Selecteer en implementeer succesvol een recruitmentsysteem
•Als PPTX, PDF herunterladen•
1 gefällt mir•458 views
Welke typen recruitmentsystemen en tools zijn er op de markt? Hoe je zorg je voor een resultaatgerichte aanpak? Met welke aandachtspunten en valkuilen moet je rekening houden bij een selectie- en implementatietraject?
Empfohlen
Empfohlen
Weitere ähnliche Inhalte
Ähnlich wie Selecteer en implementeer succesvol een recruitmentsysteem
Ähnlich wie Selecteer en implementeer succesvol een recruitmentsysteem (20)
Selecteer en implementeer succesvol een recruitmentsysteem
- 1. Selecteer en implementeer succesvol een recruitmentsysteem 1 Tom van der Valk Consultant/projectmanager e-HRM TvanderValk@Blyxum.nl @TvanderValk
- 2. Selecteer en implementeer succesvol een recruitmentsysteem Waarom aandacht besteden aan selectie- & implementatieproces? Markt is complex 2 30+ leveranciers actief op de Nederlandse markt Verschillen in: • Platform (webbased, Windows, In-house, Hosted) • Verdienmodel (gratis, freemium, abonnement, licentie) • Functionaliteit Videorecruitment Social media CRM Multiposting CV-parsing Workflow Multiposting Referral MobileTalentpools e-assessment Analytics Onboarding
- 3. Waarom aandacht besteden aan selectie- & implementatieproces? Effecten verkeerde keuze of slechte implementatie 3 • Meer geld besteed dan noodzakelijk • Meer tijd besteed dan noodzakelijk • Slechte ondersteuning van de werkprocessen • Momentum verloren
- 4. Waarom aandacht besteden aan selectie- & implementatieproces? Beste systeem bestaat niet 4 Match tussen systeem en organisatie belangrijk: • Aansluiting op werkprocessen • Benodigde functionaliteit • Omvang organisatie en wervingsbehoefte • Budget
- 5. Planmatig werken 5 • Opstellen Businesscase • Analyse werkprocessen • Samenstellen eisen en wensen • Voorselectie • Gestructureerd informatie opvragen • Offertes aanvragen • Selectie recruitmentsysteem • Functioneel ontwerp • Realisatie • Testen • Borging OnderhoudBusinesscase
- 6. Businesscase Wat is een businesscase? 6 • Beschrijft het doel en de noodzaak van het project • Op compacte wijze vastgelegd • Niet statisch Een “elk wat wils” businesscase is funest voor een project
- 7. Businesscase Waarom een businesscase? 7 • Maakt het doel duidelijk • Besluitvorming verloopt efficiënter • Minder op details sturen • Voorkomt scopeuitbreiding Elke investering moet bijdragen aan de realisatie van de businesscase
- 8. Businesscase Het fundament 8 Breng in kaart: • Opdrachtgever • Belanghebbenden • Strategisch landschap • Noodzaak of reden • Beperkingen en randvoorwaarden
- 9. Businesscase Opties 9 Ontwikkel opties: • Niets doen • Huidig systeem aanpassen • Nieuw systeem implementeren Effecten van opties altijd afmeten tegenover nuloptie
- 10. Businesscase Gevolgen van opties 10 Geef de gevolgen van de opties weer: • Financieel • Niet financieel • Positief en negatief • Benoem aannames Aannames zijn projectrisico’s
- 11. Businesscase Tijdschaal van opties 11 Vermeld bij benadering de tijdschaal van de opties: • Doorlooptijd • Mijlpalen Vermijd het noemen van datums
- 12. Businesscase Kosten van opties 12 Vermeld bij benadering de kosten van de opties: • Directe kosten • Overheadkosten • Omzetderving • Kosten tijdelijke voorzieningen Geef aan in hoeverre er commitment is van leveranciers
- 13. Businesscase Risico van opties 13 Onderzoek de risico’s van de opties: • Vraag input van belanghebbenden • Vraag eventueel input van experts
- 14. Businesscase Besluit 14 Formuleer een voorstel en ondersteuning • Passend bij ambitie en risicobereidheid van de organisatie • Op basis van ratio en draagvlak • Vermeld overwegingen Ondersteun de besluitvorming
- 15. Businesscase Gebruik 15 Gebruik de businesscase in gesprek met: • Opdrachtgever/stuurgroep • Projectmanager en projectmedewerkers • Gebruikers en andere belanghebbenden Onderhoud de businesscase
- 16. Samenstelling projectteam 16 Benodigde disciplines afhankelijk van businesscase. Denk aan: • Recruitment • HR • Management • Inkoop • IT • Communicatie • Projectmanagement Niet iedereen hoeft bij demo’s aanwezig te zijn, geef evt. zorgen aan Zorg voor commitment van projectmedewerkers
- 17. Analyse werkprocessen 17 • Hoe zijn de werkprocessen georganiseerd? • Optimaliseren voor automatiseren • Leg de gewenste werkprocessen vast Betrokkenheid en commitment van belanghebbenden is vereist
- 18. Samenstellen eisen en wensen 18 • Vanuit de businesscase – bijdrage aan doel • Vanuit de businesscase – randvoorwaardelijk • Uit analyse werkprocessen
- 19. Voorselectie 19 • Marktonderzoek • Netwerk • www.recruitmentsystemen.nl • 5 tot 10 kandidaten Opstellen longlist
- 20. Gestructureerd informatie opvragen 20 • Complete informatie • Vergelijkbare informatie • Beschikbaarheid functionaliteit • Referenties • Kennis en kunde leverancier • Met select aantal: demonstraties • Evaluatie en selectierapport Request for information (RFI) Volg bij demo’s jouw agenda en proces Licht het selectieproces toe
- 21. Offertes aanvragen 21 • Shortlist samenstellen van 3 tot 5 kandidaten • Formulering offerteaanvraag • Welke ruimte resteert de leverancier om de oplossing vorm te geven? • Let op onderlinge vergelijkbaarheid • Evt. proof of concept/testomgeving • Garanties werking op jouw IT-omgeving • Support, training en services Request for quotation/proposal (RFQ/RFP)
- 22. Selectie recruitmentsysteem 22 • Criteria • Prijs • Beveiliging gegevens • Beschikbaarheid systeem • Backup • Continuiteit Evalueer contractuele gevolgen bij “worst case” scenario’s
- 23. Implementatie 23 • Laat de implementatie niet volledig aan de leverancier over • Zorg voor een goede projectcommunicatie (refereer aan businesscase) • Stap voor stap (geen “big bang”)
- 24. Functioneel ontwerp 24 • Geeft weer hoe het systeem de gewenste werkprocessen faciliteert • Samenwerking tussen leverancier en opdrachtgever • Vermijd maatwerk tenzij absoluut noodzakelijk • Migratie van gegevens • Leverancier toets de technische haalbaarheid • Opdrachtgever toetst de functionale uitwerking bij gebruikers Maatwerk? Leg vast wat dit betekent voor toekomstige upgrades
- 25. Realisatie 25 • Samenwerking tussen leverancier en IT • Installatie • Configuratie • Eventueel bouw maatwerk • Koppelingen • Conversiesoftware
- 26. Testen 26 • Alle gebruikersrollen • Alle functionaliteit • Integratietest (end-to-end koppelingen) • Test datamigratie • Registreer gestructureerd alle bevindingen en follow-up
- 27. Borging 27 • Training afgestemd op gebruikersrollen • Beleg Functioneel Beheer (“superuser”/vraagbaak) • Kwaliteitsbewaking • Kennis vastleggen en delen
Hinweis der Redaktion
- Voorstelrondje Naam, functie, organisatie Op voorhand al een vraag die je graag beantwoord ziet? Tom Consultant/projectmanager e-HRM (in-, door- en uitstroom) Voorheen eigenaar softwarebedrijf recruitment Jurylid Digitaal Werven en recruitment Tech Award Vragen mogen tussendoor Slides worden opgestuurd Contactinfo (twitter, e-mail) #rte15
- Uiteraard meer tijd en geld besteed dan noodzakelijk Oplossing minder solide of passend bij de organisatie Momentum verloren: meer weerstand bij een vervolgpoging
- Pakketselectie is een project en moet als zodanig worden georganiseerd Plan voor selectietraject Plan voor implementatietraject Starten met het ontwikkelen van een businesscase en vervolgens onderhoudemn
- Compact, bij voorkeur samen te vatten in een oneliner "voor elk wat wils" businesscase is funest Niet statisch. Ontwikkelingen en ontdekkingen kunnen gevolgen hebben voor de businesscase
- De kern van een goede businesscase is samen te vatten in een zin, een “businesscase one-liner”. Dat is de basis voor goede projectcommunicatie. Besluitvorming verloopt efficiënter doordat iedereen precies weet wat de doelstelling van het project is. Er hoeft minder op details gestuurd te worden omdat betrokkenen gerichter kunnen meedenken over oplossingen. De projectmanager en andere projectmedewerkers kunnen anticiperen op beslissingen vanuit de stuurgroep. Elke investering moet bijdragen aan de realisatie van de businesscase. Daarmee geef je geen ruimte aan uitbreidingen en aanvullende diensten zonder rendement. Voorkomt scopeuitbreiding
- Leg het fundament Breng belanghebbenden in kaart Wie moeten actief betrokken worden? Wie moet geconsulteerd worden? Wie moet overtuigd worden? Wie moet geïnformeerd worden? Breng het strategisch landschap in kaart Raakvlak met bestaande strategieën/beleid? Benoem noodzaak of reden Effect van niet of later doen? Onderbouw zoveel mogelijk met feiten en benchmarks, quotes van belanghebbenden Beperkingen & randvoorwaarden Deadlines, wettelijk of arbitrair? Contractuele verplichtingen Randvoorwaarde voor andere veranderingen Wat moet overeind blijven?
- Het wil niet zeggen dat er niets gebeurt als je niets doet. Externe ontwikkelingen kun positieve of negatieve effecten hebben op de nuloptie.
- Opties uitwerken t.o.v. de nuloptie.
- Beschrijf wanneer het project is beëindigd. Niet in termen van geïnstalleerde modules, maar behaalde voordelen
- Onderhoud bij: Ontwikkelingen/wijziging van omstandigheden Faseovergangen Wijzigingsvoorstellen
- Belangrijk om aannames te voorkomen Belangrijk om draagvlak te creeeren
- Automatisering vereist consensus over werkprocessen In vroeg stadium tackelen om vertraging en eventuele meerkosten later in het proces te voorkomen
- Objectiveer Pas op voor psychologische vertekeningen zoals Haloeffect, Horn effect, Pek end rule
- Veiligheid gegevens Bij SAAS volledig afhankelijk van de maatregelen die leverancier neemt. Bij een inhouse oplossing heeft de klantorganisatie meer verantwoordelijkheid Beveiliging Systeem benaderbaar door kwaadwillenden. Vraag leverancier welke maatregelen zij nemen Geen panklaar antwoord? Indicatie dat er niet structureel aan beveiliging wordt gewerkt Regelmatige audit door derde partij? In ieder geval serieuze aandacht voor beveiliging Beschikbaarheid Downtime Verloren productiviteit Imagoschade als gevolgen voor de buitenwereld zichtbaar zijn. Uptime garantie (let op mitsen en maren zoals "gepland onderhoud") Als klant wil je dat de leverancier garandeert dat de software probleemloos werkt op jouw infrastructuur, conform jouw opgave. Daarmee voorkom je dat je bij storingen probleemeigenaar wordt. Consequenties bij niet naleven SLA voor leverancier Backup Nodig om verschillende redenen: Softwarefouten Hardwarecrashes Hacking Gebruikersfouten Met welke regelmaat worden backups gemaakt (bepaalt omvang bij calamiteiten) Hoelang bewaard? Kun je een gedeelte uit een oudere backup terugzetten? Als dat niet mogelijk is, moet je dataverlies misschien alsnog slikken. Continuiteit Hoe krijg je beschikking over je data bij overstap of faillissement? Belangrijkste informatie en regulier dataformaat? Leg afspraken contractueel vast. Bij faillissement hebben contractuele afspraken vrijwel geen betekenis. De curator is gerechtigd wanprestie te plegen bij verdelen van de boelen.
- Laat de implementatie niet volledig aan de leverancier over, maar maak gebruik van een eigen projectmanager aan (intern of extern) Post "projectmanagement" van leverancier voor een aanzienlijk deel bedoeld voor de interne processen van de leverancier Project overstijgt de implementatie van een recruitmentsysteem. Het gaat om het behalen van de doelen die in de businesscase genoemd zijn. De businesscase moet leidend zijn en de businesscase van de leverancier (uitbreiding scope!) is niet hetzelfde als die van de opdrachtgever.
- Vergeet de kandidaat niet!