1. Information Management
Werten Sie Ihre bestehenden Systeme auf
und erzielen Sie in wenigen Schritten sichtbare Erfolge!
Philippe Rubin / Torsten Henke
Business Consulting
Canon (Schweiz) AG

2. Warum Informationen managen?
Weil wir Kundenanforderungen erfüllen wollen!
interne Kunden externe
beschreiben begleiten
steuern Business Prozesse unterstützen
Informationen

3. Umgang mit der Informationsflut
Kapitulieren oder dirigieren?

4. Informationsfluss im Unternehmen
Klassische Aufteilung der 5 ECM Bereiche
Kunden Kunden

5. Technologie = mehr Effizienz und Sicherheit?
Es kommt auf die richtige Verkettung der Systeme an!
Input ohne Workflow?

6. Output  Warum wird gedruckt?
35%
Persönliche Auseinandersetzung
mit dem Inhalt und integraler
Bestandteil des Memorierens
65%
Businessprozesse, Zusammenarbeit
und unternehmensrelevante
Informationen

7. Standardisierung als Schlüssel zu…
modernem Informationsmanagement
– mehr Produktivität
– mehr Sicherheit
– tieferer TCO

8. Vordergründig: Druckprozess
• Printerstandardisierung und
Einstieg Kostenreduktion
• 2’200 MA + 2’400 PC + 800 Printer +
Ausgangslage 100 Fax + 14 Millionen Seiten
• Printer‐Standardisierung und
Lösung abgestuftes Serviceangebot
• Reduktion auf 190 MFPs und 250
Ergebnis Drucker ‐> 300’000 CHF und 50 %

9. Themen im Hintergrund
• Prozessunterstützung
Digitalisierung
• Workflow für neue Dokumente
• Abbau von Papierarchiven
Archivierung
• Entsprechung kantonaler Gesetze
• Eingaben auf digitalem Weg
Signatur
• Vorgaben eGOV

10. Vordergründig:
Umzug/Neue Räumlichkeiten
• Geschäfte ohne Unterbruch
Daily Business • Persönliche Arbeitsumgebung
• Papierarchive abbauen
Archivierung • Rechtliche Vorgaben einhalten
• Aktives Dokumentenmanagement
Workflow • Ersetzen ineffizienter Arbeitsabläufe

11. Print- und Business Prozess Management
Oft als zwei getrennte Systeme angesehen
Print Prozesse
– Unterstützungsprozess
– Einfache Umsetzung
– Einsparungen nachvollziehbar
Business Prozesse
– Druck von der Business Seite
– Gross und komplex 81%
– Indirekte Kosten
Quelle Studie:
– McKinsey&Company 2009
19% – IDC 2011

12. Funktionale Struktur vs. Ablauforganisation
und die IT, um die Prozesse zu automatisieren
Abteilungen Prozesse Matrixorganisation

13. Prozess-Ökonomie in den Organisationssilos
Abteilung- statt Prozessoptimierung
A B C
Offerte
Erfassung
A
Prüfung Offerte Prüfung
Vertrag B Erfassung Vertrag
Produktion
Produktion
C
Prozess Teams
Abteilungen
End-to-End Prozessverantwortung

14. Hemmschwellen für ECM Projekte

15. IT im Spannungsfeld
Technologie Finanzen
IT
Organisation Prozesse
«Information Management» ist ein Teilbereich der Unternehmensführung, der die
Aufgabe hat, den im Hinblick auf die Unternehmensziele bestmöglichen Einsatz
der Ressource Information zu gewährleisten. Quelle: Prof. Dr. Helmut Krcmar

16. Der weite Weg zum modernen Information
Management

17. «Modern Times» – Industrialisierung von Prozessen
Automatisierte Strukturierte Case Management
Prozesse Prozesse
Dunkle Volumen- Experten Volumen- Einzelverarbeitung
verarbeitung verarbeitung
strukturiert dynamisch
– Monotone Prozesse automatisieren
– Dynamische Prozesse automatisch
Experten übergeben

18. Jeder Geschäftsfall startet mit einem Dokument
Pro Geschäftsfall ein Prozess
ERP / CRM / Sharepoint / Fachapplikationen
Case
Management
Strukturierte
Prozesse
Input Verarbeitung Erstellung Output
Dunkel
Verarbeitung
Archivierung

19. Strategie-Workshop
Teilnehmer Aufwand Aufwand
Nr Phasen Ziel
Auftragsgeber Canon Kunde
Vorbereitung • Geschäftsleitung • Mit Kunden Unternehmenssituation,
1 Rahmenbedingungen,
• CEO
• Projektleiter
Voraussetzungen, Abgrenzungen
Strategische Perspektive
und Ziele für Workshop definieren.
2.5 1.5
Unternehmerische Vision:
Workshop • Projektleiter • Das Ziel ist eine klare Sicht der Wofür stehen wir? Wo wollen wir hin?
2 aktuellen zu optimierenden Situation
• Stakeholders
darzustellen und die für das
2.0 2.0
Lösungskonzept notwendigen
Grunddaten zu erheben. Architekturperspektive
Erarbeitung • Mit den gesammelten Informationen Wie sehen unsere Geschäftsmodelle aus?
4 Lösungskonzept und Daten realisiert Canon ein Komplexität vermindern!
- Vorgehensvorschlag 3.0 0.0
- Lösungsvorschlag
5
Schlussbericht/
Präsentation
• Geschäftsleitung •
- Lösungskonzept
Präsentieren des Schlussberichtes im Prozessperspektive
Rahmen eines Abschlussmeetings Wie sehen unsere Wertschöpfungsketten aus?
• CEO
1.0 0.5
• Projektleiter Findet sich eine Entsprechung im Dokumentenworkflow?
• Stakeholders
Total Tage “Workshop Information Management” ca. 8.5 ca. 4.0

20. Kennen Sie Ihre Prozesse?
Wertschöpfungskette
Management
Prozesse Unternehmensführung und Controlling
Kern Forschung & Marketing Auftrags‐
Prozesse Produktion Service
Entwicklung Vertrieb abwicklung
Finanzen und Rechnungswesen
Unterstützung
Prozesse Betrieb (IT, FM,…)
Personal

21. Analyse und Design
Organisatorische und technische Architektur

22. Umsetzung
Prozessorientierte Anwendungslandschaft

23. Prozesslandkarte
ERP / CRM / Sharepoint / Fachapplikationen
Case
Management
Strukturierte
Prozesse
Input Verarbeitung Erstellung Output
Dunkel
Verarbeitung
Archivierung

24. Sicherheit im Prozess durch integrierten Workflow
Versicherungsbranche: Anträge  Verträge  Schadensmeldungen
«Führendes System» CRM
Stammdaten
Analog (Papier)
Analog (Papier)
- Formulare - Formulare
- Verträge Erfassung - Verträge
Erkennung Formatierung
- Schadensmeldungen Workflow Steuerung
- Korrespondenz
Optimierung
- Korrespondenz Vereinheitlichung Verteilung
Digital (Mail)
Digital (Mail)
«Archiv» «DMS» Ablage in Akte

25. Die Qualität des Inputs beginnt beim Output
«Intelligente» Formulare

26. Sicherheit im Prozess durch integrierten Workflow
Rechnungswesen: Kreditoren und Debitoren
«Führendes System» ERP
Validierung Freigabe
Analog (Papier) Analog (Papier)
Erfassung
Erkennung Formatierung
Optimierung Workflow Steuerung
E‐Invoicing Verteilung
E‐Invoicing
Vereinheitlichung
Digital (Mail) Digital (Mail)
«Archiv» «DMS» Ablage in Akte

27. Denken Sie mutig, handeln Sie konsequent
– «Information Management» als strategisches Ziel positionieren
– Die richtige Nutzung und Verkettung der Systeme
– In beherrschbaren und risikogesteuerten Schritten umsetzen
– Rasche Erfolge erleben und ausweisen

28. Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Philippe Rubin Torsten Henke
Business Consultant Business Consultant
Canon Professional Services Canon Professional Services
Canon (Schweiz) AG Canon (Schweiz) AG
Industriestrasse 12 Industriestrasse 12
8305 Dietlikon 8305 Dietlikon
Phone: +41 44 835 64 18 Phone: +41 44 835 63 88
Mobile: +41 79 216 71 57 Mobile: +41 79 215 00 26