2011 01 06 14-15 christian calabró

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2011 01 06 14-15 christian calabró

  1. 1. «Vom Datenchaos zur strukturierten Ablage»<br />
  2. 2. «Ein Praxisbericht der NSNW AG»<br />
  3. 3. Agenda<br /><ul><li>Unternehmen AGILITA / NSNW
  4. 4. Vom Datenchaos (Ausgangslage)
  5. 5. zur strukturierten Ablage (Lösungsweg)
  6. 6. Erkenntnisse / Lösung
  7. 7. Fragen / Antworten</li></li></ul><li>Zu meiner Person<br /> Christian Calabrò<br /> Leiter ECM AGILITA<br />Projektleitung ECM, Beratung <br />
  8. 8. AGILITA stellt sich vor…<br />Standorte:<br />Althardstrasse 80 Jungfraustrasse1<br />CH-8105 RegensdorfCH-3005 Bern<br />Rechtsform: Aktiengesellschaft<br />Gründungsdatum: 28. Juni 2005<br />Schwesterfirma als SAP Service-Partner<br />ABILITA AG, 8105 Regensdorf<br />Anzahl Mitarbeiter <br />über 60<br />www.agilita.ch<br />Sandra VöllerGeschäftsführerin<br />Kurt SpichigerGeschäftsführer<br />
  9. 9. Fertigung<br />Handel<br />Dienstleistung<br />1‘000 +<br />Mitarbeiter<br />500<br />Mitarbeiter<br />200<br />Mitarbeiter<br />100<br />Mitarbeiter<br />50<br />Mitarbeiter<br />Immobilien<br />Unsere Kunden (Auszug)<br />
  10. 10. Unternehmen NSNWGeschichte<br /><ul><li>Bund wurde per 1. Januar 2008 Eigentümer der Nationalstrassen.
  11. 11. Die Kantone AG, BL und SO gründen die Firma NSNW AG.
  12. 12. Personal/Infrastruktur der ehem. Werkhöfe wurden in die NSNW integriert.</li></li></ul><li>Unternehmen NSNWAufgaben<br />Betrieblicher Unterhalt <br />Sicherstellung, dass Hochleistungs-strassen (Autobahnen) befahrbar und in einem guten Zustand sind. <br />Projektfreier baulicher Unterhalt<br />Reparaturarbeiten nach spontanen Schäden (Unfälle, Unwetter, Materialermüdungen) mit geringem finanziellem Aufwand.<br />
  13. 13. Unternehmen NSNW Produkte<br />Grünpflege<br />Reinigung<br />Unfalldienst<br />Winterdienst<br />
  14. 14. Unternehmen NSNW Produkte <br />Sicherheit<br />Signalisation<br />BaulicherUnterhalt<br />Werkstatt<br />
  15. 15. Unternehmen NSNWKenngrössen<br /><ul><li>Hauptsitz in Sissach
  16. 16. 3 Werkhöfe (Sissach, Schafisheim, Oensingen)
  17. 17. Über 150 Fahrzeuge und Geräte
  18. 18. über 170 Mitarbeiter
  19. 19. Umsatz ca. 50 Mio./Jahr</li></li></ul><li>Vom Datenchaos…<br />
  20. 20. AusgangslageErkannte Schwachstellen<br />Fusion<br /><ul><li>4 Firmen mit jeweils 2-3 selbständigen Bereichen</li></ul>Unterschätzung der administrativen Aufgaben<br /><ul><li>Zu wenig administrative Ressourcen
  21. 21. Zu wenig Know-how
  22. 22. Personelle Wechsel</li></ul>Natur Mensch<br /><ul><li>Jeder erfindet das Rad neu</li></li></ul><li>Ausgangslage Auswirkungen<br /><ul><li>Budget 2010?
  23. 23. Aktuelles Organigramm?
  24. 24. Konzept xy?
  25. 25. Problem Backup</li></li></ul><li>Ausgangslage – Kennzahlen<br /><ul><li> 95
  26. 26. 173
  27. 27. 440
  28. 28. 670
  29. 29. 4’625
  30. 30. 96’555
  31. 31. 653’820</li></ul> GB Dubletten (3Q/2010)<br /> 173 dasselbe Dokument<br /> 440 GB Speicher belegt (aktuell)<br /> 670 KB Filegrösse ()<br /> 4’625 MB grösstes File<br /> 96’555 Folders (Verzeichnisse)<br /> 653’820 einzelne Dateien<br />
  32. 32. …zur Strukturierten ablage<br />
  33. 33. Vorgehen Funktionale Zielsetzungen<br /><ul><li>Der Fileserver durch ECM System ablösen
  34. 34. Konsequente Prozesssicht - elektronische Dossiers
  35. 35. Sicht Projekte
  36. 36. Sicht Anlagen
  37. 37. Sicht Betrieb
  38. 38. Eliminieren redundanter Dokumente
  39. 39. Reduktion der Suchzeiten
  40. 40. Arbeiten mit richtiger Dokumentenversion</li></li></ul><li>Vorgehen Etappierung des Vorhabens<br />Phase 1: «Digitale Fahrzeugakte» und «Unfallprozess»<br /><ul><li>Gewöhnung der Anwender mit der Software
  41. 41. Kennenlernen der Lösung und des Partners</li></li></ul><li>Vorgehen Etappierung des Vorhabens<br />Phase 2: «Fileserver Migration»<br /><ul><li>Erkenntnisse der Phase 1 nutzen
  42. 42. Dokumentenanalyse
  43. 43. Technische Umsetzung
  44. 44. Einführung Gesamtunternehmen</li></li></ul><li>VorgehenDokumentenanalyse<br />Mit welchen Dokumenten arbeitet die NSNW?<br /><ul><li>Welche Dokumente werden in den Prozessen benötigt?
  45. 45. Nach welchen Kriterien (Attributen) werden die Dokumente abgelegt? </li></ul>Die Erkenntnis<br /><ul><li>Dokumentenanalyse muss durchgeführt werden</li></li></ul><li>VorgehenDokumentenanalyse<br />Stärke = Interner Aufwand für die NSNW<br />
  46. 46. Erkenntnisse der NSNW<br />
  47. 47. Erkenntnisse<br /><ul><li>Ein DMS gibt es nicht von alleine!
  48. 48. Komplexität analog ERP Einführung
  49. 49. Zeitbedarf im Kernprojektteam hoch
  50. 50. Datenanalyse nur mit Unterstützung Bereiche
  51. 51. Thematik ECM breit abstützen
  52. 52. Projektmitwirkung von Entscheidungsträgern
  53. 53. Straffe Projektführung</li></li></ul><li>Lösung<br />
  54. 54. ELOenterprise <br />Unfallakte # 500589<br />Lösung Prozessablauf «Unfallakte»<br />Schadenmeldung trifft ein<br />Projekt eröffnen<br />Material bestellen<br />Bestellung<br />Arbeit durchführen<br />Fotos<br />Rapport<br />Rapport erstellen / Korrespondenz<br />Korrespondenz<br />Rechnung erstellen<br />Rechnung<br />Projekt schliessen<br />
  55. 55. Lösung Dokument ablegen<br />
  56. 56. Fragen und Antworten<br />
  57. 57. Danke für Ihre Aufmerksamkeit!<br />www.agilita.ch<br />

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