2. DEFINISI FAIL
Proses menyimpan rekod dan
butir-butir untuk simpanan yang
selamat.

3. Tiap-tiap buah sekolah mempunyai sistem fail
sendiri,berbeza di antara sebuah sekolah
dengan sekolah yang lain.
Sesetengah daripada kelainan ini adalah
seperti berikut:
(i) Cara mengelaskan tajuk-tajuk besar dan pecahan tajuk kecil,
(ii) Nomber fail untuk satu-satu tajuk berbeza di antara sekolah
(iii) Perkara-perkara yang boleh digolongkan dalam satu tajuk
besar diasingkan dan kesannya jadi bercampur aduk dan
(iv) Kulit fail dan cara penulisan fail berbeza. Kulit fail mungkin
dari fail tegak,lipat,spring dll.

4. Oleh sebab-sebab ini menjadi perkara
biasa di sekolah :
(i) Sukar hendak mengesan/mencari fail .
(ii) Ada kecenderongan menambah nomber fail baru
kepada nombor yang telah ada. Ini dibuat jika ada
timbul sesuatu perkara/tajuk baru. Misalnya jika sebuah
sekolah ini mempunyai 100 buah fail,akan ditambah
nomber 101,102 dan seterusnya tanpa mengambil
tajuk/perkara tersebut.Dengan ringkasnya tiada
sistem/yang tersusun baik atau tidak mengikut prinsip-
prinsip sistem fail memail.

5. Prinsip-Prinsip Sistem Fail-Memail :
(i) Tidak banyak menggunakan ruang. Fail berkulit nipis
lebih baik dari berkulit keras.
(ii) Mudah disediakan dan disimpan.
(iii) Mudah dan murah diperolehi.
(iv) Cara yang mudah diperluaskan dan dipakai berterusan
(Aktif).
(v) Rekod mudah dicari bila diperlukan,tanpa membuang
masa banyak.
(vi) Beri cross-reference
(vii) Beri tanda bila dikeluarkan.

6. Memandangkan adanya ketidakseragaman dan sistem
fail yang kurang memuaskan, ia boleh menimbulkan
banyak masalah.
Di antaranya:
(i) Penyimpanan rekod yang kurang kemas/teratur
(ii) Susah hendak mencari fail. Terpaksa membaca dari
daftar fail dan
(iii) Pengetua/kakitangan baru terpaksa mengambil
masa memahami sistem/nomber fail sesebuah
sekolah.
Proses ini berulang jika berlaku pertukaran pengetua dan pegawai di
sekolah baru .Pengetua terpaksa mengambil masa memahami isi
kandungan surat kerana jika ada kod/nomber fail yang surupa
bagi semua sekolah. Pengetua akan tahu dengan segera maksud
sesuatu surat dengan melihat nomber failnya sahaja.

7. Salah satu daripada cara-cara bagi
melicinkan pentadbiran sekolah ialah
dengan adanya suatu sistem fail yang
baik dan seragam.
Ini perlu dibuat walau ada juga guru besar/
pengetua berpendapat tidak perlu diubah
sistem fail yang telah ada.
Menurut mereka selama ini sekolah dapat
berfungsi dengan menggunakan sistem yang
ada. Sikap nagatif seperti ini tidak wajar
diteruskan lagi.

8. Mengelaskan dan Menomborkan Fail:
Fail hendaklah dikelaskan dan diberi nomber kod
yang sesuai. ( cth: CBA 4012/05 ….)
Fail boleh disusun mengikut tajuk-tajuk besar atau
dikatakan Level Pertama. Tiap -tiap satu leval
pertama dipecahkan kepada tajuk kecil- Level
Kedua dan seterusnya tajuk-tajuk yang kecil level
kedua boleh dipecahkan lagi pada tajuk-tajuk lebih
kecil (Level Ketiga).

9. Dicadangkan ada 9 tajuk (Level Pertama) dan ditulis mengikut
abjad seperti berikut :
04 -
Kewangan 07 - Pentadbiran Am
01 - Asrama
dan Akaun. Sekolah.
02 - Hal 08 - Perhubungan
05 - Ko
Ehwal Masyarakat.
Kurikulum.
Pelajar.
03 - 09 - Perjawatan &
06 -
Kemudahan Perkhidmatan
Kurikulum.
Fizikal Kakitangan.

11. FAIL PEMANTAUAN NAZIR
Fail Jawatankuasa pemuafakatan
Rekod Kedatangan
Fail Inventori
Fail Pencerapan - pengajaran dan pembelajaran
 - pengurusan kelas
Rekod Rancangan Mengajar
Fail Stok bahan kering dan bahan basah
Rekod Kedatangan
Portfolio murid
Rekod tugasan PPM
Fail Surat Pekeliling dan surat Siaran
Fail Kurikulum Standard Prasekolah Kebangsaan
LAIN-LAIN FAIL/ REKOD YANG PERLU ADA DI PRASEKOLAH:
 Penggunaan ICT
 Penyelenggaraan Stor
 Keluar masuk murid
 Rekod Pergerakan Guru dan PPM
 Minit Mesyuarat
 Surat Keluar
 Surat Masuk
 Rekod Pelawat
 Program Tahunan

12. REKOD BAHAN KERING DAN BAHAN BASAH:
PPM perlu mencatat bahan kering dan bahan basah yang digunakan
setiap bulan (secara berasingan) – rujuk resit dari pembekal.
REKOD PENCERAPAN:
Pencerapan oleh pentadbir, PPD,JPN, Nazir dan sebagainya.
(Borang boleh di dapati di sekolah untuk pencerapan oleh pentadbir)
REKOD INVENTORI
PPM perlu mencatat kesemua keterangan aset dalam dan luar kelas
Beserta dengan kuantitinya.
REKOD PENGGUNAAN ICT
Guru perlu merekodkan kekerapan penggunaan komputer dan televisyen
dalam pengajaran dan pembelajaran. Rekod perlu mengandungi tarikh
digunakan dan perkara yang diajar.
BACK

13. REKOD PENYELENGGARAAN STOR
Rekod ini mengandungi senarai barang2 yang terdapat di dalam stor prasekolah.
Nyatakan kuantitinya dan statusnya samada dalam keadaan baik atau sebaliknya.
Guru perlu sediakan sekali borang pinjaman alatan. (perlu dicatat nama peminjam,
tarikh dipinjam, nama alat, tarikh dipulangkan dan tandatangan)
REKOD KELUAR MASUK MURID
Rekod ini perlu mengandungi borang yang perlu diisi oleh ibu bapa/penjaga
ketika membawa murid keluar dari kelas atau menghantar semula selepas
membawa keluar. Contohnya: membawa murid ke klinik atau ada sesuatu perkara
yang memerlukan murid tersebut keluar sebentar. (Borang perlu mengandungi
tarikh, nama ibu bapa/penjaga yang mengambil murid keluar, sebab/tujuan,
masa keluar, masa hantar semula, kebenaran siapa dan tandatangan.
REKOD SURAT KELUAR DAN SURAT MASUK
PPM/ guru perlu memasukkan ke semua surat yang diterima dari luar ke dalam fail
surat masuk dan salinan surat keluar ke dalam fail surat keluar. ( surat keluar
perlu mematuhi no rujukan sekolah dan disusun mengikut turutan bialngan
Dikeluarkan.

14. SET ALIH KERAJAAN
atacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) adalah tatacara bagi menguruskan
arta Modal dan INventori yg meliputi:
enerimaan, Pendaftaran, Penggunaan , Penyimpanan dan Pemeriksaan
enyelenggaraan, pelupusan, Kehilangan dan Hapus Kira.
set bermaksud : harta benda kepunyaan atau milik atau di bawah kawalan
erajaan yang dibeli/ disewa dgn wang kerajaan, yang diterima melalui sumbangan
tau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.
set Alih bermaksud:aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang
in termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang sekali dgn bangunan.
set Alih terbahagi kepada 2 kumpulan iaitu:
Harta Modal- harga perolehan RM 1000 ke atas
Inventori – Harga perolehan kurang dari RM 1000 dan tdk memerlukan penyelenggaraan
berjadual.
- Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga
perolehan.
INIT MESYUARAT
engandungi semua minit mesyuarat yang diadakan oleh prasekolah/sekolah
ang berkaitan dengan prasekolah.

15. JAWATANKUASA PRASEKOLAH/ TADIKA
Mengandungi carta organisasi ahli jawatankuasa pewaris prasekolah
dan perkara-perkara berkaitan. (contoh: gambar aktiviti gotong royong,
Hari keluarga dan lain-lain)
REKOD PELAWAT
Sebuah buku yang digunakan oleh pelawat2 untuk menyatakan ulasan/
komen atau tujuan kehadiran mereka ke prasekolah.(Guru boleh beli di
kedai atau buat sendiri dengan menggunakan buku kulit tebal)

16. PROGRAM TAHUNAN
 Mengandungi takwim tahunan prasekolah.
 program utama (menyediakan pengajaran dan pembelajaran
dengan menggunakan pendekatan bertema, bersepadu, belajar
melalui bermain dan kerja projek melalui komponen-komponennya
dalam suasana dalam dan luar kelas yang kondusif)
 program sokongan. Contoh: program Membaca Cepat
 program sampingan. Contoh: lawatan pendidikan
(semua program sokongan dan sampingan perlu ada kertas kerja)