TOTVS Educacional - Como fazer o Upgrade

TOTVS Educacional
O que é?
Os mais de 15 anos de experiência no segmento
educacional levaram a TOTVS a conhecer os principais
desafios de uma Instituição de Ensino, por isso
ela sabe qual á a proposta de valor que precisa
oferecer ao segmento.

Neste sentido, o TOTVS Educacional é ideal para
Instituições de Ensino Básico, Superior, cursos de idiomas e centros de treinamento.

O TOTVS Educacional é uma nova versão do RM Classis Ensino Básico e RM Classis
Ensino Superior?
Resposta: Não. O TOTVS Educacional é um novo produto. Uma evolução
conceitual e tecnológica, mais abrangente e que reúne as melhores práticas do
mercado visando uma gestão mais ampla e eficiente da instituição.

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TOTVS Educacional
Porque fazer o Upgrade para o TOTVS Educacional ?
Investimento TOTVS
Mais de 90% do investimento da TOTVS no segmento de educação é para o TOTVS
Educacional. 4,30 2,00

13,70

TOTVS Educacional
EAD
RM Classis ES
RM Classis EB

80,00

Mercado Internacional
É o produto TOTVS para o mercado internacional, com aderência já comprovada para a
Comunidade Européia e América Latina e clientes em Portugal e México. É a sua
ferramenta com as melhores práticas internacionais do segmento Educacional.

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TOTVS Educacional
TECNOLOGIA .NET (Microsoft)
100% .NET

3 camadas, com cliente “magro” e servidores de aplicação

Permite distribuição de processos

Permite agendamento de execução de processos (assíncronos)

Aplicações podem ser acessados remotamente através de um link de internet (mas o
front-end NÃO é um browser)

Permite segurança SSL através de certificados entre cliente e servidor de aplicação
(próximas versões do RM)

Instalação do RM nas estações clientes automatizada estilo “Windows Update”
(próximas versões do RM)

Elimina o antigo “Modo Server” do RM
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ARQUITETURA 3 CAMADAS

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TOTVS Educacional
Interface Office 2007 Experience

Modo de trabalho similar ao Microsoft Office
Interface familiar ao pacote Office

Permite as pessoas se concentrarem em suas atividades de negócio em vez
de terem que dispersar esforços na procura por funcionalidades

Recursos de Business Intelligence integrados permitem criação instantânea
de consultas, gráficos e relatórios, análises de indicadores e
acompanhamento de metas de maneira fácil, simples e objetiva

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TOTVS Educacional
Nova interface para as visões: mais informação e apoio nas tarefas
Recursos Gerenciais ao alcance de suas mãos
Vários anexos
podem ser
adicionados

Crie e
adicione
Consultas SQL
para
complementar
as visões
Visão de dados padrão: quando padrão do RM
navegamos pelos registros, os dados
dos anexos são atualizados
automaticamente
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TOTVS Educacional

Crie e
adicione
Gráficos para
complementar
os cadastros
padrão do RM

Visão de dados padrão: quando
navegamos pelos registros o gráfico
anexo é atualizado automaticamente
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TOTVS Educacional

Crie e
adicione
Gráficos de
Indicadores de
Desempenho
para
complementar
os cadastros
padrão do RM

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TOTVS Educacional

Adicione
Mapas do
Google para
visualização
dos endereços
da visão
principal

Quando navegamos pelos registros o mapa
é automaticamente atualizado para o novo
endereço
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TOTVS Educacional
Business Intelligence Self-Service
Todos estes recursos mostrados até agora compõem o BI Self-Service do RM:
Simples, objetivo e eficiente
Ao alcance do usuário

Saiba mais em:
www.tecnologiatotvs.net | totvsconnect.blogspot.com | www.totvs.com.br/totvs2011
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TOTVS Educacional
Conheça a nova Central do Aluno: Tudo ao alcance de um clique

Dados pessoais, acadêmicos, financeiros e
recursos gerenciais configuráveis: Consultas
SQL, Gráficos e Relatórios.

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TOTVS Educacional

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TOTVS Educacional

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TOTVS Educacional

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TOTVS Educacional

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TOTVS Educacional
Comparativo com os outros produtos
Diferencial RM Classis EB e ES TOTVS Educacional
Tecnologia Desenvolvido em Delphi, usando BDE para Desenvolvido na plataforma Microsoft .NET,
acesso ao banco de dados. Tecnoligia que esta usando a linguagem C#. Umas das tecnologia
sendo descontinuada pela TOTVS e já foi mais modernas para desenvolvimento de
abandonada pela fabricante, Borland. sistemas, amplamente utilizada no mundo e
para onde a TOTVS esta migrando seus
produtos da linha RM.

Produto único para vários Dois produtos distintos: RM Classis Ensino Aplicativo único que funciona para qualquer
níveis de ensino Básico e Ensino Superior. Para os clientes que nível de ensino. O mesmo é ajustado
possuem os dois níveis de ensino significa mais dinamicamente ao contexto (filial e nível de
esforço para implantação, treinamento e ensino) em que o usuário está logado.
atualização de versões. Para os
desenvolvedores, homologadores, comercial,
etc. Significa também maior esforço ou
trabalho dobrado.
Base de dados única Por limitações do modelo de dados atual, os Base única, com tabelas compartilhadas, mas
dois produtos não convivem harmonicamente informações separadas por contexto (coligada
na mesma base de dados. Isto tem causado + filial + nível de ensino)
transtornos, principalmente pelos clientes que
precisam de informações unificadas.
Multi-campi Grandes instituições, com vários campi Controle específico por campus (filial).
(filiais), não conseguem ter um controle Criação e configuração dos campi (filiais) pela
acadêmico preciso por campus. Todas as própria instituição.
informações são vistas e, muitas vezes
alteradas, em qualquer campus da coligada.
Isto gera confusão, poluição de informações e
aumenta a probabilidade de erros.

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Aluno como pessoa Além da redundância de informações, decorrente O aluno e o professor podem ser a mesma "pessoa",
do fato de o aluno não ser conceitualmente uma exercendo várias papéis na instituição com um
especialização da entidade "pessoa" na base de único registro.
dados RM, não é possível um acompanhamento da
trajetória global do aluno na instituição. É muito
difícil ter um histórico único do aluno que iniciou
no ensino infantil, fundamental, médio, superior e
ainda se tornou funcionário da instituição sem uma
referência única, no caso "pessoa".
Maior integração com os Algumas integrações com os outros produtos da Maior e melhores integrações com outros
outros produtos da Linha RM Linha RM são limitadas ou pouco exploradas. produtoda da Linha RM como Folha de Pagamento,
Automação de Ponto, CRM, Financeiro, Contábil
(com integração direta para atender regime de
competência), Faturamento (emissão de NFe),
Avaliação e Pesquisa, Biblioteca, Processo Seletivo,
Patrimônio e Microsiga Protheus.

Integração financeira Temos, ainda hoje, diversos problemas referentes Não existe mais redundância ou réplica de
à integração financeira, sendo o principal deles a informações entre o financeiro e acadêmico. Todo
réplica e sincronização das informações o controle financeiro é tratado, exclusivamente,
pelo módulo financeiro da RM. Criamos para isto
um novo conceito no financeiro: "boletos".

Integração contábil Toda feita via módulo financeiro (RM Fluxus). Isto Parte da configuração (defaults contábeis) é feita
faz com que seja mais complexa a implantação e o no módulo acadêmico, simplificando o processo de
entendimento, pois o uso de fórmulas se faz integração "acadêmico x financeiro x contábil".
necessário em alguns casos. Integração contábil direta, permitindo a
contabilização de provisão de contrato,
apropriação mensal da prestação de serviço e
contabilização por regime de competência.

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Disciplina "forte" Temos as disciplinas "fortes" na matriz curricular A disciplina no ensino superior é "forte", ou seja,
nos dois sistemas (básico e superior), ou seja, os possui atributos independente da matriz, mas no
atributos pertencem à disciplina da matriz. Para o ensino básico continua sendo "forte" na matriz (é o
ensino superior, este conceito não é o correto e correto para ensino básico). Desta forma, a oferta
dificulta a oferta de disciplinas das disciplinas no ensino superior, passa a ter como
(turmas/disciplinas), pois exige obrigatoriamente opcional o vínculo com a matriz.
uma referência à matriz. Com isto, não
conseguimos tratar naturamente os cursos livres ou
de extensão, que não possuem referência a
nenhum curso da instituição.

Matrícula livre/isolada Para um aluno efetuar uma matrícula, Contempla-se o conceto de matrícula isolada,
obrigatoriamente deve estar associado a um curso bastando informar apenas o aluno e a turma que o
da instituição. Não se contempla o conceito de mesmo fará. Continua-se com todo controle
matrícula isolada, onde um aluno cursa disciplinas acadêmico e financeiro das turmas normais, pois a
sem estar vinculado em algum curso da instituição. estrutura interna utilizada é a mesma.

Turma livre Existe toda uma estrutura com novas tabelas e Como não é obrigatório informar a matriz na oferta
implementações para tratamento de turmas livres de uma disciplina (turma/disciplina), o conceito de
ou mistas (utilizado no ensino básico). "turma mista" passa a existir de forma natural.

Entidade turma Embora exista o conceito de turmas, não existe Entidade existente em qualquer nível de ensino.
esta entidade no ensino superior.

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Template de etapas Existem modelos de etapas a serem usados na Modelos de etapas simultâneos para qualquer nível
instituição por período letivo (ensino superior) ou de ensino, além disso, pode-se persolalizar as
por curso (ensino básico). Não existe os dois etapas de avaliação para cada turma/disciplina.
conceitos simultâneos para nenhum dos níveis de
ensino.

Número de etapas e provas Número fixo de etapas e de provas. Limitado a 20 Número ilimitado de etapas e provas.
flexível etapas e 20 provas.

Entidade períodos Na matriz, embora exista o conceito de "período", Existe a entidade períodos.
não existe a entidade. Por não existir a entidade,
algumas parametrizações como "carga horária de
disciplinas optativas a ser cumprida em
determinado período" não é possível.

Optativas e eletivas da matriz As disciplinas optativas e eletivas se confundem As disciplinas obrigatórias, optativas e eletivas da
com as disciplinas obrigatórias da matriz. Todas as matriz são tratadas separadamente. A matriz é
optativas e eletivas disponíveis na instituição, composta pelas obrigatórias; tem também uma
aparecem como disciplinas da matriz, em um lista de optativas e eletivas "agregadas" e não
período específico. "parte" da mesma.

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Apuração de resultados Hoje existem vários itens de menu que executam Todas as apurações feitas na mesma tela.
centralizada algum tipo de apuração de resultados, como:
cálculo de médias, cálculo de médias finais,
cálculo do coeficiente de rendimento e cálculo da
média global. Alguns usuários acham confuso a
utilização destas apurações que, geralmente, não
são feitas separadamente.

Facilidade no cadastro de Temos um cadastro de tipos de bolsas e outro O responsável pela bolsa de crédito é referenciado
bolsa de crédito cadastro separado (bolsa de crédito) para associar no próprio cadastro de tipos de bolsas.
o cliente/fornecedor à bolsa.

Contrato personalizado por Temos planos de pagamentos fixos e planos por Montagem do contrato com suas respectivas
aluno seviço. Embora os planos por serviço sejam muito parcelas individualizado por aluno. Existe um
flexíveis, não exime o usuário de montar e manter templante de plano de pagamento para facilitar
uma árvore de serviços. Caso um aluno opte por quem trabalha com os mesmos, entretanto é
uma forma de pgto que não exista na árvore de possível que cada aluno monte seu plano de
serviços, é necessário a inclusão desta forma pagamento.
previamente na mesma.
Múltiplos responsáveis Único responsável financeiro por aluno. É usada Para cada parcela do contrato, podemos ter um ou
financeiros uma solução paleativa para tratar mais de um vários responsáveis com percentuais distintos de
responsável finaceiro através do conceito de bolsas pagamento.
de crédito.

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Faixas de crédito Contemplado na forma de um plugin para este Recurso do sistema.
recurso. Utilizado em instituições que trabalham
com cobrança de mensalidades por créditos.
Definem-se faixas de créditos, por curso, em cada
período letivo com valores distintos para os
créditos de cada faixa.

Portal Acadêmico Portal separado do Portal RM, pois continua Portal integrado ao Portal RM, portanto com o
desenvolvido utilizando tecnoligas ASP.NET 1.1 e mesmo layout e utilizando-se dos mesmos serviços,
Delphi, além de ter um layout ultrapassado. além de uma tecnologia mais evoluída e recursos
mais modernos como ajax e RSS.

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FAQ - Como fazer o Upgrade para o TOTVS Educacional?
• O que é mais importante no processo de Upgrade?
O mais importante neste processo é entender que o TOTVS Educacional é um novo
produto, um novo sistema. São novas tabelas e novos conceitos. Praticamente é uma
nova implantação.

• Como é feita a migração de dados?
Existe um importador de dados, com layout de arquivos TXT. Porém a TOTVS não oferece
nenhuma ferramenta de extração de dados dos sistemas RM Classis Ensino Básico e RM
Classis Ensino Superior.

Além disso, existe um Migrador de dados, que é um produto que migra os dados das
tabelas do RM Classis EB e ES para o TOTVS Educacional.

• Quais os principais pontos de atenção quanto ao uso deste Migrador de dados?
Um Migrador de dados como este, é um produto extremamente complexo, que precisa
lidar com um conjunto muito grande de variações de dados existentes nas bases dos
nossos clientes. Por isso, cada migração é uma nova realidade de execução do
conversor. Isso quer dizer que em cada projeto podem surgir situações ainda não
previstas e conseqüentemente não tratadas pelo Migrador.

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• Como podem ter situações não tratadas, qual a menor forma de conduzir um processo
de venda e execução do Upgrade?
O ideal é termos um planejamento prévio e que considere que a validação da migração é
um processo cíclico, e que o número de repetições desse processo varia de acordo com a
complexidade e tamanho da base de dados do cliente.

Uma métrica para servir como base é um ciclo de 3 validações, cada validação com 1
semana de trabalhos (conversão + ajustes + validação dos dados).

Neste cenário, uma migração prévia é um bom ponto de partida para mensurar os prazos
de uma o período de validação. O CDBH pode dar apoio nessa migração prévia, fazendo a
migração em BH e já sinalizando quais são os pontos de atenção ou já identificando
situações não tratadas anteriormente. Caso esse apoio seja necessário, é interessante
avisar com antecedência, para que haja um planejamento. O contato com o CDBH pode
ser feito com o Rafael Pinheiro (rafael.pinheiro@totvs.com.br)

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• Em quais cenários o Conversor já foi usado com sucesso?
Grupo Ser Educacional (Faculdades Mauricio de Nassau)
9 unidades em várias cidades da região o Nordeste
30.000 alunos ativos
Histórico de mais de 230.000 alunos e 10 anos de utilização do sistema

FACPOLI - Faculdade Politécnica de Uberlândia (Uberlândia-MG)
1 unidade
2.000 alunos ativos
Histórico de mais de 10.000 alunos e 5 anos de utilização do sistema

• Qual o apoio que a TOTVS oferece neste processo?
No processo de importação, oferecemos o apoio da nossa equipe de suporte para tirar
dúvidas. No processo de migração, oferecemos o apoio da equipe de desenvolvimento para
analisar os erros encontrados e fazer algumas conversões de teste, desde que planejado com
antecedência.

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• Tudo é migrado automaticamente?
Não. É importante ressaltar que no processo de importação ou migração, somente dados
são contemplados. Relatórios, Fórmulas, Consultas SQL, Gráficos, Cenários, etc. não são
migrados e precisam ser refeitos.

• Como funciona o treinamento na nova ferramenta?
Funciona como os outros produtos da Linha RM. O treinamento pode ser contratado
presencialmente ou via EAD. Em 2010 estamos fazendo algumas semanas de Capacitação
Educacional na TOTVS BH, para o qual podemos convidar alguns clientes a participarem.

• Quanto tempo leva um processo completo de Upgrade?
É muito difícil prever esse tempo. Na verdade, é um novo projeto de implantação, com
uma facilidade que é o migrador de dados. O processo como um todo precisa levar em
consideração os tempos de validação, treinamento, migração de dados, confecção dos
novos relatórios, fórmulas, etc.

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• Como é a performance do Migrador?

O tempo de migração de dados varia muito de acordo com o volume de dados do cliente
e a infra-estrutura disponível. Seguem alguns números de referência:

Base de 7 GB com 200 mil matriculas e 500 mil lançamentos:
12 hs migração - 3 maquinas paralelas

Base de 200 GB com 1 milhão matriculas e 8 milhões lançamentos:
18 hs migração - 11 maquinas paralelas

• O migrador faz a unificação de bases? Ou seja, se eu tenho duas bases de dados ele
consegue migrar e unificar as bases?
Não. O migrador só migra para uma mesma base de dados e mesma coligada.

• Caso existam inconsistências na base de dados atual, o conversor corrige?
Não. Caso o conversor encontre alguma inconsistência ele gera um Log e o cliente
precisa fazer os ajustes na base atual para continuar a migração.

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• Como conseguir o migrador?
Atualmente o migrador pode ser conseguido através do Suporte Educacional.

• Todas as funcionalidades do RM Classis EB e ES estão no TOTVS Educacional?
A TOTVS definiu que alguns poucos recursos não seriam implementados no TOTVS
Educacional, devido à especificidade deles ou pouca utilização pelo mercado nacional e
internacional. Alguns exemplos: Controle de acesso direto com integração com catraca
eletrônica, Organograma, Controle de entrega de material didático, Integração com MS
Excel e Diário ótico (os dois últimos estão sendo preteridos pelo mercado frente a utilização do Portal).

• As customizações feitas para o RM Classis EB e RM Classis ES funcionam para o TOTVS
Educacional?
Não. As customizações não são migradas pelo Migrador e não funcionam para o novo
produto. Algumas customizações feitas por limitações do RM Classis EB e RM Classis ES já
são supridas pelo TOTVS Educacional. Porém é preciso fazer uma análise criteriosa do
recurso no novo produto. Caso o recurso não seja atendido nativamente, a customização
precisa ser migrada. Neste caso, a equipe responsável pela customização precisa ser
acionada desde o início do projeto de Migração, para que todas as ações sejam
tomadas com antecedência.

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DÚVIDAS ?

Rafael Pinheiro
rafael.pinheiro@totvs.com.br

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