1. PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU
Tại sao cần ứng dụng ảnh số hoá tài liệu Hiện nay trên thế giới đang bùng nổ việc ứng dụng các giải
pháp Quản lý Tài liệu (Document Management), Quản lý Hồ sơ (Record Management), Quản lý Nội
dung (Content Management), Quản lý Tài sản số (Digital Assess Management) vì: · 40-60% thời gian
làm việc trong văn phòng dùng để xử lý các tài liệu giấy tờ. · Chỉ có 10% thông tin của các cơ
quan/doanh nghiệp nằm trong các CSDL có cấu trúc, 90% còn lại nằm trong đống hồ sơ hỗn độn phi
cấu trúc. · Việc tìm kiếm tài liệu trên giấy thường khá lâu, ảnh hưởng lớn tới hiệu quả công việc. Các
chuyên viên chỉ mất 5-15% thời gian làm việc để đọc thông tin nhưng mất đến 50% thời gian làm
việc để tìm ra thông tin. · Các thư viện, tàng thư hồ sơ trên giấy tốn rất nhiều diện tích và chi phí bảo
quản trong khi không có khả năng chống và phục hồi sau các thảm hoạ như cháy nổ, động đất… · · Các tài liệu trên giấy dễ
bị mất/thất lạc (trung bình 7,5% tài liệu bị mất, 3% bị lưu trữ nhầm vị trí). Chi phí trung bình để tìm kiếm 1 tài liệu bị đặt
sai vị trí là $120, để tạo lại 1 tài liệu bị mất là $250. · Tài liệu trên giấy thường phải được photocopy nhiều bản để phân
phối/khai
thác
gây
chi
phí
rất
tốn
kém.
Lợi ích của ảnh số hoá tài liệu
Lấy nhanh tài liệu ra để khai thác (Fast Retrieval).
Khả năng đánh chỉ mục mềm dẻo theo nhiều chỉ tiêu khác nhau (Flexible Indexing).
Khả năng tìm kiếm toàn văn (Full-text Search).
Đảm bảo không bị mất hồ sơ (No lost files).
Dễ dàng sử dụng chung các file (Share files easily).
Tăng cường độ bảo mật (Improved Security).
Tốn cực ít diện tích (Save Space).
So sánh giá thành lưu trữ
Chỉ tiêu
Tài liệu trên
Tài liệu số
giấy
Thời gian trung bình để tìm kiếm rút ra
hoá
7 min.
4 sec.
3 min
0 min
$2.00
$0.20
$120.00
$0.00
1 hồ sơ
Thời gian trung bình để trả lại hồ sơ
vào vị trí lưu trữ cũ (refile)
Tổng chi phí trung bình cho việc tìm
kiếm rút ra và trả lại hồ sơ vào vị trí
lưu trữ cũ
Chi phí trung bình cho 1 hồ sơ không

2. tìm thấy
Chi phí trung bình năm cho việc duy trì
$3.44
$ 1.81
1 hồ sơ
Ảnh số hoá tài liệu (Document Imaging)
Ảnh số hoá tài liệu (Document Imaging) là sự chuyển đổi tài liệu lưu trên giấy các ảnh điện tử lưu trên máy tính.
Các thành phần của một hệ thống Document Imaging
Công cụ dùng để quét ảnh (scanning) và nhập khẩu (importing) tài liệu vào hệ thống.
Phương pháp để lưu trữ (archiving) và ghi (storing) tài liệu.
Các hệ thống đánh chỉ mục (Indexing) để tổ chức tài liệu.
Công cụ tìm kiếm và lấy lại (rietrival) tài liệu.
Kiểm soát truy nhập (access control).
Quản lý Tài liệu (Document Management)
Quản lý Tài liệu là việc quản lý các tài liệu của một tổ chức dưới dạng điện tử.
Đặc trưng:
Tập trung vào quản lý các tài liệu số hoá.
Có ít mối liên kết giữa các tài liệu.
Cung cấp một số ít chức năng của repository.
Tập trung vào việc cất giữ (storage) và lưu trữ (archiving) các tài liệu dưới dạng nguyên thuỷ hoặc dạng các ảnh quét.
Quản lý Tài liệu luôn cần đến Ảnh số hoá tài liệu (Document Imaging)
Quản lý Hồ sơ (Record Management)
Quản lý Hồ sơ là việc kiểm soát có hệ thống chu trình tồn tại của hồ sơ (life cycle of records) qua 3 bước:
Tạo lập (Creation) hồ sơ.

3. 2. Giải pháp Quản lý Tài liệu/Hồ sơ của FPT
Nhờ có hiểu biết và kiến thức sâu rộng về các hệ thống quản lý tài liệu/hồ sơ và thấy được nhu cầu ứng dụng rộng lớn của các giải
pháp này, Trung tâm FGV Hà Nội đã và đang đầu tư xây dựng hoàn chỉnh Giải pháp Quản lý Tài liệu/Hồ sơ của FPT.
Giải pháp Quản lý Tài liệu
Giải pháp này nhằm ứng dụng cho các cơ quan/doanh nghiệp có nhu cầu quản lý và khai thác các tài liệu dưới dạng ảnh số hoá
trên mạng máy tính.
Các nét đặc trưng của giải pháp là:
Sử dụng các nền tảng công nghệ phần cứng tiên tiến nhất: Khả năng hỗ trợ tính toán 64-bit, tủ đĩa RAID dùng đĩa cứng theo
chuẩn giao tiếp Fibre Chanel, mạng Gigabit Ethernet, lưu trữ dự phòng dữ liệu bằng các thiết bị ổ băng từ tiên tiến dung lượng lớn.
Hỗ trợ các hệ điều hành và QT CSDL tiên tiến như Windows Server 2003, Windows XP Professional, Oracle 10g, SQL Server
2005…
Ứng dụng chuẩn nén ảnh tiên tiến mới nhất hiện nay JPEG2000.
Có đầy đủ các chức năng của một hệ quản lý tài liệu.
Khả năng khai thác qua mạng Internet/Intranet.
Giải pháp Quản lý Hồ sơ
Giải pháp này nhằm ứng dụng cho các cơ quan lưu trữ hồ sơ có nhu cầu quản lý và khai thác các hồ sơ dưới dạng ảnh số hoá theo
toàn bộ quy trình tồn tại của một hồ sơ trên mạng máy tính.
Ngoài các chức năng của một hệ quản lý tài liệu nói trên, hệ Quản lý hồ sơ còn có thêm các chức năng quản lý Đăng ký, Nộp lưu,
Huỷ hồ sơ