Propuesta de servicios

Como Elaborar y
Presentar una
Propuesta
de Servicios
Presentado por:

Marcus Sullivan, MBA, CVA
Sullivan Consulting, Inc.
18 de octubre de 2013
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.

¿Qué son Propuestas?
˃ Presentación de servicios y soluciones de negocios a
clientes potenciales
˃ En su gran mayoría son propuestas business-tobusiness dirigidas algún área del negocio en particular
˃ Se solicitan cuando existe algún interés por parte del
cliente para hacer negocios
˃ Cuando son no-solicitadas, se genera por una iniciativa
para captar nuevos clientes
˃ Deben ser personalizadas y dirigidas a personas con
poder decisional dentro de la empresa
2

¿Por qué son Importantes
las Propuestas?
˃ Presentar nuestros servicios de forma integrada y
costo-efectiva
˃ Exponer soluciones a sus problemas y crear necesidad
˃ Demostrar experiencia, conocimiento y entendimiento
de la situación actual
˃ Poner por escrito el objetivo,
responsabilidades y expectativas

alcance,

costos,

˃ Aclarar cualquier duda antes de comenzar el proyecto
3

Aspectos Tangibles

Documentos

Presentación

Entrega

Formato

4

Aspectos Intangibles
Entendimiento

Interés

Solución

Expectativas

Seguimiento

Personalización
5


¿Qué queremos lograr?
˃ Tener visibilidad en la industria
˃ Presentar la información que sea
fácil de entender y que invite a
leer al cliente
˃ Alcanzar un equilibrio entre texto,
fotos y gráficas

˃ Promover una imagen seria
˃ Captar el interés de clientes

˃ Destacarnos y diferenciarnos de
la competencia
6

¿Qué debemos evitar?
˃ Presentar información errónea o incorrecta
˃ Hacer falsas representaciones
˃ Información incompleta
˃ Prometer cosas que no podemos cumplir
˃ Lucir desesperados o inseguros
˃ Demostrar falta de experiencia y conocimiento
7

Elementos de las
Propuestas
Portada
Carta de presentación

Cuerpo de la propuesta
Conclusión
8

Portada
˃ Deberá incluir:
Nombre del Negocio
Nombre del representante autorizado
Dirección de la Empresa/a
Número de teléfono, email y/o pagina web
Fecha
9

Carta de Presentación
˃ Definir a quien va dirigido
˃ ¿Qué se pretende informar?
˃ ¿Qué acuerdos pretende establecer?

˃ ¿Qué información vamos a incluir?
˃ ¿Cuáles son las siguientes acciones a tomar?

10

Ejemplo de Carta
(propuesta solicitada)
1 de octubre de 2013
Sr. Juan Pérez
Presidente
ABC Corp

Estimado Sr. Pérez:
Gracias por la oportunidad de considerar los servicios de nuestra empresa para el proyecto
XYZ. Según solicitado, adjunto la propuesta de consultoría para su análisis y consideración.

Como lideres de la industria con más de 20 años de experiencia y con un equipo de trabajo
dedicado y capacitado, podemos ser de valor para su empresas y contribuir al logro de sus
objetivos.
Estamos preparados para comenzar el proyecto el 1º de junio y tenemos los recursos
certificados y disponibles para iniciar el mismo.
En caso de tener alguna pregunta no dude en contactar al (787) 123-4567.
11

Atentamente,

Ejemplo de Carta
(propuesta no-solicitada)
7 de septiembre de 2013

Sr. Jose Otero
VP Finanzas
XYZ Corp.
Estimado Sr. Otero:
Somos una firma de consultoría que ofrece servicios de asesoría financiera al sector privado
en PR. Nos especializamos en ayudar a lograr financiamiento a empresas para que puedan
disponer de capital de trabajo. Tenemos más de 10 años de experiencia y con un equipo de
trabajo dedicado y capacitado, podemos ayudarle a ser .
Nos gustaría tener la oportunidad de reunirnos con Usted a su conveniencia para presentarle
nuestros servicios en detalle y ver de que forma le podemos agregar valor.
Gracias por su tiempo e interés.
Atentamente,
12

Cuerpo de la Propuesta
˃ Representa la parte más importante y crítica de la
propuesta
˃ Es donde hay más sustancia, detalle y contenido
˃ Se detalla toda la información necesaria y relevante
para que el cliente pueda tomar la decisión de
contratación

˃ Representa información confidencial y privada que
debe de ser manejada con mucho cuidado
13

¿De qué se Compone el
Cuerpo de la Propuesta?
˃ Introducción
˃ Descripción general de nuestra firma

˃ Descripción de los servicios a ofrecer
˃ Objetivos y metas

˃ Necesidades del cliente
˃ Alcance de la propuesta (responsabilidades)

˃ Experiencia en proyectos similares
14

¿De qué se Compone el
Cuerpo de la Propuesta?
˃ Recursos
˃ Metodología

˃ Tiempo de ejecución
˃ Honorarios y forma de pago

˃ Confidencialidad y no divulgación
˃ Información de contacto
˃ Conclusiones
15

Conclusiones
˃ Representa la parte final de la propuesta
˃ Es donde resumimos los puntos más importantes
˃ Demostramos al cliente que tenemos el interés, la
experiencia necesaria y capacidad para satisfacer
su necesidad
˃ Debe de existir un “click” de parte del cliente

˃ Debemos lograr que el cliente nos seleccione
16

¿Qué tipos de
Propuestas Existen?

Solicitadas
No
solicitadas
17

Propuestas Solicitadas
˃ El cliente conoce de antemano el problema y busca
una solución inmediata
˃ Se describen las necesidades y lo que se logra atender

˃ Se define el presupuesto, tiempo, lugar y recursos
deseados (RFP)
˃ Se logra parear las necesidades del cliente con la
experiencia y los recursos de los proveedores
˃ Se determina un tiempo para someter la propuesta
˃ Se establecen los criterios de selección y la fecha de la
decisión final del comité

18


Request for Proposal (RFP)
˃ Descripción exacta y por
escrito de las necesidades
actuales de un cliente
˃ Se utilizan mucho en el
sector público

˃ Garantizan igualdad de
oportunidades
y
participación para todos
˃ Los criterios de selección
varían según la industria
19

Request for Proposal (RFP)

20

Propuestas No-Solicitadas
˃ Representan una oportunidad para vender nuestros
servicios de manera productiva

˃ Se desconoce el presupuesto, las necesidades y el
problema (si alguno) que enfrenta el cliente
˃ Deben de ir dirigidas a alguna persona/departamento
en particular
˃ Conviene no abusar porque podemos dañar nuestra
imagen y crear una mala imagen
21

Propuesta de Negocios
Introducción

Descripción
de la firma

Alcance y
objetivos

Metodología

Proyectos
similares

Descripción
del servicio

Recursos

“Timeline”

Honorarios
22


Introducción
˃ ¿Cuántos años lleva ofreciendo el servicio?
˃ ¿Cómo surge la necesidad?
˃ ¿Cuáles son sus principales ventajas competitivas?
˃ ¿Qué industria sirve?
˃ ¿Qué logros ha obtenido?

˃ ¿Cuáles son las razones de éxito?
23

Descripción de la Firma
˃ ¿Qué servicios ofrecen?
˃ ¿Dónde están ubicados y cuántos empleados tienen?

˃ ¿Cómo se diferencian de la competencia?
˃ ¿Con qué clientes han trabajado o trabajan?

˃ ¿Por qué es la empresa más cualificada para realizar
el trabajo?
˃ ¿Qué logros y/o historias de éxito han tenido?
˃ ¿Qué beneficios o ventajas obtendrá el cliente?
24

Análisis de la
Situación Actual
 Realizar un diagnóstico del cliente
 Identificar problemas actuales
 Detectar oportunidades y retos
 Establecer los servicios que podemos ofrecer
y como podemos ayudar al cliente
 Definir el plan y metodología de trabajo

25

Alcance y Objetivos
Estratégicos
˃ Definir alcance del proyecto
(que incluye y que no incluye?)

˃ Establecer objetivos medibles
según las expectativas del
cliente
˃ Establecer responsabilidades
˃ Presentar un plan de acción
˃ Discutir el tiempo de ejecución
26

Descripción de los
Servicios
˃ ¿Dónde se van a ofrecer?
˃ ¿Cuáles son las ventajas o beneficios para el cliente?

˃ ¿De qué forma satisfacen sus necesidades?
˃ ¿Cómo se van a implementar?
˃ ¿Qué recursos ofrecerán el servicio?
˃ ¿Qué costos tienen?
˃ ¿Qué expectativas tiene el cliente?
27

Proyectos Similares
˃ ¿En qué proyectos similares
anteriormente y cuando/donde?

hemos

participado

˃ ¿Cuáles fueron los resultados?
˃ ¿Qué logros obtuvimos?
˃ ¿Cómo se benefició el cliente y cuál fue su “feedback”?
˃ ¿Con qué tipo de empresas/industrias hemos trabajado?

˃ ¿A quién conocemos que nos puedan servir de
referencia?
28

Metodología
˃ ¿Cómo se va a desarrollar e implementar el proyecto?
˃ ¿Cuáles serán las fuentes de información?
˃ ¿Qué indicadores se utilizaran?
˃ ¿Qué pruebas se realizaran?
˃ ¿Qué procedimientos se usaran y por qué?
˃ ¿Cuáles van a ser las métricas a utilizar?
˃ ¿Cómo medimos los resultados?
29

Metodología (Ejemplo)

30

Recursos
˃ ¿Qué recursos tiene la empresa disponibles?
˃ ¿In-house o subcontratados?

˃ ¿Cuáles son sus habilidades y destrezas?
˃ ¿Por qué han sido seleccionados para el proyecto?

˃ ¿De qué forma su perfil se adapta a las necesidades
del cliente?
˃ ¿Qué experiencia relevante tienen y qué aportan?
˃ ¿Qué tareas y responsabilidades tendrán?
31

Timeline
˃ Fijar una fecha de comienzo y
definir una fecha de finalización

˃ Establecer duración estimada del
proyecto y ser realista
˃ Desglosar las distintas fases del
proyecto y duración de cada una
˃ Identificar las fases claves que
pueden afectar el desarrollo del
proyecto
32

Timeline (ejemplo)
DESCRIPCION DE TAREAS Y TIEMPO ESTIIMADO
Area

Tareas

Wk 1

Wk 2

Wk 3

Wk 4

Wk 5

Wk 6

Wk 7

Wk 8

Wk 9

Wk 10

Análisis de
Necesidades
Definición Objetivos
Estratégicos
Recopilación /
Revisión

Recopilación de
Información
Revisión / Informes
de Progreso
Validación

Análisis /
Validación

Análisis de
Información
Redacción de
Informe
Ultimas Revisiones

Presentación
Final

Presentación de
Resultados /
Entrega de Informe

33

Honorarios
˃ Fijar precios, márgenes y costos
˃ Definir si será por hora o por proyecto terminado
˃ Determinar si es viable incluir un retainer para
cubrir los desembolsos/costos iniciales

˃ Evaluar si aplican los “out-of-pocket expenses”
˃ Costear gastos indirectos (professional liability)

34

Factores a tener en
cuenta en los honorarios
Cliente

Consultor

Preferencia: fijo
 La preferencia del cliente es
presupuestar
el
proyecto
desde el inicio y pagar contra
trabajo realizado
 Fijar un techo que no exceda
el costo global del proyecto
 No pagar por exceso de horas
injustificadas o fuera del
alcance


Preferencia: variable
 No comprometerse a fijar
un precio fijo sin conocer el
proyecto
 Hay eventos que suceden
que no están en nuestro
control
y
afectan
el
desarrollo del proyecto
 Debe asegurarse que las
horas del proyecto no se
exceden


35

Forma de Pago
˃ ¿Como se llevará a cabo la facturación?
˃ ¿Como se realizaran los pagos? (por adelantado, al
finalizar el proyecto, por etapas, etc…)
˃ ¿Qué tipo de pagos serán aceptados además de
cheques y cash? (PayPal, VISA, etc.)
˃ ¿Que pasa cuando es un proyecto en moneda
extranjera? ¿Comisiones? ¿Tipo de cambio?
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Aspectos Claves
˃ “Timing” para entregar la propuesta
˃ “Confidentiality & Non-disclosure” (NDA)
˃ Incluir un “non-compete” (si aplica)

˃ Retenciones y aspectos contributivos
˃ Vigencia de la propuesta
˃ Si es mediante alianza estrategic o joint-venture
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Conclusiones
˃ Las propuestas son una herramienta indispensable para
captar clientes nuevos
˃ Mientras más personalizadas, precisas y claras, mejor
˃ Una propuesta bien hecha nos da una buena imagen y
nos hace lucir más competitivos
˃ Ofrecer precios y forma de pago que sean competitivos
˃ Manejar los tiempos y costos con los recursos
˃ Evitar errores ortográficos e información incompleta o
errónea
˃ Dejar siempre las puertas abiertas

38


Final
GRACIAS POR SU
PARTICIPACIÓN

39

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