Un petit guide d'utilisation du logiciel documentaire Invenio en mode Bibliothécaire

1. Guide
d’utilisation
d’INVENIO
Support de cours pour
bibliothécaires et assimilés
Atelier de formation
Projet PADTICE UNESCO/UEMOA
Université d’Abomey-Calavi, Bénin
juin 2014
Antonin Benoît DIOUF

2. 1
Table des matières
1. Introduction à INVENIO ............................................................................................................... 2
2. Affichage de notices .................................................................................................................... 3
3. BibEdit : Edition de notices (catalogage) ..................................................................................... 3
a. Le format MARC 21 en résumé ............................................................................................... 3
01X-04X - Zones de numéros et codes ............................................................................................ 6
05X-08X - Indices de classification et cotes ..................................................................................... 6
b. Mode opératoire du catalogage .............................................................................................. 7
4. BibEdit : Edition de notices multiples .......................................................................................... 8
5. BibEdit : Gestion de fichiers ........................................................................................................ 8
6. BibCirculation : Circulation et prêt .............................................................................................. 9
a. Gestion des utilisateurs ........................................................................................................... 9
b. Identification physique des espaces de stockage ................................................................. 10
7. Statistiques ................................................................................................................................ 10
a. Statistiques sur une notice .................................................................................................... 10
b. Statistiques générales ........................................................................................................... 11
8. WebSearch : Création de collections......................................................................................... 11
9. Recherche .................................................................................................................................. 12
Conclusion ......................................................................................................................................... 13

3. 2
1. Introduction à INVENIO
Invenio est une suite logicielle gratuite sous LINUX qui permet de gérer sa propre bibliothèque
numérique ou des documents référencés sur le web. La technologie offerte par le logiciel couvre tous
les aspects de la gestion d’une bibliothèque numérique, de l’acquisition du document à sa diffusion
en passant par à la classification, l’indexation et la conservation. Invenio est compatible avec les
standards tel que le protocole de collecte de de métadonnées Open Archives Initiative (OAI-PMH) et
utilise MARC 21 comme format de base des données bibliographiques. La flexibilité et la
performance de Invenio en font une solution complète pour la gestion de dépôts de documents de
taille modérée ou grande (pouvant aller jusqu’à plusieurs millions d’enregistrements).
Invenio a été initialement développé au CERN pour être le serveur de documents de l’institution,
avec la gestion de plus de 1.000.000 notices bibliographiques en Physique des hautes énergies depuis
2002, couvrant articles, livres, revues, photos, vidéos, etc.. Invenio est co-développé grâce une
collaboration internationale comprenant des instituts comme le CERN, DESY, EPFL, FNAL, SLAC et est
utilisé par une trentaine d’institutions scientifiques du monde entier1.
En plus du multilinguisme (une quinzaine de langues), l’application offre plusieurs fonctionnalités
comme : la navigation par collections hiérarchisées ; un puissant moteur de recherche interne ; une
flexibilité dans l’utilisation des métadonnées ; la personnalisation possible de l’interface utilisateur et
plusieurs formats d’export.
Ce sont autant de possibilités offertes par beaucoup d’outils actuels, mais ce qui fait encore plus
l’originalité d’Invenio est qu’il remplit les fonctions d’un SIGB classique (comme la gestion des
emprunts, des statistiques, etc.) en sus de son option principale qu’est la gestion d’une bibliothèque
numérique, voire au-delà, car il est fait aussi d’archive ouverte où l’auto-archivage par l’utilisateur est
possible.
1 http://invenio-software.org/wiki/General/Demo

4. 3
2. Affichage de notices
Notice détaillée en mode de consultation publique (figure 1)
3. BibEdit : Edition de notices (catalogage)
Création de notices dans INVENIO en utilisant la norme MARC 21. Pour cela on peut créer autant de
templates (masques ou bordereaux de saisie) qu’il y a de types de documents à gérer. Ce qui est
fondamental à ce niveau c’est la maîtrise du format MARC 21, ou du moins les éléments de
descriptions principaux (titre, auteur, éditeur, etc.) et leur zone correspondante.
a. Le format MARC 21 en résumé2
Les Formats MARC 21 constituent des normes largement utilisées pour la représentation et l'échange
de données lisibles par machine de renseignements bibliographiques, d'autorité, de fonds, de
classification et de données sur les renseignements communautaires. Ils constituent une famille de
2 Données ouvertes, Division de la gestion des contenus, Bibliothèque et Archives Canada.-
Renseignements généraux-Documentation-Format MARC 21. [En ligne]. URL :
http://www.marc21.ca/M21/M901.html

5. cinq formats coordonnés, soit le: Format MARC 21 pour les vedettes d'autorité; Format MARC 21
pour les données bibliographiques; Format MARC 21 pour les données de classification; Format MARC
21 sur les renseignements communautaires; et le Format MARC 21 pour les données sur les fonds.
Chacun de ces Formats est publié séparément afin de fournir des descriptions détaillées des zones,
des directives pour l'application des désignations du contenu défini, (avec des exemples), et
l'identification des conventions à suivre afin d'assurer l'uniformité des entrées de données en direct.
Les versions abrégées des Formats MARC 21 fournissent, dans une seule publication, un guide de
référence rapide à la désignation du contenu défini pour chaque Format. Il fournit une description
précise de chaque zone, chaque position de caractère des éléments des zones fixes, et des
indicateurs définis dans les zones variables. La description des codes de sous-zones et des valeurs
codées est donnée seulement lorsque leurs noms ne sont pas suffisamment descriptifs. Des
4
exemples sont inclus pour chaque zone.
Plus d’informations sur : http://www.marc21.ca/index-f.html
i. Format MARC 21 pour les données bibliographiques
Correspondance zones ISBD et quelques zones MARC 21
ISBD MARC 21 Commentaires et/ou exemples
Zone de titre & mention
de responsabilité
245__$a Titre propre
$b Sous-titre
$c Mention de
responsabilité
245 ## $aLe fonctionnement des
économies de marché:$bMicro et
macroéconomie de l'équilibre
général/$cPhilippe Hugon.
Zone d’édition 250__$a Mention
d’édition
245 ## $a2e éd.
Zone d’adresse
bibliographique
260__$a Lieu
$b Nom éditeur
$c Date de
publication
260 ## $aMontréal:$bHarmattan,$c1966

6. 5
Zone de description
matérielle
300__$a Importance
matérielle,
pagination
$b Illustration
$c Format
300 ## $a173 p. :$bill., 2 cartes ;$c24
cm.
Zone de collection 490__$a Nom de
collection
$v N° de collection
$x ISSN
Zone de notes 500__$a Notes
520__$a Résumé
Zone de l’ISBN 020__$a ISBN
ii. Format MARC 21 pour les Vedettes d’autorité
Zones MARC 21 Commentaires et/ou exemples
100__$a Nom de personne
110__$a Collectivité
130__$a Titre uniforme
Vedette Auteur principal
100 1# $aSenghor, Léopold Sedar
700__$a Nom de personne
710__$a Collectivité
720__$a Nom entré sans vérification (peut être
personnel, collectivité, etc.)
730__$a Titre uniforme
$e Fonction ou Relation
Vedette Auteur(s) secondaire(s)
700 ## $aKane, Cheikh Hamidou$eCollab.
6XX - Zones d'accès sujet (Vedettes matières)
600 - Vedette-matière - Nom de personne
610 - Vedette-matière - Nom de collectivité
611 - Vedette-matière - Nom de réunion
630 - Vedette-matière - Titre uniforme
648 - Vedette-matière - Terme chronologique

7. 6
650 - Vedette-matière - Nom commun
651 - Vedette-matière - Nom géographique
653__$a Terme d'indexation - Vedette non
contrôlée (libre)
L’indicateur « 1 » indique que le terme
d'indexation est un terme principal qui couvre le
sujet mis en évidence dans le document décrit.
6531_$a
Etc.
6531# $aSocialisme
iii. Zones Particulières MARC 21
Libellé de zones Commentaires et/ou exemples
01X-04X - Zones de numéros et codes
001__ N° de la notice
005__ Date heure création de la notice
020__$a ISBN
022__$a ISSN
041__$a Code de Langue
Les zones 001 et 005 font partie des zones de
contrôle, elles sont renseignées
automatiquement par le système et n’ont pas de
codes de sous-zone.
020 ## $a289489001X$c24,50$
05X-08X - Indices de classification et cotes
050 - Cote de la Library of Congress (LC)
052 - Code de classification géographique
060 - Cote de la National Library of Medicine
(NLM)
080 - Indice de la Classification décimale
universelle (CDU)
082 - Indice de la Classification décimale Dewey
(CDD)
084 - Autre indice de classification
Concernant la ZONE 084 : elle renferme un
indice de classification provenant d'un système
de classification autre que ceux qui sont
couverts par une des zones de cotes ou d'indices
de classification déjà prévues dans la
nomenclature du Marc 21.
Cette zone ne doit pas être utilisée pour les
indices de classification attribués par une source
pour laquelle un code de source de l'indice ne
serait pas entré dans une sous-zone $2. Exemple
084 $a 05.01.01
$2 frpaoec (source macrothésaurus OCDE)

8. iv. Notice catalographique en mode Administrateur. L’image ci-dessous
montre la structure d’un template ou bordereau de saisie (livre) avec les
métadonnées descriptives en MARC 21 (figure 2)
b. Mode opératoire du catalogage
Cliquer sur l’onglet Administration Lancer éditeur de notices Cliquer sur l’icône New Record et
sélectionner le template adéquat (livre, article, etc.), attention ces templates doivent avoir été créés
auparavant au moment du paramétrage de l’application (solliciter l’assistance de votre informaticien
pour cette opération)3. Après avoir cliqué sur le template désiré, un formulaire de saisie de données
apparaît avec un numéro de notice automatiquement généré par le programme (Zone 001). Il suffit
ensuite de remplir tous les champs requis et cliquer enfin sur Submit pour valider la notice, après
avoir vérifié que les données saisies sont correctes et conformes aux zones de description. Cette
nouvelle notice sera visible dès la prochaine mise à jour automatique de l’application (environ toutes
7
les 05 minutes).
3 Si les templates n’ont pas été prédéfinis au moment du paramétrage, vous serez obligé d’ajouter les champs
de description requis au fur et à mesure que vous cataloguez le document. Bien entendu cela implique que
vous ayez une connaissance suffisante des zones, indicateurs et sous-zones de MARC 21. L’avantage de créer
des templates prédéfinis est de fixer une bonne fois pour toutes, les zones de description spécifiques à chaque
type de document et ainsi gagner un temps précieux pendant le catalogage.

9. 4. BibEdit : Edition de notices multiples
Pour faire des actions spécifiques sur un groupe de notices : modifier, effacer etc. Pour cela on peut
faire une recherche par sujets, par auteur, etc., limitée ou non à un type de collection (Livres, thèses,
articles.). L’avantage est de pouvoir travailler sur un ensemble de notices au moyen d’une seule
8
opération.
Procédé : Cliquer sur l’onglet Administration Lancer éditeur de notices multiples Rechercher
un groupe de documents sur lesquels vous voulez apporter des modifications (par exemple, erreurs
sur la transcription du nom d’un auteur). Il faut donc chercher l’auteur en question pour afficher
toutes les notices sur lesquelles figure cet auteur. Ensuite cliquez sur Ajouter une action sur un
champ, remplir le champ par l’étiquette de zone (100 par exemple qui concerne l’auteur principal du
document) Choisir l’option Mettre à jour un champ (vous voulez modifier) Cliquer Recliquer
sur Ajouter une action sur un sous-champ Remplir le champ par l’étiquette de sous-zone (a par
exemple où sont saisi les Nom et Prénoms de l’auteur) Choisir l’option Remplacer tout le
contenusaisir la valeur de cette sous-zone qui viendra remplacer toutes données qui y ont été
saisies auparavant Enregistrer Appliquer les modifications.
5. BibEdit : Gestion de fichiers
Module qui permet de lier un objet numérique (texte, image fixe ou animée, son) à une notice. Après
avoir catalogué le document, noter soigneusement son numéro d’enregistrement fourni
automatiquement par le programme. Deux possibilités sont offertes pour procéder à la liaison du
document numérique à la notice.
· Cliquer sur l’onglet Administration Lancer Gestionnaire de fichiers Saisir le numéro de
la notice dans la boîte de dialogue qui s’affiche puis cliquer sur Editer. Il vous sera demandé
d’ajouter un fichier à partir de l’emplacement où est stocké le document à ajouter (disque
dur de votre machine ou autre clef USB par exemple) Parcourir Envoyer et enfin
Appliquer les modifications. Le document sera lié à la notice dès la prochaine mise à jour
automatique de l’application (environ toutes les 05 minutes)
· Une fois la notice intégrée dans la base de données vous pouvez l’afficher en mode détaillé
(figure 1, page 03 de ce document) en faisant une recherche par auteur par exemple. Vous
pouvez lancer le gestionnaire de fichiers en cliquant sur Gérer les fichiers de cette notice en
bas à droite. Il vous suffit de suivre les étapes suivantes telles que décrites dans le point
précédent.

10. NB : il est possible d’intégrer un document numérique en utilisant aussi l’option du champ FFT
directement dans MARC 21. La donnée sera dans ce cas généralement l’adresse URL d’une ressource
9
en texte intégral sur le Web
6. BibCirculation : Circulation et prêt
Le module circulation qui est en option permet de gérer les emprunts de documents comme dans
tout système intégré de gestion de bibliothèque.
Une fois un document catalogué, il faut nécessairement décrire le ou les exemplaires de ce
document pour pouvoir gérer les emprunts dont il fera l’objet. Ce préalable n’est pas le seul à
remplir, car il faut que les potentiels emprunteurs soient identifiés, les localisations ou espaces de
stockage définis, la durée des prêts paramétrée pour chaque type de document pouvant faire l’objet
d’un prêt à domicile.
a. Gestion des utilisateurs
Tous les utilisateurs de la bibliothèque doivent être identifiés grâce à une inscription détaillant tous
les éléments d’identification courants et de localisation géographique. Pour ce faire aller dans le
menu Administration Cliquez sur Lancer BibCirculation Cliquez sur Borrowers, Add New
Borrower et saisir les éléments d’identification de l’utilisateur. Certaines versions d’INVENIO ne

11. prévoient pas cette possibilité de gérer des utilisateurs, néanmoins il vous est possible de les gérer
10
via un annuaire LDAP par exemple.
b. Identification physique des espaces de stockage
Cette étape permet de localiser la ou les bibliothèques stockant les collections (bibliothèque
principale et bibliothèques annexes si vous êtes dans une configuration ou des bibliothèques sont en
réseau). Comme pour les utilisateurs il faut aller dans le menu Administration Cliquez sur Lancer
BibCirculation ensuite, Cliquez sur Libraries et Add new Library et saisir les éléments
d’identification de la bibliothèque et ses différents espaces de conservation.
7. Statistiques
Les statistiques peuvent être obtenues à plusieurs niveaux selon le type de statistique que l’on veut.
a. Statistiques sur une notice
Elles permettent d’avoir un aperçu sur le nombre de téléchargements qui ont été faits sur un
document. Il suffit d’afficher la notice en mode détaillée et de cliquer sur l’onglet Statistiques
d’utilisation, un graphique s’affiche alors montrant lesdites statistiques mensuellement.

12. 11
b. Statistiques générales
Elles sont obtenues à l’aide du bouton Statistiques du menu déroulant de l’onglet Administration.
Seul un utilisateur inscrit dans le système avec des droits d’administration peut le faire. Un large
choix de types de statistiques est offert avec divers formats de sortie et graphiques d’affichage pour
une analyse des données plus facile s’il y a lieu.
8. WebSearch : Création de collections
Les collections sont identifiées dans INVENIO comme étant les espaces virtuels organisés où sont
stockés tous les documents. Elles sont obligatoires pour notamment pouvoir afficher les notices
enregistrées dans le catalogue en ligne (OPAC). On peut en définir autant que nécessaire, par type de
documents ou même par emplacement physique au sein d’une bibliothèque ou d’un réseau de
bibliothèques. Pour créer une collection il faut suivre les étapes suivantes : cliquer sur l’onglet ou le
bouton « Administration » Configurer WebSearch Create New Collection Add Collection
après avoir donné un nom à la nouvelle collection que vous êtes en train de créer Attacher la
collection à une collection parente (si elle est principale l’attacher à la collection de base qui est par
défaut l’intitulé de votre installation Invenio, ex : « Catalogue de la bibliothèque … ») définir le
type de relations avec cette collection parente (« Regular Narrow by » ou « Focus on »). Ce dernier
choix définira l’emplacement d’affichage de la collection. Pour illustration voir figure ci-dessous :

13. NB : pour qu’une notice soit affichée et donc visible après une recherche, il faut nécessairement
qu’elle soit intégrée dans une collection, par le biais du champ 980 de Marc 21 renseigné par le code
(Alphabétique de préférence) défini pour une collection au moment de sa création4.
12
9. Recherche
Un guide de recherche très détaillé est déjà proposé dans chaque installation d’INVENIO il est
accessible à partir de l’onglet Aide. Il propose une espace Conseils de recherche qui présente des
suggestions et des techniques qui permettent d'utiliser au mieux l’application installée et un Guide
de recherche complet sur comment faire des recherches sur l’installation. Cette rubrique est
accessible à tout utilisateur de l’application sur le Web.
4 Lors du processus de création de la collection il vous sera demandé à une étape précise de remplir un champ QUERY, saisir
alors 980:CODECOLLECTION en respectant la casse (code collection est le code que vous allez attribuer à la création par
exemple BOOK, s’il s’agit d’un livre)

14. 13
Conclusion
Invenio est l’un des nombreux outils utilisables pour gérer une bibliothèque ou centre de
documentation. Ce qui le rend unique dans la grande famille des logiciels documentaires c’est son
multifonctionnalisme qui fait qu’une fois installé, il remplit à la fois les fonctions d’un SIGB classique
avec les opérations bibliothéconomiques de base, celles d’un logiciel de bibliothèque numérique
donnant accès à une collection organisée de documents électroniques et enfin celles d’un logiciel de
gestion d’archives ouvertes avec la possibilité d’auto-archiver ses propres publications de recherche.
Imaginez que vous réunissiez par exemple, les logiciels PMB, Greenstone et Dspace dans une même
application…c’est cela INVENIO (en latin : Découvrir, Imaginer, Inventer, Trouver, etc.). Un vrai
« couteau suisse » pour la gestion de l’information documentaire.