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Kurzvorstellung<br />Roger Schoch  roger.schoch@axxanta.ch<br />Institut für Business Engineering<br />SpinOff der FHNW / ...
Effizientes Zusammenarbeiten in firmenübergreifenden Projekten<br />
Eigenschaften der firmenübergreifenden Zusammenarbeit<br />Webcorp ist ein webbasiertes Werkzeug für die effiziente Zusamm...
Formen der firmenübergreifenden Zusammenarbeit<br />"starre Wertschöpfungsketten"<br /><ul><li>Lieferanten OEM  Kunde
Auftragsbezogene Zusammenarbeit
relativ statische Konstellation
ERP-Systeme / Schnittstellen
«eSupplyChainManagement"</li></ul>"dynamische Netzwerke"<br /><ul><li>Experten-Teams
Projektbezogene Zusammenarbeit
Workgroup-Lösungen
"eCollaboration"</li></li></ul><li>Moderne Organisationen bestehen immer mehr aus "Professionals", anstelle formaler Hiera...
Eine solche Dynamik bedeutet neue Herausforderungen für Mitarbeiter und Führung<br />Herausforderungen bei dynamischen Arb...
Mitarbeiter müssen schnell miteinander koordiniert und motiviert arbeiten
Die Führung und die Mitarbeiter brauchen aktuellen Überblick über laufende Aktivitäten und deren Status
Kommunikation muss effektiv sein und zu Ergebnissen führen - auch wenn das Team örtlich verteilt ist
Die richtigen Informationen zur rechten Zeit an der richtigen Stelle – ohne Suchen oder Informationsüberlastung / -Redunda...
So reagieren virtuelle Teams auf die Herausforderung<br />TRADITIONELLE KOOPERATIONSMODELLE<br />Hierarchisches "Top-Down"...
Geringe Transparenz
Tools: eMail</li></ul>+ Partieller Einsatz von webbasierten Kommunikationslösungen                                        ...
Flexibilität gepaart mit guter Koordination
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2011 05 10 14-15 axxanta_e_collaboration_topsoft2011-zh

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2011 05 10 14-15 axxanta_e_collaboration_topsoft2011-zh

  1. 1. Effizientes Zusammenarbeiten in firmenübergreifenden Projekten<br />topsoft 2011 – Zürich, 10.05.2011<br />axxanta gmbh, Roger Schoch, roger.schoch@axxanta.ch<br />
  2. 2. Kurzvorstellung<br />Roger Schoch roger.schoch@axxanta.ch<br />Institut für Business Engineering<br />SpinOff der FHNW / 2007<br />Collaborative Solutions<br />Webcorp3 - Virtual Collaboration Suite<br />15 Jahre wissensch. Mitarbeiter<br />Schwerpunktthemen:- Kooperationsnetzwerke- Kommunikationsmanagement<br />Netzwerke:<br />  KMU-Kooperations- & Innovationsnetzwerk (25 Partnerfirmen)<br />
  3. 3. Effizientes Zusammenarbeiten in firmenübergreifenden Projekten<br />
  4. 4. Eigenschaften der firmenübergreifenden Zusammenarbeit<br />Webcorp ist ein webbasiertes Werkzeug für die effiziente Zusammenarbeit in Projekten und Arbeitsgruppen <br /> <br />Geographisch verteilte Standorte – Distanzen & Zeitzonen<br />Aufwändige Meetings / Distanzen / Zeiten / Kosten<br />Asynchrone Kommunikation (eMail, Dokumente) <br />Meist Projekt-Charakter<br />Keine gemeinsame Infrastruktur<br />Oft spontan, kaum Schulung möglich<br />Fragen der Führung, Verantwortung<br />Unterschiedliche Sprachen, Kulturen<br />Alle diese Eigenschaften machen die Zusammenarbeit in Teams bestimmt nicht einfacher!<br />
  5. 5. Formen der firmenübergreifenden Zusammenarbeit<br />"starre Wertschöpfungsketten"<br /><ul><li>Lieferanten OEM  Kunde
  6. 6. Auftragsbezogene Zusammenarbeit
  7. 7. relativ statische Konstellation
  8. 8. ERP-Systeme / Schnittstellen
  9. 9. «eSupplyChainManagement"</li></ul>"dynamische Netzwerke"<br /><ul><li>Experten-Teams
  10. 10. Projektbezogene Zusammenarbeit
  11. 11. Workgroup-Lösungen
  12. 12. "eCollaboration"</li></li></ul><li>Moderne Organisationen bestehen immer mehr aus "Professionals", anstelle formaler Hierarchien<br />Eine Vielzahl von Aktivitäten in AUFGABEN-ORIENTIERTE TEAMS<br />Interne Dienstleister<br />Angebot für Projekt<br />Preisstrategieneues Produkt<br />MarketingSpezialist <br />Sales Manager <br />SalesManager<br />Assistent<br />DirektorMarketing<br />MarketingSpezialist<br />ProduktManager<br />BusinessController<br />MesseAuftritt<br />LeiterBusiness Unit<br />ProjektManager <br />ProduktManager<br />ProjektManager <br />DirektorProject Delivery<br />CustomerService Spezialist<br />CustomerService Spezialist<br />Assistent<br />KundenTask Force<br />ExterneDienstleister<br />
  13. 13. Eine solche Dynamik bedeutet neue Herausforderungen für Mitarbeiter und Führung<br />Herausforderungen bei dynamischen Arbeitsweisen<br /><ul><li>Eine Vielzahl von Aufgaben und (Mini)-Projekten laufen parallel
  14. 14. Mitarbeiter müssen schnell miteinander koordiniert und motiviert arbeiten
  15. 15. Die Führung und die Mitarbeiter brauchen aktuellen Überblick über laufende Aktivitäten und deren Status
  16. 16. Kommunikation muss effektiv sein und zu Ergebnissen führen - auch wenn das Team örtlich verteilt ist
  17. 17. Die richtigen Informationen zur rechten Zeit an der richtigen Stelle – ohne Suchen oder Informationsüberlastung / -Redundanzen</li></ul> spezifische Anforderungen an eCollaboration Lösungen<br />
  18. 18. So reagieren virtuelle Teams auf die Herausforderung<br />TRADITIONELLE KOOPERATIONSMODELLE<br />Hierarchisches "Top-Down" Management<br />Formale Planung und Zuweisung"Command andcontrol"<br />Tools: MS Project / ERP und ähnliche<br />Viel Administration<br />"Ad-hoc" Management<br /><ul><li>Wenig Planung und Koordination
  19. 19. Geringe Transparenz
  20. 20. Tools: eMail</li></ul>+ Partieller Einsatz von webbasierten Kommunikationslösungen effizient?<br />KÜNFTIGEKOOPERATIONSMODELLE<br />Agile "aufmerksame" Zusammenarbeit<br /><ul><li>Transparentes Aktivitäts-Management
  21. 21. Flexibilität gepaart mit guter Koordination
  22. 22. Motivation basierend auf Commitments
  23. 23. Synchrone Kommunikation
  24. 24. Tool: "IntegriertesKooperationswerkzeug"</li></li></ul><li>eCollaboration-Formel<br />Webcorp ist ein webbasiertes Werkzeug für die effiziente Zusammenarbeit in Projekten und Arbeitsgruppen <br /> <br />Produktivität in der Kooperation =Effizienz in Meetings <br /> + Transparenz in Aktivitäten<br />
  25. 25. eMeeting-Tools für synchrone Kommunikation<br />…nicht abschliessende Aufzählung<br />Webkonferenzen bieten eine praktische, schnelle und preisgünstige Möglichkeit, “virtuelle“ Meetings ad hoc oder terminiert anzusetzen und per Desktop Sharing vom eigenen PC oder Mac aus durchzuführen.<br />
  26. 26. Offensichtlich ein grosses Potenzial<br />Quelle: www.webconferencing-test.com<br />
  27. 27. Frage<br />Arbeiten wir effizient und effektiv?<br />Sind virtuelle Meetings eine Alternative zu Geschäftsreisen ?<br /><ul><li>Wer hat bereits Erfahrungen gemacht?
  28. 28. Welche Tools haben Sie eingesetzt?</li></li></ul><li>Sind virtuelle Meetings eine Alternative zu Geschäftsreisen?<br /><ul><li> Technologie / Tools vorhanden!
  29. 29. Kostenvorteile sprechen für sich!
  30. 30. Verkehrssituation wir immer schwieriger!
  31. 31. Umweltfaktoren!
  32. 32. Weshalb also kaum alltägliche Nutzung?</li></li></ul><li>Wir kennen vielleicht solche Meeting-Situationen?<br />TYPISCHE MEETING-SITUATIONEN<br />8 Teilnehmer sind 1 Stunde im Meeting, aber keiner hat 5 Minuten in die Vorbereitung gesteckt<br />Jetzt haben wir doch noch ein Datum gefunden, bei dem wenigstens 2/3 der Leute können(Nach 25 Emails)<br />Wir sind 5 Stunden hingefahren für 1 Stunde Meeting, dann wieder zurück... <br />Ich habe schon letzte Woche meine Präsen-tation rundgeschickt, suchen Sie mal in der Email ...<br />Das haben wir so nicht entschieden!!!<br />Gehen Sie jetzt auf Seite 24, ich meine den 4. Punkt ...<br />Aber das war Ihre Aufgabe vom letzten Meeting!<br />
  33. 33. Weitere Potenziale<br />Was können wir denn noch verbessern?<br /><ul><li>Sind die Ziele des Meetings definiert & kommuniziert?
  34. 34. Ist die Agenda klar definiert und relistisch?
  35. 35. Sind die Teilnehmende vorbereitet?
  36. 36. Wird das Meeting planmässig durchgeführt?
  37. 37. Sind alle für das Meeting relevanten Informationen verfügbar?
  38. 38. Werden Entscheide dokumentiert?
  39. 39. Sind Aufgaben terminiert und Verantwortlichkeiten definiert?
  40. 40. Ist ein Protokoll vorhanden?
  41. 41. Werden Entscheidungen und Aufgaben kontrolliert?
  42. 42. Wann ist das nächste Meeting?</li></li></ul><li>Meetings - ...oder so ähnlich<br />
  43. 43. Webcorp2<br />www.webcorp2.ch<br />Integrierte Kooperationswerkzeuge – Situation heute<br />Synchrone Kooperation <br />Asynchrone Kooperation <br /><ul><li> VoIP, Telefonie, Chat
  44. 44. Videoübertragung
  45. 45. Screen- Applicationsharing
  46. 46. Groupware, Workflows, eMail
  47. 47. Dokumente
  48. 48. Aufgaben, Termine, News
  49. 49. Projektmanagement
  50. 50. Wissensmanagement
  51. 51. SocialWeb</li></ul>Integration?<br />
  52. 52. Webcorp2<br />www.webcorp2.ch<br />Integrierte Kooperationswerkzeuge – Situation heute<br />Synchrone Kooperation <br />Asynchrone Kooperation <br /><ul><li>Mühsames Handling / viele Logins
  53. 53. Unterschiedliches Handling
  54. 54. Redundante Daten
  55. 55. Oft eingeschränkte Nutzung</li></ul>Integration = "Collaboration Suite"<br />
  56. 56. Webcorp2<br />www.webcorp2.ch<br />Collaboration Suite – Anforderungen<br />Synchrone Kooperation <br />Asynchrone Kooperation <br /><ul><li>Alle notwendigen Funktionen in einer Plattform
  57. 57. Nutzung der Potentiale in den Bereichen: - Meeting - Aktivitätsmanagement - Prozessorientierte Funktions- und Informationsdarstellung
  58. 58. Einfache, verständliche Handhabung</li></li></ul><li>Besseres Informationsmanagement<br />f<br />f<br />f<br />f<br />f<br />f<br />f<br />f<br />f<br />f<br />Funktionsorientierte <br />Informations-Silos<br />Meeting-Prozess<br />i<br />i<br />i<br />i<br />i<br />i<br />i<br />Vorbereitung<br />Durchführung<br />Abschluss<br />i<br />i<br />i<br />i<br />i<br />i<br />i<br />i<br />i<br />i<br />i<br />i<br />i<br />i<br />i<br />i<br />i<br />i<br />i<br />i<br />i<br />i<br />i<br />Prozessorientierte Informations- & Funktionsanordnung<br />Die relevanten Informationen (und nur die) am richtigen Ort zum richtigen Zeitpunkt<br />Schafft Transparenz<br />Verhindert Redundanz<br />Funktionen und Informationen im Einklang!<br />
  59. 59. Bsp.: MeetingSpace – Vorbereitung (Webcorp3-vcs)<br />Termin-Findung<br />Skype-Status und Kommunikation<br />Definition der Agenda mit relevanten Informationen<br />Mind-Mapping für Agenda<br />Ein-Klick für dieTelefonkonferenz<br />Ein-Klick für die Vorbereitung & Teilnahme anWebconference/Application Sharing<br />
  60. 60. MeetingSpace – Durchführung<br />Teilnahme per Mausklick ohne zusätzlichen Login<br />Agenda-Handling<br />Erfassung von Protokoll-Elementen (Entscheidungen, Aufgaben und Informationen)<br />Effizienzsteigerung auch bei physischen Meetings!<br />
  61. 61. Innovative Planung und Zusammenarbeit<br />Zwei Grundprinzipien sind elementar für Wissensarbeit und Innovation:<br /> Ziele und Ergebnisse sind die wichtigsten Führungsgrössen!<br /> Planung, Koordination und die inhaltliche Arbeit lassen sich nicht trennen.<br /> <br />
  62. 62. Bsp.: ActivitySpace (Webcorp3-vcs)<br />f<br />f<br />f<br />f<br />f<br />f<br />f<br />ToDo's<br />Dokumente<br />News<br />Wiki,…<br />i<br />i<br />i<br />i<br />Fortschritt sichtbar machen<br />Gemeinsam Vorgehen planen<br />Zusammen-arbeit koordinieren<br />Ergebnisse definieren<br />Ergebnisse erzielen<br />i<br />i<br />i<br />i<br />In grösseren Projekten geht schnell der Überblick verloren. Durch die aktivitätsbezogene Sicht auf relevante Dokumente, Termine, Aufgaben und Resultate ist eine rasche Orientierung möglich.<br />
  63. 63. Bsp.: ActivitySpace (Webcorp3-vcs)<br />f<br />f<br />f<br />f<br />Das "Bottom-Up" Prinzip<br />z.B: Arbeitspaket eines Projekts<br />Ergebnisproduktion / Inhalt-Controlling<br />Activity<br />i<br />i<br />i<br />gemeinsam vereinbart<br />i<br />Ergebnis<br />Meilenstein<br />Beitrag<br />Ergebnisse<br />Meilenstein<br />Beitrag<br />Beitrag<br />Ergebnisse<br />Meilenstein<br />i<br />Beitrag<br />Ergebnisse<br />Meilenstein<br />i<br />i<br />Zeitliches -Controlling<br />Projektmanagement / Aktivitäts-Controlling<br />Konsequente Ergebnisorientierung und klare Vereinbarungen<br /><ul><li>Alles für die Arbeit Notwendige ist direkt im Kontext verfügbar – ohne redundante Daten</li></ul>Transparenz für alle Anspruchsgruppen<br />Das Beitragen zu konkreten Ergebnissen auf Basis vom Commitnents fördert die Motivation<br /> <br />
  64. 64. ActivitySpace – Resultate zählen!<br />Auf einen Blick:<br />Information im Kontext meiner Arbeit <br />Was ist das zu erreichende Ergebnis<br />Wann muss was erledigt sein (Meilensteine)<br />Wer liefert welche Beiträge – bis wann, wer arbeitet mit<br />Resultate werden ebenfalls hier gesammelt<br />
  65. 65. WorkSpace – Gesamtübersicht<br />Wo steht das Projekt wirklich? Wie kann man Probleme schnell erkennen und angehen? Webcorp3-VCS ermöglicht echte Transparenz - nahtlos integriert:<br />Schneller Projektüberblick mit Signalfarben zur Statusanzeige<br />"Drill-down" um Prozessdetails zu analysieren  <br />Messung über Meilensteine und Ergebnisse<br />
  66. 66. Virtual Collaboration Suite<br />Webcorp ist ein webbasiertes Werkzeug für die effiziente Zusammenarbeit in Projekten und Arbeitsgruppen <br /> <br />Webcorp3-VCS<br />Webcorp ist ein webbasiertes und komplettes Werkzeug für effiziente Zusammenarbeit in Projekten und Arbeitsgruppen <br />Dokumente<br />Projekte<br />Kommunikation<br />Produktivität in der Kooperation =Effizienz in Meetings <br /> + Transparenz in Aktivitäten<br />+ MeetingSpace<br />+ ActivitySpace<br />
  67. 67. Verlinkte Objekte<br />Alles für die Arbeit Notwendige ist direkt im Kontext verfügbar<br />Alle Informationen sind zugleich in der zentralen Ablage gespeichert - für schnelle Suche und Wiederverwendung<br />Keine Redundanten Daten<br />Leistungsfähiges Versionsmanagement und History ist überall verfügbar<br />Information-Tagging ermöglicht effizientes Finden<br />
  68. 68. Webcorp3-VCS bietet ein überlegenes Verbesserungs-potential in der virtuellen Zusammenarbeit<br />Verbesserungen*<br /><ul><li>15-25% verglichen mit bisherigen Arbeitsweisen
  69. 69. 10-20% verglichen mit Nutzung anderer Systeme</li></ul>Bessere Ansätze für Führung und Zusammenarbeit<br />Dokumente<br />Neueste Forschung und Best Practices<br />Projekte<br />+<br />* Verbesserung: Zeit- und Kostenreduktion, bessere Ergebnisqualität, neue Ideen<br />Leistungsfähige, flexibleIT-Plattform<br />Kommunikation<br />+ MeetingSpace<br />+ ActivitySpace<br />Webcorp3-VCS<br />
  70. 70. Virtual Collaboration Suite<br />Webcorp3-VCS<br />Dokumente<br />Projekte<br />Kommunikation<br /> +Produktivität in der Kooperation<br /> +Effizienz in Meetings<br /> +Transparenz in Projekten<br />+ MeetingSpace<br />+ ActivitySpace<br />
  71. 71. Antwort<br />Bilden eCommunication, eCollaboration und andere Web-Tools eine Alternative zur Geschäftsreise?<br />JA!<br /><ul><li> Wenn das Toolsetting den Anforderungen entspricht!
  72. 72. Wenn alle über die notwendige Zusammenarbeitskultur verfügen!
  73. 73. Wenn die Tools strategisch und nicht nur punktuell eingesetzt werden!</li></li></ul><li>Danke für Ihre Aufmerksamkeit<br />…wir helfen Ihnen beim Sprung in die virtuelle Welt<br />axxanta gmbh<br />eMail: info@axxanta.ch<br /> Web: www.axxanta.ch<br />
  74. 74. MeetingSpace – Vorbereitung<br />Optimale Vorbereitung mit Agenda und allen Präsentationen<br />Verlinkung mit bestehenden oder neuen Objekten <br />Visualisierung der Meeting-Ziele<br />Funktionen zur Terminfindung<br />Einladung der Teilnehmenden<br />Definition der Kommunikationsmittel<br />
  75. 75. MeetingSpace – Abschluss / Nachkontrolle<br />My Desk<br />Σ als Protokoll<br />Objekte erscheinen automatisch in personalisierten und allgemeinen Ansichten und stehen dort zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung<br />Print-Funktion für Protokoll (PDF)Content: Ziele, Agenda, Entscheidungen, ToDo's, Informationen<br />

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