X days12 im- rubip_henkt

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  1. 1. Information ManagementWerten Sie Ihre bestehenden Systeme aufund erzielen Sie in wenigen Schritten sichtbare Erfolge!Philippe Rubin / Torsten HenkeBusiness ConsultingCanon (Schweiz) AG
  2. 2. Warum Informationen managen?Weil wir Kundenanforderungen erfüllen wollen! interne Kunden externe beschreiben begleiten steuern Business Prozesse unterstützen Informationen
  3. 3. Umgang mit der InformationsflutKapitulieren oder dirigieren?
  4. 4. Informationsfluss im UnternehmenKlassische Aufteilung der 5 ECM BereicheKunden Kunden
  5. 5. Technologie = mehr Effizienz und Sicherheit?Es kommt auf die richtige Verkettung der Systeme an! Input ohne Workflow?
  6. 6. Output  Warum wird gedruckt? 35% Persönliche Auseinandersetzung mit dem Inhalt und integraler Bestandteil des Memorierens 65% Businessprozesse, Zusammenarbeit und unternehmensrelevante Informationen
  7. 7. Standardisierung als Schlüssel zu… modernem Informationsmanagement– mehr Produktivität – mehr Sicherheit – tieferer TCO
  8. 8. Vordergründig: Druckprozess • Printerstandardisierung und  Einstieg Kostenreduktion • 2’200 MA + 2’400 PC + 800 Printer +  Ausgangslage 100 Fax + 14 Millionen Seiten • Printer‐Standardisierung und  Lösung abgestuftes Serviceangebot • Reduktion auf 190 MFPs und 250  Ergebnis Drucker ‐> 300’000 CHF und 50 %
  9. 9. Themen im Hintergrund • Prozessunterstützung Digitalisierung • Workflow für neue Dokumente • Abbau von Papierarchiven Archivierung • Entsprechung kantonaler Gesetze • Eingaben auf digitalem Weg Signatur • Vorgaben eGOV
  10. 10. Vordergründig:Umzug/Neue Räumlichkeiten • Geschäfte ohne Unterbruch Daily Business • Persönliche Arbeitsumgebung • Papierarchive abbauen Archivierung • Rechtliche Vorgaben einhalten • Aktives Dokumentenmanagement Workflow • Ersetzen ineffizienter Arbeitsabläufe
  11. 11. Print- und Business Prozess ManagementOft als zwei getrennte Systeme angesehen Print Prozesse – Unterstützungsprozess – Einfache Umsetzung – Einsparungen nachvollziehbarBusiness Prozesse– Druck von der Business Seite– Gross und komplex 81%– Indirekte Kosten Quelle Studie: – McKinsey&Company 2009 19% – IDC 2011
  12. 12. Funktionale Struktur vs. Ablauforganisationund die IT, um die Prozesse zu automatisieren Abteilungen Prozesse Matrixorganisation
  13. 13. Prozess-Ökonomie in den OrganisationssilosAbteilung- statt Prozessoptimierung A B C Offerte Erfassung A Prüfung Offerte Prüfung Vertrag B Erfassung Vertrag Produktion Produktion C Prozess Teams Abteilungen End-to-End Prozessverantwortung
  14. 14. Hemmschwellen für ECM Projekte
  15. 15. IT im Spannungsfeld Technologie Finanzen IT Organisation Prozesse «Information Management» ist ein Teilbereich der Unternehmensführung, der die Aufgabe hat, den im Hinblick auf die Unternehmensziele bestmöglichen Einsatz der Ressource Information zu gewährleisten. Quelle: Prof. Dr. Helmut Krcmar
  16. 16. Der weite Weg zum modernen InformationManagement
  17. 17. «Modern Times» – Industrialisierung von Prozessen Automatisierte Strukturierte Case Management Prozesse Prozesse Dunkle Volumen- Experten Volumen- Einzelverarbeitung verarbeitung verarbeitung strukturiert dynamisch – Monotone Prozesse automatisieren – Dynamische Prozesse automatisch Experten übergeben
  18. 18. Jeder Geschäftsfall startet mit einem DokumentPro Geschäftsfall ein Prozess ERP / CRM / Sharepoint / Fachapplikationen Case Management Strukturierte Prozesse Input Verarbeitung Erstellung Output Dunkel Verarbeitung Archivierung
  19. 19. Strategie-Workshop Teilnehmer Aufwand AufwandNr Phasen Ziel Auftragsgeber Canon Kunde Vorbereitung • Geschäftsleitung • Mit Kunden Unternehmenssituation,1 Rahmenbedingungen, • CEO • Projektleiter Voraussetzungen, Abgrenzungen Strategische Perspektive und Ziele für Workshop definieren. 2.5 1.5 Unternehmerische Vision: Workshop • Projektleiter • Das Ziel ist eine klare Sicht der Wofür stehen wir? Wo wollen wir hin?2 aktuellen zu optimierenden Situation • Stakeholders darzustellen und die für das 2.0 2.0 Lösungskonzept notwendigen Grunddaten zu erheben. Architekturperspektive Erarbeitung • Mit den gesammelten Informationen Wie sehen unsere Geschäftsmodelle aus?4 Lösungskonzept und Daten realisiert Canon ein Komplexität vermindern! - Vorgehensvorschlag 3.0 0.0 - Lösungsvorschlag5 Schlussbericht/ Präsentation • Geschäftsleitung • - Lösungskonzept Präsentieren des Schlussberichtes im Prozessperspektive Rahmen eines Abschlussmeetings Wie sehen unsere Wertschöpfungsketten aus? • CEO 1.0 0.5 • Projektleiter Findet sich eine Entsprechung im Dokumentenworkflow? • Stakeholders Total Tage “Workshop Information Management” ca. 8.5 ca. 4.0
  20. 20. Kennen Sie Ihre Prozesse?WertschöpfungsketteManagement Prozesse Unternehmensführung und Controlling Kern Forschung &  Marketing Auftrags‐ Prozesse Produktion Service Entwicklung Vertrieb abwicklung Finanzen und RechnungswesenUnterstützung Prozesse Betrieb (IT, FM,…) Personal
  21. 21. Analyse und DesignOrganisatorische und technische Architektur
  22. 22. UmsetzungProzessorientierte Anwendungslandschaft
  23. 23. Prozesslandkarte ERP / CRM / Sharepoint / Fachapplikationen Case Management Strukturierte Prozesse Input Verarbeitung Erstellung Output Dunkel Verarbeitung Archivierung
  24. 24. Sicherheit im Prozess durch integrierten Workflow Versicherungsbranche: Anträge  Verträge  Schadensmeldungen «Führendes System» CRM  Stammdaten Analog (Papier) Analog (Papier)- Formulare - Formulare- Verträge Erfassung - Verträge Erkennung Formatierung- Schadensmeldungen Workflow Steuerung - Korrespondenz Optimierung- Korrespondenz Vereinheitlichung Verteilung Digital (Mail) Digital (Mail) «Archiv» «DMS» Ablage in Akte
  25. 25. Die Qualität des Inputs beginnt beim Output«Intelligente» Formulare
  26. 26. Sicherheit im Prozess durch integrierten WorkflowRechnungswesen: Kreditoren und Debitoren «Führendes System» ERP  Validierung FreigabeAnalog (Papier) Analog (Papier) Erfassung Erkennung Formatierung Optimierung Workflow Steuerung E‐Invoicing Verteilung E‐Invoicing Vereinheitlichung Digital (Mail) Digital (Mail) «Archiv» «DMS» Ablage in Akte
  27. 27. Denken Sie mutig, handeln Sie konsequent– «Information Management» als strategisches Ziel positionieren– Die richtige Nutzung und Verkettung der Systeme– In beherrschbaren und risikogesteuerten Schritten umsetzen– Rasche Erfolge erleben und ausweisen
  28. 28. Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit!Philippe Rubin Torsten HenkeBusiness Consultant Business ConsultantCanon Professional Services Canon Professional ServicesCanon (Schweiz) AG Canon (Schweiz) AGIndustriestrasse 12 Industriestrasse 128305 Dietlikon 8305 DietlikonPhone: +41 44 835 64 18 Phone: +41 44 835 63 88Mobile: +41 79 216 71 57 Mobile: +41 79 215 00 26

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