1. UD6: El archivo y los libros y
registros de la empresa
LIBRO DE TEXTO “Comunicación empresarial y
atención al cliente” Editorial Mc Millan (Tema 10
y Tema 11)
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2.  Las empresas públicas o privadas realizan
transacciones diversas, las cuales originan
registros en forma de cotizaciones, facturas,
pedidos y solicitudes diversas. Muchos de
estos documentos requieren ser conservados
en forma ordenada, sistemática, de forma tal
que cuando haya necesidad de referirse a
ellos por cualquier circunstancia, puedan ser
localizados fácil y prontamente
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3.  El archivo en la empresa es uno de los
instrumentos más importantes, ya que en él
se recopila en forma organizada los registros,
documentos de interés para la empresa. El
procedimiento de clasificar, organizar y
conservar los registros de una empresa en
forma sistemática se le conoce como archivar,
actividad que se realiza con la finalidad de
lograr rapidez y eficacia en la localización de
los documentos.
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4.  Concepto de archivo
Conjunto ordenado de documentos que una
persona, empresa etc… producen en el
ejercicio de su actividad. También se puede
entender el archivo como lugar físico dentro
de la empresa.
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5.  Archivar quiere decir organizar
documentos. Se trata de guardar o recoger la
documentación clasificada y ordenada según
unas normas básicas con el fin de poder
encontrar con la mayor facilidad y el menor
tiempo todo lo que hemos guardado o
archivado.
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6.  a.- Reunir ordenadamente todos los
documentos que circulan en la empresa.
 b.- Asegurar la perfecta conservación de los
documentos.
 c.-Clasificar y ordenar los documentos para
asegurar la máxima rapidez en la localización
y envío de los documentos requeridos por las
diversas dependencias de la empresa y
facilitar la consulta e los mismos
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7.  Principio de procedencia; Ordena el archivo
según donde proceda.
 Principio de orden de creación; Respeta el
orden cronológico de creación
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8.  Para la adecuada conservación del material,
documentación que se debe archivar, es
necesario contar con equipos funcionales que
permitan cumplir con los fines esenciales del
archivo, así se encuentran archivadores de
diversa índole como los archivadores
verticales, laterales, las bandejas de
escritorio, archivos rotativos, multiusos,
automatizados, el microfilm, pues un sistema
de archivo puede ser tan simple como colocar
tarjetas en una serie de cajetines o tan
sofisticado como un sistema electrónico que
utilice una unidad principal
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9.  En la medida en que el equipo y el método de
archivo, cumplan el propósito para el cual
han sido creados, serán más cualificados
como sistemas de almacenamiento de
información. Además la eficiencia del archivo
dependerá también de la vigencia de los
registros que se conserven. De alli que se
pueda decir que existen diferentes tipos de
archivos, entre ellos:
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10.  Archivo vertical: Los documentos son
almacenados en carpetas individuales,
colgando de una guía dentro de las gavetas.
Las carpetas se colocan una detrás de otra
con el borde que presenta la pestaña hacia
arriba, donde se escribe la identificación de lo
que allí se conserva.
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11.  Archivo lateral: Los documentos se
archivan uno al lado del otro como los libros
de estantería en una biblioteca. Normalmente
se archivan a su vez en carpetas o cajas que
se colocan paralelamente.
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12.  Archivo horizontal: Los documentos son
almacenados en plano, uno encima del otro
en carpetas, cajas, archivadores o cajones.
Este archivo es válido en el caso de tener que
archivar pocos documentos o cuando se trate
de planos o mapas.
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13.  Por la frecuencia de consulta, también se
pueden mencionar los archivos siguientes:
 Archivo activo:
 Aquel donde los documentos son consultados
frecuentemente o que la documentación por su
valor administrativo, legal, operativo o fiscal no
pierde vigencia. Por lo general la fecha de
emisión de los registros no es superior a los
cinco años y es consultada más de una vez al
mes. Contiene la documentación actual usada
frecuentemente, que debe ser accesible a la
persona sentada, y situada en proximidad al
puesto de trabajo, en un área delimitada por la
ley de economía de los movimientos.
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14. Archivo semiactivo: Se conservan los documentos
que han sido retirados del archivo activo
finalizado el año fiscal. Su finalidad es suministrar
información para comprobar operaciones
realizadas. Contiene la documentación no activa
utilizada ocasionalmente, accesible y cerca del
archivo activo.
La documentación archivada concierne a acciones
Y estudios terminados, pero todavía en uso para
consulta y puede ser considerada como rutinaria (la
que, en espera de ser pasada al archivo inactivo, sirve
exclusivamente para obtener información de orden
cronológico o técnico que necesita estar disponible en
el mínimo tiempo) o de referencia que debe quedar un
cierto tiempo en el archivo inactivo debido al interés
que representa para el trabajo cotidiano.
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15.  Archivo inactivo: Se conservan los
documentos de consulta poco frecuente, que
tienen utilidad temporal de acuerdo a su
valor. Se almacenan allí hasta la destrucción
de los mismos una vez que ya han cumplido
su función. Contiene una documentación que
se refiere a acciones pasadas, utilizada
raramente o muy raramente y que no ofrece a
la empresa sino un interés jurídico o
histórico.
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16.  Esta documentación está guardada en locales
frecuentemente alejados del puesto de
trabajo, especialmente adaptados para este
fin.
 La documentación, en espera de su
destrucción, se conserva, por una parte, de
acuerdo con los textos legales en vigor y, por
otra, según las leyes interiores de la empresa
para aquellos documentos que escapan al
control del Estado.
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17.  Dependiendo de donde se guardan y
localizan los documentos, podemos tener
diferentes clases de archivo
 Archivo centralizado
 Archivo localizado en un único departamento.
 Economía en espacio, equipamiento Y
personal. Información accesible a todo el
personal.
 Responsabilidad definida y localizada,
permitiendo un control en su utilización.
 La centralización se puede realizar sólo con
documentos definitivos.
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18.  Archivo descentralizado o
departamental
 Cada departamento tiene su propio archivo.
 Permite mantener la confidencialidad de los
documentos (puede ser conveniente que otro
departamento no tenga acceso a ellos).
 Rapidez en el acceso a documentos de uso
inmediato.
 Todo el personal del departamento tiene
acceso al archivo, aunque deba existir una
persona con responsabilidad directa sobre el
mismo.
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19.  Archivo mixto
 Descentralizados o departamentales los
archivos activos y semiactivos.
 Centralizado el archivo inactivo y/o histórico.
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20.  Un sistema de archivo está conformado por
todos los elementos y materiales necesarios
para conservar, retirar y usar la información
que se necesite, así se tiene:
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21.  Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con
pestaña en la hoja de atrás. En la pestaña se
escribe el rótulo, que indica el contenido de la
carpeta. Las carpetas son utilizadas para colocar
documentos relacionados con una persona, firma
o institución o referidos a un mismo asunto. Por
lo general se utilizan dos tipos de carpetas:
Carpetas individuales y carpetas misceláneas. Se
decide el tipo de carpeta a usar, dependiendo del
volúmen de correspondencia que se recibe en el
período de archivo, que puedes ser de seis meses
a un año.
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22.  Carpetas individuales: Son las que se
asignan a corresponsales activos o personas
con las cuales se mantiene comunicación
constante y a la cual se hace necesario
referirse frecuentemente. se ordena
alfabéticamente detrás de cada guía primaria.
Dentro de la carpeta los papeles se ordenan
cronológicamente hacia arriba, por orden de
fecha, la más reciente al frente. Para abrir
carpeta individual, el corresponsal debe tener
por lo menos cinco documentos.
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23.  Carpetas misceláneas: Usadas para
archivar documentos de aquellos
corresponsales con los cuales no es frecuente
la comunicación. Esta carpeta contiene
papeles de varios corresponsales, puesto que
es donde se coloca la correspondencia
inactiva, hasta considerarla de importancia
para abrirle carpeta individual. Es el hogar
"temporal"de toda correspondencia
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24.  Guías: Tarjetas indicadoras hechas de carton
fuerte y resistente, provistas de una pestaña
en la parte superior donde aparece el título,
nombre o asunto. Se usan para dividir las
gavetas en secciones e indicar donde deben
archivarse o localizarse los documentos.
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25.  Rótulo: Título que parece impreso en la
pestaña superior de la guía. Identifica cada
guía, describiendo lo que aparece o debe
archivarse detrás de ella.
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26.  La legislación sobre Protección de Datos marca una
serie de límites a la utilización de los datos
personales. Esto afecta a todas las empresas ya que,
en mayor o menor medida, todas tratan o manejan
datos de carácter personal de personas físicas
(clientes, proveedores, empleados, colaboradores,
accionistas...).
 Todas las empresas deben adaptarse a la legislación
teniendo en cuenta que deben conjugar, por un
lado, los derechos que poseen los ciudadanos sobre
el uso, tratamiento y destino de sus datos y, por
otro, las medidas de tipo organizativas y técnicas que
debemos establecer en nuestra organización para
garantizar la seguridad de la información.
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27.  El artículo 18.4 de la Constitución dice que “la
ley limitará el uso de la informática para
garantizar el honor y la intimidad personal y
familiar de los ciudadanos y el pleno ejercicio
de sus derechos”.
 Con la intención de hacer realidad este
artículo nace la Ley Orgánica 5/1992,
conocida como LORTAD, para posteriormente
ser derogada por la vigente Ley Orgánica
15/1999 de Protección de Datos de
Carácter Personal, conocida como LOPD.
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28.  Como ciudadanos nos preocupa relativamente el
tratamiento de los datos de carácter personal
cuando:
 son de carácter básico (nombre, dirección,
teléfono...), pero ¿y cuando se trata de datos
más sensibles?
 (renta, solvencia, recibos, afiliación sindical o
política, salud, vida sexual...) ??????????????
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29.  Considerándose “datos de carácter personal”
a cualquier información concerniente a
personas físicas identificadas o identificables.
 Todas las empresas manejan este tipo de
datos en el desarrollo de su actividad;
debemos tener en cuenta que una relación de
clientes o proveedores de una base de datos
o la relación de trabajadores de su empresa,
son ficheros de carácter personal, afectados
por las normativas anteriormente citadas.
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30.  Al constituirse una empresa y tratar datos de
carácter personal de los clientes, proveedores
y/o empleados, esta empresa será la
responsable de los ficheros a los efectos
previstos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13
de diciembre de protección de datos de
carácter personal (L.O.P.D.).
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31.  Por lo tanto la empresa está obligada por Ley,
entre otras cosas a:
 Informar a los afectados:
 Cualquier persona tiene derecho a saber si sus
datos personales van a ser incluidos en un
fichero, y los tratamientos que se realizan con
esos datos.
 Los responsables tienen la obligación de informar
al ciudadano cuando recojan datos personales
que le afecten, así como de su utilización. Este
derecho de información es esencial porque
condiciona el ejercicio de otros derechos tales
como acceso, rectificación, cancelación y
oposición.
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32.  Pedir su consentimiento:
 Como regla general, la inclusión de datos de
carácter personal en un fichero supondrá un
tratamiento de datos de carácter personal,
que requerirá, en principio, el consentimiento
del afectado, excepto en los casos que
establece la Ley.
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33.  Calidad y proporcionalidad de los datos:
 La Ley contiene entre sus principios
generales, el principio de calidad de los
datos, que, ligado al principio de
proporcionalidad de los datos, exige que los
mismos sean adecuados a la finalidad que
motiva su recogida.
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34.  Atención a los derechos de los ciudadanos:
 Es competencia de la Agencia Española de
Protección de Datos la tutela de estos
derechos. Así, ante una imposibilidad del
ejercicio de éstos, queda abierta la posibilidad
de que el titular de los datos obtenga dicha
tutela formulando la correspondiente
reclamación. Derecho de acceso, rectificación
y cancelación, oposición.
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35.  Deber de guardar secreto:
 El artículo 10 de la Ley Orgánica 15/1999,
exige a quienes intervengan en cualquier fase
del tratamiento de los datos a guardar
secreto profesional sobre los datos,
subsistiendo la obligación aún después de
finalizar su relación con el responsable del
fichero.
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36.  Todo el personal que acceda a los datos de
carácter personal está obligado a conocer y
observar las medidas, normas,
procedimientos, reglas y estándares que
afecten a las funciones que desarrolla.
 Todas las personas deberán guardar el
debido secreto y confidencialidad sobre los
datos personales que conozcan en el
desarrollo de su trabajo.
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37.  El Reglamento establece tres niveles de seguridad
atendiendo a la naturaleza de la información
tratada, en relación con la mayor o menor
necesidad de garantizar la confidencialidad y la
integridad de la misma. Esto es independiente de
la finalidad en virtud de la cual se haya procedido
al tratamiento de los datos personales
 Cada uno de ellos engloba al anterior como si se
tratara de un sistema de capas concéntricas
donde la más alta contiene a la inferior. El nivel
de seguridad del fichero concuerda con la
importancia de su información, puede ser:
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38.  Básico
Se aplica a todos los ficheros que contienen datos
de carácter personal. (NOMBRES, DIRECCIONES,
EDAD…)
 Medio
Contienen, además, información sobre cuestiones
administrativas, penales, hacienda pública, servicios
financieros, de crédito o cuando varios datos en su
conjunto permitan obtener el perfil de un individuo.
 Alto
Contiene datos (al menos uno) relacionados con la
ideología, religión, orientación sexual o política,
salud, datos policiales obtenidos sin consentimiento
o cualquier otro que, si fuera conocido, dañaría
principios fundamentales.
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39.  Elaboración del Documento de Seguridad
 Plan de incidencias y registro de las mismas
 Identificación y autentificación de los
usuarios
 Control de accesos
 Gestión de soportes
 Protocolos de copias de seguridad
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40.  Documento de Seguridad (más requisitos que el
anterior)
 Responsable de seguridad (obligatorio, pero no
sustituye ni reemplaza al responsable del fichero)
 Auditorías (externas o internas)
 Plan de incidencias y registro de las mismas
 Identificación y autentificación de los usuarios
 Diseño de sistemas de control
 Gestión de soportes
 Protocolos de copias de seguridad
 Pruebas con datos ficticios o con altas medidas
de seguridad
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41.  Documento de Seguridad (el de máximo nivel de
seguridad)
 Responsable de seguridad
 Auditorias (externas o internas)
 Plan de incidencias y registro de las mismas
 Identificación y autentificación de los usuarios
 Diseño de sistemas de control
 Distribución de soportes y encriptación para
transporte de datos
 Copias de seguridad en lugares físicos diferentes.
Encriptación
 Encriptación de datos a través de las redes
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42.  Es un documento formal que recoge la
normativa de seguridad de la empresa.
 En él deben figurar todas las medidas de
seguridad y confidencialidad para la
protección de datos personales.
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