El documento trata sobre diferentes métodos de comunicación urgente como el fax, correo electrónico, mensajería instantánea, telegrama y empresas de mensajería. Explica en detalle cómo funciona el fax y el correo electrónico, incluyendo sus elementos, ventajas e inconvenientes. También proporciona ejemplos prácticos sobre cómo redactar un fax.

1. UNIDAD 7
COMUNICACIONES URGENTES (II)
7.1 El fax
7.3 El correo electrónico
7.5 Servicios de mensajería instantánea
7.6 El telegrama y el burofax
7.6 Empresas de mensajería
7.1 El fax
Se denomina fax, por abreviación de facsímil, a un sistema que permite
transmitir a distancia por la línea telefónica escritos o gráficos (telecopia).
La historia del fax inicia poco después del la invención del telégrafo, cuando en
la exposición Universal de Londres (1851) se mostró una máquina capaz de
enviar y recibir imágenes de una máquina a otra. El fax se convirtió en una
parte esencial de la empresa. El fax se utiliza para enviar y recibir imágenes de
todo tipo incluso se le integraron teléfono, impresoras y nuevas tecnologías
como disco duro. A pesar de éxito del fax esta muy lejos para formar parte de
la denominada "oficina sin papeles".
Un fax, por lo común, está conformado de un equipo emisor, que traduce la
imagen en impulsos eléctricos y el equipo sincronizado que traduce los
impulsos eléctricos de nuevo para convertirlas en una imagen impresa, en
forma de una copia.
Si se utiliza frecuentemente el fax en una empresa es aconsejable instalar una
línea de teléfono independiente.
Los elementos y funciones más importantes de un fax son:
- Bandeja de papel que evita que el documento caiga al suelo.
- Envío automático, una vez que el fax detecta el papel, y establece conexión
con el fax receptor, la transmisión se hace automáticamente.
- Capacidad de almacenar un nº determinado de páginas recibidas.
- Posibilidad de programar la transmisión, almacena los datos y es transmitido
a una hora determinada.
- Envío a cobro revertido, el destinatario del documento es el que paga la
llamada.
- Funciones de llamada, como cualquier otro teléfono, el fax puede memorizar,
marcaciones abreviadas, en grupo, rellamada…
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2. - Impresión de distintas calidades, al igual que cualquier impresora actual,
existen faxes que en la actualidad comparten la impresora de la empresa que
a la vez tiene la función de copiadora.
- Mensaje de confirmación o reporte, es el justificante que emite el propio
equipo como verificación de la correcta transmisión del mismo, en algunos
equipos se emite un papel aparte, con lo que es práctica habitual graparlo al
documento original para tener constancia del envío, y en otros se puede
imprimir sobre el documento enviado.
- Discriminador de llamada, con lo que el fax puede o no admitir los envíos de
determinados emisores.
Al enviar un fax las empresas utilizan una carátula o máscara para la primera
página que es una hoja donde pueden aparecer los siguientes datos:
- Membrete
- Razón social
- Persona o departamento que emite la transmisión
- Nº de fax de origen
- Nº de hojas del envío
- Empresa, departamento o sección a la que se dirige el envío
- Asunto
- Texto o mensaje introductorio.
La carátula se utiliza con frecuencia en las empresas y se pueden diseñar
carátulas propias de la empresa o usar las plantillas que ofrecen los distintos
paquetes ofimáticas que hay en el mercado para el diseño.
Al igual que el teléfono móvil, el ordenador o el correo electrónico, el fax tiene
sus pequeñas reglas de cortesía. Aunque el uso del correo electrónico le ha
quitado gran protagonismo aún es muy utilizado en muchas oficinas.
Algunos consejos a tener en cuenta cuando utilizamos el fax:
1. Debemos redactar el fax, como si de una carta comercial se tratara, es decir
a máquina de escribir o ordenador. Solo se permite remitir un fax escrito a
mano, si lo dirigimos a una persona conocida o de confianza.
2. Utilizar siempre un papel blanco, o de tonos muy claros para darle mayor
nitidez al fax. Es una pérdida de tiempo, recibir un fax en el que apenas se ve
nada (sobre cuando se envían fotos, esquemas o dibujos).
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3. 3. La redacción debe ser clara, breve y concisa. Es un medio para dar a
conocer algo de forma inmediata.
4. Generalmente, al ser un elemento público de la oficina, no debe utilizarse
para comunicaciones personales.
5. Al igual que cualquier otro documento, no se puede olvidar la firma. Es de
mala educación enviar comunicados "anónimos" sin firma. Aunque se utilice
una máquina, la comunicación es entre personas.
6. Si envía más de una hoja, indique en algún lado el número de hojas que
envía. Suelen llegar varios fax en un mismo día, y podríamos tener algún
problema a la hora de identificar cuantos faxes distintos tenemos.
7. Procure no "monopolizar" el uso del fax, si este es compartido por más
personas que usted o es compartido por varios departamentos.
EJERCICIOS FAX
1) La empresa Vigo Estudio con domicilio en la calle Urzaiz 326, 1º 36204
Vigo y nº de teléfono 986 123 456, fax 986 654 321 envía un fax al
instituto Ricardo Mella de Vigo situado en Estrada Vella de Madrid 177
C.P. 36214 y nº de fax 986260726., solicitando información sobre la
posibilidad de acoger alumnos del Ciclo superior de Secretariado en
prácticas. La persona que firma el fax es Verónica Mouriño Álvarez,
directora de recursos humanos.
Diseña la carátula del fax anterior y el texto del mismo.
2) Diseñar la carátula y redactar un fax dirigido a la Consellería de
educación preguntando si el ciclo superior de secretariado internacional
que imparte la academia Novartil situada en la calle Brasil nº128 36204
en Vigo está homologado como título oficial.
Se buscará en Internet el departamento o persona más adecuados para
dirigir el fax el nº será el 986260726.
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4. 7.3 El correo electrónico
Correo electrónico, o en inglés e-mail, es un servicio de red para permitir a
los usuarios enviar y recibir mensajes mediante sistemas de comunicación
electrónicos (normalmente por Internet). Esto lo hace muy útil comparado con
el correo ordinario, pues es más barato y rápido. Junto con los mensajes
también pueden ser enviados ficheros como paquetes adjuntos.
Para que una persona pueda enviar un correo a otra, ambas han de tener una
dirección de correo electrónico. Esta dirección la tiene que dar un
proveedor de correo, que son quienes ofrecen el servicio de envío y
recepción. El procedimiento se puede hacer desde un programa de correo o
desde un correo web.
Una dirección de correo electrónico es un conjunto de palabras que
identifican a una persona que puede enviar y recibir correo. Cada dirección es
única y pertenece siempre a la misma persona.
Un ejemplo es persona@servicio.com, que se lee persona arroba servicio
punto com. El signo @ (llamado arroba) siempre está en cada dirección de
correo, y la divide en dos partes: el nombre de usuario (a la izquierda de la
arroba; en este caso, persona), y el dominio en el que está (lo de la derecha
de la arroba; en este caso, servicio.com). La arroba también se puede leer
"en", ya que persona@servicio.com identifica al usuario persona que está en el
servidor servicio.com (indica una relación de pertenencia).
Una dirección de correo se reconoce fácilmente porque siempre tiene la @; en
cambio, una dirección de página web no. Por ejemplo, mientras que
http://www.servicio.com/ puede ser una página web en donde hay información
(como en un libro), persona@servicio.com es la dirección de un correo: un
buzón a donde se puede escribir.
Lo que hay a la derecha de la arroba es precisamente el nombre del proveedor
que da el correo, y por tanto es algo que el usuario no puede cambiar. Por otro
lado, lo que hay la izquierda normalmente sí que lo elige el usuario, y es un
identificador cualquiera, que puede tener letras, números, y algunos signos.
Normalmente se eligen direcciones fáciles de memorizar -si es posible- ya que
es común apuntar o decirle a alguien la dirección de correo propia para que
pueda escribirnos, y hay que darla de forma exacta, letra por letra. Un solo
error provocará que no lleguen los mensajes al destino.
Para poder usar enviar y recibir correo electrónico, generalmente hay que estar
registrado en alguna empresa que ofrezca este servicio (gratuita o de pago). El
registro permite tener una dirección de correo personal única y duradera, a la
que se puede acceder mediante un nombre de usuario y una contraseña.
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5. Hay varios tipos de proveedores de correo, que se diferencian sobre todo por la
calidad del servicio que ofrecen. Básicamente, se pueden dividir en dos tipos:
los correos gratuitos y los de pago.
Los correos gratuitos son los más usados, aunque incluyen algo de publicidad:
unos incrustada en cada mensaje, y otros en la interfaz que se usa para leer el
correo. Muchos sólo permiten ver el correo desde una página web propia del
proveedor, para asegurarse de que los usuarios reciben la publicidad que se
encuentra ahí. En cambio, otros permiten también usar un programa de correo
configurado para que se descargue el correo de forma automática. El correo
web es cómodo para mucha gente, porque permite ver y almacenar los
mensajes desde cualquier sitio (en un servidor remoto, accesible por la página
web) en vez de en un ordenador personal concreto. El funcionamiento de un
programa de correo es muy diferente al de un correo web, ya que un programa
de correo descarga de golpe todos los mensajes que tenemos disponibles, y
luego pueden ser leídos sin estar conectados a Internet (además, se quedan
grabados en el ordenador).Con un programa de correo, el usuario descarga
sus mensajes al PC, gracias a programas como Outlook, Eudora o
Thunderbird. En cambio, con una cuenta de webmail, debe abrir el navegador
para acceder a una página web (como la de Hotmail o Yahoo! Mail) donde
podrá consultar los mensajes que se encuentran en el servidor de correo.
Al correo web se accede desde una página de Internet en lugar de a través de
un programa de correo. Los mensajes no se descargan al PC; se leen y se
borran del servidor de correo. Su principal ventaja es que se suele ofrecer de
forma gratuita y se puede acceder al buzón desde cualquier ordenador
conectado Internet, simplemente tecleando un nombre de usuario y contraseña.
Como casi siempre, depende de las necesidades de cada uno. Quizá el factor
más determinante sea la movilidad: al usuario que se desplace con frecuencia
o que acceda habitualmente al correo electrónico desde más de un ordenador,
le será más cómodo utilizar un correo web en lugar de tener los mensajes
repartidos entre varias computadoras.
Si no se dispone de alta velocidad (ADSL o cable) o al menos de tarifa plana,
es más económico emplear una cuenta de programa de correo, pues sólo hace
falta conectarse para enviar y recibir correo y se puede escribir o leer los
mensajes fácilmente sin estar conectado.
Se supone que un gestor de correo es más eficaz para filtrar y organizar el
correo en diferentes carpetas, localizar los mensajes o añadir programas para
evitar los virus y el spam (mensajes comerciales no deseados). Sin embargo,
las cuentas de correo web actuales no sólo han aumentado su capacidad, casi
todas incluyen potentes buscadores y la posibilidad de crear carpetas y reglas
de mensaje, así como filtros anti-spam y anti-virus. También se puede
configurar una cuenta de correo-web (las que lo permitan) para recibirla
directamente al PC.
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6. Una desventaja de estos correos es que en cada dirección, la parte que hay a
la derecha de la @ muestra el nombre del proveedor; por ejemplo, el usuario
gapa puede acabar teniendo gapa@correo-gratuito.net. Este tipo de
direcciones desagradan a algunos (sobre todo, a empresas) y por eso es
común comprar un dominio propio, para dar un aspecto más profesional.
Los principales subdominios que podemos encontrar en la red son los
siguientes:
ORGANIZATIVOS:
- com: organizaciones comerciales
- edu: organizaciones educativas
- gov: organizaciones gubernamentales
- int: instituciones internacionales
- mil: instituciones militares
- net: recursos de la red
- org: otras organizaciones
GEOGRÁFICOS
- ar: Argentina
- at: Austria
- ca: Canadá
- de: Alemania
- dk: Dinamarca
- es: España
- fin: Finlandia
- fr: Francia
- it: Italia
- mx: México
- pe: Perú
- pt: Potugal
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7. - pr: Puerto Rico
- ru: Federación Rusa
Los correos de pago normalmente ofrecen todos los servicios disponibles.
También es muy común que una empresa registradora de dominios venda,
junto con el dominio, varias cuentas de correo para usar junto con ese dominio
(normalmente, más de 1).
Cuando una persona decide escribir un correo electrónico, su programa le
pedirá como mínimo tres cosas:
• Destinatario: una o varias direcciones de correo a las que ha de llegar
el mensaje
• Asunto: una descripción corta que verá la persona que lo reciba antes
de abrir el correo
• El propio mensaje. Puede ser sólo texto, o incluir formato, y no hay
límite de tamaño
Además, se suele dar la opción de incluir archivos adjuntos al mensaje. Esto
permite traspasar datos informáticos de cualquier tipo mediante el correo
electrónico.
Para especificar el destinatario del mensaje, se escribe su dirección de correo
en el campo llamado Para dentro de la interfaz. Si el destino son varias
personas, normalmente se puede usar una lista con todas las direcciones,
separadas por comas o punto y coma.
Además del campo Para existen los campos CC y CCO, que son opcionales y
sirven para hacer llegar copias del mensaje a otras personas:
• Campo CC (Copia de Carbón): quienes estén en esta lista recibirán
también el mensaje, pero verán que no va dirigido a ellos, sino a quien
esté puesto en el campo Para. Como el campo CC lo ven todos los que
reciben el mensaje, tanto el destinatario principal como los del campo
CC pueden ver la lista completa.
• Campo CCO (Copia de Carbón Oculta): una variante del CC, que hace
que los destinatarios reciban el mensaje sin aparecer en ninguna lista.
Por tanto, el campo CCO nunca lo ve ningún destinatario.
Un ejemplo: Ana escribe un correo electrónico a Beatriz (su profesora), para
enviarle un trabajo. Sus compañeros de grupo, Carlos y David, quieren recibir
una copia del mensaje como comprobante de que se ha enviado
correctamente, así que les incluye en el campo CC. Por último, sabe que a su
hermano Esteban también le gustaría ver este trabajo aunque no forma parte
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UNIDAD 7

8. del grupo, así que le incluye en el campo CCO para que reciba una copia sin
que los demás se enteren. Entonces:
• Beatriz recibe el mensaje dirigido a ella (sale en el campo Para), y ve
que Carlos y David también lo han recibido
• Carlos recibe un mensaje que no va dirigido a él, pero ve que aparece
en el campo CC, y por eso lo recibe. En el campo Para sigue viendo a
Beatriz
• David, igual que Carlos, ya que estaban en la misma lista (CC)
• Esteban recibe el correo de Ana, que está dirigido a Beatriz. Ve que
Carlos y David también lo han recibido (ya que salen en el CC), pero no
se puede ver a él mismo en ninguna lista, cosa que le extraña. Al final,
supone que es que Ana le incluyó en el campo CCO.
Una vez el destinatario ha recibido y leído el correo, puede hacer varias cosas
con él. Normalmente los sistemas de correo (tanto programas como webmails)
ofrecen opciones como:
• Responder: escribir un mensaje a la persona que ha mandado el correo
(que es sólo una). Existe la variante Responder a todos, que pone
como destinatarios tanto al que lo envía como a quienes estaban en el
campo CC
• Reenviar: pasar este correo a una tercera persona, que verá quién era
el origen y destinatario original, junto con el cuerpo del mensaje.
Opcionalmente se le puede añadir más texto al mensaje.
• Marcar como spam: separar el correo y esconderlo para que no
moleste, de paso instruyendo al programa para que intente detectar
mejor mensajes parecidos a éste. Se usa para evitar la publicidad no
solicitada (spam)
• Archivar: guardar el mensaje en el ordenador, pero sin borrarlo, de
forma que se pueda consultar más adelante. Esta opción no está en
forma explícita, ya que estos programas guardan los mensajes
automáticamente.
• Borrar: Se envía el mensaje a una carpeta Elementos eliminados que
puede ser vaciada posteriormente.
• Mover a carpeta o Añadir etiquetas: algunos sistemas permiten
catalogar los mensajes en distintos apartados según el tema del que
traten. Otros permiten añadir marcas definidas por el usuario (ej:
"trabajo", "casa", etc.).
El principal problema actual es el spam, que se refiere a la recepción de
correos no solicitados, normalmente de publicidad engañosa, y en grandes
cantidades.
Además del spam, existen otros problemas que afectan a la seguridad y
veracidad de este medio de comunicación:
• los virus informáticos, que se propagan mediante ficheros adjuntos
infectando el ordenador de quien los abre
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9. • el phishing, que son correos fraudulentos que intentan conseguir
información bancaria
• los engaños, que difunden noticias falsas masivamente
• las cadenas de correo electrónico, que consisten en reenviar un
mensaje a mucha gente; aunque parece inofensivo, la publicación de
listas de direcciones de correo contribuye al spam
Recomendaciones básicas de uso del correo electrónico:
1. No envíes mensajes que pesen demasiado, ya que el receptor del
mismo podría tardar demasiado tiempo en bajarlo y ocuparle demasiado
espacio en su cuenta. Intenta transformar esos ficheros en otros más
ligeros. Si alguien te pide un archivo, avísale antes de su tamaño en un
mensaje aparte con petición de confirmación. Recuerda que no todo el
mundo tiene banda ancha ni buzones de 1 giga
2. No pidas confirmación automática de los mensajes que envíes. Es de
pésima educación pues supone colocar al receptor de tu mensaje en la
disyuntiva de elegir entre que pienses que no lo recibió y enviarte
información personal que no tiene porqué compartir contigo
3. No envíes correos masivos y sobre todo no los reenvíes. Si envías por
necesidad un correo a una lista de personas, coloca su dirección en el
campo de Copia Oculta (CCO) y pon tu propia dirección en el Para.
Muchas personas pueden querer que tú tengas su correo electrónico,
pero no todos tus contactos.
4. Nunca envíes mensajes en cadena. Las alarmas de virus y las cadenas
de mensajes son por definición falsas, y su único objetivo es saturar los
servidores y con ellos la red. En los viejos tiempos tus privilegios en la
red hubieran sido cancelados.
5. Saluda antes del mensaje y despídete con tu nombre, exactamente igual
que harías con una carta física. Añade una línea o dos al final de tu
mensaje con información de contacto.
6. Recuerda que la gente con quienes te comunicas, no cobran por
responderte ni tienen obligación de hacerlo. Son personas que si te
atienden te estarán haciendo un favor.
7. Utiliza mayúsculas y minúsculas correctamente. LAS MAYÚSCULAS
DAN LA IMPRESIÓN DE QUE ESTUVIERAS GRITANDO. Ni que decir
tiene que escribir líneas y párrafos enteros en mayúscula es de pésima
educación.
8. Utiliza símbolos para dar énfasis. Esto *es* lo que quiero decir. Utiliza
guiones bajos para subrayar._Guerra y Paz_ es mi libro favorito.
9. No te pases utilizando emoticonos. No creas que un emoticono hará feliz
al destinatario por verlo o que hará pasar por alto un comentario
impertinente.
10. Se breve sin ser demasiado conciso. Cuando contestes un mensaje,
incluye el suficiente material original como para ser entendido pero no
más. Es una mala forma contestar un mensaje simplemente incluyendo
todo el mensaje anterior: Borra todo el material irrelevante.
11. El mail debe tener un título (asunto) que refleje el contenido del mensaje
12. A no ser que uses un dispositivo de encriptación, debes asumir que el
correo en Internet no es seguro. Nunca pongas nada en un correo
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10. electrónico que no pondrías en una postal. Por otro lado algunos
mensajes pueden aparecer como provenientes de otra persona distinta
del autor. Aplica tu sentido común antes de asumir que un mensaje es
válido.
13. Si piensas que la importancia de un mensaje lo justifica, contesta
inmediatamente para que el remitente sepa que lo has recibido, aunque
vayas a mandarle una respuesta más larga más tarde.
14. Las expectativas razonables sobre conducta en el e-mail dependen de tu
relación con la persona y el contexto de la comunicación. Las normas
aprendidas en un ambiente determinado puede que no sean aplicables
para tu comunicación por e-mail con gente a través de Internet. Ten
cuidado con el argot o siglas locales.
15. La publicidad por correo electrónico no es bienvenida (y se prohíbe en
muchos contextos). Abstente de hacer publicidad que no haya sido
previamente aceptada (en listas de correo por ejemplo)
EJERCICIOS CORREO ELECTRÓNICO
Nota: Para este ejercicio es necesario disponer de cuenta de correo
electrónico, los alumnos que no dispongan de ella deben crear una
previamente.
1) Enviareis un correo electrónico a un compañero del aula, con
copia para un segundo compañero y con copia oculta para la
profesora. El texto se referirá al libro que estéis leyendo en este
momento y adjuntareis algún archivo que buscareis por Internet
sobre el mismo. El compañero responderá al mensaje con la
opción responder a todos. En el asunto figurará el nombre del
alumno.
2) Redactar los dos correos que figuran a continuación
simulando que sois la empresa que se indica en cada caso ,
ambos correos se enviarán a la dirección facilitada por la
profesora.
A)Mariano Martinez, jefe comercial de la empresa Pescanorte envía
un correo electrónico a Buenapesca a la atención de Benito
Cabaleiro, para que confirme la empresa de transporte y la matrícula
del camión por la que se les ha enviado el pedido nº 56/ 2007/P.
B) Benito Cabaleiro contesta al correo electrónico anterior indicando
que la empresa de transporte es Transportes Vigo , la matrícula,
2365 DMH y que el pedido ha salido hoy a las 7 de la mañana y se
espera que llegue a su destino a las 12:30.
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11. 7.5 Servicios de mensajería instantánea
La mensajería instantánea requiere el uso de un cliente informático que realiza
el servicio de mensajería instantánea y que se diferencia del correo electrónico
en que las conversaciones se realizan en tiempo real. La mayoría de los
servicios ofrecen el "aviso de presencia", indicando cuando el cliente de una
persona en la lista de contactos se conecta o en que estado se encuentra, si
está disponible para tener una conversación. En los primeros programas de
mensajería instantánea, cada letra enviada según se escribía y así, las
correcciones de las erratas también se veían en tiempo real. Esto daba a las
conversaciones más la sensación de una conversación telefónica que un
intercambio de texto. En los programas actuales, habitualmente, se envía cada
frase de texto al terminarse de escribir. Además, en algunos, también se
permite dejar mensajes aunque la otra parte no esté conectada al estilo de un
contestador automático. Otra función que tienen muchos servicios es el envío
de ficheros.
Los mensajeros instantáneos más utilizados son ICQ, Yahoo! Messenger,
Windows Live Messenger, Pidgin, AIM (AOL Instant Messenger) y Google Talk.
Últimamente han aparecido algunos tipos de mensajerías que ofrecen la
posibilidad de conectarse a varias redes al mismo tiempo (aunque necesitan
registrar usuario distinto en cada una de ellas). También existen programas que
ofrecen la posibilidad de conectarte a varias cuentas de usuario a la vez como
a MSN.
Los sistemas de mensajería tienen unas funciones básicas aparte de mostrar
los usuarios que hay conectados y chatear. Unas son comunes a todos o casi
todos los clientes o protocolos y otras son menos comunes:
Contactos:
• Mostrar varios estados: Disponible, Disponible para hablar, Sin actividad,
No disponible, Vuelvo enseguida, Invisible, no conectado. Con el estado
invisible se puede ver a los demás pero los demás a uno no.
• Mostrar un mensaje de estado: Es una palabra o frase que aparece en
las listas de contactos de tus amigos junto a tu nick. Puede indicar la
causa de la ausencia, o en el caso del estado disponible para hablar, el
tema del que quieres hablar, por ejemplo. A veces, es usado por sistema
automáticos para mostrar la temperatura, o la canción que se está
escuchando, sin molestar con mensajes o peticiones de chat continuos.
También se puede dejar un mensaje de estado en el servidor para
cuando se esté desconectado.
• Registrar y borrar usuarios de la lista de contactos propia.
o Al solicitar la inclusión en la lista de contactos, se puede enviar un
mensaje explicando los motivos para la admisión.
o Rechazar un usuario discretamente: cuando no se quiere que un
usuario en concreto le vea a uno cuando se conecta, se puede
rechazar al usuario sin dejar de estar en su lista de contactos.
• A veces de pueden agrupar los contactos: Familia, Trabajo, Facultad,
etc.
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12. • Se puede usar un avatar: una imagen que le identifique a uno. No tiene
por que ser la foto de uno mismo.
Chateo:
• Puede haber varios tipos de mensajes:
o Aviso: Lanza un mensaje solo. No es una invitación a mantener la
conversación, solo se quiere enviar una información, un ejemplo
de uso de este tipo seria el Mensaje del día ofrecido por el
servidor.
o Invitación a chatear: Se invita a mantener una conversación
tiempo real.
o Mensaje emergente: Es un aviso que se despliega unos
segundos y se vuelve a cerrar. No requiere atención si no se
desea. Sirve como aviso breve que moleste lo mínimo posible.
Por ejemplo, "ya lo encontré, gracias"
• Muchas veces es útil mostrar cuando el otro está escribiendo.
• Muchas veces se puede usar emoticonos
Charlas en grupo :
• Se pueden crear salas (grupos de charla), publicas y privadas y también
permanentes o que desaparezcan al quedarse sin usuarios.
• Restringir el acceso a salas mediante invitaciones certificadas, para
invitar solo a quien uno quiera.
Otras:
• Mandar ficheros La mayoría de los clientes de mensajería instantánea,
también permiten el envío de archivos.
• Posibilidad de usar otros sistemas de comunicación, como una pizarra
electrónica o una videoconferencia.
• Servicios La mensajería instantánea se utiliza, generalmente de persona
a persona, pero se puede utilizar, mediante robot de software para que
se pueden utilizar de persona a equipo, en este caso, se trata de
Servicios sobre mensajería instantánea un tipo de aplicación que cada
vez es más utilizado, por sus rapidez de respuesta y versatilidad de
servicios.
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13. 7.6 El telegrama y el burofax
Se denomina telegrama a una comunicación escrita, breve, clara y sencilla,
transmitida a través del telégrafo. Se pueden enviar telegramas a casi todos los
países del mundo.
¿Cuándo utilizar el Servicio de Telegrama?
Cuando se quiera enviar un mensaje, en cuestión de horas, el telegrama puede
estar en su destino por muy lejano que sea.
También se pueden enviar telegramas por teléfono llamando al 902 197 197.
Los telegramas constan de tres partes: encabezamiento, cuerpo y cierre.
El encabezamiento está formado por:
1-Un recuadro con cuadrículas de color azul que sólo puede cumplimentar la
oficina de Telégrafos.
2-Un apartado recuadrado con tinta negra en el que aparecen las divisiones
siguientes:
-Destinatario
-Señas
-Teléfono
-Télex
- Fax
-Destino
El cuerpo es la parte del telegrama en la que se escribe el texto. Se rellena
con letras mayúsculas o mecanografiadas.
En el cierre se escriben las señas del expedidor, con los siguientes datos:
-Nombre
-Domicilio
-Teléfono
-Población
Una vez rellenado se entrega en la ventanilla del servicio Telegráfico. Se abona
su importe y se recoge el resguardo correspondiente.
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14. La redacción telegráfica adopta una forma especial, ya que su coste se
establece en relación con el número de palabras utilizadas para transmitir las
noticias objeto de esta comunicación. Su estilo tendrá que ser conciso, breve,
con frases recortadas, sin que esto afecte a la claridad y perfecta compresión
del mensaje. No debe presentarse con enmiendas ni tachaduras.
Hay que decir el máximo de información, usando el menor número de palabras.
No se emplean abreviaturas. Se omite la fórmula de saludo y de despedida. Se
suprimen artículos, adverbios, preposiciones, conjunciones e interjecciones,
procurando que el sentido del párrafo se entienda perfectamente. Las
cantidades en número se consignan en letra.
Existen diferentes tipos de telegramas.
-Con acuse de recibo. Garantiza, mediante firma, que el destinatario lo recibe.
Se entrega una tarjeta para tal fin.
-Con entrega a domicilio. El telegrama lo recibe el receptor en el domicilio
indicado.
-Sin entrega a domicilio. El destinatario es avisado por teléfono para pasar a
recoger el mensaje en la oficina de Telégrafos que lo ha recibido. También se
pueden entregarse en una dirección telefónica, de Télex o Telefax, en lista de
Correos o de Telégrafos o en un apartado de Correos.
-También se puede solicitar una copia certificada, ésta con valor legal de
prueba frente a terceros.
Los telegramas internacionales pueden ser:
Ordinarios y urgentes. El telegrama urgente goza de prioridad en la entrega y
expedición, por cuyo servicio se paga una sobre tasa que equivale al doble del
telegrama ordinario.
Existe un servicio de telegramas que pueden cursarse por medio del teléfono
sin necesidad de personarse en las oficinas de Correos, en horario permanente
para todo el público en general. Se pagará una cantidad complementaria,
además de las tasas oficiales, cuando el empleado de telégrafos entregue en el
domicilio del expedidor la copia del telegrama enviado.
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15. Burofax
Permite enviar un fax aunque el interlocutor no disponga de terminal. Correos y
telégrafos crearon este servicio que permite enviar a cualquier destinatario una
imagen o una copia exacta de un texto plasmada en papel desde las oficinas
de Correos. Correos lo entregará en el domicilio del destinatario de manera
urgente y bajo firma. Burofax es ideal para comunicar cualquier información
importante como citaciones, reclamaciones o renovaciones de contrato.
Estas son las prestaciones del Burofax:
1- Transmite instantáneamente
-Textos mecanografiados.
-Letras de cambio.
-Cheques.
-Facturas.
-Escrituras.
-Certificados.
-Manuscritos.
-Fotografías
-Recortes de prensa.
-Carnés.
-Planos.
-Croquis técnicos.
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16. -Etc...
2- Cada mensaje tiene un tamaño máximo de 21x29,7 cm.
3- La reproducción es en blanco y negro.
Servicios adicionales del Burofax :
Acuse de Recibo: Para conocer el momento y circunstancias de la entrega del
mensaje.
Copia certificada: Con valor de prueba legal frente a terceros.
Aviso de Servicio: aclaraciones en caso de incidencias.
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17. 7.6 Empresas de mensajería
Son utilizadas para envíos de documentos o pequeños paquetes de forma
urgente a nivel nacional o internacional. Existen multitud de empresas que
aportan distintos servicios y tarifas dependiendo de la necesidad del cliente.
Como ejemplo algunos de los servicios ofrecidos son:
- Servicio INMEDIATO: para los paquetes que precisen mayor urgencia
disponen de un servicio para la entrega y recogida inmediata.
- Servicio URGENTES: hay 3 tipos: de hoy para hoy, para el día siguiente
antes de las 8h30 y otra antes de las 10h
- Servicio SEMI URGENTE: llega el día siguiente antes de las 13h.
- Servicio MASCOTAS: es un servicio especializado en animales con
entrega el mismo día o el día siguiente antes de las 10h, (también facilitan
venta y alquiler de jaulas y trasportines).
- Servicio MAILING: distribución de catálogos, impresos, revistas entre los 2
y 5 días hábiles posteriores al día siguiente de su entrega.
Cuanto más urgente sea el envío mayor tarifa tendrá.
Existe también un amplio abanico de servicios complementarios entre ellos:
Servicios de Información Automatizada: amplio abanico de opciones de
seguimiento automatizado.
Servicios de Despacho de Aduana: Se gestiona los trámites aduaneros
para que las importaciones y exportaciones puedan ser realizadas
cómoda y eficazmente, y reducir al máximo el tiempo de tránsito.
COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 17
UNIDAD 7