Ficha 2

TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA
PROYECTO INTEGRADOR
NIVEL IV
FACULTAD DE INFORMÁTICA
GESTION DE MATRICULAS
JARDIN aeioTU - MORAVIA
FICHA ENTREGA # 2
LEIDY BERMUDEZ GARCIA
ANDRES FELIPE BERMUDEZ SANCHEZ
SANTIAGO ANDRES SANTAMARIA PUERTA
INSTITUCION UNIVERSITARIA TECNOLOGICO DE ANTIOQUIA
FACTULTAD DE SISTEMAS

Entregable IIEntregable II
ITAGÜI
2014
22

DEFINICIÓNDELSISTEMADEFINICIÓNDELSISTEMA
1. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA A SOLUCIONAR.
En el jardín aeioTU MORAVIA se tiene 3 problemáticas que se pretenden
solventar con la implementación de una nueva metodología de trabajo:
1. Matricula: Antes del proceso de matrícula evaluar el carácter social del
niño ya que se tienen prioridades a la hora de la matrícula, luego se
debe contabilizar el número de niños matriculados para conocer el cupo
actual en el jardín, si el cupo ya se encuentra completo, los niños son
registrados en una lista de espera.
2. Demora en la generación de informes: La generación de informes es
demorada debido a que no se cuenta con una metodología de trabajo
que permita una obtención de datos oportuna. Los datos deben ser
calculados manualmente en base a los informes de asistencia que
presentan las maestras, estos datos deben ser ingresados en una
plantilla de Excel.
3. Caracterización: cada niño en el jardín tiene una carpeta donde son
almacenadas la documentación de cada niño, así como su carnet de
vacunación y los controles médicos que deben realizarse por lo menos 2
veces al año. El número de carpetas a revisar puede llegar hasta las 300
y el objetivo de esta revisión, es con el fin de tener información
actualizada de cada niño y generar las respectivas alertas. Si la
documentación faltan esta relacionada con vacunas y controles médicos,
se genera alerta al área de psicología para el contacto de los acudientes
del niño y se firma un compromiso, con fecha límite para la entrega de
esta documentación al día.
En el tema de la vacunación hay un esquema de vacunación con el cual
debe cumplir cada niño, el cual dicta que durante el desarrollo del niño se le
debe suministrar un número de vacunas con sus respectivos refuerzos, para
identificar aquellos niños cuyo esquema de vacunación no está acorde a su
edad, se debe revisar cada uno de los carnet de vacunación este proceso
se realiza mes a mes.
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2. OBJETIVO GENERAL
Brindar una solución que apoye al área administrativa en sus funciones, tales
como la supervisión de la planta docente, realización del proceso de matrícula
de los niños de primera infancia, llevar el control de la lista de espera, entre
otros, mediante un software de control y análisis.
3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Implementar un sistema que permita el registro de la información de los
niños.
• Administrar el registro de los niños en una lista de espera cuando no se
cuente con cupo disponible en el jardín.
• Crear y estructurar la base de datos, utilizando el motor de base de
datos MySQL, para almacenar la información de los niños.
• Permitir al usuario consultar en el sistema, dando como resultado una
lista con los niños cuya documentación, esquema de vacunación o controles en
Crecimiento y Desarrollo se encuentren incompletos.
• Crear una aplicación web, que sea compatible con cualquier navegador.
• Diseñar interfaces que permitan al usuario una navegación intuitiva del
sistema de información.
• Mostrar un informe acumulativo en el mes del número de niños que
asisten al jardín por día. Este debe ser organizado en una tabla de la siguiente
manera.
• Almacenar el desempeño de cada niño matriculado en el jardín en la
base de datos.
• Generar un informe general de los niños en situación de discapacidad
del jardín.
• Generar un informe general de los niños del jardín que padecieron de
alguna enfermedad.
• Generar un informe general del número de alertas en el desarrollo de los
niños del jardín.
• Generar un informe con la Categorización del SISBEN de los niños del
jardín.
• Generar un informe con el perfil que tienen las familias de los niños
matriculados en determinado mes del año en el jardín.
• Crear usuarios y asignar roles, de acuerdo al cargo que desempeñen
dentro de la organización.
• Llevar el control de la documentación de cada niño se encuentre al día.
• Asegurar que cada niño cuenten con todas las vacunas de acuerdo a su
edad.
• Dar prioridad para el ingreso al jardín a los niños víctimas de
desplazamiento.
• Alertar cuando los compromisos de crecimiento y desarrollo acordados
con los acudientes de que cada niño no sean actualizados periódicamente.
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4. BENEFICIARIOS
• Beneficiarios directos: El proyecto está dirigido al Jardín educativo
aeioTU – Moravia. Los beneficiarios directos, serán las personas que
trabajen en estrecha relación con el software; estos serian la
coordinadora, los maestros, la auxiliar administrativa y la psicóloga.
• Beneficiarios indirectos: Dado que el proyecto está encaminado a
mejorar la organización del jardín, los beneficiarios indirectos serán
los niños asistentes al mismo.
66

5. METODOLOGÍA UTILIZADA
Se va a utilizar el modelo de cascada, también conocido como modelo lineal,
los motivos para el uso de este son los siguientes:
• El modelo en cascada puede ser apropiado, en general, para proyectos
estables (especialmente los proyectos con requisitos no cambiantes) y
donde es posible y probable que los diseñadores predigan totalmente
áreas de problema del sistema y produzcan un diseño correcto antes de
que empiece la implementación.
• Funciona bien para proyectos pequeños donde los requisitos están bien
entendidos.
• Es un modelo en el que todo está bien organizado y no se mezclan las
fases. Es simple y fácil de usar.
• Debido a la rigidez del modelo es fácil de gestionar ya que cada fase
tiene entregables
Esta metodología se complementara con las técnicas de cuarta generación
(Acceso a base de datos, generación de informes, generación de entornos
gráficos y generación de pantallas.)
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6. ALCANCE DEL SISTEMA
El Sistema de Gestión de matrículas aplica a las decisiones y actividades
desarrolladas por el Jardín infantil aeioTU, tales como la supervisión de la
planta docente, realización del proceso de matrícula de los niños de primera
infancia, llevar el control de la lista de espera, entre otros, mediante un software
de control y análisis. a todos los niveles de la organización, en sus
instalaciones de la sede de Moravia y en las obras que la empresa realiza.
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7. ESTUDIO DE MERCADO
• SAS Académico para Windows es un software de gestión escolar
orientado a instituciones educativas colombianas que satisface las
necesidades de administración de los colegios de educación básica
primaria, secundaria y media vocacional.
Totalmente adaptado al Decreto 1290 de Abril 2009, cuenta con una
sólida estructura a nivel de interfaz de usuario en la cual se han
escogido cuidadosamente los controles adecuados para cada tarea y en
donde se ha tenido especial cuidado con la estandarización de la
nomenclatura de los menús y las ventanas.
Este programa está desarrollado en Visual FoxPro 9.0, Flash 8, y unas
importantes DLLs para el manejo de la compresión de archivos y manejo
de diferentes formatos de documentos como XLS (Excel), DOC (Word) y
PDF.
• DocCF, Software de Gestión Escolar | Control escolar, académico y
administrativo para escuelas, colegios y jardines infantiles
Control escolar, académico y administrativo para escuelas, colegios y
jardines infantiles.
DocCF es una aplicación desarrollada por Grupo CF Developer para
sistematizar y automatizar los procesos escolares, académicos y
administrativos en las Instituciones Educativas. Disponible para
Latinoamérica y España.
Como herramienta, el objetivo de DocCF es gestionar los procesos
internos y facilitar la coordinación y comunicación entre padres,
alumnos, docentes y cargos directivos para ofrecer información
estadística sobre dichos procesos y facilitar la toma de decisiones en el
proceso de gestión de la Institución.
• JSchoolManager Portable posee la cualidad de ejecutarse en cualquier
sistema operativo sin necesidad de instalación, por lo que podría
funcionar desde un pendrive.
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8. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
8.1. FACTIBILIDAD TÉCNICA
En la actualidad el Jardin aeioTU - Moravia no cuenta con un equipo donde
se puede efectuar las tareas administrativas y control, para realizar proceso de
matricula, en la generación de informes matricula y Caracterización
Denominación Cantidad Características
fundamentales
Proveedor
Procesador 1 Procesador AMD
Athlon X2 (K)
7550 a 2,5 GHz
(95W)
PC Madrigal
Memoria 1 2GB DDR-800
expansible a 4GB
PC Madrigal
disco duro 1 disco duro
250GGB – SATA
3G RAM
PC Madrigal
módem interno 1 módem interno
56K
PC Madrigal
Monitor 1 Hewlett Packard
19 pulgadas
RK281AA#ABM
WF1907
PC Madrigal
Tarjera de red 1 Realtek 10/100 PC Madrigal
Sistema
operativo
Windows
1 Windows XP
Service pack 2 o 3
y Microsoft
Office 2007
PC Madrigal
Para la puesta en marcha del servidor e instalar la aplicación web se requiere
estas especificaciones:
Sistema operativo: Windows Server 2012 ó Red Hat Enterprise Linux Server
release 5.2
Web Server: Apache httpd 2.0.40
PHP: 5.2.6, o superior
CPU: Dual Intel Xeon 3.2GHz
Memoria RAM: 2GB
Disco duro: 73GB en adelante
1010

8.2. FACTIBILIDAD ECONÓMICA
Para la puesta en marcha del proyecto, se cuenta con presupuesto que será
invertido de la siguiente manera
COMPRA DEL EQUIPO DE COMPUTO $1’500.000
MATERIAL DE OFICINA PAPEL $ 150.000
MEMORIA USB
TINTA IMPRESORA
SOFTWARE DE DESARROLLO $ 850.000
8.3. FACTIBILIDAD OPERATIVA
Se cuenta con un grupo de personas que ejecutarán el proyecto, entre
analistas y usuarios. Ellos son:
Analistas del desarrollo
Andrés Bermúdez
Leidy Bermúdez
Santiago Santamaría
Usuarios del sistema:
Auxiliar administrativo
Administradora
Psicóloga
Maestra
9. DESCRIPCIÓN DE REQUISITOS
8.1. Requisitos Funcionales
TIPO DE
REQUISITO:
FUNCIONAL ID
REQUISITO
FN001
1111

ID
NECESIDAD
ND002
CONSULTAR LOS NIÑOS
REGISTRADOS
RESPONSABLE
DE LEVANTAR
REQUISITO
LEIDY BERMUDEZ
ANDRES BERMUDEZ
SANTIAGO SANTAMARIA
NOMBRE
REQUISITO
MATRICULA
BREVE
DESCRIPCIÓN:
El sistema permitirá a los usuarios consultar la información
registrada en el sistema referente a los niños matriculados en el
jardín.
AREA
IMPACTADA
ADMINISTRATIVA, PSICOLOGIA, DOCENTES.
TIPO DE
REQUISITO:
FUNCIONAL ID
REQUISITO
FN001
ID
NECESIDAD
ND003
MODIFICAR LA INFORMACION
DE LOS NIÑOS
RESPONSABLE
DE LEVANTAR
REQUISITO
LEIDY BERMUDEZ
ANDRES BERMUDEZ
SANTIAGO SANTAMARIA
NOMBRE
REQUISITO
MATRICULA
BREVE
DESCRIPCIÓN:
El sistema deberá permitir a los usuarios actualizar la información
previamente registrada en el sistema referente a los niños
matriculados en el jardín.
AREA
IMPACTADA
ADMINISTRATIVA, PSICOLOGIA.
TIPO DE
REQUISITO:
FUNCIONAL ID
REQUISITO
FN001
ID
NECESIDAD
ND004
ARCHIVAR HISTORICOS
1212

RESPONSABLE
DE LEVANTAR
REQUISITO
LEIDY BERMUDEZ
ANDRES BERMUDEZ
SANTIAGO SANTAMARIA
NOMBRE
REQUISITO
MATRICULA
BREVE
DESCRIPCIÓN:
El sistema deberá archivar la información de cada niño que ya no
se encuentre matriculado en el jardín.
AREA
IMPACTADA
ADMINISTRATIVA.
TIPO DE
REQUISITO:
FUNCIONAL ID
REQUISITO
FN003
ID
NECESIDAD
ND001
CREACION DE ALERTAS
RESPONSABLE
DE LEVANTAR
REQUISITO
LEIDY BERMUDEZ
ANDRES BERMUDEZ
SANTIAGO SANTAMARIA
NOMBRE
REQUISITO
MODULO DE ALERTAS
BREVE
DESCRIPCIÓN:
El sistema deberá mostrar alertas referente a vacunas pendientes,
controles en crecimiento y desarrollo y documentación faltante de
los niños del jardín.
AREA
IMPACTADA
ADMINISTRATIVA.
TIPO DE
REQUISITO:
FUNCIONAL ID
REQUISITO
FN003
ID
NECESIDAD
ND002
CONSULTA DE ALERTAS
RESPONSABLE
DE LEVANTAR
REQUISITO
LEIDY BERMUDEZ
ANDRES BERMUDEZ
SANTIAGO SANTAMARIA
NOMBRE
REQUISITO
MODULO DE ALERTAS
1313

BREVE
DESCRIPCIÓN:
El sistema deberá mostrar alertas referente a vacunas pendientes,
controles en crecimiento y desarrollo y documentación faltante de
los niños.
AREA
IMPACTADA
TIPO DE
REQUISITO:
FUNCIONAL ID
REQUISITO
FN003
ID
NECESIDAD
ND003
MODIFICAR LAS ALERTAS
RESPONSABLE
DE LEVANTAR
REQUISITO
LEIDY BERMUDEZ
ANDRES BERMUDEZ
SANTIAGO SANTAMARIA
NOMBRE
REQUISITO
MODULO DE ALERTAS
BREVE
DESCRIPCIÓN:
El sistema permitirá modificar la fecha límite de la alerta y las
observaciones de los compromisos pactados con los padres de
familia.
AREA
IMPACTADA
TIPO DE
REQUISITO:
FUNCIONAL ID
REQUISITO
FN003
ID
NECESIDAD
ND004
ELIMINAR LAS ALERTAS
RESPONSABLE
DE LEVANTAR
REQUISITO
LEIDY BERMUDEZ
ANDRES BERMUDEZ
SANTIAGO SANTAMARIA
NOMBRE
REQUISITO
MODULO DE ALERTAS
BREVE
DESCRIPCIÓN:
El sistema deberá eliminar la alerta una vez se cumpla con el
compromiso pactado con el padre de familia.
AREA
IMPACTADA
1414

TIPO DE
REQUISITO:
FUNCIONAL ID
REQUISITO
FN004
ID
NECESIDAD
ND001
GENERAR INFORME
RESPONSABLE
DE LEVANTAR
REQUISITO
LEIDY BERMUDEZ
ANDRES BERMUDEZ
SANTIAGO SANTAMARIA
NOMBRE
REQUISITO
AEIOTÚ EN CIFRAS
BREVE
DESCRIPCIÓN:
El sistema permitirá generar informes estadísticos a partir de la
información de los niños matriculados, retirados, cupos disponibles
y lista de espera.
AREA
IMPACTADA
ADMINISTRATIVA.
TIPO DE
REQUISITO:
FUNCIONAL ID
REQUISITO
FN005
ID
NECESIDAD
ND001
REGISTRAR NIÑO EN LISTA
DE ESPERA
RESPONSABLE
DE LEVANTAR
REQUISITO
LEIDY BERMUDEZ
ANDRES BERMUDEZ
SANTIAGO SANTAMARIA
NOMBRE
REQUISITO
LISTA DE ESPERA
BREVE
DESCRIPCIÓN:
El sistema permitirá registrar los niños en una lista de espera
cuando no se cuente con cupo disponible en el jardín.
AREA
IMPACTADA
ADMINISTRATIVA.
TIPO DE
REQUISITO:
FUNCIONAL ID
REQUISITO
FN005
ID
NECESIDAD
ND002
CONSULTAR LA LISTA DE
ESPERA
1515

RESPONSABLE
DE LEVANTAR
REQUISITO
LEIDY BERMUDEZ
ANDRES BERMUDEZ
SANTIAGO SANTAMARIA
NOMBRE
REQUISITO
LISTA DE ESPERA
BREVE
DESCRIPCIÓN:
El sistema permitirá consultar la información de los niños que
están en lista de espera.
AREA
IMPACTADA
ADMINISTRATIVA.
TIPO DE
REQUISITO:
FUNCIONAL ID
REQUISITO
FN005
ID
NECESIDAD
ND003
ACTUALIZAR LISTA DE
ESPERA
RESPONSABLE
DE LEVANTAR
REQUISITO
LEIDY BERMUDEZ
ANDRES BERMUDEZ
SANTIAGO SANTAMARIA
NOMBRE
REQUISITO
LISTA DE ESPERA
BREVE
DESCRIPCIÓN:
El sistema permitirá actualizar la información de los niños que
están en lista de espera.
AREA
IMPACTADA
ADMINISTRATIVA.
TIPO DE
REQUISITO:
FUNCIONAL ID
REQUISITO
FN005
ID
NECESIDAD
ND004
ELIMINAR NIÑOS EN LISTA
DE ESPERA.
RESPONSABLE
DE LEVANTAR
REQUISITO
LEIDY BERMUDEZ
ANDRES BERMUDEZ
SANTIAGO SANTAMARIA
1616

NOMBRE
REQUISITO
LISTA DE ESPERA
BREVE
DESCRIPCIÓN:
El sistema permitirá eliminar a los niños que se encuentren en lista
de espera por cualquiera de los siguientes 2 motivos:
• El niño es matriculado
• El niño desiste del ingreso al jardín.
AREA
IMPACTADA
ADMINISTRATIVA.
TIPO DE
REQUISITO:
FUNCIONAL ID
REQUISITO
FN006
ID
NECESIDAD
ND001
REGISTRO DE USUARIOS
RESPONSABLE
DE LEVANTAR
REQUISITO
LEIDY BERMUDEZ
ANDRES BERMUDEZ
SANTIAGO SANTAMARIA
NOMBRE
REQUISITO
USUARIOS DEL SISTEMA
BREVE
DESCRIPCIÓN:
El sistema permitirá el registro y asignación de roles a los usuarios
de la plataforma.
• Administrador de la plataforma.
• Administrativa.
• Profesora
AREA
IMPACTADA
MESA DE AYUDA.
TIPO DE
REQUISITO:
FUNCIONAL ID
REQUISITO
FN006
ID
NECESIDAD
ND002
CONSULTAR USUARIOS
RESPONSABLE
DE LEVANTAR
REQUISITO
LEIDY BERMUDEZ
ANDRES BERMUDEZ
SANTIAGO SANTAMARIA
NOMBRE
REQUISITO
1717

BREVE
DESCRIPCIÓN:
El sistema permitirá consultar los usuarios de la plataforma.
AREA
IMPACTADA
MESA DE AYUDA, ADMINISTRATIVA, PSICOLOGIA.
TIPO DE
REQUISITO:
FUNCIONAL ID
REQUISITO
FN006
ID
NECESIDAD
ND003
ACTUALIZACION DE
USUARIOS
RESPONSABLE
DE LEVANTAR
REQUISITO
LEIDY BERMUDEZ
ANDRES BERMUDEZ
SANTIAGO SANTAMARIA
NOMBRE
REQUISITO
BREVE
DESCRIPCIÓN:
El sistema permitirá actualizar la información de los usuarios de la
plataforma.
AREA
IMPACTADA
MESA DE AYUDA, ADMINISTRATIVA, PSICOLOGIA, DOCENTES.
TIPO DE
REQUISITO:
FUNCIONAL ID
REQUISITO
FN006
ID
NECESIDAD
ND004
ELIMINAR USUARIOS
RESPONSABLE
DE LEVANTAR
REQUISITO
LEIDY BERMUDEZ
ANDRES BERMUDEZ
SANTIAGO SANTAMARIA
NOMBRE
REQUISITO
BREVE
DESCRIPCIÓN:
El sistema permitirá al administrador de la plataforma, desactivar
aquellos usuarios del sistema que se retiren de la organización.
AREA
IMPACTADA
MESA DE AYUDA.
1818

8.2. Requisitos no funcionales.
Nro.
De
Req.
Tipo de
Requerimiento
Descripción detallada
1
Reglas de
Negocio
- Mensualmente se generan informes estadísticos a partir
de la información de los niños matriculados, retirados,
cupos disponibles, lista de espera
- Garantizar siempre que el cupo de niños siempre esté
completo.
- Se tiene prioridad a niños desplazados y grupos étnicos
para la asignación de cupos.
2 Disponibilidad
La aplicación deberá estar disponible de lunes a viernes. Los
fines de semana y festivos se realizaran tareas de mantenimiento
y actualización.
3 Mantenibilidad
La aplicación permitirá realizar cambios y modificaciones en su
funcionamiento e imagen.
4 Seguridad
- La aplicación implementara un usuario y contraseña
único para cada usuario, además bloqueara las cuentas
de usuario por ingresos intentos erróneos de logue en la
plataforma.
- Se contara con un sistema de firewall en el jardín para
los intentos forzados de ingreso a la base de datos.
- Periódicamente se pedirá cambio a la contraseña de cada
usuario.
5 Escalabilidad Semanalmente se hará backup de la base de datos.
6 Modificabilidad
La plataforma permitirá la corrección de errores, cambios en su
interface gráfica y funciones dependiendo de las necesidades
que se tengan en el momento.
7 Usabilidad
La plataforma permitirá la interacción por medio del puntero del
mouse y uso de la tecla “tab”.
8
Interfaces
Externas
Para la interface de la aplicación se contara con una interface
web basada en php y CSS.
1919

9 Restricciones
Se restringirá la aplicación solo a usuarios registrados en el
sistema con su respectivo usuario y contraseña.
2020

AnálisisdelProblema.AnálisisdelProblema.
Objetivos y Responsabilidades propias del Área.
Área del problema.
El área de administrativa del jardín aeioTU Moravia, tiene la
responsabilidad de gestionar los temas concernientes a:
• Matriculas de niños.
• Capacidad de niños que tiene el jardín.
• Tener los datos de contacto de cada niño actualizados.
• Llevar el control del carnet de vacunas de cada niño.
• Llevar el registro de la documentación faltante.
• Llevar control sobre el crecimiento y desarrollo de cada niño.
• Llevar lista de espera de niños sin matrícula por falta de cupos.
• Registrar la asistencia de cada niño.
• Llevar informes estadísticos del jardín.
Los objetivos que tiene el área son:
• Velar por que la documentación de cada niño se encuentre al día.
• Velar por que los niños cuenten con todas las vacunas de acuerdo
a su edad.
• Velar por que se le dé prioridad para el ingreso al jardín a los niños
víctimas de desplazamiento.
• Velar por los acudientes de que cada niño presente los certificados
de control médico por lo menos una vez al año.
Organigrama del Área.

Responsabilidades de las diferentes componentes del área.
COORDINADORA: Su responsabilidad en el jardín va en la toma de decisiones que
encaminen en hacia la misión y visión de la organización en base a los informes
estadísticos del jardín.
ASISTENTE ADMINISTRATIVA: Se encarga gestionar todos los tramites derivados
del proceso de matrícula de los niños y asegurar que los niños tengan su documentación,
esquema de vacunas y certificados de crecimiento y desarrollo al día. Si llegase a ver
alguna inconsistencia con la documentación, vacunación y certificado de crecimiento y
desarrollo, se le informa a la psicóloga para generar compromiso con los padres.
MAESTRAS: La labor que desempeña principalmente las maestras dentro del área
problema es la de informar sobre la asistencia de los niños al jardín.
PSICOLOGA: Su labor dentro del área problema es al de documentar los compromisos
firmados con los padres cuyos niños tengan su esquema de vacunación, documentación
y certificados de crecimiento y desarrollo incompleta o desactualizados.
Actores y sus Roles
COORDINADORA:
• Generar informes en cifras de la comunidad en el jardín.
•
ASISTENTE ADMINISTRATIVA:
• Revisar el número de niños matriculados en el jardín.
COORDINADORA
AUXILIAR
ADMINISTRATIV
A
MAESTRAS PSICOLOGA

Entregable V: Diccionario de TérminoEntregable V: Diccionario de Término
• Disponer de los datos para contacto de los acudientes de cada niño del
jardín.
• Controlar el esquema de vacunación de cada niño.
• Asegurar que todos los niños en el jardín se encuentre al día con las
vacunas.
• Asegurar que todos los niños en el jardín estén al día con los controles
médicos de crecimiento y desarrollo.
• Crear informe al área de psicología, la lista de niños con vacunas,
papelería y controles de crecimiento y desarrollo desactualizados o
incompletos.
• Llevar registro de todos los niños aspirantes a ingresar al jardín y que
estén pendiente por no disponibilidad de cupo.
MAESTRAS:
• Llenar la lista de asistencia de los niños al jardín.
Relaciones de Precedencia- Definen el orden (o semiorden) de precedencia
temporal entre los procesos.
Eventos- Definen los hechos externos o condiciones internas al sistema
(distinta al inicio o finalización de un proceso interno) que determinan el inicio
de un conjunto de procesos asociados por relaciones de precedencia.
Condiciones: Seleccionan el inicio de procesos diferentes en función de la
información generada en los eventos o procesos anteriores. Permiten ajustar la
secuencia de procesos el proceso al carácter de los eventos que la inician.
Datos: Representan información generada o requerida en los procesos. Se
representan por medio de iconos rotulados con el nombre de los datos. El
icono puede representar el medio de almacenamiento (v.g. si es una forma el
ícono puede ser una representación de una hoja de papel).
Flujos de Datos:
2323

AnálisisdelProblema.AnálisisdelProblema.
Procesos del Área.
Descripción del Problema
En el jardín aeioTU MORAVIA se tiene 3 problemáticas que se pretenden
solventar con la implementación de una nueva metodología de trabajo:
1. Matricula: Antes del proceso de matrícula evaluar el carácter social del
niño ya que se tienen prioridades a la hora de la matrícula, luego se debe
contabilizar el número de niños matriculados para conocer el cupo actual en el
jardín, si el cupo ya se encuentra completo, los niños son registrados en una
lista de espera.
2. Demora en la generación de informes: La generación de informes es
demorada debido a que no se cuenta con una metodología de trabajo que
permita una obtención de datos oportuna. Los datos deben ser calculados
manualmente en base a los informes de asistencia que presentan las maestras,
estos datos deben ser ingresados en una plantilla de Excel.
3. Caracterización: cada niño en el jardín tiene una carpeta donde son
almacenadas la documentación de cada niño, así como su carnet de

vacunación y los controles médicos que deben realizarse por lo menos 2 veces
al año. El número de carpetas a revisar puede llegar hasta las 300 y el objetivo
de esta revisión, es con el fin de tener información actualizada de cada niño y
generar las respectivas alertas. Si la documentación faltan esta relacionada con
vacunas y controles médicos, se genera alerta al área de psicología para el
contacto de los acudientes del niño y se firma un compromiso, con fecha límite
para la entrega de esta documentación al día.
En el tema de la vacunación hay un esquema de vacunación con el cual debe
cumplir cada niño, el cual dicta que durante el desarrollo del niño se le debe
suministrar un número de vacunas con sus respectivos refuerzos, para
identificar aquellos niños cuyo esquema de vacunación no está acorde a su
edad, se debe revisar cada uno de los carnet de vacunación este proceso se
realiza mes a mes.
Introducción.
GE~MA Dispone de un amplio conjunto de módulos y características que se integran
para formar un sistema a la medida para los jardindes educativos aeioTÚ. Al centralizar
la información, cada área de la entidad educativa puede acceder a la información a
través de una base de datos compartida y administrar una gran variedad de funciones
relacionadas a los niños sin necesidad de duplicar la información.
El centro educativo puede agregar y/o realizar cambios en datos y la información estará
disponible y actualizada para todos los usuarios en tiempo real. Esto les proporciona a
los administradores y maestras, la facilidad de obtener dicha información en línea para
que los administradores puedan realizar las matrículas de los niños en cada nivel,
registrar competencias, publicar libretas de formación, así como también administrar
información sobre el desempeño y novedades de cada niño.
Características
• Trabaja online contra la Base de datos.
• Los requerimientos son mínimos puesto que la gestión académica
GE~MA no requiere instalación en cada puesto (salvo el puesto de
2525

Auxiliar Administrativa o en servidor). Aunque el centro tenga más de un
edificio trabajamos sin problemas.
Causas de problemas que se pretenden aliviar.
CONFIGURACIÓN
• Permite generación de grupos por cada grado.
Módulo de Ingreso de datos Maestros
Este módulo es el encargado de administrar la información general de la
institución, Niveles, Maestras, Niños, Empleados son algunas de las opciones
que se manejan.
Módulo de Informes
Él jardín puede solicitar la creación de cualquier tipo de informe que necesite
como un informe auxiliar de niños grupo.
Administración de seguridad de aplicaciones
Opciones, Permisos por opciones, Grupos de usuarios, Grupos por modulo,
Log de errores y Actividades son algunos de los módulos que ofrece el
sistema.
Módulo de alertas
Este módulo es el encargado de administrar la información de las vacunas y
certificados de crecimientos y desarrollo. Si se llegase a presentar una
inconsistencia con alguno de los datos, el sistema generara una alerta
indicando que niño se encuentra con sus desactualizada.
Casos de Uso.
Caso de Uso Diagrama general.
Fecha 25-sept-2013
Autores Leidy Bermúdez, Andrés Bermúdez, Santiago Santamaría
Fuente aeiotu Moravia
Propósito Establecer el funcionamiento general del ingreso y administración de
estudiantes del jardín
Objetivo Es mostrar de forma gráfica y descriptiva como operaria el sistema a
implementar
Resumen
En momento que un padre de familia solicita cupo para el niño
es atendido por el auxiliar administrativo que se encarga de
tomar todos los datos e ingresarlos al sistema
Actores estudiante, administrador
Demora Tiempo en realizarse: 30 min
Tiempo máximo: 40

Tiempo optimo: 20 min
Tiempo promedio: 35 min
Frecuencia <Cuánto?: Número de veces que se lleva a cabo el caso de uso y el
número de veces que se espera proceder en la forma normal y en las
formas alternas>
Tipo Primario
Gráfico
Caso de Uso Crear matricula.
Fecha 25-sept-2013
Propósito Que el alumno quede matriculado en el sistema de información
Objetivo Se implementa este caso de uso para llevar a cabo el proceso de
matrícula de cada alumno al jardín
Resumen
Luego que son brindados todos los datos del alumno por el
padre de familia, el usuario del sistema (auxiliar administrativo)
registra todos los datos en el sistema de información.
Actores Usuario del sistema (auxiliar administrativo)
Tiempo máximo: 40
2727

formas alternas>
Tipo <Primario si genera la información que da solución a los problemas,
implicando un beneficio directo para la organización.>
Gráfico
Caso de Uso Gestionar desempeño por docente.
Fecha 25-sept-2013
Propósito Que el docente o profesor pueda llevar el control de los alumnos
Objetivo el objetivo de este caso es mostrar el funcionamiento del como el
profesor lleva el control de sus alumnos
Resumen
Una vez matriculados los alumnos, el docente empezaría a
realizarles el seguimiento y el desempeño en cada clase
Actores Usuario docente
Tiempo máximo: 40
formas alternas>
Tipo Primario

Gráfico
2929

Caso de Uso Gestionar desempeño por administrativo.
Fecha 25-sept-2013
Propósito Que el auxiliar administrativo pueda consultar el desempeño
determinado de algún alumno en su momento y/o eliminar o archivar
los registros de alumno.
Objetivo <Para qué? Propósito del caso de uso.
Resumen
Una vez matriculados los alumnos, el auxiliar administrativo
empezaría a realizar consultas del desempeño de los alumnos
o eliminar registros.
Actores Usuario auxiliar administrativo
Tiempo máximo: 40
Frecuencia <Cuanto?: Número de veces que se lleva a cabo el caso de uso y el
formas alternas>
Tipo Primario
Gráfico
Caso de Uso Gestionar desempeño por psicologo.
Fecha 25-sept-2013

Propósito Que el auxiliar administrativo pueda consultar el desempeño
determinado de algún alumno en su momento y/o eliminar o archivar
los registros de alumno.
Objetivo <Para qué?: Propósito del caso de uso.
Resumen
<Cómo?: Resumen de la manera como se lleva a cabo>
Actores <Quiénes intervienen en la realización del caso de uso>
Demora <Qué tan rápido?: Tiempo que tarda en realizarse completamente un
caso de uso. Indique los tiempos máximos esperados, los óptimos, y
los promedios>
formas alternas>
Tipo <Primario si genera la información que da solución a los problemas,
implicando un beneficio directo para la organización.>
<Secundario si es necesario para ingresar la información que los
primarios necesitan y constituye un costo para la organización.>
Gráfico
Caso de Uso .Creacion De Alertas
Fecha 25-sept-2013
Propósito Que desde el área administrativa pueda se pueda crear por cada
alumno matriculado un espacio en memoria del programa para el
control y desarrollo o documentación del niño.
3131

Objetivo Se crea este caso para definir como se comportaría el registro de
alertas dentro del programa.
Resumen
Una vez matriculado el alumno en el sistema interviene el area
administrativa para registrar las alertas asociadas al control y
desarrollo
Actores Area administrativa, auxiliar administrativo
Tiempo máximo: 40
formas alternas>
Tipo Primario
Gráfico
Caso de Uso Consulta De Alertas
Fecha 25-sept-2013
Autores Leidy bermudez, andres bermudez, Santiago santamaria
Propósito Que desde el area administrativa y psicología pueda se pueda
realizar consultas a la base de datos de niños que les falte
documentación asociado a crecimiento y desarrollo.
Objetivo Se crea este caso para definir como se comportaría la consulta que
realizaría tanto el area admin y psicología a la base de datos .
Resumen
Una vez registradas las alertas y los datos del cada alumno el
area admin y psicología entrarían hacer consultas de estas
alertas a la base de datos
Actores Area administrativa, psicología

Tiempo máximo: 40
formas alternas>
Tipo Primario
Gráfico
3333

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