Just in Time                      Wie man es in der Praxis schafft Liefertermine einzuhalten                              ...
Pascal Kesselmark                                     • Seit 2008 Leiter Technische Dokumentation bei Klingelnberg        ...
Klingelnberg – Maschinen und AnwendungenKlingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzm...
Kunden                                                                           SIAPKlingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · ...
Agenda                                     • Einführung in das Thema                                     • Klingelnberg 20...
Themen in der Technischen Dokumentation     Abnahme                                           Arbeitsumgebung             ...
Klingelnberg 2008 - 2011
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Frage                             Wie isst man einen Elefanten?                                             Stück für Stüc...
Aufgabenpakete zur Optimierung der TD                                     • Analyse der Probleme /                        ...
Analyse des Informationsbedarfs und der Probleme                                     Ziel                                 ...
Analyse des Informationsbedarfs und der Probleme                                                        Zielgruppen bei Kl...
Analyse des Informationsbedarfs und der ProblemeKlingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG...
Prozesse analysieren und optimieren                                     • Analysieren, wo Zeit «verloren» geht            ...
Umfeld vorbereiten                                     • Vorlagen                                     • Automatisierung du...
Umfeld vorbereitenKlingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8...
Umfeld vorbereiten                                     Standardisierte Sicherheits- und Warnhinweise                      ...
Umfeld vorbereiten                                     Technische Dokumentation im Unternehmen                            ...
Inhalte optimieren                                     Redaktionellen Standard für Text und Bild setzen                   ...
Inhalte optimierenKlingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8...
Inhalte optimierenKlingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8...
Inhalte optimierenKlingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8...
Inhalte optimieren                                     • Qualitätsprüfung der Quelltexte                                  ...
Redaktoren trainieren                                     • Feedback durch Korrekturen                                    ...
Übersetzungsdauer reduzieren                                     • Inhaltlich                                             ...
Termintreue verbessern                                     • Wann muss was in welcher Qualität verfügbar sein?            ...
Mut zur Lücke                                    • Dokument muss zur Maschinenabnahme vorhanden sein                      ...
Zusammenfassung                                    Die Liefertermine bekommt man in den Griff indem man:                  ...
Fragen?                                     Falls Ihnen später noch Fragen einfallen:                                     ...
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  1. 1. Just in Time Wie man es in der Praxis schafft Liefertermine einzuhalten Pascal Kesselmark, Leiter Technische DokumentationKlingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011
  2. 2. Pascal Kesselmark • Seit 2008 Leiter Technische Dokumentation bei Klingelnberg • Verantwortlich für die TD sowie für das firmenweite Terminologie- und ÜbersetzungsmanagementWerdegang • Technische Grundausbildung • Fachredakteur (Journalist) • Technischer Redakteur (Eidg. dipl. Technikredaktor) • Ing. EurEta Informatik • Leiter TD / Prüfungsleiter Tecom Projekte • Einführung Redaktionssysteme (Siemens SBT, Geberit, Klingelnberg) • Einführung Terminologie- und Übersetzungstools und -Prozesse • Prozessoptimierung • Standardisierung, KonformitätKlingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011
  3. 3. Klingelnberg – Maschinen und AnwendungenKlingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011
  4. 4. Kunden SIAPKlingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011
  5. 5. Agenda • Einführung in das Thema • Klingelnberg 2008 - 2011 • Aufgabenpakete zur Optimierung der TD • Zusammenfassung • FragenKlingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011
  6. 6. Themen in der Technischen Dokumentation Abnahme Arbeitsumgebung Belastung Betriebsmittelvorschriften Budget Dienstleister Freigabe Grafiken Informationsmangel Kreativität Kundenanforderungen Kundenspezifisch Lieferantendokumentation Maschinenoptionen Normen Priorität Produktionslänge Prozesse Rechtssicher Redaktionsleitfaden Redaktionsschluss Redaktionssystem Regeln Schnittstellen Schreibregeln Softwareentwicklung Sprachvarianten Standard Status Struktur Terminologie Terminplan Terminverzug Text Tools Überlastung Übersetzungsdauer übersetzungsgerecht Verantwortlichkeiten Vorgesetzte WichtigkeitKlingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011
  7. 7. Klingelnberg 2008 - 2011
  8. 8. Klingelnberg 2008 - 2011
  9. 9. Klingelnberg 2008 - 2011
  10. 10. Klingelnberg 2008 - 2011
  11. 11. Klingelnberg 2008 - 2011
  12. 12. Klingelnberg 2008 - 2011
  13. 13. Klingelnberg 2008 - 2011
  14. 14. Klingelnberg 2008 - 2011
  15. 15. Klingelnberg 2008 - 2011
  16. 16. Klingelnberg 2008 - 2011
  17. 17. Klingelnberg 2008 - 2011
  18. 18. Frage Wie isst man einen Elefanten? Stück für Stück ...und genau so müssen Sie auch bei der Optimierung in der TD vorgehen!Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011
  19. 19. Aufgabenpakete zur Optimierung der TD • Analyse der Probleme / Informationsbedarf analysieren • Prozesse analysieren und optimieren • Umfeld vorbereiten • Inhalte optimieren • Redaktoren trainieren • Übersetzungsdauer reduzieren • Mut zur LückeKlingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011
  20. 20. Analyse des Informationsbedarfs und der Probleme Ziel • Charakterisierung der Zielgruppen: Rollen, Nutzungssituationen, Wissensvoraussetzungen, Strategien • Konformität mit rechtlich geforderten Mindestangaben • Kunden-/marktgerechte Portionierung/Detaillierung • Alles Entbehrliche „abspecken“! Methoden • Befragungen • Workshops • Hotline-Auswertung • Mut zum Verzicht auf rechtlich nicht geforderte Informationen oder diese als kostenpflichtige Zusatzleistung anbietenKlingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Einführung Docuglobe kep - 02_2011
  21. 21. Analyse des Informationsbedarfs und der Probleme Zielgruppen bei KlingelnbergKlingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Einführung Docuglobe kep - 02_2011
  22. 22. Analyse des Informationsbedarfs und der ProblemeKlingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Einführung Docuglobe kep - 02_2011
  23. 23. Prozesse analysieren und optimieren • Analysieren, wo Zeit «verloren» geht • Wer ist für welche Inhalte verantwortlich? • Wer muss Freigabe erteilen? • Wer trägt am Schluss die Verantwortung? • Welche repetitiven Aufgaben könnten automatisiert werden?Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011
  24. 24. Umfeld vorbereiten • Vorlagen • Automatisierung durch VBA, FrameScript usw. • Strukturierungsmethoden – InformationMapping – Funktionsdesign • Inhaltsstruktur erstellen – Tecom Leitfaden «Betriebsanleitungen» • Redaktionssystem wäre gut, benötigt aber Know-how und Investitionen – Schrott in = Schrott out! – Zeiteinsparung erst in der Pflege und Übersetzung – Miete ist teilweise auch möglich! • Standards definieren • Status der Technischen Dokumentation im UnternehmenKlingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011
  25. 25. Umfeld vorbereitenKlingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Einführung Docuglobe kep - 02_2011
  26. 26. Umfeld vorbereiten Standardisierte Sicherheits- und Warnhinweise • EG-Maschinenrichtlinie 2006/42/EG • EN ISO 12100: Sicherheit von Maschinen • EN 62079: Erstellen von Anleitungen, Gliederung, Inhalt und Darstellung -> EN 82079-1 • EN 1050: Sicherheit von Maschinen. Leitsätze zur Risikobeurteilung • ISO 3864 1/2: Graphical symbols – Safety colours and safety signs • ANSI Z535.1-.6: American National Standard for Enviromental and Facility Safety SignsKlingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Einführung Docuglobe kep - 02_2011
  27. 27. Umfeld vorbereiten Technische Dokumentation im Unternehmen • Sichtbar werden • Stellenwert erhöhen • Investitionen dem Management über ROI «verkaufen»Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Einführung Docuglobe kep - 02_2011
  28. 28. Inhalte optimieren Redaktionellen Standard für Text und Bild setzen • Ökonomische und qualitätsgesicherte Textproduktion nach eindeutigen und einfachen Regeln • Optimale „Fütterung“ Translation Memory-Systeme und optimale Verständlichkeit für die Nutzer • Entlastung der Redaktion (ggf. Entwicklung) von Formulierungs- und Gestaltungsaufgaben • Die Basis automatisch generierter und stimmiger Dokumente legen • Terminologie normen, Nutzung und Pflege sichern • Übersetzungsgerechte Inhalte -> Leitfaden «Regelbasiertes Schreiben» (tekom.de)Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Einführung Docuglobe kep - 02_2011
  29. 29. Inhalte optimierenKlingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Einführung Docuglobe kep - 02_2011
  30. 30. Inhalte optimierenKlingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Einführung Docuglobe kep - 02_2011
  31. 31. Inhalte optimierenKlingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Einführung Docuglobe kep - 02_2011
  32. 32. Inhalte optimieren • Qualitätsprüfung der Quelltexte • Analyse der häufigsten Probleme und deren Logik • Definieren einer Prüfroutine • Editoren – Word • VBA lernen • http://www.archivepub.co.uk/book.html – FrameMaker • FrameScriptKlingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Einführung Docuglobe kep - 02_2011
  33. 33. Redaktoren trainieren • Feedback durch Korrekturen • Redaktionssitzung • Tecom Veranstaltungen • Eidg. dipl. Technikredaktor • Mitarbeit bei der Tecom QSKKlingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011
  34. 34. Übersetzungsdauer reduzieren • Inhaltlich – Terminologie (Abgestimmt mit Markt) – Übersetzungsgerechte Inhalte • Grafiken • Texte – QS der Quellsprache vor dem Übersetzen – QS der fertigen Übersetzungen • Prozess – Vorab-Übersetzungen – Keine Marktfreigabe der Übersetzung! • Tools – Prüfen, ob Übersetzungsumgebung im Zielland grosse Verwendung hat. – Je nach Hersteller kann die Projektverwaltung 50 % länger dauern. In extremen Fällen einen Tag anstatt einer Stunde. – Schnittstellen Redaktionssystem und Übersetzungsumgebung.Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011
  35. 35. Termintreue verbessern • Wann muss was in welcher Qualität verfügbar sein? – Damit nicht «Nachgebessert» werden muss! • Produktionsdaten/Liefertermine im Griff haben • Redaktionsschluss festlegen und kommunizieren (-x Wochen) • Übersetzer – Vorab «reservieren» (mind. 3 Wochen) – TeillieferungenKlingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011
  36. 36. Mut zur Lücke • Dokument muss zur Maschinenabnahme vorhanden sein • Praxis: Bei einer neuen Maschine wird bis zum letzten Tag «optimiert» --> Doku? Übersetzung? ... Nachlieferung möglich, da Maschine im Normalfall ein paar Wochen unterwegs.Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011
  37. 37. Zusammenfassung Die Liefertermine bekommt man in den Griff indem man: • Prozesse verbessert • Verantwortliche bestimmt • Standards verwendet • Qualität im Griff hat • Optimale Tools einsetzt Sehr oft benötigt es jedoch nur kleine Anpassungen, um messbare Verbesserungen zu erhalten. Es wird einem aber nichts geschenkt!Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011
  38. 38. Fragen? Falls Ihnen später noch Fragen einfallen: • p.kesselmark@klingelnberg.comKlingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011

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