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Efficacite personnelle
- 1. Optimiser son temps et son organisation www.pascaltheryformations.com
- 2. Efficacité Donner de la place aux taches importantes Sérénité Travailler « l’esprit comme l’eau » (D.Allen) Convivialité Communiquer « gagnant- gagnant » www.pascaltheryformations.com
- 3. Axes de travail Organiser Structurer PlanifierCollaborer Progresser www.pascaltheryformations.com
- 4. Me plait avant le reste Est facile avant le difficile Va vite avant ce qui prend du temps Est connu avant les nouveautés Est urgent avant l’important M’est demandé avant le prévuwww.pascaltheryformations.com
- 5. P1 P2 ou P3 P3 ou P2 P4 Urgence + Importance + P = UxI www.pascaltheryformations.com
- 6. Optimiser son temps et son organisation www.pascaltheryformations.com
- 7. Loi de Pareto Priorité à ce qui rapporte! www.pascaltheryformations.com
- 9. Loi de Carlson Faites la chasse aux interruptions! www.pascaltheryformations.com
- 11. Loi de Parkinson Donnez vous des limites! www.pascaltheryformations.com
- 12. Loi de Laborit et de Fraisse Commencez par le moins agréable et le plus difficile! www.pascaltheryformations.com
- 13. Loi de Swoboda Fliess Teltsher Faites les bonnes choses au bon moment! www.pascaltheryformations.com
- 15. Loi de Murphy Soyez avare de votre temps et budgétez le! Prenez en compte les aléas www.pascaltheryformations.com
- 17. Il n’y a pas de vent favorable à celui qui ne sait ou il va. Sénèque www.pascaltheryformations.com
- 18. Bénéfice Passer d’un emploi du temps subi à un emploi du temps voulu! Objectif Disposer d’un emploi du temps « standard », organisé en activités génériques priorisées et budgétées www.pascaltheryformations.com
- 19. Lister les activités récurrentes du poste Conseil: privilégier les activités clés Préciser la récurrence Budgéter les activités Prioriser Structurer le flux de travail Préserver 2h/jour pour les imprévus Garder 60’/semaine pour l’amélioration continue Pas plus de 60’ par activité Garder entre 45’ et 60’ de retrait Outils Outlook © Windows mail © Thunderbird© Autres www.pascaltheryformations.com
- 20. Les hommes savent mieux organiser leur vie que les femmes; ils se marient plus tard et meurent plus tôt. Henry Louis Mencken www.pascaltheryformations.com
- 21. Bénéfices Ne rien oublier Être productif Travailler « l’esprit comme l’eau » Objectif Disposer de « todo list » opérationnelles www.pascaltheryformations.com
- 22. Getting this done David Allen Collecter Traiter Organiser Revoir Agirwww.pascaltheryformations.com
- 24. Au lieu de planifier l’imprévisible, rêvons ensemble du futur. JM Descarpentries www.pascaltheryformations.com
- 25. Bénéfices Faire des choses importantes Progresser dans ses compétences Être reconnu Objectif Disposer d’une planification pour chaque objectif ou projet www.pascaltheryformations.com
- 26. Lister les activités du projet Travailler par étapes Décliner les étapes en tâches Budgéter les tâches Structurer le workflow Lier les taches Planifier les taches en Vérifiant votre disponibilité Outils Microsoft Project © Ganttproject © www.pascaltheryformations.com
- 28. Le pot au feu a été inventé par toute une équipe, ça t’épate ça! tu croyais que c’était un seul mec! Brèves de comptoir, JM Gouriau www.pascaltheryformations.com
- 29. Bénéfices Performance collective…et individuelle Diminution des tensions Recentrage sur ses propres missions Objectif Des réunions et des entretiens productifs Une utilisation optimale du mail et du téléphone Des délégations efficaces et satisfaisantes www.pascaltheryformations.com
- 30. Rituels Passe temps Activité Jeux psy Intimité Les relations dans le travail www.pascaltheryformations.com
- 31. Collaborer Savoir Dire non Faire confiance Déléguer Désamorcer les conflits Partager l’information Etre exigeant vis-à-vis des autres et de soi même www.pascaltheryformations.com
- 32. Les réunions Préparer TOP Ordre du jour Respect des horaires Compte rendu Les entretiens Avec rdv Avec un objet 20’ maxi Avec compte rendu Le mail Objet Concision Cibler les destinataires Ne remplace pas le tél Le téléphone Préparer Aller à l’essentiel Regrouper dans la journée www.pascaltheryformations.com
- 34. Celui qui ne progresse pas chaque jour recule chaque jour. Confucius www.pascaltheryformations.com
- 35. Bénéfices « l’esprit comme l’eau » Une meilleure « employabilité » Objectifs Connaitre ses programmes Redéfinir ses programmes si nécessaire Définir son projet professionnel et personnel www.pascaltheryformations.com
- 36. Les programmes internes Diagnostic Décision Redéfinition Progression Les compétences Diagnostic Formations Utilisation Le projet professionnel et personnel Bilan Elaboration Réalisation Actualisation Les outils Entretiens annuels et professionnels Bilan de compétence DIF CIF VAE www.pascaltheryformations.com
- 38. Sois réaliste Sois ouvert Gère ton temps Réussis ce que tu entreprends Pense à toi www.pascaltheryformations.com
- 39. Fixer Contacts, durées, marges de manœuvre, priorités Rassembler “ne pas passer du coq à l’âne” Anticiper Du temps pour planifier Prévoir les difficultés et les parades Maturer Bilans, revues de projets, points d’étapes Équilibrer Tenir compte de ses rythmes biologiques www.pascaltheryformations.com
- 40. Prends ton temps pour travailler, c’est le prix de la réussite. Prends ton temps de réfléchir, c’est la source de force. Prends ton temps pour jouer, c’est le secret de la jeunesse. Prends ton temps pour lire, c’est la base du savoir. Prends ton temps pour être amical, c’est la porte du bonheur. Prends ton temps pour rêver, c’est le chemin vers les étoiles. Prends ton temps pour aimer, c’est la vraie joie de vivre. Prends ton temps pour être content, c’est la musique de l’âme. www.pascaltheryformations.com
- 41. Merci de votre attention A bientôt www.pascaltheryformations.com
Notes de l'éditeur
- Bienvenue dans ce module de formation consacré à votre gestion du temps
- Tic-tac, tic-tac... Il file, s'accélère, se ralentit, mais ne s'arrête jamais... Le temps est aujourd’hui une ressource pour l’entreprise et sa gestion est une compétence clé. Il régit la productivité, le retour sur investissements, le cycle commercial, les coûts ou encore la masse salariale. De quoi lui donner beaucoup de valeur. De valeur, justement, parlons-en : ces dernières années, la « ressource temps" est devenue de plus en plus précieuse et de plus en plus difficile à maîtriser. La culture du numérique, qui applique un rythme à la seconde près, est en passe d'imposer le temps comme l'étalon absolu. Ce culte de l'urgence, le monde professionnel le partage largement. Or les experts de la gestion du temps livrent tous la même analyse : l'urgence est bien souvent le cache-misère d'une organisation déficiente. On l'a compris, les recettes miracles n'existent pas en matière de gestion du temps. Chacun cultive son propre rapport au temps. Malgré tout, quelques principes permettent d'éviter les principaux écueils, comme la non-hiérarchisation des tâches, "l'e-mailo-dépendance" ou l'urgence permanente. Qu’attendre d’une meilleure gestion de son temps? D’une meilleure organisation personnelle? L’Efficacité, c’est-à-dire utiliser son temps disponible pour créer de la valeur. Cela suppose de donner la place nécessaire aux activités importantes tout en renonçant aux délices de l’urgence permanente. La Sérénité, ou la possibilité de contrôler son stress personnel afin d’en faire un stimulant positif. « Travailler dans un état d’esprit identique à celui de la surface de l’étang au petit matin « cf David Allen. La convivialité, qui caractérise des relations de travail de qualité, ce qui suppose d’éviter les relations non productives, voire destructrices Le module de formation que vous vous apprêtez à parcourir à pour ambition de vous aider à passer progressivement d’un emploi du temps subi à un emploi du temps voulu, dans une perspective financière de votre temps ( ce que cela rapporte) et non plus comptable ( le temps que j’y passe) (nous n’avons rien contre les comptables…)
- S’il n’y a ni recette miracle ni outil magique pour développer son efficacité personnelle, les leviers du progrès existent et ils sont au nombre de 5. Chacun d’entre eux contribue à une meilleure organisation et ils sont bien entendu complémentaires à l’usage. Pour autant, il est utile de s’interroger sur les spécificités de sa situation pour choisir de privilégier l’un ou l’autre des leviers. Organiser Le levier le plus simple à mettre en œuvre, puisqu’il consiste d’une part à prévoir sa journée de travail «son workflow » et à mettre de la fluidité dans son espace de travail « une place pour chaque chose et chaque chose à sa place ». Structurer Le principe consiste à se doter d’un « standard » d’emploi du temps, hebdomadaire pour commencer, reflet opérationnel de l’emploi occupé. Idéal pour faire en temps et en heure ce qui doit l’être et ne rien oublier. Planifier C’est le levier qui permet d’avancer sur les projets et autres actions d’amélioration, en les conjuguant avec le quotidien. Par exemple: opérations et promotions dans le magasin, inventaires , etc Collaborer S’il est vrai qu’une bonne équipe démultiplie les capacités des individus qui la composent, le travail en commun peut aussi être source de gaspillages en temps et en énergie! Vigilance donc, notamment dans l’utilisation des outils de communication. Progresser Deux composantes pour ce dernier levier; la première doit nous inciter à nous poser la question suivante sans auto-complaisance: ai-je les compétences pour occuper efficacement le job ?pour utiliser les outils disponibles? La deuxième traite des rapports intimes entre notre « personnalité » et le temps, que l’analyse transactionnelle évoque avec la notion de « programme » , « messages contraignants » ou plus joliment de « démons ». Ce module de formation intègre un auto-diagnostic sur les 5 programmes impactants notre relation au temps.
- Pourquoi ce sentiment de n’avoir pas le temps? Charge de travail? Certainement; faire et refaire? Aussi; en attente d’informations et de décisions? Également. Les explications ne manquent pas et elles sont probablement fondées. Pour autant, il faut se rendre à l’évidence, nous sommes largement responsables des difficultés que nous subissons. Voici quelques comportements à proscrire ( à moins que vous n’ayez du temps à perdre) Faire ce qui me plait avant le reste Commencez par les taches « déplaisantes », vous irez plus vite et vivrez mieux la fin de journée Faire ce qui est facile avant le difficile Cette attitude est proche de la procrastination , attention à ne pas reporter à plus tard les actions ou décisions difficiles car elles demeurent… Faire ce qui va vite avant ce qui prend du temps Ce qui est censé ne prendre que deux minutes…en nécessitent souvent 10, acceptez de travailler en fonction des priorités ou de votre fil rouge de journée Faire ce qui est connu avant les nouveautés Bien évidemment le connu rassure, cependant ce n’est vraiment pas la meilleure chose à faire pour progresser Faire ce qui est urgent avant l’important Un sujet essentiel qui sera développé dans le chapitre traitant de la gestion des priorités. La règle est simple: gardez du temps pour ce qui est important Faire ce que les autres demandent avant le prévu Personne ne se plaindra d’avoir de l’aide dans un contexte de « chacun pour soi ».Attention cependant aux abus et rappelez vous le vieux proverbe chinois: « il vaut mieux apprendre à l’affamé à pêcher que de lui faire l’aumône du poisson ».
- Finalement c’est en fin d’année que l’on mesure son efficacité personnelle, au moment des bilans: « ai-je progressé cette année? Notre magasin est-il plus performant? Avons-nous réussi à éradiquer certains problèmes récurrents? Ce qui conditionne la réponse, c’est notre capacité à faire de la place à l’important en regard de l’urgent! Encore faut-il s’entendre sur les mots: Est important tout ce qui permet d’aller de l’avant, de s’améliorer, tout ce qui est créateur de valeur ajoutée. Est urgent tout ce que nous devons faire pour éviter de reculer, de perdre de la valeur , tout ce que l’on fait par obligation. La notion d’urgence est indissociable de celle de délais, « à faire avant… » En fait nos activités ,nos tâches sont souvent et urgentes et importantes, ce que relate le tableau joint. La question est donc de savoir comment préserver du temps pour avancer sur des activités essentiellement importantes. C’est ce que l’on appelle gérer les priorités, selon la formule: P=UxI ( la priorité d’une activité est fonction de son degré d’importance et de son degré d’urgence). A noter que dans la formule c’est le degré d’urgence qui fluctue le plus et c’est bien tout le problème! Ex: il y a 15 jours j’avais le temps de bien préparer la prochaine promo, en impliquant l’équipe, en m’appuyant sur l’expérience acquise etc etc….oui mais j’ai tardé, reporté, j’avais tellement de choses plus urgentes à faire! Bon ok….maintenant on va faire le moins mal possible, dans l’urgence…en se promettant que la prochaine fois… Tout est dit: gérer son temps, être organisé, c’est d’abord et avant tout bien gérer les priorités en évitant que tout ne devienne urgent!
- Voici plusieurs points de repères accompagnés de leurs préconisations pratiques que l’on désigne sous le nom « lois du temps »
- Cette loi s’inspire des théories de l’économiste italien Vilfredo Pareto qui a formulé en 1906 le constat que 80 % des richesses sont détenues par 20 % de la population. Cette loi est devenue empirique et se vérifie dans tous les domaines. Cela donne dans le monde de l’entreprise que 20% du travail effectué produit 80% des résultats. La loi de Pareto (aussi appelée 20/80) nous alerte sur le risque de dispersion et de manque de productivité si l’on ne travaille pas en fonction des priorités. Son application suppose de connaître les quelques activités qui font la performance d’un job afin de leur faire la place qu’il convient. Mise en pratique : Déléguez les tâches qui peuvent être réalisées par quelqu’un d’autre. Commencez directement avec ces 20% qui produisent 80% de résultats ( briefing, audit de rayons)
- Loi d’Eisenhower, ou l’urgent l’emporte trop souvent sur l’important. La tendance naturelle est de donner la priorité à la tache la plus récente. Savoir distinguer l’important de l’urgent est la clé de l’efficacité, et pour ce faire, il faut définir ses priorités!
- Sune Carlson, professeur suédois a dans les années 50 observé l’activité de managers pour constater qu’ils étaient interrompus toutes les 20 minutes en moyenne. Il a aussi remarqué qu’il faut au moins 3 minutes de concentration avant de pouvoir reprendre et continuer une tâche. Ah les interruptions! Et l’inévitable question qui suit: « bon où en étais-je ? ». 3 causes sont à l’origine des interruptions: Les autres « je peux te voir 5 mn? » Le manque de préparation d’une activité « zut , je vais devoir retourner chercher la notice de montage » Le manque de discipline personnelle « tiens , je viens de recevoir un mail, voyons cela… » Deux conséquences: la perte du fil conducteur Des micro tâches mal réalisées, des réponses et des décisions hasardeuses Mise en pratique : Désactivez dans Outlook le signal sonore et/ou l’alerte visuelle d’arrivée d’un message, mettez votre téléphone sur répondeur ou instaurez une plage horaire pendant laquelle vous fermez la porte de votre bureau. Indiquez à vos collaborateurs quand vous désirez ne pas être dérangé et quand vous êtes disponible. Pour donner quelques points de repères, un CS doit pouvoir travailler en moyenne 20mn sans interruption et un RM 30’.
- Ivan Illich, penseur autrichien de l'écologie politique décédé en 2002, a énoncé la loi du rendement : « Au-delà d’une certaine durée, on devient moins productif, voir contre-productif ». La concentration optimale dure en moyenne 45 minutes. A l’inverse de la précédente, la loi d’Illich nous conseille de rester vigilant…quant à nos capacités de concentration! Tout indique qu’au-delà des 45 à 50 mn sur une même activité la concentration baisse ( la vigilance également). Risque donc de perte de productivité, mais aussi d’erreurs, de stress et parfois d’accident! le conseil est donc de changer d’activité toutes les heures environ. Remarque : si vous êtes persuadé de pouvoir tenir beaucoup plus longtemps c’est que vous vous auto illusionnez!
- Cyril Northcote Parkinson , historien et essayiste britannique constate que même si l’on dispose d’un délai important pour accomplir une tâche, on consomme la totalité du temps imparti. Cela veut dire aussi que sans délai, la tâche à tendance à s’éterniser… Terrible cette loi, ou plutôt ces conséquences: quand on a le temps on le prend…et on ne fait pas grand-chose! Mise en pratique : La loi de Parkison nous conseille de fixer des limites « terminer avant… » pour toutes nos activités …et d’être exigeant vis-à-vis de nous même: si je pense pouvoir le faire en 90mn alors 60 doivent suffire!
- Henri Laborit , médecin français et Paul Fraisse, psychologue français constatent que chaque individu a une tendance naturelle à faire d'abord les choses qui lui font plaisir et qui sont faciles. L'expérience montre également qu'une tâche pénible ou ennuyeuse sera réalisée plus rapidement s'il existe la promesse d'une action plaisante juste ensuite. Ainsi, pour être plus efficace, il vaut mieux commencer par les tâches pénibles et difficiles. Si votre job le permet, commencez toujours votre journée par des choses peu motivantes et ardues: cela ira vite, vous serez satisfait d’en avoir terminé « une bonne chose de faite » et vous aurez le plaisir de poursuivre par des activités qui vous plaisent.
- On doit cette loi aux Docteur Wilhem Fliess (1858-1928), Docteur Hermann Swoboda (1873-1963), psychologue autrichien, et à Alfred Teltsher, professeur autrichien de génie mécanique (théorie en 1920). Ces trois chercheurs mettent en avant l’importance qu’il y a à respecter ses propres bio rythmes. Vous êtes du matin? Alors calez des activités importantes des le début de votre journée. Du soir….pareil
- L’Ecclésiaste, texte biblique inspiré de la philosophie grecque, invite à trouver le moment juste : il y a un temps pour agir, un temps pour réfléchir. Selon cette loi, il faut donc parfois accepter de perdre du temps pour en gagner. Aussi, ne négligez pas de ranger votre bureau ou de faire la sieste, ces pauses peuvent décupler votre productivité ! Un saint homme que cet ecclésiaste! Finalement, une bonne journée pour un manager en magasin cela ressemble à ceci: Des contacts clients et collaborateurs, un peu de vente, un peu de gestion, de la réflexion, de la découverte de nouveaux produits, de l’audit qualité, etc…cette journée restera marquée d’une pierre blanche. Par contre celle que vous avez passée totalement derrière votre écran…pas moyen de faire autrement direz-vous…sur? Manque d’anticipation? Reports successifs? Oubli? Manque de délégation?
- Le temps c’est de l’argent, en magasin comme ailleurs! Gérez le comme une ressource précieuse, qui manque en permanence ( ce devrait être facile), soyez en avare ! Pratiquement, toutes vos activités doivent être budgétées d’avance : combien de temps cela doit prendre , voila la question qui compte! Edward Murphy, ingénieur américain en aérospatiale, a effectué de nombreuses expériences sur les effets de la décélération sur un humain lors d’un crash. Lors d’une de ces expériences, le hasard a voulu que tous les capteurs aient été montés à l’envers. D’où le constat : « Une tâche prendra toujours plus de temps qu’on ne l’imagine. Et ce qui peut mal tourner tournera mal ». Mise en pratique : Prévoyez un battement entre chaque tâche à accomplir, prévoyez du temps supplémentaire, surtout si vous ne maitrisez pas encore le travail à réaliser.
- La loi de Gresham vient encadrer les précédentes: il faut organiser son temps de travail idéalement par priorités décroissantes. Les méthodes et les outils existent, le reste de cette formation va vous aider à les utiliser efficacement. C’est à cette condition que vous pourrez tirer un bilan positif de la journée: j’ai fait progresser mon magasin, mes collaborateurs et moi-même!
- L’immense majorité des fonctions, parce qu’elles répondent à des besoins précis dans leur conception et par leur présence dans l’organisation, se caractérisent par une certaine récurrence des activités. Journalière, hebdomadaire, mensuelle, ce sont ces activités et leurs récurrences qui font la réalité des fonctions de l’entreprise. En avoir la connaissance et une certaine maîtrise constituent un pas décisif dans l’amélioration de son efficacité personnelle.
- Il est à priori logique de chercher à transposer une définition de fonction en termes d’emploi du temps. Quels en seraient les bénéfices? S’assurer que l’on occupe bien ses journées à faire ce que l’on est sensé faire ( rester centré sur le cœur de mission) Éviter de travailler « au fil de l’eau » , échapper à la dictature des imprévus et du tout urgent Se doter d’un objectif à atteindre: « l’emploi du temps idéal » Se donner la possibilité d’une amélioration au fil du temps Optimiser son temps collaboratif en proposant des zones de disponibilité à son entourage La suite de la formation reprend étape par étape la création d’un emploi du temps standard
- Présentation de la méthode A l’aide de la fiche de fonction (ou autre référentiel), listez l’ensemble des activités correspondantes, de la façon la plus concrète possible, sans pour autant descendre au niveau des tâches. Ex: gérer les stocks, auditer les rayons, animer l’équipe, rédiger les devis sur projet, faire des relevés de prix etc Repère: une fonction se décrit par 10 à 12 activités maximum Attention : restez sur la volonté d’un emploi du temps voulu et « idéal », ne reprenez pas tel quel votre quotidien, ce serait sans intérêt! Pour les managers, pensez à positionner du temps managérial ( entretiens, réunions, formation terrain, etc) Pour chaque activité, précisez: La fréquence Le budget temps ( travailler à la semaine est par expérience un bon compromis) La priorité Ex: auditer les rayons, fréquence journalière, 3h/semaine Sur votre agenda, placez: Les zones réservées aux imprévus ( 2h/jour, réparties en 4x30mn, deux le matin, deux l’après-midi) Conseil: placer les zones d’imprévus sur les moments où vous êtes le plus sollicité. Réservez 1h/semaine pour travailler sur l’amélioration permanente Remplissez progressivement votre agenda en puisant dans votre liste d’activités en veillant: À préserver les priorités définies A retirer systématiquement 10% du budget initial ( j’ai prévu 50mn j’en positionne 45) À rester sur des tranches horaires de moins d’une heure A laisser 5 à 10 mn de battement entre deux activités A avoir au total au moins 45 mn de travail solitaire Au final Toutes vos activités sont positionnées et remplissent tout le temps disponible, très bien Toutes vos activités sont positionnées et il reste du temps disponible, à vous de voir… Il n’y a plus de place et il reste des activités: Éliminez les activités non prioritaires Pensez délégation Réduisez encore (mais raisonnablement) les budgets temps En dernier recours, allongez votre temps de travail
- Vous pensez que structurer son emploi du temps c’est bien mais c’est contraignant? Que planifier les projets…Faut voir… Ok , vous n’êtes pas prêt! Et pourtant vous savez qu’il faut faire quelque chose! Quelque chose de léger, d’efficace, de gratuit… Découvrons ensemble la méthode GTD, une approche enrichie de la classique liste des choses à faire ( to do list)
- Libérez votre esprit! Lorsque vous pensez que vous devriez faire quelque chose, vous envoyez un ordre à votre cerveau. Le problème est que votre inconscient n’a pas de sens du passé et du futur. Dès ce moment, il y aura à tout moment une partie de votre cerveau qui vous dira de faire cette chose. Au lieu de garder en tête vos affaires en suspens, servez-vous d’outils externes pour les objectiver et les organiser.
- Pour utiliser la méthode GTD de David Allen, il vous faut….6 bannettes et un bloc notes format A5, c’est tout! Ah si, de la rigueur et de la persévérance en plus! Les Bannettes « boite de réception » « classer » « murir » « projets » « déléguer » « faire » GTD consiste à collecter, traiter , organiser et agir au fur et à mesure que les choses ou les trucs apparaissent, afin de ne jamais avoir à ressasser ni avoir peur d’oublier quelque chose.
- Comment ça marche? La boite de réception va recueillir tous les « trucs » qui trainent ( dans votre tête, sur le bureau, les post-it sur l’ordinateur etc) Plusieurs fois par jour ( en fonction du flux d’arrivée des trucs) vous allez exploiter la boite de réception avec les questions suivantes: Il y a quelque chose à faire? Si non, alors on jette, on place dans corbeille « classe », on place dans corbeille « murir » Si oui, si c’est multi tâches , on place dans corbeille « projets » Si oui , si c’est mono tâches, et que cela prend moins de 2mn, on fait tout de suite Si cela prend plus de 2 mn, alors on place dans corbeille « déléguer », ou « faire » Une ou deux fois par jour, traiter les corbeilles « ranger et « faire » en affectant les « trucs » à une plage de l’agenda Une ou deux fois par semaine, traiter les corbeilles « projets » , « déléguer » et « murir » Établir les plannings de projet Rencontrer les collaborateurs à qui vous déléguez les tâches Remettre éventuellement les idées à murir dans le cycle Qu’en attendre? De la sérénité , incontestablement, de la fluidité dans votre organisation personnelle certainement….et un bureau vidé de tout ce qui l’encombre
- Une des difficultés majeures dans le contexte de forte mobilisation des magasins c’est de préserver du temps pour travailler sur les multiples projets et plans d’action que nous avons en tête. Effectivement, chacun d’entre nous est confronté à deux grands types de flux d’activités: Un flux vertical, répétitif, illustré par l’agenda et sa chronologie Un flux horizontal, composé d’activités parfois uniques , parfois récurrentes, souvent associées à une date de fin ou de livraison. Le challenge est bien entendu de ne pas céder à la pression (rassurante) des tâches répétitives afin de progresser sur ses plans d’action et respecter ses échéances.
- Il est essentiel de travailler à améliorer le fonctionnement du magasin, à préparer son évolution, voire plus modestement à mieux vivre les rendez-vous récurrents du magasin ( inventaires, opérations, promotions etc). L’idée est donc de disposer d’une planification simple pour ce type d’activités, susceptible de venir compléter l’agencement des activités habituelles.
- Sans entrer dans les subtilités de la conduite de projet, voici quelques points de repères pour développer vos activités d’amélioration continue ou récurrentes. Décomposez votre projet en étapes Identifiez les principales tâches de chaque étape Affectez une durée réaliste pour chaque tâche Reliez les étapes (ou les tâches si vous travaillez avec un logiciel ad hoc) la plupart du temps la relation est de type « fin-début ». On peut cependant pour densifier (prudemment) le planning rechercher des relations « début-début », c’est-à-dire des tâches réalisées simultanément. Identifiez la date de fin obtenue Confirmez si cette date est compatible avec vos impératifs Sinon, il faut retoucher le planning: Réduire le temps sur les tâches Mettre des ressources supplémentaires Revoir ses ambitions à la baisse Et surtout recherchez le « faire faire » afin de vous placer essentiellement sur les tâches de supervision Comment Intégrer le planning réalisé dans l’emploi du temps standard existant? Deux approches possibles: Vous avez programmé du temps pour vos projets (1h/semaine), utilisez en priorité ce temps disponible Si cela n’est pas suffisant, vous allez faire du « surbooking » sur les zones réservées (30mn) pour les imprévus Conseil: dans ce cas, ayez toujours le dossier « qui va bien » à portée de main afin de ne pas perdre de temps à le rechercher
- Comment utiliser votre planning? Gardez le en permanence à proximité En début de semaine, regardez ce que vous avez prévu de faire Compte tenu de la charge de travail par ailleurs, faut-il prévoir des aménagements? À la hausse? ,des reports? Avec quelles conséquences? En fin de semaine, actualisez votre planning en fonction de ce qui a été fait ( c’est bon pour le moral) N’hésitez pas à afficher les plannings de projets collectifs, et exploitez les durant vos points rencontres
- « L’enfer c’est les autres! » JP Sartre (Huis clos). Faut-il se résigner à ce que les autres ( collègues, collaborateurs, clients, fournisseurs…) ne soient que des perturbateurs, avides de notre temps de travail? Certainement pas, et la collaboration est porteuse de productivité, à condition de disposer des bonnes méthodes et encore et toujours d’un peu de (bonne) volonté.
- Dans ce chapitre, nous évoquerons dans un premier temps les conditions fondamentales pour travailler efficacement ensemble. Ensuite, nous passerons en revue quelques conseils de bon sens pour poursuivre sur les bonnes pratiques en matière de réunion, d’entretien et dans l’utilisation du mail et du téléphone. Nous terminerons sur la question essentielle de la délégation.
- L’analyse transactionnelle attire notre attention sur les 6 modalités de structuration du temps relationnel: retrait, rituel, passe-temps, activité, Jeux et intimité. Le retrait , c'est le temps en relation avec soi-même, isolé du reste du groupe, même en présence physique. Ex: j’ai fermé la porte de mon bureau et mes collaborateurs connaissent le sens à donner à cette porte fermée… Le rituel, c’est une modalité relationnelle codifiée, qui permet d'entrer en relation, quitter une relation, ou entretenir un lien faible. Ex: le bonjour à l’équipe du matin Le passe-temps est un échange social sur des sujets convenus, avec un faible niveau de personnalisation, qui permet de « passer le temps » Ex: les discussions sur le week-end et ses plaisirs L'Activité, au sens de l'AT, c'est le temps relationnel consacré à la réalisation de la tâche prévue à ce moment-là. Ex: l’équipe est réunie pour le briefing de début de journée, sur la base d’un ordre du jour connu de tous le Jeu Psychologique, c'est un temps relationnel intense en stimulations négatives, composé de séquences répétitives aboutissant à un sentiment désagréable régulièrement éprouvé. Ex : vous lancez à un vendeur « je ne peux pas être toujours derrière toi pour vérifier le boulot quand même » et le vendeur de répondre: « ben si les consignes changeaient pas toutes les deux heures aussi! » l'Intimité, au sens de l'AT, est un temps relationnel de proximité et d'échange authentique, où les individus acceptent de se montrer tels qu'ils sont. Ces moments sont rares et précieux en entreprise. Ex : on fait le point en fin de journée avec un sentiment partagé de plénitude et de bonne fatigue: on a bien bossé aujourd’hui! Pas besoin de longs discours, le moment est précieux Conseils : On à tous besoin de retrait (1h/j), pour se ressourcer, se relâcher, souffler. Au delà des 2 à 3 h, attention au risque d’isolement. Le rituel fait partie des comportements humains de prise de contact.il faut connaître les usages en vigueur dans le magasin. Attention à ce que certaines séquences de travail collectif ( réunions) ne se ritualisent car dans ce cas elles perdent toute valeur opérationnelle ( on le fait parce qu’il faut le faire).Pour lutter contre ce risque, faites évoluer le mode opératoire, faites participer, surprenez vos collaborateurs. Un peu de passe-temps ça va, beaucoup…apprenez à clore poliment les discussions, les rencontres inopinées et soyez ponctuel, vous éviterez le passe temps chez les autres! La meilleure façon d’éviter les jeux psy est de ne pas y entrer! Apprenez à les identifier ( ce qui reviens à mieux se connaître) : sentiment de « pas net », « à quoi sert ce que je m’apprête à dire… ». Et si c’est trop tard proposez à votre interlocuteur de reprendre la discussion sur des bases positives et constructives. L’intimité: Encore!
- Quelques conseils pour être efficace ensemble: Protéger votre temps Vous avez le droit de dire non…ou plus tard…ou oui quand? Si vous avez mis en place un emploi du temps structuré, veillez à y inscrire des points de rencontre et à les communiquer à votre entourage Faites confiance Vous voulez tout contrôler, tout savoir: vous êtes mort! Développez la pratique du reporting , apprenez à vos collaborateurs à remonter de l’information synthétique et factuelle, suivez vos 7 ou 8 indicateurs clés,y compris visuels, pratiquez l’audit au sein du magasin et pour le reste…ayez confiance dans les personnes avec qui vous travaillez. Déléguez et surtout ne faites qu’exceptionnellement le travail des autres. Vous trouverez en fin de chapitre un tableau pour formaliser vos délégations. Chaque mois donnez vous trois objectifs de vrai délégation ( pas de révolution, juste de l’évolution) en évitant les jeux psychologiques ( ah tu veux des responsabilités…) Complétez par une ou deux fausses délégations ( après tout ce n’est pas à moi de le faire) Mettez en place des moyens économiques de partage de l’info ( affichage, points infos, mails, sms) Vous serez moins dérangé Les autres seront plus productifs Cultivez l’excellence; ponctualité, concision, précision et vous serez imité
- Quelques points de repères méthodologiques complémentaires : Les réunions Toujours un TOP ( thème, objectif, programme) Un ordre du jour précis (le programme) Un timing rigoureux et respecté (évitez la tentation du bourrage de crane) Le compte rendu est un plat qui se mange chaud , traçabilité et digestibilité obliges, 48h de délai maxi Les entretiens Toujours avec rdv et motif ( afin de préparer) 20mn maxi (sauf entretien annuel) Dans vos créneaux prédéfinis ( de préférence en fin de matinée ou de journée…garantie de concision) Le compte rendu est à la charge du demandeur ( vous aurez moins de demandes) Le courriel Vous écrivez 4 fois par jour maxi Vous précisez l’objet de façon explicite 20 lignes grand maximum, concision oblige Vous ciblez les destinataires ( pas la peine d’arroser on ne récolte que des ennuis) Vous réceptionnez 4xjour maxi Faites un tri rapide et supprimez Vous répondrez plus tard aux mails importants Rappelez vous que vous êtes meilleur au téléphone qu’au clavier… Le téléphone Préparez vos appels ( infos, docs) Regroupez les dans la journée (structuration du temps) Soyez concis Mettez votre téléphone en mode silence aussi souvent que possible ( vous rappellerez au bon moment et en connaissance de cause)
- Déléguer permet bien sur aux managers d’épargner du temps. Ceci étant, il est souvent utile de commencer par vérifier que l’on n’en perd pas en faisant le travail de certains collaborateurs. Votre plan de délégation doit donc dans un premier temps vous amener à balayer votre emploi du temps afin d’identifier les éventuelles activités…qui n’ont rien à y faire! On parlera dans ce cas de fausse délégation. Attention toutefois à ne pas restituer ces activités brutalement et sans analyse préalable: du tac, et assurez vous que le collaborateur est en mesure de réussir ces activités! Comment aborder ensuite la « vrai délégation »? Dans un premier temps, reprenez votre emploi du temps: quelles sont les activités qui vous reviennent et qui pourraient être déléguées à un collaborateur? Lequel? Quel sera ensuite le plan d’accompagnement à mettre en place? Enfin, les modalités de supervision existantes sont-elles suffisantes? Ou à compléter? Le plan de délégation ci-joint vous permettra de formaliser vos délégations et d’en apprécier les bénéfices.
- Nous voici presque arrivé au terme de notre itinéraire, il est temps de parler du plus important: vous et votre rapport au temps! Deux axes de réflexion et deux questions: Avez-vous les compétences nécessaires pour occuper efficacement votre poste? Est-ce que par moment vous n’auriez pas tendance à le faire exprès? Deux questions volontairement provocatrices pour aborder deux sujets de fond: l’adéquation homme/poste et vos programmes internes
- Le problème du manager en matière de compétences, c’est qu’il est souvent seul juge. Des lors comment savoir si l’on a les compétences nécessaires ou pas? Voici quelques pistes: Combien d’heures de formation faites vous chaque année? Avez-vous des éléments de comparaison? Avez-vous intégré récemment de nouveaux outils, de nouvelles technologies qui posent problèmes? Avez-vous souvent besoin d’aide pour faire le job? Est-ce que c’était mieux avant? Le diagnostic vous appartient. Cependant des interlocuteurs existent qui pourront vous aider dans le diagnostic et les réponses formation à apporter. Une seule certitude: le temps n’arrange rien aux problèmes de compétences.
- Vous avez ou vous allez réaliser le diagnostic joint. Que dit-il? Que vous avez été programmé ( à l’insu…) dés l’enfance à vivre en société et très tôt pour y travailler. Programmé pour le meilleur et le pire, par vos parents, vos grands frères et sœurs, vos profs, votre premier employeur….et vous! Ces « figures parentales » ont installé de nombreux programmes qui orientent votre façon de penser, d’analyser, décider et qui influencent vos conduites sociales. 5 de ces programmes impactent votre relation intime au temps: Une personne "dépèche-toi !" a tendance à procrastiner parce qu'elle se sent plus efficace en situation d'urgence, et bien souvent l'est vraiment, avec le risque de « shunter » le fignolage. Le "fais plaisir !" conduit à faire passer les priorités des autres avant les siennes, voire à devancer les demandes des autres, au risque de se retrouver à coté de la plaque, coincé ou submergé. L'individu "sois fort !" est un éternel insatisfait car il place la barre très haute, pour lui et pour les autres, traverse les épreuves solidement, sans montrer sa fatigue ni ses émotions, et risque d'être mal compris. Le programme "fais des efforts !", ou "essaie encore!" met plus l'accent sur le travail que sur le résultat, et conduit à explorer les coins et recoins de chaque sujet, avec parfois une grande créativité, et souvent peu d'attention au temps passé. Le "Sois parfait !" pousse à l'exactitude, à la minutie, au détail dans les propos et dans les actes, et vise 120% de qualité …ce que l’on appelle la sur-qualité Tout cela pour le meilleur et pour le pire: Pour le meilleur car ces programmes son indispensables à la vie sociale et plus encore professionnelle. Pour le pire car leur omniprésence peut devenir tyrannique, pour soi et les autres! Dans le diagnostic, l’alerte commence pour un score de 25. dans ce cas il faut passer l’antivirus ( reprogrammation en langage AT)!
- Les messages « permissifs » de l’antivirus Message contraignant : « Sois parfait » Message permissif : « sois réaliste » J'ai le droit d'être moi-même. J'ai le droit à l'erreur, etc. Message contraignant : « Dépêche-toi » Message permissif : « gère ton temps » J'ai le droit de prendre mon temps, de préparer les choses, de me poser toi un instant. J'ai le droit de profiter du moment présent, le droit de réaliser ce que je veux faire, etc. Message contraignant : « Fais plaisir » Message permissif : « pense à toi » J'ai le droit de ne pas être responsable des autres. J'ai le droit à mes propres sentiments. J'ai le droit de me donner à moi-même considération et respect, etc Message contraignant : « Sois fort » Message permissif : « sois ouvert » J'ai le droit d'être proche et d'exprimer mes sentiments. J'ai le droit de ne pas être fort. J'ai le droit d'être humain, Message contraignant : « Fais un effort » Message permissif : « réussis ce que tu entreprend » J'ai le droit d'accomplir simplement. J'ai le droit de bien faire, de gagner. J'ai le droit de m'aimer comme je suis. Comment utiliser les antivirus? A chaque fois que votre réaction vous parait déjà connu, familière et quelque peu pénible, hop! Antivirus! Et la fois suivante également!
- Voilà, vous avez la boite à outils, les modes d’emploi, les conseils « qui vont bien », alors à vous de jouer! En synthèse, les repères gagnants : Un espace de travail rangé ( esprit 5S) Une cohérence globale dans l’organisation Pratiquer la « to do list » S’accorder des pauses courtes (5’) Structurer les relations professionnelles Respecter ses bio-rythmes Dire non Faire des réunions courtes Avoir des déplacements productifs Commencer tôt Faire faire Mettre son tel sur messagerie Limiter l’usage du courriel Limiter à deux ou trois les activités simultanées Intégrer les imprévus dans votre « workflow » D’autres pistes?
- Prends ton temps pour travailler, c’est le prix de la réussite. Prends ton temps de réfléchir, c’est la source de force. Prends ton temps pour jouer, c’est le secret de la jeunesse. Prends ton temps pour lire, c’est la base du savoir. Prends ton temps pour être amical, c’est la porte du bonheur. Prends ton temps pour rêver, c’est le chemin vers les étoiles. Prends ton temps pour aimer, c’est la vraie joie de vivre. Prends ton temps pour être content, c’est la musique de l’âme.