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SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE II: DOCUMENTOS COMERCIALES
OBJETIVOS GENERALES
A partir de lo trabajado con este material , se espera que puedas:
 Leer, comprender y analizar de manera reflexiva los conceptos
desarrollados.
 Desarrollar tu capacidad de razonamiento aplicando las ideas aprendidas
en el análisis de situaciones reales.
 Desarrollar aplicaciones prácticas de los contenidos de la asignatura.
 Comprender y explicar las distintas transacciones comerciales, sabiendo
utilizar la documentación correspondiente a cada una de ellas.

DEFINCIÓN
Los documentos comerciales son
el respaldo de todo tipo de transacciones.

La documentación junto a los libros rubricados,
con una adecuada integración de un sistema de contabilidad,
reflejan con claridad los actos de la
gestión de la empresa así como
su situación patrimonial (art.44
Código de Comercio).

COMPROBANTES INTERNOS
Documentos emitidos por la empresa y
su circulación es interna (dentro de la empresa).
Son soportes de información de uso interno que
eventualmente puede utilizarse para brindar
algún tipo de información hacia el exterior de
la empresa.

COMPROBANTES EXTERNOS
La mayor parte de este tipo de documentación
debe responder a la legislación vigente y
debe adaptarse a los cambios
exigidos en ella

-1-


Operación Comercial: tiene lugar cuando dos partes – comprador y
vendedor – convienen en la entrega de mercadería o la prestación de un
servicio (por parte del vendedor) a cambio de un precio (que se obliga a
pagar el comprador).

Comprobantes que intervienen en:

CONCERTACIÓN DE LA DESPLAZAMIENTO DE LA
CIRCULACIÓN DE VALORES
OPERACIÓN MERCADERÍA

• Orden de compra o Nota
• Remito Contado:
de pedido

• Cheque
• Nota de venta • Factura
• Recibo

• Ticket Crédito:

• Recibo

• Nota de débito

• Nota de crédito

• Resumen de cuenta

• Pagaré

Conservación:

Los documentos comerciales deben ser conservados por diez años contados desde la
fecha de emisión del documento.

CONCERTACIÓN DE LA OPERACIÓN

-2-

Orden de compra:

También llamada Nota de Pedido, es el documento que el comprador envía al vendedor
especificando los bienes que desea comprar, su precio, las condiciones de pago y, en
algunos casos, la fecha y la forma de envío de la mercadería.

Se emite, por lo menos, por duplicado.

Es un documento que no genera ningún registro contable.

Nota de venta:

Es el documento por el cual el vendedor da respuesta al comprador luego de haber
recibido su Orden de Compra, o que confecciona el vendedor o su viajante cuando se
pacta una venta.

Para el caso de que el comprador haya realizado su pedido verbal o telefónicamente,
la Nota de Venta permite "cerrar trato", es decir, asegurar la operación.

Además, permite programar la producción y entrega de los productos.

Este documento no origina registros contables

-3-


DESPLAZAMIENTO DE LA MERCADERÍA

Remito

Todo traslado y entrega de productos, tanto primarios como manufacturados, debe
estar documentado mediante remito, guía o documento equivalente. Además de
documentar “la entrega de la cosa”, el Remito permite:
Al comprador: comparar con el pedido, a efectos de controlar si es la mercadería
solicitada y para controlar las mercaderías recibidas.
Al vendedor: al recibir el duplicado del remito debidamente firmado por el
comprador, tener una constancia de haber entregado la mercadería y que el comprador
las recibió de conformidad y, en base al Remito, eventualmente,
confeccionar la Factura.

Es el único documento legal que le permite al vendedor demostrar la entrega de las
mercaderías.

Se extiende, como mínimo, por duplicado; aunque es práctica generalizada hacerlo por
triplicado para que al transportista también le quede una constancia de la operación
realizada.

No se registra en los libros de contabilidad, dado a que generalmente los Remitos se
emiten sin valores.

-4-


Factura:

Es el documento que el vendedor envía al comprador.Todas las facturas deben tener
determinado diseño y cumplir con los requisitos establecidos por la AFIP. Es un
documento registrable.

Respecto de la
Respecto del Respecto del Respecto de la
mercadería
vendedor: comprador: imprenta:
vendida:
1. Nombre y apellido, o 1. Nombre y apellido, o 1. Nombre y apellido, o razón
1. Cantidad y descripción.
razón social. razón social. social.

2. Clave única de identificación
2. Domicilio legal. 2. Domicilio. 2. Precio unitario.
tributaria.

3. Clave única de
3. Condición respecto del 3. Fecha en la que se realizó la
identificación tributaria 3. Importe total.
IVA. impresión.
(C.U.I.T.).

4. Número de inscripción en
4. Clave única de 4. Primero y último números de
el Impuesto a los Ingresos 4. Condiciones de venta.
identificación tributaria. los documentos impresos.
Brutos.

5. Condición respecto al 5. Número de inscripción en 5. Número de C.A.I. (Código de
5. Número de remito.
Impuesto al Valor agregado. los ingresos brutos. Autorización de Impresión).

6. Fecha de emisión Fecha de vencimiento
7. Numeración preimpresa,
consecutiva y progresiva.

8. Código de identificación
del documento (A, B o C).

9. Fecha de inicio de las
actividades en el local
habilitado para las ventas.

-5-

Existen distintos tipos de factura:

1) Tipo A IVA responsable inscripto
2) Tipo B consumidor final
3) Tipo C monotributista
4) Tipo M IVA responsable inscripto
5) Tipo A con CBU informado
6) Tipo E exportación

-6-


Ticket: Se emite por operaciones de contado, mientras que la factura puede ser
emitida por operaciones de contado o en cuenta corriente. Los tickets sólo pueden ser
emitidos por máquinas registradoras (o controladores fiscales) autorizadas a funcionar
por la afip

-7-

CIRCULACIÓN DE VALORES

Cheque

Es una orden de pago pura y simple sin condición alguna, librada contra el
banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en su
cuenta bancaria, o está autorizado para girar en descubierto.

CLASES DE CHEQUES:
A) Comunes
B) de Pago Diferido

PUEDEN EMITIRSE:
a) Nominales
b) Al portador

Recibo:

Quien recibe un pago, deja constancia de los valores o bienes recibidos y el concepto
por el cual los recibe, extendiendo un Recibo. Este documento tiene importancia:

• Legal: constituye una prueba para quien hizo el pago.

• Contable: para quien lo confeccionó es una constancia de los ingresos de fondos,
y para quien lo recibe es un elemento de control de la salida de valores.

Se emite por duplicado, y se registra en los libros contables.

-8-


Nota de débito:

Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de que ha cargado en
su cuenta un importe determinado, emite una Nota de Débito.

Las causas que generan su emisión pueden ser:

• Error en menos en la facturación.
• Intereses.
• Gastos por fletes.
• Gastos bancarios, etc.

La Nota de Débito siempre origina un aumento en la cuenta del comprador, por lo
tanto es un documento registrable.

Nota de crédito:

Es el documento que el vendedor confecciona y remite al comprador para ponerlo en
conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe determinado, por alguno
de los siguientes motivos:

• Error en más en la facturación.
• Otorgamiento de bonificaciones o descuentos.
• Devolución de mercaderías.

La Nota de Crédito siempre origina una disminución en la cuenta del comprador o
deudor, por lo tanto es un documento registrable.

-9-


Pagaré:

Sirve para avalar el compromiso de pago de una parte respecto de la otra.
Es un documento que produce una registración contable de la obligación contraída por
una parte y del derecho adquirido por la otra parte.

Requisitos:

a) Lugar y fecha de emisión.
b) Época en que el deudor debe pagar el importe.
c) Nombre de la persona a quien ha de pagarse.
d) El importe, expresado en letras y números.
e) Causa que origina la promesa de pago.
f) Firma del deudor y su domicilio.
g) El sellado de ley.

Personas que intervienen
a) El deudor: es quien se compromete a pagar la deuda.
b) El beneficiario: es la persona a quien deberá pagarse el importe.

Vencimiento
a) A la vista: el deudor tiene la obligación de pagar el documento en el mismo
momento que el tenedor se lo presente.
b) A días o meses vista: el deudor tiene la obligación de pagar el documento a los
tantos días o meses contados a partir de la fecha.
- 10 -

c) A días o meses fecha: el deudor deberá pagarlo dentro del plazo establecido.
d) A día fijo o determinado: deberá pagarlo el día indicado.

Condición para ser considerado comercial
Es imprescindible que pueda transmitirse de una persona a otra; de lo contrario es
considerado como un documento de orden civil.
Debe agregarse al nombre del beneficiario, los términos " o a su orden", con lo cual
éste puede transmitir el pagaré y los derechos que sobre él tiene, a otra persona,
mediante el endoso.

Endoso: acto por el cual una persona transmite a otra un documento de crédito y los
derechos que sobre él posee.
La tercera persona que interviene se llama tenedor o tomador a quien el deudor
deberá pagar el importe.
La persona que recibe el documento por vía del endoso, puede transmitirlo a su vez a
una tercera mediante el mismo procedimiento.
Endoso en blanco: La persona a cuya orden ha sido extendido el documento se limita a
firmar al dorso del mismo. En este caso el beneficiario o tenedor ha cedido el
documento a una persona innominada, es decir al portador.
Endoso completo: el beneficiario o tenedor.
Si el deudor o cualesquiera de los endosantes del documento, no lo levantara a su
vencimiento, el tenedor deberá realizar un acto denominado protesto.

Protesto: es el acto por el cual se deja constancia de que el pagaré no ha sido pagado.
Si no lo realizara, deberá iniciar un juicio llamado ordinario.

OTROS DOCUMENTOS COMERCIALES

Prespupuesto o factura pro forma

- 11 -

Es un documento que las empresas suelen utilizar para enviar descriptivos de
mercaderías a vender con los precios que están vigentes al momento en que se emiten.
Suelen utilizarse Hojas con membrete de la empresa o talonarios separados y la
emisión de un presupuesto no genera registración contable. Tienen características
similares a una factura pero no generan obligaciones ni derechos para ninguna de las
partes intervinientes.

Transferencia Electrónica de Datos

Este tipo de operatoria se realiza a través de Internet o en Cajeros Automáticos. Al
realizar la operación se produce un efecto cancelatorio, sujeto a verificación.
En el momento de la realización de este tipo de operaciones se produce la impresión
electrónica del tique que verifica la realización de una operación que está sujeta a
verificación, esto se valida con el “extracto bancario”.

Esta operación genera una registración contable.

- 12 -


Resumen de cuenta:

Es usual remitir a los clientes a fin de cada mes un resumen de su cuenta, con la
finalidad de:

• Comprador: le permite cotejar el saldo pendiente de pago que figura en el
resumen de Cuenta con el que surge de sus propios registros.

Vendedor: es una forma de recordarle al cliente el saldo pendiente.

Vales
Es una promesa escrita por la cual una persona se obliga a pagar una suma de dinero o
una cosa determinada.
Diferencias con el pagaré:
a) El vale puede ser por dinero o mercaderías; el pagaré sólo por dinero
b)El vale puede emitirse al portador; el pagaré no.
c) El vale puede no contener fecha de vencimiento; el pagaré siempre tiene fecha.
Diferencia con el recibo
a) El vale es una promesa de pago; el recibo es una constancia de un pago efectuado

- 13 -

b) El vale obliga al deudor; el recibo lo libera al deudor.

Tarjeta de crédito:
Es un tipo de crédito, el titular de una tarjeta de crédito adquiere bienes y servicios
sin utilizar dinero: se limita a firmar un comprobante. Mensualmente recibe un
resumen de cuenta, indicando el importe a pagar, en forma total o en cuotas. El
comerciante adherido al sistema presenta en la fecha establecida los comprobantes de
las ventas realizadas y las cobra, previo descuento de un determinado porcentaje.

De acuerdo a todo lo visto, respondé las siguientes actividades

1- INDICAR CUAL O CUALES DE LAS SIGUIENTES AFIRMACIONES SON CORRECTAS O INCORRECTAS:
…………….
.................... Una nota de crédito enviada al cliente aumenta nuestros deudores.
.................... ……………. Una nota de crédito enviada por un proveedor aumenta nuestra deuda.
. ……………. Una nota de débito enviada al cliente aumenta nuestros deudores.
.................
................... ……………. Una nota de débito enviada por el proveedor aumenta nuestra deuda.

2- DADA LAS SIGUIENTES OPERACIONES QUE REALIZA LA EMPRESA “EL REY”, INDICA EL DOCUMENTO
QUE LE QUEDA EN SU PODER:

a) El Rey recibe de “El Sol” R.I. ofrecimiento de mercaderías por $ 300.

b) El Rey compra a “El Sol” la mercadería ofrecida en cuenta corriente.

c) El Rey ofrece mercaderías a González, Monotributista por $ 120.

d) El Rey recibe la mercaderías de la empresa “El Sol”.

e) El Rey vende a González la mercadería ofrecida con cheque Banco Galicia.

f) El Rey deposita en el Banco Río c/c el cheque recibido de González.

g) El Rey paga con cheque Banco Río c/c a El Sol la deuda.

- 14 -


3- INDICA LA DIFERENCIA QUE EXISTE ENTRE EL CHEQUE, PAGARÉ Y RECIBO

4- COMPLETA LA SIGUIENTE FRASE:

El pagaré es……………………………………………………………………….
........................................................................................................
que se puede extender según el beneficiario
...................................................................................
.................................................................................................................
y según el vencimiento…
.......................

5- UNE CON UNA FLECHA LOS CONCEPTOS DE LA PRIMERA COLUMNA CON SU CORRESPONDIENTE
PAGARÉ DE LA SEGUNDA COLUMNA:

♦ Se paga en una fecha establecida. Pagaré a la vista
♦ Se paga a la persona indicada en el Pagaré con fecha
documento cierta
♦ Se paga en el momento en que es Pagaré a días fecha
presentado Pagaré al portador
♦ Se paga a cualquier persona Pagaré a la orden

♦ Se paga a cierta cantidad de días a partir de

la fecha de emisión

6- INDICAR PARA QUE SE UTILIZA UNA NOTA DE CREDITO, UN REMITO, UN PRESUPUESTO.

7- UNE CON FLECHAS EL DOCUMENTO CON LA OPERACIÓN QUE CORRESPONDA. JUSTIFICA TU
ELECCIÓN:

Nota de Débito Detallo al cliente lo que me
Nota de crédito Debe.

Nota de pedido Cobro los intereses al cliente.
Resumen de cuenta
Notifico al cliente los
Ticket Intereses.

El Proveedor me notifica una rebaja

- 15 -


8- INDICA LA DIFERENCIA QUE EXISTE ENTRE NOTA DE CRÉDITO Y NOTA DE DÉBITO.

9- INDICA VERDADERO O FALSO. FUNDAMENTA TU OPINIÓN.

a) El original factura está en poder del vendedor.

b) El duplicado de la nota de venta está en poder del vendedor.

c) El ticket está en poder del supermercado.

d) El único ejemplar del remito queda en poder del comprador.

10- DEFINE AL CHEQUE COMÚN Y AL CHEQUE DE PAGO DIFERIDO.

11- MARCA CON UNA CRUZ (X) LA RESPUESTA CORRECTA. FUNDAMENTA.

a) En una carpeta de documentos se encuentran originales de facturas del mes, ellos significan:
*compras realizadas

*ventas realizadas

b) En el día de hoy se han archivado 5 duplicados de nota de compra, ellos significan:

* Mercadería solicitada a la empresa.

* Mercadería solicitada por la empresa

c) Se han enviado por correo los originales de las notas de ventas, ese envío significa:

* ofrecimiento de ventas a la empresa

* ofrecimiento de ventas de la empresa hacia terceros.

12- CONFECCIONA UN CHEQUE, CON FECHA CIERTA POR $ 300.-

BANSUD lll $_ ..........................
Banco Bansud S.A. Sucursal General Pico
Serie 97 Nº 08109390 Domicilio de pago: calle 22 Nº 756
.......
6360 General Pico
GENERAL PICO,________________________________________ DE 20_______________
Páguese por este cheque a _____________________________________________________
la cantidad de pesos __________________________________________________________
___________________________________________________________
042-021235/6
_______________________
IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII

- 16 -


13- CONFECCIONA LA FACTURA CON LOS SIGUIENTES DATOS:
COMPRADOR: Lopéz y Cía, responsable inscripto en el iva, domiciliado en Belgrano 340 Capital
Federal. Adquiere el día 26/5/98, 3 docenas de vasos a $ 14 cada docena, y una
docena de platos $ 38; en efectivo con rebaja del 3%.-
VENDEDOR: García y Cía, R.I., domiciliado en General Pico calle 5 N° 498

FACTURA Nº 0000-00001
FECHA:………../…………/………..

NOTA DE DEBITO
NOTA DE CREDITO

Señor/es…………………………………………………….. Domicilio:...…………………………………………
C.U.I.T.:……………………………………………………… Condición de IVA:…………………………….
Condiciones:………………………………………………..
CANTIDAD DETALLE PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL

SUBTOTAL
IVA INSCRIPTO
IVA NO INSCRIPTO
TOTAL

14. INDICAR SI LOS SIGUIENTES USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE SON INTERNOS O
EXTERNOS.

Usuarios Internos Externos
Vendedores
Acreedores
Accionistas
Administradores (gerentes)
El Estado
Clientes
Competidores
Instituciones Bancarias

15. Unir con flechas determinando los comprobantes de origen interno o externo respecto al ente.

Facturas de compras
Recibos por cobranzas Origen Interno
Facturas de ventas
Recibos por pagos efectuados
Pagaré entregado a un proveedor
Presupuesto de venta
Nota de crédito emitida por el proveedor Origen Externo
Vales entregados al personal de la empresa
Presupuestos de compra
- 17 -

16. DEFINIR LA DOCUMENTACIÓN RESPALDATORIA UTILIZADA EN LAS OPERACIONES QUE A
CONTINUACIÓN SE DETALLAN.
1. Se constituye la empresa “Textil SA” dedicada a la comercialización de prendas de vestir. El
aporte de los socios se efectúa de la siguiente forma: dinero en efectivo, mercaderías y un
rodado………………………………………………..........................................................................

2. Textil SA compra pantalones de vestir a un proveedor en cuenta corriente.

…………………………………………………………………………………………………………..
3. A pedido de un colegio local adquiere 120 remeras blancas que se abonan con un cheque de la
cuenta corriente bancaria.

………………………………………………………………………………………...............................
4. Se efectúa la venta de las remeras, el 60% lo cobra en efectivo y por el saldo recibe un pagaré.

…………………………………………………………………………………………………………
5. La sociedad decide incorporar un inmueble. El pago se efectúa 50% en efectivo y lo restante lo
cancela con un cheque propio.

…………………………………………………………………………………………………………..
6. Textil SA recibe las facturas por los servicios devengados en el mes anterior de teléfono, agua y
energía eléctrica.

……………………………………………………………………………………………………………

17.DADOS LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS, INDICAR QUE TRANSACCIÓN REPRESENTAN:

Factura de contado (original):..........................................................................
Factura de contado (duplicado):.......................................................................
Ticket (original):..............................................................…………………….
Remito (original):.............................................................……………………
Remito (duplicado):.........................................................................................
Factura cta.cte.(original):.................................................................................
Factura cta.cte.(duplicado):..............................................................................
Recibo (original):..............................................................................................
Recibo (duplicado):...........................................................................................
Pagaré de 3os. (documento único):....................................................................
Boleta de depósito o nota de crédito bancaria (doc. único):..............................
Nota de Débito(original):...................................................................................
Nota de Débito(duplicado):................................................................................
Nota de Crédito (duplicado):..............................................................................
Nota de Crédito (original):..................................................................................
Resumen de cuenta (original):............................................................................

- 18 -

18. DEFINIR LOS COMPROBANTES (IDENTIFICANDO SU TIPO Y EJEMPLAR) UTILIZADOS EN LAS
SIGUIENTES OPERACIONES, REALIZADAS POR UNA EMPRESA RESPONSABLE INSCRIPTO EN EL IVA.

Documentación
Hechos u operaciones del ente respaldatoria
Tipo Ejemplar
Compra de mercadería a crédito a otro RI
Deposita dinero en efectivo en la cuenta corriente bancaria
Retira dinero de su cuenta corriente bancaria
Alquila un inmueble, para ser utilizado como depósito. Paga
anticipadamente, el primer mes de alquiler, en efectivo
Compra mercaderías para reventa, al contado.
Vende mercaderías en cuenta corriente a un sujeto exento en el IVA
Vende mercaderías al contado a un responsable inscripto en el IVA
Realiza ventas masivas (cada una inferiores a $1.000) a consumidores
finales
Realiza ventas a consumidores finales de importes superiores a $1.000
Comunica a un cliente los movimientos de su cuenta operados en el
último mes
Bonificación especial que la empresa efectúa a un cliente R.I. en el IVA
Intereses por atraso en la cancelación de las facturas que se carga a un
cliente monotributista.
Anticipa dinero al personal
Paga los sueldos de sus empleados
Entrega mercaderías a ser exportadas a una empresa de transporte
marítimo
Vende mercaderías por el régimen de exportación

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