inhaltliche Änderungen dieses Dokumentes ohne Ankündigung vor. Damit inbegriffen sind auch Änderungen in der Funktionalität der Software.
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