Конкурсные номинации, правила заполнения регистрационных форм и ведения презентационных материалов для подачи на Премию Ukrainian Event Awards

1. ТМ
Условия и форма подачи работ
для участия в конкурсе Ukrainian Event Awards 2011
(10 Июня 2011, колонный зал Киевского городского совета)
1. Проекты к участию в конкурсе принимаются с 01 апреля 2011г. до 15 мая 2011г.
2. Участие проектов в Конкурсе платное.
3. Стоимость участия составляет:
3.1. Вне зависимости от количества поданных работ участник оплачивает регистрационный взнос
в размере 500 грн. без НДС.
3.2. В номинациях:
Лучшее корпоративное мероприятие (Best Corporate Event)
Лучший массовый ивент (Best public or outdoor event)
Лучшее традиционное мероприятие / День города (Best Traditional event)
Лучший In-House ивент (Best In-House event)
Лучший детский праздник (Best children holiday)
Лучший бизнес-ивент (Best business event)
Лучшая выставка (Best exhibition)
Лучший MICE-проект (Best MICE or incentive program)
Ивент для бренда (Event for the brand)
Лучшая маркетинговая стратегия (Best marketing strategy)
Лучшая PR-стратегия (Best PR-strategy)
Лучшее использование спонсорских средств (Best use of sponsorship)
Лучшее международное событие (Best international event)
650 грн. без НДС за один конкурсный проект в одной конкурсной номинации при подаче
проектов до 30.04.2011 года.
890 грн. без НДС за один конкурсный проект в одной конкурсной номинации при подаче
проектов до 15.05. 2011 года.
3.3. В номинациях:
Лучшее использование технологий (Best use of technology)
Лучший кейтеринг (Best caterer)
Лучший поставщик событийных услуг (Best event supplier)
Лучшая производственная компания (Best productions company)
Лучшая малая локация* (Best small locations)
Лучшая средняя локация* (Best medium locations)
Лучшая большая локация* (Best large locations)
Лучшая неформальная площадка (Best unusual locations)
Лучший план-схема мероприятия (Best scheme of event)
Лучшее творческое использование малого бюджета, до 15 тыс. грн. (Best creative use of
small budget)
Лучшее творческое использование малого бюджета, от 15 до 60 тыс. грн.
(Best creative use of small budget)
400 грн. без НДС за один конкурсный проект в одной конкурсной номинации при подаче
проектов до 30.04.2011 года.
540 грн. без НДС за один конкурсный проект в одной конкурсной номинации при подаче
проектов до 15.05. 2011 года.
Оргкомитет: +0.67.231.58.10, eventawards@adnako.com
 Авторское право защищено. Европейское бюро патентов.

2. ТМ
3.4. В номинациях:
Лучший социальный (благотворительный) ивент (Best social event campaign)
Лучшее культурное мероприятие (Best culture event)
Лучшее спортивное мероприятие (Best sport event)
Лучший образовательный ивент (Best education event)
проекты принимаются бесплатно.
3.5. для подписчиков журнала о корпоративной ивент-индустрии и деловом туризме ADnako!
действует скидка 15%.
3.6. для участников Ukrainian Event Awards 2010 скидка 10%.
4. Для участия в конкурсе, оформления конкурсной заявки и подачи проекта (ов) участник проходит
аккредитацию на сайте Конкурса либо в Оргкомитете Премии.
5. Для участия в Конкурсе принимаются проекты, реализованные в течение 2010 календарного
года. Необходимое условие – наличие письменного рекомендации-разрешения Заказчика
мероприятия на представление проекта в конкурсной программе.
6. Проекты, участвующие в конкурсе, должны быть разработаны и осуществлены, представившей их
компанией, либо сопровождаться письмом от конечного организатора на согласие
предоставления проекта.
7. Форма подачи работ:
7.1. Проект должен быть представлен на конкурс в виде презентации в формате .ррt (Power
Point). Объем презентации не должен превышать 3 Мбайт. Категорически запрещается
использование фирменной символики компании-организатора мероприятия, логотипов и пр.
7.2. Описание работ должно содержать следующие обязательные блоки информации:
7.2.1. Слайд 1:
- Указание категории, в которую подается проект;
- Название работы;
- Исполнитель (название агентства, компании, персоналии - организаторов);
- Контакты (контакты Ответственного лица в агентстве для оперативного разрешения
возникающих вопросов со стороны оргкомитета Конкурса и Жюри).
7.2.2. Слайд 2:
Вводные данные:
- Заказчик (название компании, продукта, бренда, услуги);
- Тип мероприятия (конференция, юбилей, инсентив-тур и т.д.);
- Количество человек, которые приняли участие в мероприятии (для категории
«Лучший детский праздник» - количество и возраст детей участников);
- Место проведения мероприятия;
- Подрядчики исполнителя, задействованные в реализации проекта (техническое
сопровождение, кейтеринг, локация, мультимедийное наполнение, продюсерский
центр).
- Дата проведения мероприятия (для категории «Лучший десткий праздник» - дата
проведения и продолжительность мероприятия)
7.2.3. Слайд 3:
- Бриф (цели и задачи проекта, экономические условия, в которых проект
реализовывался; какие достижения предполагало событие).
7.2.4. Слайд 4:
- Предложенное решение (идея; что разработано согласно с предложенными задачами
и целями).
7.2.5. Слайд 5 (не обязателен)
Воплощение идеи (описание планируемого хода выполнения мероприятия –
планирование работ, календарный план в вольной форме).
Оргкомитет: +0.67.231.58.10, eventawards@adnako.com
 Авторское право защищено. Европейское бюро патентов.

3. ТМ
7.2.6. Слайд 6:
Сложности (Укажите основные сложности, от решения которых зависел успех
мероприятия (их может быть одна, две – не более), и пути их разрешения - быть может,
какой-то творческий креативный шаг, который позволил справиться с проблемой)
7.2.7. Слайд 7 - 8:
- Реализация (описание самого мероприятия, как все происходило).
7.2.7.1. Слайд 9 (информация данного пункта разглашаться и открываться
публично не будет):
План-схема мероприятия с указанием точек активности и «рабочих» зон мероприятия,
движения потока участников по локации и т.д.
Подробное описание технического оснащения мероприятия (свет, звук, сцена,
мультимедиа и т.д.)
По желанию – обоснование использования технологических элементов.
7.2.8. Слайд 10:
Эффективность (фактические результаты ивента, эффективность распределения
бюджета, отзывы клиента, также желательны отзывы СМИ).
7.2.9. Слайд 11:
Особенности (опишите отличительные черты данного мероприятия, чем событие
выделяется на уровне с иными ивентами такого же типа).
7.2.10. Слайд 12:
Дополнительная информация (здесь Вы можете добавить любую другую информацию
о своем проекте, которая, на Ваш взгляд, поможет Жюри по достоинству оценить
представленный на их рассмотрение проект).
Слайд 12а:
Заполняется исключительно номинантами в категории «Лучшее творческое
использование малого бюджета». Необходимо представить смету с указанием
расходов по различным этапам ивента.
7.2.11. Слайд 13:
Дополнительные материалы (укажите перечень, прилагаемых к конкурсному проекту
материалов).
7.3. Обязательно указание бюджета мероприятия для проектов, которые подаются в
номинацию «Лучшее творческое использование малого бюджета». При подаче проектов в
другие номинации указание бюджета желательно.
7.4. Подрядчики и провайдеры услуг для ивент-событий при подаче компании в номинацию
представляют информацию по не менее, чем 5-ти выполненным подрядам в своей сфере
деятельности (технологии, кейтеринг и т.д.) в течение 2010 календарного года,
руководствуясь выше предложенной схемой презентации.
7.5. Форма подачи проектов для локации:
7.5.1. Слайд 1: Наименование
7.5.2. Слайд 2: Транспортная развязка, наличие парковки и пр.
7.5.3. Слайд 3: Вместительность (залы, гардероб, учет вариантов рассадки гостей). План-
схемы залов и подсобных помещений, возможных для использования при проведении
мероприятия.
7.5.4. Слайд 4: Перечень собственного оборудования (звук, свет, плазмы и пр.)
7.5.5. Слайд 5: Количество персонала. Кухня.
7.5.6. Слайд 6: Краткая справка о шеф-поваре.
7.5.7. Слайд 7: Дополнительные предложения, которые предоставляет площадка.
7.5.8. Слайд 8: Приложение к проекту не менее 5-ти рекомендаций от клиентов,
организовавших ивенты на локации в 2010 году. Общее число принятых и обслуженных
корпоративных заказов в 2010 году.
Оргкомитет: +0.67.231.58.10, eventawards@adnako.com
 Авторское право защищено. Европейское бюро патентов.

4. ТМ
7.6. Обязательно наличие рекомендательных писем от Заказчика данного мероприятия, в
которых клиент оценивает уровень работы агентства, профессионализм его команды,
нацеленность на результат и использование инновационных технологий в работе, умение
прогнозировать результаты мероприятия, предусматривать возможные сложности в
реализации проектов и др.
7.6.1. В случае отсутствия рекомендательных писем, агентство может предоставить
информацию о контактном лице Заказчика (ФИО, должность, телефон моб. и раб., e-
mail), уполномоченном предоставлять комментарии о качестве выполненных работ.
Оргкомитет Премии самостоятельно уточнит необходимую информацию и предоставит
комментарии членам Жюри.
7.7. Язык описания проекта: агентство подает презентацию, первая часть которой состоит на
русском языке, а вторая (идентично) – на English. Номинант может согласовать вопросы
перевода с Оргкомитетом Премии.
7.8. К текстовому описанию проекта прилагаются:
7.8.1. 5 изображений (фото) с высоким разрешением (300 dpi в JPEG или EPS формате, до
10 Мбайт) – обязательно;
7.8.2. Видеоматериалы в формате MPEG 4 или QuickTime Movie, длительностью не более
1,5 минуты, а также дополнительно предоставить видеоматериал в HD-качестве
Оргкомитету премии на CD (DVD)-диске.
7.8.3. Пресс-материалы, оригиналы или копии публикаций на языке оригинала,
свидетельства, благодарственный письма и др., общим объемом не более 5 Мбайт.
8. Превышающие объем, неправильно оформленные работы будут автоматически исключены
жюри.
9. Один участник Конкурса может номинировать неограниченное количество проектов.
10. Подача одного проекта в две и более номинаций рассматривается как два и более участвующих
проекта. Один проект ограничен подачей в 3 (три) номинации.
11. Описания проектов могут быть использованы для публикации в СМИ в целях популяризации
индустрии событийных услуг и обмена опытом. Не допускается использование информации,
относящейся к слайду 9 презентации.
12. Участник Конкурса несет полную ответственность за предоставленную информацию и
сопутствующие материалы.
13. Проекты, поступившие на Конкурс, не возвращаются.
14. Оргкомитет Конкурса не возвращает средства, перечисленные за представленные на конкурс
проекты, в случае отказа от участия.
15. Пересылка, доставка проектов и другой корреспонденции осуществляется за счет участника.
Оргкомитет Конкурса не несет ответственности за материалы, потерянные при пересылке.
16. В случае возникновения технических проблем с загрузкой проекта на сайт Конкурса,
необходимо подать заявление в Оргкомитет Конкурса.
17. Масштаб и место проведения проектов, представленных на конкурс, не имеют значения. Жюри
будет с одинаковым вниманием оценивать как масштабные проекты, так и локальные акции.
18. Премия присуждается авторам наиболее интересных работ согласно решению Жюри по
факту заочной оценки и их публичной защиты. Победителям в каждой номинации вручается
диплом и статуэтка – золотой ключ. Гран-при присуждается большинством голосов Жюри.
19. Проекты-лауреаты Премии будут опубликованы в журнале о корпоративной ивент-индустрии и
деловом туризме ADnako!, на сайте Премии, а также освещены в пост материалах о лауреатах в
СМИ. Все проекты, поданные к номинации, будут опубликованы в каталоге Премии (1/1 полоса) с
приложением видеоматериалов.
20. Жюри из числа поданных проектов будут отобраны 5 (пять) для представления на европейском
конкурсе EventAwards 2011.
Оргкомитет: +0.67.231.58.10, eventawards@adnako.com
 Авторское право защищено. Европейское бюро патентов.