Foredrag holdt på IKA Kongsberg sitt arkivlederseminar på Flå 29.8.2012

1. Strategi for bruk av sosiale
medier
Tanker om arkiv, kommuner og sosiale medier
IKA Kongsberg arkivlederseminar
Flå 29.8.2012
Tom Oddby, tom.oddby@drmk.no – 3204 6699/9204 5612

2. Drammen byarkiv
- Kommunearkiv 1987-1992
- Byarkiv opprettet 1.1.2007
- Ca. 4000 hm arkiver i depot
- Er et ”totalarkiv” for kommunen
- Moderne arkiver (1)
- Historiske arkiver og depot (2.6)
- Dokumentsenter (7.8)
- Grafisk senter (3)
- Digitale arkiver (4)
- Multikulturelle arkiver (0.5)
- Ledelse og merkantil hjelp (1.7)
- Administrativt underlagt
en virksomhet for
fellestjenester
- Lesesal og depot to
steder i Drammen
sentrum

3. Hva er sosiale medier?
Wikipedia: ”sosiale medier er medier (kanaler eller plattformer) som ved
hjelp av internett eller webbasert teknologi, åpner for interaksjon mellom to
eller flere mennesker (brukere). Kaplan og Haenlein har en definisjon av
sosiale medier som sier at det er en gruppe internettbaserte applikasjoner
som bygger på det ideologiske og teknologiske grunnlaget til Web 2.0, og
som tillater skapelse og utveksling av brukergenerert innhold. Med
interaksjon mellom brukerne menes blant annet deling, rating og tagging,
eller å poste kommentarer til bilder, artikler eller annet innhold og
informasjon.”
Difi: ”sosiale medier er en arbeidsmåte og kommunikasjonsform.
Nettsamfunn og nettaktiviteter basert på brukerskapt innhold, gjør det mulig
å dele informasjon, videreutvikle egne og andres ideér, og innhente
kunnskap på en ny måte. Sosiale medier skiller seg fra tradisjonelle medier
som er avsenderkontrollert, ved å være mer uformelle og brukerstyrte. De
beskrives gjerne som massenes medium der skillet mellom produsent og
konsument er visket ut.”

5. Sosiale mediers natur
Sosiale medier Offentlig forvaltning
-Rask og spontan -Sindig og reflektert
-Flyktig -Sporbarhet
-Forgjengelig -Mulig å bevare
-Separate innspill -Hierarkisk behandling
-Tverrgående emner -Etatsvis forvaltning
-”Venner” og ”følgere” -Myndighetsutøvere
-Lett å endre og slette -Krav til dokumentert ekthet
-Selvdefinert ”privacy” -Lovregulert innsyn og
skjerming

6. Norske kommuner og sosiale medier
- Tatt i bruk sosiale medier: 58 % (2010)
- Bruker sosiale medier som enveiskommunikasjon: 69 % (2010)
- Har som målsetting kun enveiskommunikasjon: 48 % (2010)
- Strategi for bruk av sosiale medier: 17 % (2010)
- Facebook det viktigste sosiale medium for kommunene
- Forskjell på store og mindre/små kommuner
- Andel kommuner på Facebook: 40 % (desember 2011)
- Hvem er best på Facebook?
- Kommuner
- Fylkeskommuner

7. Hvordan lykkes med sosiale medier?
- Utarbeidet strategi og retningslinjer
- Engasjement (”ildsjeler”)
- Kurs for ansatte
- Retningslinjer som er godt forankret
- Stor bredde i målsetninger, bruksområder og kanaler
- Politikerne er involvert
- Servicetorget er involvert
- FB-sidene er markedsført

8. To ulike måter å vurdere arkiv og
sosiale meder
1) En tradisjonell forvaltningsrettslig tilnærming
a) Arkivlov
b) Offentlighetslov ”Arkivdanning”
c) Forvaltningslov
2) En arkivteoretisk tilnærming
a) Ivaretakelse av innsyn
og demokratisk kontroll
a) Bevaring av viktige sider ”Arkivdepot”
ved samfunnsutviklingen

9. Bør vi være bekymret?
- ”Å la dette forbli liggende uløst, kan med det tempoet dette
utvikler seg i, ganske raskt føre til at dagens arkivsystem
utspiller sin rolle for store deler av det offentliges
kommunikasjon” (Sosiale medier i all offentlighet, 2011)
- ”Systemene som i dag brukes for journalføring av meldinger
og arkivering av innholdet i sosiale medier og på nettsidene
er ikke gode nok, og særlig for arkivering av hele nettsider
er systemene så godt som fraværende [….].” (Anne Mette Dørum
2012)
Kommer veksten i bruk av sosiale medier blant
kommunen til å vokse ennå mer?

10. Arkivdanningsperspektivet
- ”Journalføring av sosiale medier er ikke noe hokus pokus.
Hovedprinsippet er at det er innholdet som bestemmer hva
som skal journalføres, ikke mediet [….].” (”Sosiale medier i all
offentlighet”, 2011)
- ”Spørsmål og svar under nettmøter omfattes av
forvaltningens plikt til å føre journal etter arkivloven med
forskrifter og innsynsretten etter offentlighetsloven.”
(Lovavdelingen i Justisdepartementet, 2009)
- Etter min mening er det klart at de fleste blogger som
offentlige organ oppretter, kommer inn under
bestemmelsene om journalføring og arkivering.” (Anne Mette
Dørum, 2012)
Hvorfor synes vi da dette er så vanskelig?

11. Arkivdanningsperspektivet
Vanskelig fordi:
- skillet mellom informasjon, kommunikasjon og
saksbehandling er flytende
- offentlig forvaltning betrakter sosiale medier som uformelle
samtaler
- skille mellom offentlig og privat sfære blir til dels opphevet
- sosiale medier er svært ressurskrevende for arkivtjenesten
- journalføring av innlegg på sosiale medier må gjøres
manuelt
- datamengden varierer hele tiden (når setter man ”strek”?)
- systemene er ikke gode nok
- journalføring av blogger og nettmøter som ett arkivdokument
er teknisk vanskelig

12. Drammen kommune i sosiale medier
- Aktiv på Facebook
- Servicetorget chatter med innbyggerne og publikum
- Ordfører har nettmøter med innbyggerne og publikum
- Strategi for bruk av sosiale medier vedtatt april 2011
- ”Å være til stede på arenaer der publikum er”
- ”Å spre informasjon raskt og effektivt”
- ”Å forbedre og forenkle kontakt/dialog med målgruppene”
- Legger ut filmer på Youtube
- Og byarkivet har ikke vært involvert i noe av dette ….


13. Drammen kommune i sosiale medier
- Muntlig avtale med Facebookansvarlig hos rådmannen om
at hun tar kontakt med byarkivet ved vurdering av
journalføring
- Ordførers nettmøter journalføres eller arkiveres ikke
- Eventuelle blogger har ikke vært diskutert rent arkivfaglig
- Nært samarbeid med servicetorget ifht journalføring av
chatinnlegg
- Planlagt møte med rådmannen i høst om håndtering av
arkivspørsmål i sosiale medier
- Byarkivaren er invitert med inn en arbeidsgruppe for sosiale
medier nedsatt av rådmannen
- Strategi for arkiv- og dokumenthåndtering på trappene i
2013

14. Hvordan takle utfordringene?
1. Innarbeide arkiv som en naturlig del av kommunens
strategi for sosiale medier
2. Hvis ressurser: følge med på kommunens Facebook-side
jevnlig for å sjekke om det postes innlegg som er
journalverdig
3. Når noe skal journalføres så må det tas ut på papir og
håndteres manuelt og på ”gamlemåten”
4. Ved innføring av nye systemer så må det stilles krav til
leverandørene i forhold til dokumentfangst av sosiale
medier, først og fremst Facebook (jf. Thomas Sødring)
5. Nettmøter, blogger og Facebooktråder håndteres som ett
dokument

15. Kilder og litteratur
- ”Regjeringens bruk av sosiale medier”, rapport april 2009
- ”eKommune 2012 – lokal digital agenda”. Rapport fra KS
- ”Kommunal bruk av sosiale media – i eit arkivfaglig perspektiv.”
Blogginnlegg på ”depotdrengen”, Gudmund Valderhaug (også
innlegg på KAI-konferansen i Drammen september 2011)
- ”Sosiale medier i all offentlighet”, Kommuneforlaget 2011
- ”Beta.komm”, undersøkelse om bruk av sosiale medier i
kommunesektoren 2011. Rapport fra KS
- ”Sosiale medier – en ny utfordring for arkivarene?” Artikkel i
Arkheion 2/2010
- ”Datafangst av sosiale medier”. Artikkel i Arkheion 1/2012
- ”Sosiale mediers rolle i et saksbehandlingsperspektiv”.
Eksamensoppgave skrevet av Anne Mette Dørum 2012
- Bloggen www.ialloffentlighet.no (Alf Tore Meling)