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Smarte Meta-Struktur von Excel-Tools    !! Leitprinzip: „Datenfluss in EINE Richtung“ !!Reports                      Daten...
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Smarte Meta-Struktur von Excel-Tools !!Leitprinzip: Berücksichtigung der Veränderungsdynamik!! Prämissen                  ...
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Datenaufbereitung – Technische Umsetzung - Beispiel                =INDIREKT(C$6&ZELLE("row";A8))/$A$2                    ...
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DatenvalidierungReports                                                                          Datenaufbereitung        ...
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CashFlow Ermittlung – WP Methodik… Σ                     Bewegungsbilanz…                       (ohne Kasse)Operating CF……...
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Reporting - Leitlinien zur Gestaltung effizienter Berichte„ Stil ist die Fähigkeit, kompliziertere Dinge einfach zu sagen ...
… zur weitverbreiteten Nutzung von Ampelsystemen …„Man kriegt ja regelmäßig den Risikobericht, da kann mannachgucken. Und ...
Schritt für Schritt - Umsetzung der Gestaltungsrichtlinien (1 von 3)                     Apr 09                           ...
Schritt für Schritt - Umsetzung der Gestaltungsrichtlinien (2 von 3)                     Apr 09                           ...
Schritt für Schritt - Umsetzung der Gestaltungsrichtlinien (3 von 3)                                                      ...
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Nächstes kostenfreies Webinar – Dienstag, 30. AprilBusiness Intelligence mit Excel Pivottabellen – Der EinstiegKostenfreie...
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Solutiontogo webinar excelfür_berater_09april2013_dokumentation

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Solutiontogo webinar excelfür_berater_09april2013_dokumentation

  1. 1. „Excel für Consultants & Poweruser - 5 Best Practices “Praxistipps für den Aufbau qualitätsorientierter und performanter Excel ToolsDokumentation zum kostenfreien Webinar am 09. April 2013, 16.00 – 16.45 Uhr
  2. 2. Solutiontogo - Kompetenz in Microsoft! Optimierung Neuentwicklung Training / CoachingWir optimieren bestehende Anwendun- Wir entwickeln maßgeschneiderte Tools Wir erhöhen nachhaltig die Effektivitätgen für höchste Anforderungen für Ihre fachlichen Anforderungen beim Arbeiten mit MS Anwendungen Automatisierung bestehender  Ansprechpartner mit Fachknowhow  Onlinebasierte Trainings zu fachliche Verarbeitungsprozesse zur reibungslosen Umsetzung ihrer ausgewählten Themenbereichen: Optimierung von Datenmanagement fachlichen Anforderungen in IT Simulation, Datenimport, etc. durch Anbindung leistungsfähiger  Hoher Automatisierungsgrad für  Technische Beratung zu spezifischen Datenbanken [z.B. Access, SQL Server] sämtliche Arbeitsprozesse Projektanforderungen Qualitätssicherung durch Einsatz von  Integration in die Systemlandschaft  Technisches Coaching zur Umsetzung Validierungsmethoden Ihres Unternehmen spezifischer Projektanforderungen Flexibilisierung von Strukturen zur  Hohe Datenqualität durch Nutzung Abbildung neuer Anforderungen automatisierter Validierungen
  3. 3. ON-DEMAND Support: Experten-Knowhow, wenn Sie es brauchen! Webkonferenz Ihre Herausforderung Unser Lösungsangebot Fehleranalyse  Expertenrat bei allen Fragen Fehlende Erfahrung bei Telefon rund um MS Excel, MS Umsetzung einer Access Anforderung  Programmierung kleiner Zeitaufwändige Umsetzung Makros für einen effizienten von Arbeitsprozessen Arbeitsprozess Email
  4. 4. Ihr heutiges Webinar 1 Struktur & Konzeption Smarte Meta-Strukturen für flexible Tools mit transparentem Datenfluss Bewährte Strukturen für das Reporting oder Financial Models 2 Flexibilisierung von Berichten Einfache Steuerung von Berichten über flexible Parameter Vorstellung der INDIREKT-Formel für Reporting und Financial Model 3 Qualitätssicherung durch Validierung Sicherstellung der Datenqualität durch intelligente Validierung Einrichtung eines zentralen Validierungssheets 4 CashFlow – eine smarte Berechnungsmethode Eine CashFlow Methodik, die immer aufgeht Umsetzungsbeispiel in MS Excel 5 State-of-the-art Reporting Die wichtigsten Regeln Die typischen Fallstricke 4
  5. 5. Smarte Meta-Struktur von Excel-Tools !! Leitprinzip: „Datenfluss in EINE Richtung“ !!Reports Datenaufbereitung Rohdaten(import) Tabellendesign Kennzahlenermittlung Diagrammdesign Datenselektion für Zugriff auf Quelldaten Reports auf Basis von im Bereich Filtereinstellungen+ „Datenaufbereitung“ (z.B. Periode) 5
  6. 6. Smarte Meta-Struktur von Excel-Tools !! Leitprinzip: „Datenfluss in EINE Richtung“ !! Kalkulation & Reporting Datenverarbeitung auf Basis der Logik des Geschäftsmodells Erstellung eines Sets integrierter Finanzdaten für GuV, Bilanz und Cash Flow Annahmen / Szenarien Rohdaten(import) Umsatz, Expansion, Import der Plandaten Working Capital, für ein „Base Case“ Zinssätze, Covenants ODER / UND M&A, Desinvestition Import der IST-Daten Verschiedene als Startpunkt für das Szenarien Financial Model 6
  7. 7. Smarte Meta-Struktur von Excel-Tools !!Leitprinzip: Berücksichtigung der Veränderungsdynamik!! Prämissen Ergebnis Ergebnis  Darlehen Konsolidierung + Sonstiges  Steuern  Etc. Kalkulation [Szenarien] Szenarien  Umsätze  Zinssätze  Wechselkurse  Etc. Input / Rohdaten Prämissen & Szenarien Legaleinheit Konzern 7
  8. 8. Ihr heutiges Webinar 1 Struktur & Konzeption Smarte Meta-Strukturen für flexible Tools mit transparentem Datenfluss Bewährte Strukturen für das Reporting oder Financial Models 2 Flexibilisierung von Berichten Einfache Steuerung von Berichten über flexible Parameter Vorstellung der INDIREKT-Formel für Reporting und Financial Model 3 Qualitätssicherung durch Validierung Sicherstellung der Datenqualität durch intelligente Validierung Einrichtung eines zentralen Validierungssheets 4 CashFlow – eine smarte Berechnungsmethode Eine CashFlow Methodik, die immer aufgeht Umsetzungsbeispiel in MS Excel 5 State-of-the-art Reporting Die wichtigsten Regeln Die typischen Fallstricke 8
  9. 9. Datenaufbereitung – Technische Umsetzung - Beispiel =INDIREKT(C$6&ZELLE("row";A8))/$A$2 9
  10. 10. Ihr heutiges Webinar 1 Struktur & Konzeption Smarte Meta-Strukturen für flexible Tools mit transparentem Datenfluss Bewährte Strukturen für das Reporting oder Financial Models 2 Flexibilisierung von Berichten Einfache Steuerung von Berichten über flexible Parameter Vorstellung der INDIREKT-Formel für Reporting und Financial Model 3 Qualitätssicherung durch Validierung Sicherstellung der Datenqualität durch intelligente Validierung Einrichtung eines zentralen Validierungssheets 4 CashFlow – eine smarte Berechnungsmethode Eine CashFlow Methodik, die immer aufgeht Umsetzungsbeispiel in MS Excel 5 State-of-the-art Reporting Die wichtigsten Regeln Die typischen Fallstricke 10
  11. 11. DatenvalidierungReports Datenaufbereitung Rohdaten(import) Validierung Planperiode FY ACT Q1 PLAN Q2 PLAN Q3 PLAN Q4 PLAN FY PLAN H1 PLAN H2 PLAN FY PLAN FY PLAN FY PLAN FY PLAN Finanzjahr 2012 2013 2013 2013 2013 2013 2014 2014 2014 2015 2016 2017 Periodenende 31.12.12 31.3.13 30.6.13 30.9.13 31.12.13 31.12.13 30.6.14 31.12.14 31.12.14 31.12.15 31.12.16 31.12.17 Anzahl Tage 2.557 90 91 92 92 365 181 184 365 365 Zentrales Validierungssheet 366 365Validierungsprüfung Prüfkalkulationen, die jeweils Konzerninternes Clearing Konzernintern gezahlte / erhaltene Zinsen OK OK OK OK OK OK OK OK OK „0“ ergeben müssen OK OK Dividenden Gezahlte Dividenden = Erhaltene Dividenden OK OK OK OK OK OK OK OK OK Bedingte Formatierung nach OK OK Konzern Ampel-Farben Deckungsbeitrag Finanz- / Vertriebsplanung OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK Betriebsergebnis Finanz- / Vertriebsplanung OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK EBIT Finanz- / Vertriebsplanung OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK Aktiva = Passiva OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK Vortragsbuchung Eigenkapital OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK Cash Flow Bilanz = Cash Flow Finanzplanung OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK 11
  12. 12. Ihr heutiges Webinar 1 Struktur & Konzeption Smarte Meta-Strukturen für flexible Tools mit transparentem Datenfluss Bewährte Strukturen für das Reporting oder Financial Models 2 Flexibilisierung von Berichten Einfache Steuerung von Berichten über flexible Parameter Vorstellung der INDIREKT-Formel für Reporting und Financial Model 3 Qualitätssicherung durch Validierung Sicherstellung der Datenqualität durch intelligente Validierung Einrichtung eines zentralen Validierungssheets 4 CashFlow – eine smarte Berechnungsmethode Eine CashFlow Methodik, die immer aufgeht Umsetzungsbeispiel in MS Excel 5 State-of-the-art Reporting Die wichtigsten Regeln Die typischen Fallstricke 12
  13. 13. CashFlow Ermittlung – WP Methodik… Σ Bewegungsbilanz… (ohne Kasse)Operating CF……Investing CFFinancing CFΔ Finanzmittel Δ Kassenbestand Umgliederungen: z.B. Zinsaufwand, Abschreibungen, … 13
  14. 14. Ihr heutiges Webinar 1 Struktur & Konzeption Smarte Meta-Strukturen für flexible Tools mit transparentem Datenfluss Bewährte Strukturen für das Reporting oder Financial Models 2 Flexibilisierung von Berichten Einfache Steuerung von Berichten über flexible Parameter Vorstellung der INDIREKT-Formel für Reporting und Financial Model 3 Qualitätssicherung durch Validierung Sicherstellung der Datenqualität durch intelligente Validierung Einrichtung eines zentralen Validierungssheets 4 CashFlow – eine smarte Berechnungsmethode Eine CashFlow Methodik, die immer aufgeht Umsetzungsbeispiel in MS Excel 5 State-of-the-art Reporting Die wichtigsten Regeln Die typischen Fallstricke 14
  15. 15. Reporting - Leitlinien zur Gestaltung effizienter Berichte„ Stil ist die Fähigkeit, kompliziertere Dinge einfach zu sagen – nicht umgekehrt.“ Jean Cocteau Vereinfachung Verdichtung Verknüpfung  Übersichtliche Strukturen je  Reduktion der Berichtselemente  Gliederung der Berichtsdaten nach Berichtseite für Daten / Graphiken auf informationstragende dem Ursache-Wirkung-Prinzip, so  Einsatz einfacher Diagramme Elemente dass Entwicklung von Kennzahlen (beispielsweise ohne Pseudo-3D)  Einsatz von Microcharts und Ta- durch sinnvolle Zusammenstellung bellen, um Informationsgehalt je von Daten erläutert wird  Vereinheitlichung der Notation, um Orientierung zu erleichtern Berichtsseite zu erhöhen  Einsatz von Diagrammen, die Zu-  Vermeidung von Redundanz in sammenhänge zwischen verschie-  „Lean“ Design, so dass Inhalte der Aufbereitung von Daten denen Kennzahlen in eine Darstel- nicht durch dominante gliedernde lung bringen Elemente erdrückt werden  Keine unnötig großen Stellenzah- len: Platz für wertvolle Information statt irrelevante „Erbsenzählerei“
  16. 16. … zur weitverbreiteten Nutzung von Ampelsystemen …„Man kriegt ja regelmäßig den Risikobericht, da kann mannachgucken. Und da hat man so eine kleine Ampel drin. Undwenn es grün ist, und der überwiegende Teil war eben im grünenBereich (…) na, dann scheint es so zu gehen.“Ronald Weckesser, Verwaltungsrat Sachsen LB,in den Tagesthemen, 27. August 2007 16
  17. 17. Schritt für Schritt - Umsetzung der Gestaltungsrichtlinien (1 von 3) Apr 09 Actual & Budget YTD 275 Sales YTD April EURm PY Budget Actual Δ Act/PY Δ Act/Bud 270 Sales 241 260 274 33 Δ 14 Δ Konzern EBITDA 41 43 46 5Δ 3Δ 265 274 in % of sales 17,0% 16,5% 16,7% -0,3% Δ 0,2% Δ 260 46 Net Income 25 26 27 3Δ 2Δ 255 260 Sales 36 45 46 10 Δ 1Δ 137 Ölfilter EBITDA 7 9 9 2Δ 0Δ 250 91 Ist Budget in % of sales 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ Sales 83 91 91 8Δ 0Δ Abgas 46 + + EBITDA 9 9 9 0Δ 0Δ in % of sales 11,3% 10,0% 10,0% -1,3% Δ 0,0% Δ 137 91 Ölfilter Keine 3D-Effekte Sales 122 124 137 15 Δ 13 Δ Licht Abgasanlagen EBITDA 24 25 27 3Δ 3Δ Lichtsystem in % of sales 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ Ölfilter Ölfilter Abgase Licht Abgasanlagen 165 Lichtsystem 50 42 45 160 40 41 + + 35 155 40 Keine Farben ohne Cash Flow 30 150 39 25 47,4 20 37,1 38 41,7 145 160,3 Bedeutung! 15 140 37 10 142,7 5 37,4 135 36 0 35 130 Ist Vorjahr Ist Ist Vorjahr Vorjahr++ Keine 3D-Effekte 17
  18. 18. Schritt für Schritt - Umsetzung der Gestaltungsrichtlinien (2 von 3) Apr 09 Actual & Budget YTD Sales YTD April  EURm PY Budget Actual Δ Act/PY Δ Act/Bud 280 275 274 Zuordnung von Sales 241 260 274 33 Δ 14 Δ goldgelb für IST- Konzern 270 EBITDA 41 43 46 5 Δ 3 Δ 265 46 -0,3% Δ 0,2% Δ in % of sales Net Income 17,0% 25 16,5% 26 16,7% 27 3 Δ 2 Δ 260 260 Werte zur 255 Sales 36 45 46 10 Δ 1 Δ Orientierung im Ölfilter 250 EBITDA 7 9 9 2 Δ 0 Δ 137 Ist Budget in % of sales 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ Bericht Sales 83 91 91 8 Δ 0 Δ 91 Abgas 46 EBITDA 9 9 9 0 Δ 0 Δ in % of sales 11,3% 10,0% 10,0% -1,3% Δ 0,0% Δ 137 Sales 122 124 137 15 Δ 13 Δ 91 Ölfilter Licht EBITDA 24 25 27 3 Δ 3 Δ Abgasanlagen Ölfilter in % of sales 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ Lichtsystem Abgasanlagen + + Lichtsystem Ölfilter Abgase Licht Vermeiden von 50 45 47,4 43 42 41,7 165 160,3 Kuchendiagrammen! 160 Cash Flow 40 37,1 41 35 155 40 30 150 25 39 145 142,7 20 38 37,4 15 140 37 10 36 135 5 0 35 130 Ist Vorjahr Ist Vorjahr Ist Vorjahr + + Unterschiedliche Skalierung der Graphiken verzerrt konzernweiten + + Sehr geringe Cash-Beitrag der einzelnen Informationsdichte! Geschäftsbereiche! 18
  19. 19. Schritt für Schritt - Umsetzung der Gestaltungsrichtlinien (3 von 3)  Apr 09 Actual & Budget MTD Actual & Budget YTD YearEnd Kommentar Integration eines Kommen- EURm LTM PY Budget Actual Δ Act/PY Δ Act/Bud PY Budget Actual Δ Act/PY Δ Act/Bud YE FC Δ Bud/FC Sales 65 71 73 8 Δ 2 Δ 241 260 274 33 Δ 14 Δ 782 -1 Δ 1 1 Kommentar 1 tarfelds für Datenanalyse Konzern EBITDA in % of sales 18,3% 12 16,1% 11 12 16,6% -1,7% Δ 0 Δ 0,5% Δ 1 Δ 17,0% 41 43 16,5% 16,7% 46 5 Δ -0,3% Δ 3 Δ 0,2% Δ 132 16,9% -4 Δ -1,0% Δ 2 Kommentar 2 mit Referenzierungslogik Net Income 7 8 7 0 Δ 0 -1 Δ 25 26 27 3 Δ 2 Δ 79 -2 Δ 2 auf Tabellenzeilen. Sales 10 14 13 3 Δ -1 Δ 36 45 46 10 Δ 1 Δ 135 0 Δ 3 Kommentar 3 Ölfilter EBITDA 2 3 3 1 Δ 0 Δ 7 9 9 2 Δ 0 Δ 27 0 Δ  Erhöhung der Datendichte in % of sales 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ 20,0% -1,3% Δ Sales 22 28 25 3 Δ -3 Δ 83 91 91 8 Δ 0 Δ 252 22 Δ Abgas EBITDA 3 3 3 -1 Δ 0 Δ 9 9 9 0 Δ 0 Δ 26 1 Δ in % of sales 15,0% 10,0% 10,0% -5,0% Δ 0 0,0% Δ 11,3% 10,0% 10,0% -1,3% Δ 0,0% Δ 10,4% -0,6% Δ 3 durch Microcharts: Sales 33 30 35 25 2 Δ 5 Δ 122 124 137 15 Δ 13 Δ 395 -23 Δ Licht EBITDA 7 6 7 0 Δ 1 Δ 24 25 27 3 Δ 3 Δ 79 -5 Δ 20 in % of sales 20,0% -1,5% 20,0% 0,0% Δ 21,5% Δ 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ 20,0% -0,5% Δ [LTM] M io. Eur 15 25 Ölfilter 25 Abgase Licht 25 10 20 20 20 5 Cash Flow 15 15 15 0 10 10 10 -5 5 5 5 n ov b rz n r ai g p kt l ez Ju Ap Fe Ja Au Se Ju M M O D N 0 0 0 -5 -5 -5 Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Budget Cash Flow Operating Budget Cash Flow Investing Budget Cash Flow Financing Actual Cash Flow Operating Actual Cash Flow Investing Actual Cash Flow Financing  Einheitliche Skalierung zur Erhöhung der Datendichte durch: Abbildung des anteiligen Beitrags Differenzierung des CashFlows in der Geschäftsbereiche zum Operating/Investing/Financing, 12- Konzernergebnis Monatssicht inkl. Forecast 19
  20. 20. Gestaltungsoptionen MS Excel Reports - Beispiele (1 von 2) Keine unnötig großen Stellenzahlen Nur informationstragende Elemente im Design Hoher Informationsgehalt durch Tabellen Lean Design: Keine dominan- ten gliedernden Elemente 20
  21. 21. Gestaltungsoptionen MS Excel Reports - Beispiele (2 von 2) Einfache Diagramme (ohne Pseudo-3D) Kommentarfeld (für Analyseergebnisse) Übersichtliche Struktur: Head – Daten - Filter Lean Design: Keine dominan- ten gliedernden Elemente 21
  22. 22. Nächstes kostenfreies Webinar – Dienstag, 30. AprilBusiness Intelligence mit Excel Pivottabellen – Der EinstiegKostenfreies Webinar am Dienstag, 30. April, 16.00 -16.45 UhrMicrosoft ist die Nr. 1 unter den Anbietern von Werkzeugen für Business Intelligence.MS Excel zählt hierbei zu den meistgenutzten Tools für BI im Mittelstand – zu Recht!Wir stellen Ihnen das Instrument der Pivot-Tabelle vor und zeigen, wie Sie damit miteinfachen Schritten zu exzellenten BI Auswertungen gelangen.  Grundsätzliche Funktionsweise von Pivot  Einfacher Datenimport für Pivot Auswertungen  Berichtsdesign: Layout & Formatierung  Drill-Down Funktionalität in Excel Pivot  Automatische Berichte erzeugen 22
  23. 23. Solutiontogo Smarte Arbeitsprozesse Webseite: www.solutiontogo.de Telefon: +49 (0) 9741 726 33-97 kundenberatung@solutiontogo.de

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