Presentatie ter gelegenheid van de "Dag van de Secretaresse"

1. Tag der Sekretärin
19. April 2007
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2. Welkom
UTN
Universitair Taal- en communicatiecentrum
Nijmegen
Susanne Findenegg-Lackner

3. Einige Hinweise zur
Korrespondenz
n
n 1. Das Datum
n 2. Die Anrede
n 3. Der Briefbeginn
n 4. Der Briefschluss
n 5. Zwischen Briefbeginn und Briefschluss
n 6. ASCII Kodes

4. 1. Das Datum
Mehrere Möglichkeiten:
n
07-04-19
19.04.07
19-04-07
Nijmegen, 19.4.2007
Nijmegen, 19. April 2007

5. 2. Die Anrede
Name des Adressaten unbekannt:
Sehr geehrte Damen, sehr geehrte Herren,
oder
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihr Schreiben vom 20. März 2007.

6. 2. Die Anrede
Name des Adressaten ist bekannt:
Sehr geehrter Herr Name,
Sehr geehrte Frau Name,
z.B. Ehepaare:
Sehr geehrte Frau Name, sehr geehrter Herr Name,
vielen Dank für Ihr Schreiben vom 20. März 2007.

7. 2. Die Anrede
Akademische Titel:
Sehr geehrter Herr Dr. Name,
Sehr geehrte Frau Dr. Name,
vielen Dank für Ihr Schreiben vom 20. März 2007.

8. 2A. Die Anrede im
Universitätsbereich
Quelle: http://www.protokoll-inland.de

9. Anrede im
Universitätsbereich:
Präsidentin einer Universität/Hochschule
Anschrift:
Präsidentin der Universität/Hochschule...
Frau Prof. (weitere akademische Grade) Vorname Familienname
Anrede (schriftlich):
Sehr geehrte Frau Präsidentin,
Anrede (mündlich):
Frau Präsidentin oder Frau Professorin

10. Anrede im
Universitätsbereich:
Präsident einer Universität/Hochschule
Anschrift:
Präsidenten der Universität/Hochschule …
Herrn Professor (weitere akademisch Grade) Vorname Familienname
Anrede (schriftlich):
Sehr geehrter Herr Präsident,
Anrede (mündlich):
Herr Präsident oder Herr Professor

11. Anrede im
Universitätsbereich:
Rektorin
Anschrift:
Rektorin der Universität/Hochschule …
Frau Prof. (weitere akademische Grade) Vorname Familienname
Anrede (schriftlich):
Sehr geehrte Frau Rektorin,
Magnifizenz (gelegentlich)
Anrede (mündlich):
Frau Professorin
Magnifizenz (nur bei hochoffiziellen Anlässen
oder Anredewunsch)

12. Anrede im
Rektor
Anschrift:
Rektor der Universität/Hochschule ...
Herrn Prof. (weitere akademisch Grade) Vorname Familienname
Anrede (schriftlich):
Sehr geehrter Herr Rektor,
Magnifizenz (gelegentlich)
Anrede (mündlich):
Herr Professor
Magnifizenz (nur bei hochoffiziellen Anlässen
oder Anredewunsch)

13. Anrede im
Dekanin
Anschrift:
Dekanin der Fakultät/des Fachbereichs …
der Universität/Hochschule …
Frau Prof. (weitere akademische Grade) Vorname Familienname
Anrede (schriftlich):
Sehr geehrte Frau Professorin
Spektabilität (gelegentlich)
Anrede (mündlich):
Frau Professorin
Spektabilität (nur bei hochoffiziellen Anlässen oder
Anredewunsch)

14. Anrede im
Universitätsbereich:
Dekan
Anschrift:
Dekan der Fakultät/des Fachbereichs …der Universität/Hochschule …
Herrn Prof. (weitere akademische Grade) Vorname Familienname
Anrede (schriftlich):
Sehr geehrter Herr Professor
Spektabilität (gelegentlich)
Anrede (mündlich):
Herr Professor
Spektabilität (nur bei hochoffziellen Anlässen oder Anredewunsch)

15. Anrede im
Universitätsbereich:
Direktorin
Anschrift:
Direktorin des Instituts … der Universität/Hochschule …
Direktorin der Fakultät … der Universität/Hochschule …
Direktorin des Fachbereichs … der Universität/Hochschule …
Frau Prof. (weitere akademische Grade) Vorname Familienname
Anrede (schriftlich):
Sehr geehrte Frau Professorin
Anrede (mündlich):
Frau Professorin

16. Anrede im
Direktor
Anschrift:
Direktor des Instituts … der Universität/Hochschule …
Direktor der Fakultät … der Universität/Hochschule …
Direktor des Fachbereichs … der Universität/Hochschule …
Herrn Prof. (weitere akademische Grade) Vorname Familienname
Anrede (schriftlich):
Sehr geehrter Herr Professor
Anrede (mündlich):
Herr Professor

17. 3. Der Briefbeginn
Nach dem Komma in der Anrede schreiben wir klein
weiter, z.B.:
Sehr geehrter Herr Professor,
vielen Dank für Ihr Schreiben vom 20. März 2007.

18. 3. Der Briefbeginn
Umständlichen Briefbeginn vermeiden:
Nicht:
haben Sie vielen Dank für Ihr oben erwähntes Schreiben, dessen
Eingang wir hiermit bestätigen.
Besser:
vielen Dank für Ihr Schreiben, das wir mit großem Interesse gelesen
haben.

19. 3. Der Briefbeginn
Nicht:
Sehr geehrte Frau Fischer,
die Beantwortung Ihres Schreibens vom xx.xx.2003
beanspruchte mehr Zeit als geplant. Vielen Dank für Ihre
Geduld.
Besser:
Sehr geehrte Frau Fischer,
bitte entschuldigen Sie, dass Sie erst heute unsere Antwort
erhalten.

20. 3. Der Briefbeginn
Nicht:
Sehr geehrter Herr Maier,
wir bitten um Übersendung der benötigten Unterlagen.
Besser:
Sehr geehrter Herr Maier,
Bitte senden Sie uns die erforderlichen Unterlagen. [Vielen Dank.]

21. 4. Der Briefschluss
Ein guter Schluss: ein MUSS!

22. 4. Der Briefschluss
Nicht:
Wir hoffen, Sie hiermit ausreichend informiert zu haben.
Besser:
Wenn Sie dazu noch Fragen haben, dann rufen Sie uns bitte an.
Wir geben Ihnen gern Auskunft.
Haben Sie [dazu] weitere Fragen? Dann rufen Sie bitte Herrn
Freundlich an. Sie erreichen ihn unter der Nummer 08 15 47 11.

23. 4. Der Briefschluss
Nicht:
Gerne stehen wir Ihnen jederzeit für weitere Fragen zur Verfügung
und verbleiben mit freundlichen Grüßen
Besser:
Wir beantworten gerne Ihre weiteren Fragen.
Mit freundlichen Grüßen (kein Komma!)

24. 4. Der Briefschluss
Vermeiden:
Grußformeln wie „Hochachtungsvoll“ und Schlussformeln wie
„In Erwartung einer baldigen Antwort verbleiben wir…“
Besser:
Mit freundlichen Grüßen
Mit vorzüglicher Hochachtung

25. 4. Der Briefschluss
Schreiben Sie Ihren Vornamen und Familiennamen in der
Unterschrift vollständig aus!
Nicht:
Mit freundlichen Grüßen
M. Boers
(Sekretärin)
Besser:
Mit freundlichen Grüßen
Marijke Boers
(Sekretärin)

26. 5. Zwischen Briefbeginn und
Briefschluss
„Weniger ist mehr“
kurze Sätze (10-15 Wörter)
kurze Absätze
vermeiden: Abkürzungen, Fremdwörter; steife Formulierungen
kein „Papierdeutsch“
Brief „ruhen“, dann durchlesen (lassen)
zur Sicherheit: UTN

27. 6. ASCII Kodes
Praktisch zum Einfügen von Umlauten etc. in Briefe:
Alt-Taste eingedrückt halten und Ziffernfolge eingeben!
Alt 132 : ä
Alt 142 : Ä
Alt 129 : ü
Alt 154 : Ü
Alt 148 : ö
Alt 153 : Ö
Alt 225 : ß