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BüroWARE HOBAS
Die Lösung für mittelständische Handelsunternehmen

Holzfachmärkte - Baumärkte/-stoffe - Stahlhandel
BüroWARE HOBAS
Die Komplettlösung für Ihr Unternehmen!
BüroWARE - Alles in Einem!

Vorteil
Funktionsbreite

ERP / Warenwirtschaft
Damit haben Sie nicht nur das aktuelle Tagesgeschäft, sondern auch
alle längerfristigen Planungen, Entwicklungen und Projekte
jederzeit klar im Blick: Kunden, Lieferanten, Interessenten,
Kreditoren & Debitoren, Warenbestand ...

Groß- und Einzelhandelsgeschäft
Warensortiment aus
unterschiedlichen
Produktbereichen
abbildbar
Integrierte Anwendung :
Warenwirtschaft, CRM
Office Planer,
Finanzbuchhaltung

Finanzbuchhaltung
Umfassend in den Funktionen, komfortabel in der Bedienung und
von höchster Effizienz in der Organisation und Vernetzung der Daten
– so wird die BüroWARE Finanzbuchhaltung zu Ihrer Schaltzentrale,
wenn es um die Finanzen Ihres Unternehmens geht.

Vorteil
Umfangreiche
Funktionen bereits
im Standard
ERP / Warenwirtschaft
Mehrmandantenfähigkeit
Mehrlagerfähigkeit
Ausgefeilte Preissteuerung

Kundenmanagement mit dem CRM OfficePlaner
Durch gezielte Optimierung der Organisationsabläufe steigern Sie
Ihren Erfolg. Mit den umfassenden Funktionen werden
Kommunikation, Verkaufsabwicklung sowie der gesamte Arbeitsablauf in Ihrem Unternehmen einfacher, schneller und rundum
effizienter organisiert.

Datenimport und -export
CRM-Desktop
Eigenes Mailsystem
Klassifizierung der Adressen
Umfangreiche
Auswertungsmöglichkeiten

HOBAS Branchen-Knowhow
Die Lösung für mittelständische Handelsbetriebe
mit den Schwerpunkten:
- Holzfachmärkte
- Baumärkte/-stoffe
- Stahlhandel in einer Programmoberfläche.
Auf die Branche abgestimmte Tiefenfunktionalität sind anwenderfreundlich und intelligent integriert.

Finanzbuchhaltung
Zertifizierte Fibu mit
OP-Verwaltung und
Mahnwesen
Zahlungsverkehr
Elektronischer Kontoauszug
GuV + BWA

2

BüroWARE HOBAS verbindet die Funktionsbreite einer Standardsoftware ( BüroWARE )
mit den Vorteilen einer abgestimmten Branchen-Anwendung ( HOBAS ).
BüroWARE HOBAS
Die Lösung für mittelständische Handelsunternehmen
Sie handeln – wir haben die Lösung!
Das BüroWARE Modul HOBAS bietet Unternehmen eine
Branchenlösung für den Verkauf von Gütern und Waren aller Art.
Das Modul HOBAS basiert auf dem ERP-System von BüroWARE
und integriert nahtlos alle Arbeitsabläufe in Ihre Betriebswirtschaft und stellt Ihnen aktuelle Daten in den verschiedensten
Auswertungen zur Verfügung.

Modularer Aufbau
BüroWARE ist modular aufgebaut und kann je nach Bedarf sehr
flexibel erweitert werden. Die einzelnen Komponenten arbeiten
effizient zusammen und ergänzen sich, d.h. BüroWARE erlaubt
den Workflow von der Beschaffung bis zur Finanzbuchhaltung.

Vorteil
Aus der Handelspraxis
entwickelt.
Intuitive Bedienbarkeit
Bedienbar per Tastatur
und/oder Maus
Einkauf und Beschaffung
Kassengeschäft
Verkauf
Automatische
Preisfindungsfunktionen
Tourenverwaltung
Etikettendruck

Intuitive Bedienung
Eine EDV mit intelligenter und flexibler Programmstruktur
unterstützt den Anwender optimal in seiner Arbeit. Dabei sorgt die
intuitiv bedienbare Windowsoberfläche für die leichte Erlernbarkeit und Bedienung des Systems.

Optimierte Abläufe
durch Workflow-Technologie
An welcher Stelle im Programm müssen Ihre Mitarbeiter welchen
Vorgang aufrufen. Welche Funktion wird genau dann benötigt? Wie ist der optimale Weg, damit effizient gearbeitet werden kann? BüroWARE bietet durch
die Möglichkeit, interne Workflow-Programme einzubinden, das Potential für wesentliche Zeit- und Kosteneinsparung. Und – mit klaren Strukturen und
einer optimalen Ablaufunterstützung steigt die Motivation der Menschen.

Projektverwaltung
Vertreterabrechnung
Belegversand als PDF
Datenimport von Herstellern
Datenaustausch
mit Verbänden
Integriertes Mailsystem
Adressakte: Kunden,
Lieferanten, Interessenten
Statistiken / Auswertungen

Integrierte Kommunikation
Der BüroWARE-Mailassistent greift auf die Stammdaten der Warenwirtschaft zu. Dadurch brauchen E-Mail-Adressen nur einmal gepflegt werden. Die
Belege (Angebote, Aufträge, Bestellungen etc.) können zudem ohne Umwege als PDF an Ihre Kunden oder Lieferanten versendet werden. Und egal
welcher Beleg oder welcher Kommunikationsweg: Die Adressakte füllt sich automatisch und man erhält maximale Transparenz über die Qualität jeder
Geschäftsbeziehung.

Eine Oberfläche und Datenbasis für alle Anwendungen
bedeutet maximale Kostensenkung !
3
Einkauf / Lagerverwaltung
„Im Einkauf liegt der Gewinn!“
Bestellvorschlag

Vorteil
Optimierte
Belegerfassung
Kreditlimitprüfung:
flexibel einstellbar
Seriennummer und
Chargenverwaltung
Handelsstücklisten,
Artikelkits
Mehrsprachige Artikeltexte
Langtexte
Alternativartikel
Aktionsverwaltung
Belegwandlung /
Duplikation
Sammelrechnungsfunktionen nach diversen Kriterien
Schnelle Artikel-Erfassung :
Scanning, EAN-Nummer,
Lieferanten-Artikelnummer
etc..
Nutzung von Katalogartikeln
Automatische
Mengenumrechnung
Vielfältige
Sonderkonditionen
Direktbestellung direkt aus
dem Kundenauftrag
Automatische Parameterübergabe an Tobit
Faxware und / oder
BüroWARE eBilling:
Belegversand im PDFFormat
Mobile Datenerfassung

Eine effiziente Bedarfsermittlung gehört zum Kern jeder professionellen Warenwirtschaft. Die mehrlagerfähige Bestandsverwaltung bildet die
Grundlage, um aufgrund der Bestellparameter (Höchstbestand, Meldebestand etc.) die optimalen Bestellmengen zu ermitteln. Dabei können
natürlich auch bestehende Kundenaufträge optional mit berücksichtigt werden. Hierbei spielt nach der genauen Mengenermittlung auch eine flexible
und schnelle Weiterverarbeitung (Überführung in eine Anfrage oder Bestellung ) eine entscheidende Rolle.

Serienanfrage
Schnell und genau müssen die besten Einkaufspreise in einem Handelsbetrieb ermittelt werden, denn im Einkauf liegt der größte Gewinn. Eine
optimierte Serienanfragefunktionalität ermöglicht die effiziente Weiterleitung der Bedarfsdaten an Ihre Lieferanten. Zuvor definierte Anfragegruppen
können selektiert und die Anfragen direkt an die Lieferanten gesendet werden. In einer speziellen Datenbank werden die Konditionen der Lieferanten
im Bezug auf die Anfragepositionen abgespeichert um den Lieferanten mit den „besten“ Konditionen ermitteln zu können.

Direktbestellung aus Verkaufsbelegen
Die Lieferantenbestellung kann direkt aus einem Kundenauftrag mit
wenigen Handgriffen generiert werden. Die aktuellen Auftragspositionen
werden mittels Knopfdruck für die Bestellung vorgeschlagen. Bestellte
Positionen des Auftrages werden rot gekennzeichnet. Der Kundenauftrag
und die Lieferantenbestellung ist zur besseren Nachverfolgung über eine
Vorgangsnummer verbunden. Diese vereinfachte Direktbestellung ist
einfach, schnell und praxisgerecht.

Optimierte Frachtberechnung
Für den Einkauf ist eine genaue Kontrolle der Eingangs-Frachtkosten notwendig. Aufgrund der im System hinterlegten Frachttarife und den vereinbarten Lieferbedingungen können für jeden Eingangsbeleg die richtigen
Frachtkosten ermittelt werden. Spezielle Frachtartikel, die sich automatisch auflösen, um den „richtigen“ Betrag des Einkaufsbeleges zu ermitteln, unterstützen diesen Prozess optimal. Berücksicht werden hierbei der
Mengenrabatt, die Frei-Haus-Grenze und die anfallenden Frachtkosten.

NEXMART
Der Beweis für die herausragenden Integrationsmöglichkeiten ist die
Abbildung des Bestellvorgangs über das Internetportal Nexmart. Auch hier
ist entscheidend, dass der Prozess innerhalb der BüroWAREWarenwirtschaft erfolgt, um Doppelterfassung und Schnittstellenproblematik zu verhindern.

4
Verkauf / Auslieferung
schnell und genau!
Etikettenerfassung – die einfache Art Artikel zu beschriften
Eine stetige Aufgabe im Handelsbetrieb ist die Vorbereitung der Ware zum Verkauf. Außerdem müssen z.B. schnell ganze Regale umgezeichnet werden
(neuer Lieferant, Preiserhöhung etc.). Der Anwender wird durch die HOBAS - Etikettenerfassung optimal unterstützt: Spezielle Etikettentexte,
verschiedene Etikettenformate (Scannerschienen, Fähnchen, DIN A4 etc.), Etikettenanzahl, Scannererfassung etc.

EK/VK – Kalkulation im Verkaufsbeleg
Die Zeiten des scharfen Wettbewerbs bedeuten, dass von Kunden vermehrt „gehandelt“ wird. Die Verkäufer sind mit diesen Kundenforderungen
unmittelbar konfrontiert und müssen ggfs. Ihrerseits mit den Lieferanten um bessere Preise verhandeln, um den Auftrag zu bekommen. Diese
„verhandelten“ EK- und VK-Konditionen müssen nun aber auf der jeweiligen Verkaufsposition im Beleg einpflegbar sein, damit Preistransparenz besteht.
Außerdem müssen auch nachgelagerte Stellen wie z.B. die Einkaufsabteilung eine Prüfmöglichkeit bei Eingang der Lieferantenrechnung haben. Hierzu
bietet HOBAS eine Spezialfunktion, die eine technische Besonderheit von BüroWARE nutzt: individuelle Datenbanken. Dadurch ist es möglich, intelligente
Verknüpfungen von Daten herzustellen, die auch nach einem kompletten Belegdurchlauf im System verfügbar gemacht werden können. Dies ersetzt
hohen Kommunikations- und Kostenaufwand, der sonst von Menschen geleistet werden muss.

Vorteil
Transparente
Stammdaten
Multifunktionale Artikelstammmaske mit
Direktkalkulation aller
VK- Preise
Automatische
Preisberechnung als
Abschlag vom Basispreis
oder als Aufschlag vom
Bezugspreis
EK-Änderung mit/ohne VKKalkulationskette

VK- Historie

Bestell- und Preis-Verwaltung
nach mehreren Kriterien

Um Transparenz über die bisherigen Verkaufspreise
eines Kunden zu haben, wird dem Verkäufer bei der
Belegerfassung sofort eine Übersicht aller bisher
fakturierten oder angebotenen Verkaufspreise
automatisch angezeigt. Dies ermöglicht eine genaue
Übersicht der historischen Preise, zu denen der
Kunde diesen Artikel jemals bezogen hat oder ihm
angeboten wurde. Um den Vorgang „rund“ zu
machen, kann ein historischer Preis sofort in die
Position des Beleges übernommen werden. Die Zeit
des „Ausspielens“ Ihrer Mitarbeiter durch Kunden
betr. evtl. schon mal eingeräumter Sonderpreise ist
damit vorbei!

Hinterlegung der
Maßeinheiten und Faktoren
zur automatischen
Errechnung alternativer
Preise

Tourenverwaltung
Eine effiziente Tourenverwaltung hat große Bedeutung, um den kostenintensiven Fuhrpark optimal zu steuern. Dabei müssen die Auslieferungsdaten, die
durch den Verkauf im Kunden- oder Lieferantenbeleg erfasst werden, zu Tourenvorschlägen aufbereitet werden. Die darauf aufsetzende Disposition kann
Änderungen des Fahrtablaufes vornehmen, um eine optimale Ausnutzung der Fuhrpark-Ressourcen zu erzielen und gleichzeitig terminliche Kundenwünsche zu bedienen. Nach Festlegung der endgültigen Touren werden die Verkaufsbelege mit evtl. vorgenommenen Änderungen wieder aktualisiert.
Das Verkaufspersonal hat somit Transparenz über die tatsächlichen Auslieferungsdaten.

Hinterlegung der
Verbandswarengruppen
pro Artikel oder
pro Warengruppe
Spezialmaske für die
Schnellerfassung/Pflege
mit den wichtigsten Feldern
Automatische
Aktionspreisverwaltung
Etikettenerfassung
Suchfunktionen
(Volltextsuche,
Matchcodesuche)
Umrechnungsfaktoren

5
Aussagefähige Zahlen
Qualität der Geschäftskontakte
Vorteil
Aussagefähige Zahlen
MIS – Sofortstatistik:
individuell anpassbar.
In Excel überführbar
Weitreichende StandardAuswertungen auf Listbasis
EAP mehrdimensionale und
graphische Auswertungen
als ADD-ON verfügbar
Direktverknüpfung mit FIBUOPs möglich

Vorteil
CRM – Erfolg mit Kunden
Integriertes Mailsystem
Serienbrief, Serienmails
Korrespondenzen
Adressakte
Kampagnenmanagement
TAPI / CTI Funktion
Eingangs-/
Ausgangsgespräche
Besuchsberichte
Interessentenverwaltung
Wiedervorlagen

Vorteil
Einfacher
Datenaustausch

MIS – Statistik: Stimmen ihre Zahlen?
Entscheidungsträger brauchen heute dringender denn je verständliche Informationen über Kaufverhalten, Kundenmärkte, Ertragsentwicklungen, Absatzgebiete, Einkäufe, Verkäufe, Finanzwesen
und Personal. Sie benötigen ein umfassendes Bild der Unternehmenssituation. Das Management Informations System (MIS)
von BüroWARE wird mit jedem Beleg, der von den Mitarbeitern
erfasst wird, aktualisiert und bietet hervorragende Möglichkeiten
der betrieblichen Informationsgewinnung. Auch die Übergabe an
externe Analyse-Tools wie MS-Excel zur weiteren Bearbeitung ist
vorgesehen.

Die HOBAS Matchcodesuche
– schneller suchen und finden
Abweichend zu der Standard-Artikelauswahl kann eine spezielle
Matchcodesuche zusätzlich im Firmenstamm aktiviert werden.
Mittels präzise definierten Suchbegriffen können entsprechende
Artikel gefunden werden. Es können bis zu 6 Matchcodes für einen
Artikel angelegt werden. Dies Suche ist besonders effizient, da
direkt in der Artikelauswahltabelle in einer speziellen Suchspalte,
die über alle definierten Suchbegriffe verfügt, einer der Matchcodes
eingeben werden kann. Die Tabelle aktualisiert sich sofort mit der
Eingabe des ersten Zeichens. Durch diese Tabellenschnellsortierung können die gesuchten Artikel besonders schnell gefunden
werden. Optional könnte die HOBAS Matchcodesuche auch den
Standard-Artikelstamm komplett ersetzen, da sämtliche Funktionen auch hier verfügbar sind.

CRM: Qualität in der Kundenbeziehung

Import von Artikeldaten
der Lieferanten
Export von Stammdaten
Nutzung von
Werbeadressen
Meldung von Abverkaufszahlen an Verbände

6

Die Qualität der Beziehung zum Kunden entscheidet im Vertrieb über den Erfolg Ihres Geschäftes.
Deshalb müssen zum einen die vielfältigen Kontaktdaten (Korrespondenz, Mails, Gespräche und
Besuchsberichte) übersichtlich auf der Kundenadresse sichtbar sein. Zum anderen müssen
vertriebliche Aktivitäten (z.B. Kampagnenmanagement) mit den vorhandenen Daten geplant und
einfach umgesetzt werden können (Serienmails, Serienbriefe). Die Vorteile eines integrierten
WAWI/CRM-Systems liegen auf der Hand, weil die Datenbasis dieselbe ist. Zudem können auch
bedienerbezogen die Offenen Posten aus der FIBU bzw. das Zahlungsverhalten des Kunden angezeigt
werden. Das bedeutet maximale Transparenz.
Immer eine Hilfe – die Zusatzmodule und ADD-ONs
Kasse: Integration + Automatisierung = Effizienz
Das Kassen-Modul ermöglicht die schnelle Erfassung aller Zahlungsvorgänge am Point of Sale (POS). Alle Informationen zu den registrierten Waren und
Gütern werden online verbucht und greifen auf die gleichen Datenbestände wie die anderen Warenwirtschaftsbelege zu. Die Kassenbuchungen können
bei Bedarf direkt in die BüroWARE Finanzbuchhaltung übernommen werden.

Geovisualisierung
Wie sind meine Kunden geographisch verteilt? Wo befinden sich die Baustellen meiner Kunden? Wie kann ich Optimierungspotential hinsichtlich des
Einsatzes von Vertretern, von Werbeaktionen bzw. der Auslieferung von Waren schnell erkennen? Unsere Lösung: Alle notwendigen Daten liegen in
Belegen oder Stammdaten unserer Systems vor.
Diese werden mit einer GEO-Codierung versehen und
können somit auf digitalem Kartenmaterial visualisiert
werden.

BüroWARE Online-Shop-Schnittstelle
Die Artikeldaten werden direkt aus BüroWARE HOBAS
ausgelesen und in den Webshop transferiert.
Selbstverständlich stehen detaillierte Artikelinformationen und Bilder auch im Shop zur Verfügung.
Eingehende Aufträge werden aus dem Webshop
abgeholt und in BüroWARE HOBAS als Belege
eingelesen. (Schnittstellen abgestimmt auf oxid,
oscommerce etc.)

Vorteil
ADD-ONs leicht
integrierbar
Über 160 BüroWARELösungspartner bundesweit
mit Branchenkenntnissen
Langjährige Erfahrung
des Herstellers ( 1993 )
als auch des Lösungspartners (1997)
Optimale Integration
von Spezialfunktionen
ohne Systembruch
BüroWARE Designer Modul:
Leichte Anpassbarkeit
und Fortentwicklung
als Kernkonzept
Technische Innovation:
Workflow-Technologie,
Individuelle Datenbanken
Kontinuierlicher Fortschritt:
Lösungs-Dynamik durch
mittelstandsorientierte
Speziallisten

BüroWARE eBay-Schnittstelle
Die Auktionssteuerung für eBay ermöglicht es Ihnen,
Daten schnell und einfach zwischen BüroWARE und der
Auktionsplattform eBay auszutauschen (in verschiedenen Funktions- und Ausbaustufen erhältlich).

7
Wir verstehen uns als qualifizierter
Berater und Dienstleister für mittelständische Unternehmer. Unser
Schwerpunkt liegt dabei in der
Einführung, Weiterentwicklung und
dem Support von ERP-Systemen
und sinnvollen Zusatzprogrammen.
Unsere Kundenbeziehungen sind
von Kontinuität und inhaltlicher
Dynamik geprägt. Wir stehen mit
unseren Kunden in einem aktiven
und offenen Dialog, um praxisgerechte und optimale Lösungen
mittels anpassbarer ERP-Software
und ergänzenden Software-Spezialprodukten zu realisieren.
Unsere Kunden schätzen dabei
unsere Empathie, sich gründlich in
die Realität in den Firmen hineinzudenken und umsetzbare ERPKonzepte zu erarbeiten. Wir
schätzen an unseren Kunden das
Praxiswissen, den Ideenreichtum
und die Entschiedenheit, optimale
Abläufe auch Wirklichkeit werden zu
lassen. Diese gelebte partnerschaftliche Zusammenarbeit bringt
uns neben dem beiderseitigen
wirtschaftlichen Nutzen viel Spaß
und Freude beim Arbeiten als
Dienstleister.

softTRADE
Hocke & Kotsch OHG
Hauptsitz:
Wellastr. 16
36088 Hünfeld
Büro Rhein-Main :
Graf-Gerlach-Str. 12
65232 Taunusstein
Telefon 06652/99 237-0
Telefax 06652/99 237-29
www.softtrade.de
info@softtrade.de

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  • 1. BüroWARE HOBAS Die Lösung für mittelständische Handelsunternehmen Holzfachmärkte - Baumärkte/-stoffe - Stahlhandel
  • 2. BüroWARE HOBAS Die Komplettlösung für Ihr Unternehmen! BüroWARE - Alles in Einem! Vorteil Funktionsbreite ERP / Warenwirtschaft Damit haben Sie nicht nur das aktuelle Tagesgeschäft, sondern auch alle längerfristigen Planungen, Entwicklungen und Projekte jederzeit klar im Blick: Kunden, Lieferanten, Interessenten, Kreditoren & Debitoren, Warenbestand ... Groß- und Einzelhandelsgeschäft Warensortiment aus unterschiedlichen Produktbereichen abbildbar Integrierte Anwendung : Warenwirtschaft, CRM Office Planer, Finanzbuchhaltung Finanzbuchhaltung Umfassend in den Funktionen, komfortabel in der Bedienung und von höchster Effizienz in der Organisation und Vernetzung der Daten – so wird die BüroWARE Finanzbuchhaltung zu Ihrer Schaltzentrale, wenn es um die Finanzen Ihres Unternehmens geht. Vorteil Umfangreiche Funktionen bereits im Standard ERP / Warenwirtschaft Mehrmandantenfähigkeit Mehrlagerfähigkeit Ausgefeilte Preissteuerung Kundenmanagement mit dem CRM OfficePlaner Durch gezielte Optimierung der Organisationsabläufe steigern Sie Ihren Erfolg. Mit den umfassenden Funktionen werden Kommunikation, Verkaufsabwicklung sowie der gesamte Arbeitsablauf in Ihrem Unternehmen einfacher, schneller und rundum effizienter organisiert. Datenimport und -export CRM-Desktop Eigenes Mailsystem Klassifizierung der Adressen Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten HOBAS Branchen-Knowhow Die Lösung für mittelständische Handelsbetriebe mit den Schwerpunkten: - Holzfachmärkte - Baumärkte/-stoffe - Stahlhandel in einer Programmoberfläche. Auf die Branche abgestimmte Tiefenfunktionalität sind anwenderfreundlich und intelligent integriert. Finanzbuchhaltung Zertifizierte Fibu mit OP-Verwaltung und Mahnwesen Zahlungsverkehr Elektronischer Kontoauszug GuV + BWA 2 BüroWARE HOBAS verbindet die Funktionsbreite einer Standardsoftware ( BüroWARE ) mit den Vorteilen einer abgestimmten Branchen-Anwendung ( HOBAS ).
  • 3. BüroWARE HOBAS Die Lösung für mittelständische Handelsunternehmen Sie handeln – wir haben die Lösung! Das BüroWARE Modul HOBAS bietet Unternehmen eine Branchenlösung für den Verkauf von Gütern und Waren aller Art. Das Modul HOBAS basiert auf dem ERP-System von BüroWARE und integriert nahtlos alle Arbeitsabläufe in Ihre Betriebswirtschaft und stellt Ihnen aktuelle Daten in den verschiedensten Auswertungen zur Verfügung. Modularer Aufbau BüroWARE ist modular aufgebaut und kann je nach Bedarf sehr flexibel erweitert werden. Die einzelnen Komponenten arbeiten effizient zusammen und ergänzen sich, d.h. BüroWARE erlaubt den Workflow von der Beschaffung bis zur Finanzbuchhaltung. Vorteil Aus der Handelspraxis entwickelt. Intuitive Bedienbarkeit Bedienbar per Tastatur und/oder Maus Einkauf und Beschaffung Kassengeschäft Verkauf Automatische Preisfindungsfunktionen Tourenverwaltung Etikettendruck Intuitive Bedienung Eine EDV mit intelligenter und flexibler Programmstruktur unterstützt den Anwender optimal in seiner Arbeit. Dabei sorgt die intuitiv bedienbare Windowsoberfläche für die leichte Erlernbarkeit und Bedienung des Systems. Optimierte Abläufe durch Workflow-Technologie An welcher Stelle im Programm müssen Ihre Mitarbeiter welchen Vorgang aufrufen. Welche Funktion wird genau dann benötigt? Wie ist der optimale Weg, damit effizient gearbeitet werden kann? BüroWARE bietet durch die Möglichkeit, interne Workflow-Programme einzubinden, das Potential für wesentliche Zeit- und Kosteneinsparung. Und – mit klaren Strukturen und einer optimalen Ablaufunterstützung steigt die Motivation der Menschen. Projektverwaltung Vertreterabrechnung Belegversand als PDF Datenimport von Herstellern Datenaustausch mit Verbänden Integriertes Mailsystem Adressakte: Kunden, Lieferanten, Interessenten Statistiken / Auswertungen Integrierte Kommunikation Der BüroWARE-Mailassistent greift auf die Stammdaten der Warenwirtschaft zu. Dadurch brauchen E-Mail-Adressen nur einmal gepflegt werden. Die Belege (Angebote, Aufträge, Bestellungen etc.) können zudem ohne Umwege als PDF an Ihre Kunden oder Lieferanten versendet werden. Und egal welcher Beleg oder welcher Kommunikationsweg: Die Adressakte füllt sich automatisch und man erhält maximale Transparenz über die Qualität jeder Geschäftsbeziehung. Eine Oberfläche und Datenbasis für alle Anwendungen bedeutet maximale Kostensenkung ! 3
  • 4. Einkauf / Lagerverwaltung „Im Einkauf liegt der Gewinn!“ Bestellvorschlag Vorteil Optimierte Belegerfassung Kreditlimitprüfung: flexibel einstellbar Seriennummer und Chargenverwaltung Handelsstücklisten, Artikelkits Mehrsprachige Artikeltexte Langtexte Alternativartikel Aktionsverwaltung Belegwandlung / Duplikation Sammelrechnungsfunktionen nach diversen Kriterien Schnelle Artikel-Erfassung : Scanning, EAN-Nummer, Lieferanten-Artikelnummer etc.. Nutzung von Katalogartikeln Automatische Mengenumrechnung Vielfältige Sonderkonditionen Direktbestellung direkt aus dem Kundenauftrag Automatische Parameterübergabe an Tobit Faxware und / oder BüroWARE eBilling: Belegversand im PDFFormat Mobile Datenerfassung Eine effiziente Bedarfsermittlung gehört zum Kern jeder professionellen Warenwirtschaft. Die mehrlagerfähige Bestandsverwaltung bildet die Grundlage, um aufgrund der Bestellparameter (Höchstbestand, Meldebestand etc.) die optimalen Bestellmengen zu ermitteln. Dabei können natürlich auch bestehende Kundenaufträge optional mit berücksichtigt werden. Hierbei spielt nach der genauen Mengenermittlung auch eine flexible und schnelle Weiterverarbeitung (Überführung in eine Anfrage oder Bestellung ) eine entscheidende Rolle. Serienanfrage Schnell und genau müssen die besten Einkaufspreise in einem Handelsbetrieb ermittelt werden, denn im Einkauf liegt der größte Gewinn. Eine optimierte Serienanfragefunktionalität ermöglicht die effiziente Weiterleitung der Bedarfsdaten an Ihre Lieferanten. Zuvor definierte Anfragegruppen können selektiert und die Anfragen direkt an die Lieferanten gesendet werden. In einer speziellen Datenbank werden die Konditionen der Lieferanten im Bezug auf die Anfragepositionen abgespeichert um den Lieferanten mit den „besten“ Konditionen ermitteln zu können. Direktbestellung aus Verkaufsbelegen Die Lieferantenbestellung kann direkt aus einem Kundenauftrag mit wenigen Handgriffen generiert werden. Die aktuellen Auftragspositionen werden mittels Knopfdruck für die Bestellung vorgeschlagen. Bestellte Positionen des Auftrages werden rot gekennzeichnet. Der Kundenauftrag und die Lieferantenbestellung ist zur besseren Nachverfolgung über eine Vorgangsnummer verbunden. Diese vereinfachte Direktbestellung ist einfach, schnell und praxisgerecht. Optimierte Frachtberechnung Für den Einkauf ist eine genaue Kontrolle der Eingangs-Frachtkosten notwendig. Aufgrund der im System hinterlegten Frachttarife und den vereinbarten Lieferbedingungen können für jeden Eingangsbeleg die richtigen Frachtkosten ermittelt werden. Spezielle Frachtartikel, die sich automatisch auflösen, um den „richtigen“ Betrag des Einkaufsbeleges zu ermitteln, unterstützen diesen Prozess optimal. Berücksicht werden hierbei der Mengenrabatt, die Frei-Haus-Grenze und die anfallenden Frachtkosten. NEXMART Der Beweis für die herausragenden Integrationsmöglichkeiten ist die Abbildung des Bestellvorgangs über das Internetportal Nexmart. Auch hier ist entscheidend, dass der Prozess innerhalb der BüroWAREWarenwirtschaft erfolgt, um Doppelterfassung und Schnittstellenproblematik zu verhindern. 4
  • 5. Verkauf / Auslieferung schnell und genau! Etikettenerfassung – die einfache Art Artikel zu beschriften Eine stetige Aufgabe im Handelsbetrieb ist die Vorbereitung der Ware zum Verkauf. Außerdem müssen z.B. schnell ganze Regale umgezeichnet werden (neuer Lieferant, Preiserhöhung etc.). Der Anwender wird durch die HOBAS - Etikettenerfassung optimal unterstützt: Spezielle Etikettentexte, verschiedene Etikettenformate (Scannerschienen, Fähnchen, DIN A4 etc.), Etikettenanzahl, Scannererfassung etc. EK/VK – Kalkulation im Verkaufsbeleg Die Zeiten des scharfen Wettbewerbs bedeuten, dass von Kunden vermehrt „gehandelt“ wird. Die Verkäufer sind mit diesen Kundenforderungen unmittelbar konfrontiert und müssen ggfs. Ihrerseits mit den Lieferanten um bessere Preise verhandeln, um den Auftrag zu bekommen. Diese „verhandelten“ EK- und VK-Konditionen müssen nun aber auf der jeweiligen Verkaufsposition im Beleg einpflegbar sein, damit Preistransparenz besteht. Außerdem müssen auch nachgelagerte Stellen wie z.B. die Einkaufsabteilung eine Prüfmöglichkeit bei Eingang der Lieferantenrechnung haben. Hierzu bietet HOBAS eine Spezialfunktion, die eine technische Besonderheit von BüroWARE nutzt: individuelle Datenbanken. Dadurch ist es möglich, intelligente Verknüpfungen von Daten herzustellen, die auch nach einem kompletten Belegdurchlauf im System verfügbar gemacht werden können. Dies ersetzt hohen Kommunikations- und Kostenaufwand, der sonst von Menschen geleistet werden muss. Vorteil Transparente Stammdaten Multifunktionale Artikelstammmaske mit Direktkalkulation aller VK- Preise Automatische Preisberechnung als Abschlag vom Basispreis oder als Aufschlag vom Bezugspreis EK-Änderung mit/ohne VKKalkulationskette VK- Historie Bestell- und Preis-Verwaltung nach mehreren Kriterien Um Transparenz über die bisherigen Verkaufspreise eines Kunden zu haben, wird dem Verkäufer bei der Belegerfassung sofort eine Übersicht aller bisher fakturierten oder angebotenen Verkaufspreise automatisch angezeigt. Dies ermöglicht eine genaue Übersicht der historischen Preise, zu denen der Kunde diesen Artikel jemals bezogen hat oder ihm angeboten wurde. Um den Vorgang „rund“ zu machen, kann ein historischer Preis sofort in die Position des Beleges übernommen werden. Die Zeit des „Ausspielens“ Ihrer Mitarbeiter durch Kunden betr. evtl. schon mal eingeräumter Sonderpreise ist damit vorbei! Hinterlegung der Maßeinheiten und Faktoren zur automatischen Errechnung alternativer Preise Tourenverwaltung Eine effiziente Tourenverwaltung hat große Bedeutung, um den kostenintensiven Fuhrpark optimal zu steuern. Dabei müssen die Auslieferungsdaten, die durch den Verkauf im Kunden- oder Lieferantenbeleg erfasst werden, zu Tourenvorschlägen aufbereitet werden. Die darauf aufsetzende Disposition kann Änderungen des Fahrtablaufes vornehmen, um eine optimale Ausnutzung der Fuhrpark-Ressourcen zu erzielen und gleichzeitig terminliche Kundenwünsche zu bedienen. Nach Festlegung der endgültigen Touren werden die Verkaufsbelege mit evtl. vorgenommenen Änderungen wieder aktualisiert. Das Verkaufspersonal hat somit Transparenz über die tatsächlichen Auslieferungsdaten. Hinterlegung der Verbandswarengruppen pro Artikel oder pro Warengruppe Spezialmaske für die Schnellerfassung/Pflege mit den wichtigsten Feldern Automatische Aktionspreisverwaltung Etikettenerfassung Suchfunktionen (Volltextsuche, Matchcodesuche) Umrechnungsfaktoren 5
  • 6. Aussagefähige Zahlen Qualität der Geschäftskontakte Vorteil Aussagefähige Zahlen MIS – Sofortstatistik: individuell anpassbar. In Excel überführbar Weitreichende StandardAuswertungen auf Listbasis EAP mehrdimensionale und graphische Auswertungen als ADD-ON verfügbar Direktverknüpfung mit FIBUOPs möglich Vorteil CRM – Erfolg mit Kunden Integriertes Mailsystem Serienbrief, Serienmails Korrespondenzen Adressakte Kampagnenmanagement TAPI / CTI Funktion Eingangs-/ Ausgangsgespräche Besuchsberichte Interessentenverwaltung Wiedervorlagen Vorteil Einfacher Datenaustausch MIS – Statistik: Stimmen ihre Zahlen? Entscheidungsträger brauchen heute dringender denn je verständliche Informationen über Kaufverhalten, Kundenmärkte, Ertragsentwicklungen, Absatzgebiete, Einkäufe, Verkäufe, Finanzwesen und Personal. Sie benötigen ein umfassendes Bild der Unternehmenssituation. Das Management Informations System (MIS) von BüroWARE wird mit jedem Beleg, der von den Mitarbeitern erfasst wird, aktualisiert und bietet hervorragende Möglichkeiten der betrieblichen Informationsgewinnung. Auch die Übergabe an externe Analyse-Tools wie MS-Excel zur weiteren Bearbeitung ist vorgesehen. Die HOBAS Matchcodesuche – schneller suchen und finden Abweichend zu der Standard-Artikelauswahl kann eine spezielle Matchcodesuche zusätzlich im Firmenstamm aktiviert werden. Mittels präzise definierten Suchbegriffen können entsprechende Artikel gefunden werden. Es können bis zu 6 Matchcodes für einen Artikel angelegt werden. Dies Suche ist besonders effizient, da direkt in der Artikelauswahltabelle in einer speziellen Suchspalte, die über alle definierten Suchbegriffe verfügt, einer der Matchcodes eingeben werden kann. Die Tabelle aktualisiert sich sofort mit der Eingabe des ersten Zeichens. Durch diese Tabellenschnellsortierung können die gesuchten Artikel besonders schnell gefunden werden. Optional könnte die HOBAS Matchcodesuche auch den Standard-Artikelstamm komplett ersetzen, da sämtliche Funktionen auch hier verfügbar sind. CRM: Qualität in der Kundenbeziehung Import von Artikeldaten der Lieferanten Export von Stammdaten Nutzung von Werbeadressen Meldung von Abverkaufszahlen an Verbände 6 Die Qualität der Beziehung zum Kunden entscheidet im Vertrieb über den Erfolg Ihres Geschäftes. Deshalb müssen zum einen die vielfältigen Kontaktdaten (Korrespondenz, Mails, Gespräche und Besuchsberichte) übersichtlich auf der Kundenadresse sichtbar sein. Zum anderen müssen vertriebliche Aktivitäten (z.B. Kampagnenmanagement) mit den vorhandenen Daten geplant und einfach umgesetzt werden können (Serienmails, Serienbriefe). Die Vorteile eines integrierten WAWI/CRM-Systems liegen auf der Hand, weil die Datenbasis dieselbe ist. Zudem können auch bedienerbezogen die Offenen Posten aus der FIBU bzw. das Zahlungsverhalten des Kunden angezeigt werden. Das bedeutet maximale Transparenz.
  • 7. Immer eine Hilfe – die Zusatzmodule und ADD-ONs Kasse: Integration + Automatisierung = Effizienz Das Kassen-Modul ermöglicht die schnelle Erfassung aller Zahlungsvorgänge am Point of Sale (POS). Alle Informationen zu den registrierten Waren und Gütern werden online verbucht und greifen auf die gleichen Datenbestände wie die anderen Warenwirtschaftsbelege zu. Die Kassenbuchungen können bei Bedarf direkt in die BüroWARE Finanzbuchhaltung übernommen werden. Geovisualisierung Wie sind meine Kunden geographisch verteilt? Wo befinden sich die Baustellen meiner Kunden? Wie kann ich Optimierungspotential hinsichtlich des Einsatzes von Vertretern, von Werbeaktionen bzw. der Auslieferung von Waren schnell erkennen? Unsere Lösung: Alle notwendigen Daten liegen in Belegen oder Stammdaten unserer Systems vor. Diese werden mit einer GEO-Codierung versehen und können somit auf digitalem Kartenmaterial visualisiert werden. BüroWARE Online-Shop-Schnittstelle Die Artikeldaten werden direkt aus BüroWARE HOBAS ausgelesen und in den Webshop transferiert. Selbstverständlich stehen detaillierte Artikelinformationen und Bilder auch im Shop zur Verfügung. Eingehende Aufträge werden aus dem Webshop abgeholt und in BüroWARE HOBAS als Belege eingelesen. (Schnittstellen abgestimmt auf oxid, oscommerce etc.) Vorteil ADD-ONs leicht integrierbar Über 160 BüroWARELösungspartner bundesweit mit Branchenkenntnissen Langjährige Erfahrung des Herstellers ( 1993 ) als auch des Lösungspartners (1997) Optimale Integration von Spezialfunktionen ohne Systembruch BüroWARE Designer Modul: Leichte Anpassbarkeit und Fortentwicklung als Kernkonzept Technische Innovation: Workflow-Technologie, Individuelle Datenbanken Kontinuierlicher Fortschritt: Lösungs-Dynamik durch mittelstandsorientierte Speziallisten BüroWARE eBay-Schnittstelle Die Auktionssteuerung für eBay ermöglicht es Ihnen, Daten schnell und einfach zwischen BüroWARE und der Auktionsplattform eBay auszutauschen (in verschiedenen Funktions- und Ausbaustufen erhältlich). 7
  • 8. Wir verstehen uns als qualifizierter Berater und Dienstleister für mittelständische Unternehmer. Unser Schwerpunkt liegt dabei in der Einführung, Weiterentwicklung und dem Support von ERP-Systemen und sinnvollen Zusatzprogrammen. Unsere Kundenbeziehungen sind von Kontinuität und inhaltlicher Dynamik geprägt. Wir stehen mit unseren Kunden in einem aktiven und offenen Dialog, um praxisgerechte und optimale Lösungen mittels anpassbarer ERP-Software und ergänzenden Software-Spezialprodukten zu realisieren. Unsere Kunden schätzen dabei unsere Empathie, sich gründlich in die Realität in den Firmen hineinzudenken und umsetzbare ERPKonzepte zu erarbeiten. Wir schätzen an unseren Kunden das Praxiswissen, den Ideenreichtum und die Entschiedenheit, optimale Abläufe auch Wirklichkeit werden zu lassen. Diese gelebte partnerschaftliche Zusammenarbeit bringt uns neben dem beiderseitigen wirtschaftlichen Nutzen viel Spaß und Freude beim Arbeiten als Dienstleister. softTRADE Hocke & Kotsch OHG Hauptsitz: Wellastr. 16 36088 Hünfeld Büro Rhein-Main : Graf-Gerlach-Str. 12 65232 Taunusstein Telefon 06652/99 237-0 Telefax 06652/99 237-29 www.softtrade.de info@softtrade.de