Este documento describe los procedimientos para acoger a estudiantes y profesores extranjeros, incluyendo contactar con el centro de origen, buscar empresas y alojamiento, recibir a los participantes, acompañarlos a las empresas, darles apoyo durante su estancia, y evaluar sus prácticas al final. El objetivo es que las estancias se desarrollen de manera óptima.

1. PROCEDIMIENTO
DE ACOGIDA DE
ALUMNOS Y PROFESORES
EXTRANJEROS
Grupo de trabajo “Movilidad”

2. Guía de acogida
PROCEDIMIENTO DE ACOGIDA DE ALUMNOS Y PROFESORES EXTRANJEROS
Con el fin de que las estancias se desarrollen en las condiciones adecuadas, se deben planificar, con la debida antelación, una serie de actuaciones
previas a la realización de las mismas:
•
Contactos con el Director, profesores o responsable del programa del
centro de origen para concretar el número de alumnos, las especialidades, los programas formativos, las fechas de las estancias, los perfiles
de las empresas para realizar las prácticas y los datos personales de los
alumnos: Curriculum Vitae y ficha de datos.
•
Buscar las empresas más adecuadas para que los alumnos puedan
desarrollar las actividades de los programas formativos elaborados. Para
esta acción colaborarán los diversos departamentos de familias profesionales del centro. Resulta muy útil la base de datos de las empresas
que colaboran habitualmente y acogen alumnos para la formación en
centros de trabajo. En caso de especialidades no afines, se realizarán
nuevos contactos.
•
Buscar y reservar alojamiento para los alumnos y profesores mientras
dure su estancia. Para esta acción se considera fundamental la colaboración de la administración facilitando algún convenio con Albergues,
Residencias de estudiantes, Universidades, etc., considerando este tipo
de alojamientos más adecuado que los hoteles u hostales, tanto por motivos económicos como por las relaciones interpersonales con otros estudiantes y jóvenes de parecida edad. Se recomienda contactar con los
siguientes albergues o residencias:
ALBERGUE JUVENIL "BALTASAR GRACIÁN"
C/Franco y López, 4
50005 Zaragoza
Tel: 976 716 880 Fax: 976 716 853
balta@aragon.es
http://juventud.aragon.es
TELEFONO DE RESERVAS: 902 088 905
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3. Guía de acogida
ALBERGUE JUVENIL "ZARAGOZA"
C/ Predicadores, 70
50003 Zaragoza
Tel: 976 282 043
info@alberguezaragoza.com
http://www.alberguezaragoza.com
RESIDENCIA PIGNATELLI
C/ Jarque Monncayo, 23 (Alto Carabinas s/n)
50012 Zaragoza
Tel: 976 34 80 07 Fax: 976 34 87 41
info@residenciapignatelli.com
OTROS ALOJAMIENTOS
http://wzar.unizar.es/servicios/ciur/alojamiento.htm
http://portal.aragon.es/portal/page/portal/IAJ/ALOJAMIENTOS
•
Buscar y reservar alojamiento para los profesores acompañantes del
centro de origen en un hotel u hostal.
•
Preparar actividades para conocer la ciudad y el entorno donde se van a
mover: Visitas turísticas guiadas, Planos y mapas, Transporte urbano,
etc. Para ello podemos utilizar diversas páginas informativas:
http://www.zaragoza.es/ciudad/turismo/
http://www.turismodezaragoza.es/
http://www.tuzsa.es/
•
Contactar con las empresas donde van a realizar las prácticas los alumnos para fijar fecha y hora para la presentación de los alumnos y la firma
de la documentación.
2

4. Guía de acogida
Otras actuaciones se deben realizar una vez que el alumno o profesor
llegan a la ciudad de destino:
•
Deberemos recibir a los alumnos a su llegada a la ciudad, bien en el aeropuerto, estación de tren, estación de autobús. Si vienen acompañados
por sus profesores se les recibirá directamente en el centro.
•
Acompañar a los alumnos o profesores al lugar de alojamiento, enseñando, en caso necesario, las instalaciones e informando de los horarios.
•
Visitar el centro de acogida, donde conocerán al Director y la persona
responsable durante su estancia, así como las instalaciones del centro.
También, si es posible, podrán participar en alguna reunión, mesa redonda u otra actividad con alumnos de su misma especialidad o que vayan a realizar futuras movilidades. Se les puede entregar un dossier con
los datos de contacto del centro y de la persona responsable y con diverso material informativo.
•
Comprobar que los alumnos o profesores están provistos de toda la documentación necesaria: contratos o convenios, tarjeta sanitaria, tarjeta
de identidad, etc.
•
Informar de los medios de transporte urbano más adecuados para sus
estancias y la manera de conseguir la tarjeta de transporte y su recarga.
•
Posibilidad de organizar, en el centro de destino, la preparación lingüística de los alumnos, mediante algún curso de español, fuera de horario de
trabajo del alumno. Esto favorecerá el buen desarrollo de la estancia en
las empresas y el contacto diario con los alumnos. Será financiado por el
centro de origen
•
Acompañar a los alumnos a las empresas para presentarlos y firmar la
documentación que el programa europeo requiera, comprobando que las
tareas a realizar sean las previstas en el programa formativo. Así mismo,
se acordará con la empresa el horario de trabajo de los alumnos.
3

5. Guía de acogida
PROCEDIMIENTO DEL SEGUIMIENTO DE PRÁCTICAS DE ALUMNOS EXTRANJEROS
•
Cada semana se realizará un contacto con las empresas donde los
alumnos realizan las prácticas, bien telefónicamente, bien por correo
electrónico, bien visitando la empresa, para recabar información sobre el
grado de cumplimiento del programa formativo. Esta información se
transmitirá al centro de origen para que tengan conocimiento de la marcha de sus alumnos.
•
A lo largo de todo el periodo de estancia, se resolverán las contingencias
que puedan suceder con los alumnos, enfermedades, necesidades, etc.
•
A la finalización de las prácticas, se concertará con las empresas cita
para realizar las evaluaciones de los alumnos.
•
Acompañar a los profesores del centro de origen a las empresas para
realizar las evaluaciones de las prácticas, se agradecerá a las empresas
su colaboración en los programas europeos y se sentarán las bases de
posibles colaboraciones para el curso siguiente.
4

6. Guía de acogida
PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN DE ALUMNOS Y PROFESORES DE ENVÍO
Una vez que el Organismo Autónomo de Programas Educativos Europeos o la Administración competente apruebe el proyecto presentado y
adjudique las becas, se informará a los alumnos y profesores del centro
de los distintos programas de movilidad de los que disponen y se indicarán los plazos para su solicitud.
Selección de candidatos a la movilidad con unos criterios claros y objetivos, como nivel de idioma, incluyendo la realización de una prueba de
idioma correspondiente al país de la movilidad, expediente académico,
interés, etc.
Contactar directamente con empresas o a ser posible, con un centro que
colabore con nosotros buscando las empresas más adecuadas para
nuestros alumnos, de acuerdo al programa formativo elaborado. Así
mismo, ayudar a encontrar alojamiento apropiado para la estancia de los
alumnos, piso alquilado, residencias, albergues, etc.
Siempre que sea posible, se proporcionará preparación lingüística a
nuestros alumnos, dentro del centro o externamente, que le permita
aprovechar las estancias en el extranjero de una forma óptima. Esta
preparación se realizará antes de comenzar las prácticas.
Informar a los alumnos del entorno social donde van a realizar las prácticas, concienciándoles de la necesidad de adaptarse a ese nuevo entorno, se proporcionarán folletos de la ciudad, información obtenida a través de Internet o por otros medios, planos, etc.
Si los alumnos son menores de edad puede resultar conveniente realizar
una reunión informativa con las familias para explicar todo lo relacionado
con la movilidad de sus hijos.
Elaborar la documentación necesaria, según el programa europeo, y
proceder a su firma.
5

7. Guía de acogida
Aportar al alumno la información necesaria sobre la empresa donde realizará las prácticas, del lugar donde se puede alojar durante su estancia
y de los medios de transporte que puede utilizar para llegar al destino y
entregar la copia de la póliza del seguro, indicándoles como actuar en
caso de accidente.
Si es posible, acompañar a los alumnos y presentarlos en las empresas,
donde se firmará la documentación necesaria, se explicará claramente el
contenido del programa formativo y las tareas a realizar y se resolverán
los imprevistos de última hora.
PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO DE PRÁCTICAS DE ALUMNOS DE ENVÍO
•
Se realizará un seguimiento de los alumnos en prácticas, como mínimo
cada 15 días, telefónicamente o por correo electrónico. También se podrá utilizar para el seguimiento alguna herramienta informática que permita la comunicación entre centro-alumno-empresa. En el centro colaborador habrá una persona que se encargue de solucionar cualquier imprevisto que suceda al alumno, tanto de carácter personal como laboral.
•
Siempre que sea posible, al final de la estancia, se viajará al lugar de
realización de las prácticas para efectuar la evaluación de las mismas,
recoger el certificado de estancia, agradecer a la empresa su colaboración y sentar las bases de futuras colaboraciones.
•
Reunión con los alumnos para realizar la memoria final y entregar justificantes y demás documentos necesarios.
6

8. Guía de acogida
PROTOCOLO DE ACTUACIÓN PARA LOS ALUMNOS EXTRANJEROS QUE REALIZAN LAS PRÁCTICAS EN ESPAÑA
Actividad
Contacto con el socio extranjero:
Instituto
Universidad
Cualquier tipo de
institución de enseñanza
Documentación
Información sobre las
enseñanzas que se imparten en el centro.
Tipo de proyecto: a qué
nos comprometemos
Determinación
de
alumnos que realizan las prácticas
Historial académico: CV
Tareas que el alumno
puede desarrollar en sus
prácticas
Nivel de idioma de los
alumnos.
Ficha de datos
Búsqueda de empresas o instituciones
La que la propia empresa
o institución solicite
Búsqueda de alojamiento
para
los
alumnos
Búsqueda de alojamiento para los profesores acompañantes
ACTUACIONES PREVIAS A LA ESTANCIA
Plazo
Observaciones
El contacto se puede realizar bien por correo electrónico o pOR
teléfono.
Se recomienda coSe pueden encontrar socios colaboradores a través de distintos
menzar el contacto al
medios, por ejemplo, a través de la OAPEE, base de datos SUmenos tres meses
DOEFOP, etc.
antes de la realizaEs conveniente, aunque no imprescindible, que el socio tenga
ción de la estancia
familias profesionales afines, para facilitar la búsqueda de prácticas en empresas.
Es importante conocer cual es la formación del alumno para
encontrar prácticas acordes a la misma. El nivel de idioma será
determinante en este sentido.
Se solicitará una ficha con los datos del estudiante. Nombre,
Al menos uno o dos
número de identificación, edad, domicilio y teléfono.
meses antes al coEs recomendable que los alumnos aporten la siguiente documienzo de las práctimentación:
cas
Carnet de alberguista
Tarjeta europea de la seguridad Social
Documento de identificación y fotocopia
Fotografías de tamaño carnet.
Contactar con la persona de contacto de la organización que
Al menos un mes
será el tutor del alumno. Explicar en qué consiste el programa.
antes del comienzo
Europeo e indicar las tareas a realizar por el alumno durante la
de las prácticas.
estancia.
Posibles alojamientos:
Familias de acogida
Al menos un mes
Pisos de estudiantes
antes del comienzo
Pisos en alquiler
de las prácticas.
Residencias
Albergues juveniles
Al menos quince días
antes de la visita
Preparación de visitas culturales
Guías turísticas
Planos de la ciudad
Planos de transporte
Una semana antes de
la estancia
Planificar el horario
de presentación de
los alumnos a las
Se elaborará un cuadro
horario
Una semana antes de
la estancia
Hoteles u hostales de la ciudad.
Responsable
Grupo de movilidad
y equipo directivo
Grupo de movilidad
Grupo de movilidad
Grupo de movilidad
Grupo de movilidad
Grupo de movilidad
Se concertarán telefónicamente las citas con las empresas para
la presentación del alumno y firma de la documentación.
Es conveniente enviar la información del cuadro horario con
Grupo de movilidad
7

9. Guía de acogida
empresas
anterioridad al centro de origen.
8

10. Guía de acogida
Actividad
Llegada de los estudiantes
Documentación
Planos de la ciudad
Rutas de autobuses del
sitio de alojamiento a la
empresa y al instituto.
Tarjeta de transporte
Datos del contacto responsable (ficha con datos
del centro y teléfono móvil del profesor)
Documentación
sobre
nuestros Ciclos Formativos
Visita al instituto
Estancia en el instituto
Seguimiento
prácticas
a
de
Informar al centro de
origen
El primer día de la
estancia
A lo largo de la estancia
La documentación que
aporte el centro extranjero
El primer o segundo
día de estancia
Ficha de
(opcional)
Al menos cada semana
seguimiento
Ficha de seguimiento
Resolución de problemas
Finalización de prácticas
Recibimiento de los alumnos: Se les va a buscar a la estación/aeropuerto.
En caso de que vengan en vehículo propio: cita en el propio
instituto o en el sitio de alojamiento.
Se les informa de cómo obtener la tarjeta de transporte y de su
funcionamiento.
Se les acompaña al lugar de alojamiento
Primeros días de la
estancia
Preparación lingüística
Acompañamiento
las empresas
ACTUACIONES DURANTE LA ESTANCIA
Plazo
Observaciones
Al menos cada semana
A lo largo de todo el
periodo formativo
La aportará
extranjero
el
centro
Al finalizar el periodo
formativo
Reunión con el equipo directivo.
Posibilidad, sobretodo si son acompañados por profesores de
realizar visitas culturales.
Posibilidad de realizar una mesa redonda con los alumnos del
centro que van a participar en programas de movilidad
En determinados casos puede resultar conveniente realizar una
estancia mínima de tres días en el propio centro escolar para lograr una mejor adaptación de los alumnos y mejorar su nivel de
idioma.
Sin embargo, en caso de que la estancia sea de tres semanas o
inferior la incorporación a las empresas será inminente.
Realización de un curso de español de aproximadamente 20
horas en el propio centro tanto para mejorar su preparación lingüística como para tener un mejor seguimiento y control de los
alumnos.
Este curso será financiado por los alumnos extranjeros.
Se acompaña a cada uno de los alumnos a su empresa. Reunión con quien tutorice las prácticas. Fijación de horario y condiciones.
Se mantendrá contacto con cada una de las empresas en donde
los alumnos hagan sus prácticas bien telefónicamente, por correo electrónico o con visita a la empresa.
Se informará al centro de origen del desarrollo de las prácticas
de acuerdo con el programa formativo acordado.
Se resolverán los problemas que los alumnos pudiesen tener en
su estancia principalmente enfermedades. Acompañamiento a
centros de salud., etc.
En caso necesario se acompañará a los profesores extranjeros
para realizar la evaluación de los mismos
Agradecimiento a las empresas que colaboran
Responsable
Grupo de movilidad
Grupo de movilidad
+ Dirección
Esta actividad puede
implicar a varios
profesores
Personal del centro
Grupo de movilidad
Grupo de movilidad
Grupo de movilidad
Grupo de movilidad
Grupo de movilidad
9

11. Guía de acogida
Sentar bases para futuras movilidades
10

12. Guía de acogida
PROTOCOLO DE ACTUACIÓN PARA LOS ALUMNOS ESPAÑOLES QUE REALIZAN LAS PRÁCTICAS FUERA DE ESPAÑA
Actividad
Preparación de
documentación.
Documentación
la
• Depende del programa
• Se elaborará un documento para informar a los
Información al alumalumnos de los distintos
nado
programas de movilidad
en los que participa el
centro.
ACTUACIONES PREVIAS A LA ESTANCIA
Plazo
Observaciones
• En función del programa que se realice se deberá cumplimentar
A lo largo de todo el
una u otra documentación. Es necesario estar atento a los recurso
querimientos de cada uno y a sus plazos.
Principio de curso
Responsable
Grupo de movilidad y
equipo directivo
Grupo de movilidad
• Se realizará un proceso de selección a principio de curso siguiendo los criterios previamente definidos y conocidos por los
alumnos candidatos. Estos criterios pueden diferir en función del
país donde vayan a realizar las prácticas.
Los posibles criterios son:
• Nivel de idioma.
• Expediente académico
• Motivación
• Habilidades sociales del alumno.
• Se deben encontrar empresas para la realización de las prácticas. La búsqueda se realizará bien directamente o por medio de
socios colaboradores (institutos de educación, universidades,
cámaras de comercio, sindicatos…).
• El estudiante puede participar y colaborar en la búsqueda de
empresas.
• Se elaborará un documento en el que se explilos
que claramente los criterios de selección que deben ser claros y objetivos.
Es conveniente que
la selección se haga
a principio de curso
para preparar a los
alumnos a lo largo
del mismo.
Contactos con cen- • Se podrá enviar una carta
tros/instituciones
informativa sobre el proextranjeras
grama a realizar
Es conveniente comenzar los contactos
en el primer trimestre
de curso.
Búsqueda de alojamiento
Al menos con un mes
de antelación al co- • Los alumnos se pueden alojar en familias, residencias, pisos en
mienzo de las práctialquiler o albergues juveniles.
cas.
Grupo de movilidad y
estudiantes
Preparación lingüística
A lo largo de todo el
• Se puede realizar en el propio centro o financiarlo fuera de él.
curso.
Grupo de movilidad y
Departamentos
de
idioma
Selección de
participantes
Grupo de movilidad y
Departamentos
de
idioma
Grupo de movilidad
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13. Actividad
Documentación
Plazo
•
•
• Folletos informativos
• Planos
• Documentación de la
Preparación de los
ciudad de acogida
alumnos
• Fotocopia de la póliza de
seguro.
•
A lo largo de todo el
año
•
•
Información
familias
a
las
Documentación del • La pertinente en cada
programa europeo.
caso
Observaciones
Se debe de concienciar a los alumnos de la necesidad de adaptarse al nuevo entorno en que van a desarrollar sus prácticas.
Si se dispone de ella se proporcionará información al alumno de
la ciudad de acogida (medios de transporte, localización de su
residencia y empresa, itinerario más cómodo…)
Es importante recordar a los alumnos que deben de llevar:
• DNI o pasaporte en vigor.
• Tarjeta sanitaria europea.
• CV Europass
Asimismo es conveniente que cuenten con:
• Carné joven EURO < 26
• Carné de estudiante ISIC (www.isic.org)
Se les informará de otras ayudas complementarias compatibles
con el programa ayudándoles en la petición y gestión de las mismas si fuese necesario.
Con al menos una
• Se informará a las familias de los estudiantes menores de edad
semana de antelade las condiciones del programa.
ción.
• Es muy importante estar atento al cumplimiento de toda la documentación, sobretodo de aquella que hay que cumplimentar
Depende de los plaen determinados plazos prefijados por el propio programa.
zos
• Elaborar la documentación que haya que aportar en el centro de
acogida para su firma
Guía de acogida
Responsable
Grupo de movilidad
Grupo de movilidad y
Equipo Directivo
Grupo de movilidad
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14. Guía de acogida
Actividad
Acompañamiento
los alumnos
Documentación
a
Cuando
nente
Viaje de los alumnos
Seguimiento de los
alumnos
• Cuaderno de seguimiento FCT o herramienta informática
Evaluación del alum- • La pertinente en cada
no
caso
Actividad
Documentación
• La pertinente en cada
Cumplimentación de
caso.
la documentación.
• Justificantes.
Valoración final
ACTUACÓN DURANTE LA ESTANCIA
Plazo
Observaciones
• Memoria o Informe
sea
perti-
• En determinados programas será preceptivo acompañar a los
alumnos y presentarlos en las empresas donde vayan a desarrollar las prácticas.
• En el caso de que a los alumnos no se les acompañe se les
deberá ayudar en la búsqueda del medio de transporte óptimo.
• En caso de que haya centro colaborador deberá ser éste quien
realice el seguimiento y tenga informada a la persona de contacto (grupo de movilidad) que a su vez informará al tutor.
A lo largo de todo el • Puede resultar útil realizar una visita de seguimiento a la empreperiodo de prácticas
sa donde el alumno se encuentra realizando las prácticas.
• En caso de que no haya centro colaborador el seguimiento puede realizarse por teléfono, correo electrónico o herramienta informática creada ad hoc para el seguimiento de las prácticas.
• La evaluación se puede realizar en la propia empresa si el tutor
del alumno u otro profesor se ha desplazado allí para su realización.
• En caso contrario la evaluación se realizará a través de la herraAl finalizar la estanmienta informática y poniéndose en contacto ambos tutores (del
cia formativa.
centro educativo y de la empresa)
• En determinados programas será necesario ir a recoger a los
alumnos con el fin de realizar la evaluación directamente con el
tutor de la empresa.
ACTUACIÓN FINALIZADAS LAS PRÁCTICAS
Plazo
Observaciones
• Se cumplimentará la documentación que sea necesaria.
Posterior a la estan• En caso de que el programa lo exija se recogerán las justificancia
tes (tickets, facturas…) necesarios para justificar los gastos.
• Es conveniente realizar una breve memoria que recoja la valoraPosterior a la estanción final del programa y aquellos aspectos que son susceptibles
cia
de mejora para futuros cursos.
Responsable
Grupo de movilidad o
cualquier profesor de
centro. Es preferible
que conozca el idioma
Grupo de movilidad
Grupo de movilidad y
tutores de FCT
Tutor de FCT o en
caso de que haya
desplazamiento
el
profesor que haya ido
a hacer la evaluación
Responsable
Grupo de movilidad
Grupo de movilidad
13