Presentación en español utilizada en el webinar sobre la nueva versión del módulo Alfresco Records Management 2.0. Para ver el video puede visitar http://www.alfresco.com/es y http://blyx.com

1. Nuevo Alfresco
Records Management 2.0
Toni de la Fuente
Senior Solutions Engineer
twitter: @ToniBlyx blog: blyx.com

2. Gestión de registros
¿Qué es la gestión de registros? ¿Qué es un registro?
"El campo de gestión responsable "Información que crea, recibe y
del control eficiente y sistemático conserva como prueba e
de la información una persona u
creación, recepción, mantenimiento organización con el fin de cumplir
, uso y disposición de con las obligaciones legales o de
registros, incluidos los procesos de transacción de la empresa".
adquisición y conservación de
pruebas e información sobre las
actividades y transacciones
empresariales en forma de
registros".
¡El arte de deshacerse de las cosas!

3. ¿Por qué es importante?
• Legislación en España • Normativas
– ISO 15489
– Real decreto 4/2010, ENI. Esquema – ISO 14721
nacional de Interoperabilidad
– LEY 56/2007, LMISI. Medidas de
– Moreq10
Impulso de la Sociedad de la – Otras.
Información
• Normativas locales
– Orden Pre/2971/2007. Expedición
de factura electrónica • Exigencias de integración
– LEY 30/2007 Contratos del Sector Resumen
Público
– LEY 11/2007 LAECSP, acceso Requerimiento legal para gestionar la
electrónico de los ciudadanos a los
información de la empresa
Servicios Públicos
– LEY 34/2002. Servicios de la
Utilizado para probar quién sabía qué y
Sociedad de la Información
cuándo
– LEY 15/1999
– LOPD, Protección de Datos de Los registros no gestionados
Carácter Personal
adecuadamente pueden convertirse en
un problema

4. Investigación de AIIM
"Como puede observarse, el 28% de
las organizaciones tardarían más de
un mes en crear los documentos
necesarios para un proceso legal, y
se sospecha que para las que dicen
que tardarían de 2 a 4 semanas, es
más un deseo que una realidad, ya
que este es el periodo obligado de
varias normativas sobre la protección
de datos y la libertad de información".
Fuente: Estado del sector de ECM 2009, AIIM

5. ¿Y la gestión documental qué?
Gestión documental Gestión de registros
• La estructura para guardar o archivar • El programa de clasificación lo
documentos la crean los usuarios y
cambia con el tiempo, normalmente
añadiendo carpetas a la jerarquía.
≠ define la organización y no pueden
modificarlo los usuarios; suele ser
obligatorio.
≠
• Los registros se crean como parte
• Los documentos pueden crearse en
de un proceso o transacción de la
cualquier momento y con cualquier
organización
fin
≠
• Una vez que se ha declarado un
• Un documento puede modificarse registro, no puede cambiarse
con el tiempo, es un trabajo en curso excepto en el caso de
circunstancias excepcionales
• Los documentos se conservan o
eliminan en función de los
requerimientos del usuario
≠ • Los registros se mantienen durante
periodos predeterminados y se
eliminan una vez obsoletos

6. Inconvenientes del método tradicional
Método Resultado
• Soluciones independientes • Información inconsistente
• Complejo • Falta de adopción
• Caro • Uso limitado
• Tecnología • Caro de mantener
• Alcance limitado • No cubre todo el contenido
Gestión de registros tradicional,
no suele estar integrada en el día a dia de la
organización, dominio de especialistas en registros

7. Objetivos de diseño
'Gestión de registros
sin obstáculos'
• Simplicidad
– de uso para usuarios ocasionales
• Alcance
– para todos los usuarios de la organización
• Coste
– una solución de gestión de registros de código
abierto
• Implementación
– no se necesitan herramientas de escritorio
• Preparada para el futuro
– ofrece una base y modelo potencial para el trabajo
con estándares en el futuro

8. Soporte para el ciclo de vida completo
de los registros
DM y colaboración Almacén de registros
• Flujo de trabajo
• Versiones • Seguridad
• Comentarios • Disposición
• Control de acceso • Auditoría
Un solo sistema

9. RM 2.0
• Nueva versión de RM
– Sin limitaciones de DOD
– Compatible con plan de archivo multinivel
– Capacidad de personalización de Alfresco 4
– Guardar búsquedas
– Más rápido
– Extensible: modelo, acciones y formularios
• A partir de Alfresco 4.0.2
– Se entrega como dos AMP (para Share y
Explorer)

10. Conjunto de características
• Plan de archivo • Seguridad
• Tipos de registros • Referencias
• Archivo de registros • Búsquedas
• Programas de • Auditoría
disposición • Administración
• Eventos

11. Plan de archivo
• Utilizado para guardar 'registros'
– Categorías con programa de disposición
– Registros archivados en carpetas de registros
• Los administradores crean el plan de
archivo
– Seguridad para controlar lo que pueden ver
los usuarios
– Los usuarios pueden añadir registros
• Compatible con metadatos personalizados

12. Nuevo plan de archivo
Antiguo Plan de archivo
Nuevo
Categoría de registros
Carpeta de registros

13. Tipos de registros
• Compatible con registros
electrónicos y físicos
• Varios tipos electrónicos:
– Predeterminado
– Registro escaneado
– Registro fotográfico digital
– Registro PDF
– Registro web
• Una carpeta puede
contener registros
electrónicos y físicos

14. Archivo de registros
• Los registros pueden • Proceso de 3 fases
archivarse mediante – Archivar
diferentes interfaces: – Completar datos
– Importación a sitio de – Declarar
RM
• Los gestores de
– Desde Alfresco registros pueden anular
– Escritorio con CIFS, la declaración de
WebDAV, FTP, etc.
registros
– Cliente de correo
electrónico IMAP – Si están habilitados
• Flujo de trabajo
– Permite a varios
usuarios completar los
metadatos

15. Modelo de datos flexible de
Alfresco
Tipo = Informe Tipo = Contrato Tipo = Correo Tipo = Físico
electrónico
Propiedades del tipo: Propiedades del tipo: Propiedades del tipo: Propiedades del tipo:
Asunto Cliente Asunto Formato
Fecha de informe Fecha efectiva Enviado por
Área empresarial Valor Enviado a
Aspecto = Registro RM
Atributos Aspecto...
Identificador de registros
Código de clasificación
Organización creadora
Fecha de registro
Cualquier tipo de documento puede dejarse bajo el control de RM

16. Planificación de disposición
• Vinculado a categorías
de registros
– Se aplican a las
categorías y carpetas
• Control de registros
– Retención
– Disposición
• Un número de pasos
– Límite
– Transferencia
– Retención
– Adhesión
– Destrucción

17. Eventos
• Eventos de usuario
– Definidos por un usuario
con privilegios
– Pueden incluirse en
programas de cancelación
– Completados por un
usuario con privilegiado
• Eventos de sistemas
– Completados por el
sistema
– Desencadena otros
eventos
– Obsoleto, reemplazo, trans
ferencia
• Soporta múltiples eventos

18. Seguridad - Resumen
• Certificado con LDAP o autenticación
externa
• Los usuarios deben ser usuarios de
gestión de registros
• Seguridad mejorada
– Capacidades
– Roles de gestión de registros
– Marcas/advertencias adicionales

19. Seguridad – Permisos especiales
• Existen más de 50 permisos especiales (capabilities):
– Extender periodo de retención o bloqueo, cerrar
carpetas, crear, modificar, destruir tipos de referencias, destruir
registros programados para destrucción, etc.
• Cada una de ellas permite una tarea específica en el
sistema
Extender periodo de retención o bloqueo
– Permite al usuario que lo tiene bloquear registros y
carpetas, extendiendo así su periodo de retención.
Cerrar carpetas
– El usuario que lo tiene puede cerrar carpetas para archivo
posterior.
– Nota: existe otra tarea que es lo contrario: volver a abrir
carpetas.

20. Seguridad - Roles
• Roles de gestión de
contenido predefinidos
– Administrator
– Manager
– Power User
– Security Officer
– User
• Una forma de agrupar
capacidades
• Puede ampliarse

21. Referencias
Ejemplos
• Relaciones entre • Padre / Hijo
registros – Obsoletas, obsoletas por
• Pueden ser... – Representación, represent
ación por
– Padre / Hijo
– Reemplazo, reemplazo por
– Bidireccionales
– Documentación de
– Definidas por el usuario
apoyo, documentación
• Extracciones de correo complementaria
electrónico crean una – Versiones, versiones por
referencia – Mensaje, documento
automáticamente adjunto
• Pueden actuar como • Bidireccionales
eventos – Referencia cruzada

22. Búsquedas
• Búsquedas en
– Propiedades de contenido y
registros
– Programas de cancelación
– Valores concretos (por
ej., rango de fechas)
– Estado de registro
– Propiedades personalizadas
• Resultados configurables
– Valores devueltos
– Ordenar por columnas
• Guardar para uso
posterior/volver a editar

23. Auditoría
• Traza de auditoría de • Las búsquedas pueden
acciones exportarse o archivarse
• Filtrada por y declararse registros
evento, usuario o
fecha

24. Administración - Dashlet
• Dashlet: para
cualquier usuario
• Permite el acceso a la
consola de gestión
• Solo estan
disponibles las
funciones de
administración según
usuario:
– Basado en roles

25. Demo
• Instalación
1. *Activar Lucene (reindexar, etc.)
2. Instalar los 2 AMP, cada uno con su alfresco.war y sobre share.war
3. El administrador debe añadir a su panel de inicio el dashlet "Records
Management Config”.
4. Crear el sitio RM
5. Cargar datos de ejemplo (opcional)
6. Ir al sitio RM o a la consola de administración y empezar a trabajar.
• Plan de archivo
• Administración

26. Resumen
• Las legislación exigen
a las organizaciones Document
Management
controlar los registros Electronic
Team
Records
– Pero no se trata de Management Collaboration
guardar todo para
siempre Alfresco
• Un mismo sistema Image Enterprise Rich Media
Management Support
para RM y DM
• Diseñado para
facilitar su uso y Process
Management
Web Content
Services
rápida adopción por
parte del usuario