Legal Requirements for Document Management in Europe

Legal Requirements for Document Management in Europe Page 1 of 61

Legal Requirements for
Document Management in Europe
March 2010

Coordination: Jürgen Biffar (DocuWare)
Stefan Groß (Peters, Schönberger & Partner)

Austria: Markus Andréewitch (Andreéwitch & Simon), Herbert F. Maier
France: Philippe Martin (Bureau von Dijk) et. al.
Germany: Stefan Groß, Dr. Nils Hallermann (Peters, Schönberger & Partner)
Italy: Andrea Lisi (Studio Legale Lisi)
Spain: Alberto Olivares Antolín (Ernst & Young)
Switzerland: Bernhard Blum (Ernst & Young)
United Kingdom: Alan Shipman (Group 5 Training)

Copyright © 2010 VOI e.V. – All Rights Reserved.

VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.
Heilsbachstr. 25, 53123 Bonn, Germany
www.voi.de

Sponsors:


Scope
The competence center for “Steuern und Recht” (tax and law) of the German trade association for
document management industry (Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. - voice
of information – VOI) has initiated this publication setting out the main legal aspects for document
management in European countries.
The publication is designed to offer simple and short descriptions of the legal requirements which have
to be observed in major European countries when documents are stored electronically for long term
archiving purposes. It aims to provide support and offer valuable information to software vendors,
consultants and end users acting on a Europe-wide basis.
March 2010

Table of Content

Austria ................................................................................. 3
France ............................................................................... 10
Germany ........................................................................... 23
Italy ................................................................................... 29
Spain ................................................................................. 39
Switzerland ....................................................................... 50
United Kingdom ................................................................ 56
Sponsors ........................................................................... 61

Disclaimer
The information provided in this publication is without engagement and is intended solely to provide
you with a general overview of the problems without any pretension to completeness or accuracy of
detail. This publication is not designed to clarify the details of individual legal regulations or all aspects
of the subjects addressed and does not replace legal and tax advice in individual cases. Before
making any business decisions you should consult your tax adviser, auditor or attorney. The legal
regulations may have changed since this text was published.


Austria
Authors:
Dkfm. Herbert F. Maier Dr. Markus Andréewitch
Wirtschaftsprüfer und Steuerberater/certified Rechtsanwalt/attorney-at-law
accountant and tax advisor
1010 Wien, Stallburggasse 4
1010 Wien, Walfischgasse 5-7
www.andsim.at
www.hfmaier.at
office@andsim.at
office@hfmaier.at

1. Unternehmensrechtliche Aspekte 1. Corporate law aspects
1.1. Rechtsgrundlagen 1.1. Legal foundations
§ 212 UGB regelt die unternehmensrechtliche § 212 of the Commercial Code specifies
Aufbewahrungspflicht und Aufbewahrungsfrist; safekeeping obligations and safekeeping
nach § 190 Abs 5 UGB kann der Unternehmer periods for enterprises; according to § 190 Sec.
zur ordnungsgemäßen Buchführung und zur 5 of the Commercial Code, an enterprise may
Aufbewahrung seiner Geschäftsbriefe use data carriers for orderly bookkeeping and
Datenträger benützen; die Vorlage von documentation of business correspondence;
Unterlagen auf Datenträgern ist in § 216 UGB submission of documents on data carriers is
geregelt. governed by § 216 of the Commercial Code.

1.2. Aufbewahrungspflichtige 1.2. Parties responsible for safekeeping
Der Aufbewahrungspflicht unterliegen nach § According to § 212 Sec. 1 of the Commercial
212 Abs 1 UGB Unternehmer, d. s.: Code, enterprises obliged to safekeeping are:
• Kapitalgesellschaften und unternehmerisch • Corporations and entrepreneurial
tätige Personengesellschaften, bei denen partnerships none of whose partners with
kein unbeschränkt haftender Gesellschafter unlimited liability is a natural person.
eine natürliche Person ist;
• All other enterprises with a turnover of more
• alle anderen Unternehmen mit einem than EUR 400,000.00. Accounting
Umsatz von mehr als EUR 400.000,00. Die obligations apply irrespective of the entry in
Rechnungslegungspflicht ist unabhängig the commercial register.
von der Eintragung in das Firmenbuch.
Exempt from accounting obligations according
Ausgenommen von der to § 189 Sec. 4 of the Commercial Code are the
Rechnungslegungspflicht sind gemäß § 189 liberal professions, agriculture and forestry, as
Abs 4 UGB Angehörige der freien Berufe, Land- well as enterprises whose earnings in the sense
und Forstwirte sowie Unternehmer, deren of income tax laws consist of revenues in
Einkünfte iSd EStG aus dem Überschuss der excess of professional expenses.
Einnahmen über die Werbungskosten bestehen.
1.3. Scope of safekeeping
1.3. Aufbewahrungsumfang
According to § 212 of the Commercial Code,
Nach § 212 UGB hat der Unternehmer folgende entrepreneurs must consign the following
Unterlagen aufzubewahren: documents to safekeeping:
• Inventare • Inventories
• Eröffnungsbilanzen • Opening balance sheets
• Jahresabschlüsse samt den Lageberichten • Annual financial statements and reports
• Konzernabschlüsse samt den • Consolidated financial statements and
Konzernlageberichten reports


• empfangene Geschäftsbriefe • Business letters received
• Abschriften der abgesendeten • Copies of business letters sent
Geschäftsbriefe und
• Records (accounting receipts) for postings
• Belege für Buchungen in den von ihm made in the books to be kept by the
gemäß UGB zu führenden Büchern entrepreneur as per the Commercial Code
(Buchungsbelege)

1.4. Umfang der Vorlagepflicht von
1.4. Scope of obligations as concerns
Unterlagen auf Datenträgern
submission of records on data carriers
Wer Eintragungen oder Aufbewahrungen in
To the extent an entrepreneur is committed to
elektronischer Form vorgenommen hat, muss,
disclosing electronic entries and records
soweit er zur Einsichtgewährung verpflichtet ist,
according to § 216 of the Commercial Code, the
gemäß § 216 UGB auf seine Kosten innerhalb
entrepreneur must, at his/her own expense and
angemessener Frist diejenigen Hilfsmittel zur
within a reasonably short period of time, provide
Verfügung stellen, die notwendig sind, um die
the aids necessary for reading the records as
Unterlagen lesbar zu machen, und, soweit
well as the required, lasting reproductions which
erforderlich, die benötigte Anzahl ohne Hilfs-
can be read without aids.
mittel lesbarer, dauernder Wiedergaben
beibringen.
1.5. Safekeeping technique
1.5. Aufbewahrungsart According to § 212 of the Commercial Code,
safekeeping must be separate and organized.
§ 212 UGB bestimmt, dass eine gesonderte
Aufbewahrung geordnet zu erfolgen hat. The entrepreneur may use data carriers for
orderly bookkeeping and maintenance of
Der Unternehmer kann zur ordnungsgemäßen
records. In this connection, it is necessary to
Buchführung und zur Aufbewahrung seiner
ensure that the stored data can at all times be
Unterlagen Datenträger benützen. Hierbei muss
reproduced consistently in terms of content,
die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete,
fully, in an organized manner and - as concerns
hinsichtlich der in § 212 Abs 1 UGB genannten
documents mentioned in § 212 Sec. 1 of the
Schriftstücke auch die urschriftgetreue
Commercial Code - true to the original
Wiedergabe der gespeicherten Daten bis zum
documents until expiry of the statutory
Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
safekeeping deadlines.
jederzeit gewährleistet sein.
1.6. Safekeeping sites
1.6. Aufbewahrungsort
Safekeeping sites have not been prescribed. At
Ein bestimmter Ort der Aufbewahrung ist nicht
any rate, it must be possible to present
vorgeschrieben. Die Unterlagen müssen je-
documents within a reasonably short period of
denfalls innerhalb angemessener Zeit vorgelegt
time. Provided that this condition is fulfilled,
werden können. Unter dieser Voraussetzung
commercial law also permits safekeeping sites
kann der Aufbewahrungsort nach
to be located abroad.
Unternehmensrecht auch im Ausland liegen.
1.7. Safekeeping periods
1.7. Aufbewahrungsfrist
The Commercial Code prescribes a basic
Grundsätzlich beträgt die Aufbewahrungsfrist
safekeeping period of seven years. The
nach UGB sieben Jahre. Eine Verlängerung der
safekeeping period is extended by the duration
Aufbewahrungsfrist tritt für die Dauer eines
of any pending judicial or official proceedings in
anhängigen gerichtlichen oder behördlichen
which the entrepreneur is a party.
Verfahrens ein, in dem der Unternehmer
Parteistellung hat.
1.8. Sanctions
1.8. Sanktionen In principle, the Commercial Code does not
impose a direct compulsion mechanism to fulfil
Das UGB sieht einen direkten Zwang zur
accounting requirements prescribed under
Erfüllung der öffentlich-rechtlichen
public law. An indirect compulsion mechanism is
Buchführungspflicht grundsätzlich nicht vor.
imposed by commercial register court audit
Indirekter Zwang geht von der Prüfungspflicht
requirements, threat of penalty payments,
des Firmenbuchgerichtes und der


Zwangsstrafendrohung, von den corporate accounting regulations, liability
gesellschaftsrechtlichen Rechnungsle- issues, bankruptcy laws, penalties under the
gungsvorschriften und Haftungstatbeständen, penal code, and tax laws.
ferner von Bestimmungen des Insolvenzrechts
und anderen Strafdrohungen des
Strafgesetzbuches sowie von steuerrechtlichen
Vorschriften aus.
2. Tax law aspects
2. Steuerrechtliche Aspekte
2.1. Legal foundations
2.1. Rechtsgrundlagen
The Federal Taxation Code is authoritative in
Für den Bereich des Steuerrechts sind die terms of tax laws. According to § 132 Sec. 2 of
Bestimmungen der BAO maßgeblich. Nach the Federal Taxation Code, related documents
§ 132 Abs 2 BAO kann die Aufbewahrung can be stored on data carriers under certain
dieser Unterlagen auf Datenträgern unter conditions.
bestimmten Voraussetzungen erfolgen.
2.2. Parties responsible for safekeeping
2.2. Aufbewahrungspflichtige
According to § 132 of the Federal Taxation
Die Aufbewahrungspflicht nach § 132 BAO trifft Code, responsibility for safekeeping applies to
alle Personen (Unternehmer, Abgaben- all persons (entrepreneurs, persons liable to pay
pflichtige), die Buchführungspflichten zu erfüllen tax) obliged to comply with accounting
haben. Diese Pflicht trifft aber nicht nur die zur obligations. Apart from the persons obliged to
Buchführung Verpflichteten, sondern auch die comply with accounting obligations, this
freiwillig Bücher führenden Personen. Der Kreis responsibility also applies to persons who
der Aufbewahrungspflichtigen nach BAO ist voluntarily maintain accounts. Compared with
größer als der Kreis der Aufbewahrungspflichti- the Commercial Code, the Federal Taxation
gen nach UGB. Code defines a larger group of parties
responsible for safekeeping.
2.3. Umfang der Aufbewahrungspflichten
2.3. Scope of safekeeping commitments
Die gesamten Daten der Buchführung
unterliegen der Aufbewahrungspflicht. Mit der All accounting data are subject to a safekeeping
Erfüllung der abgabenrechtlichen obligation. Fulfillment of the safekeeping
Aufbewahrungspflichten sind die unternehmens- obligation prescribed by tax law at any rate
rechtlichen Aufbewahrungspflichten jedenfalls ensures fulfillment of the safekeeping obligation
abgedeckt. prescribed by corporate law.

2.4. Umfang der Vorlagepflicht von 2.4. Scope of obligations as concerns
Unterlagen auf Datenträgern submission of records on data carriers
Gemäß § 132 Abs 2 BAO kann die According to § 132 Sec. of the Federal Taxation
Aufbewahrung der aufbewahrungspflichtigen Code, documents subject to safekeeping may
Unterlagen, auf Datenträgern geschehen, wenn be stored on data carriers if their content can be
die vollständige, geordnete und inhaltsgetreue reproduced completely, in a systematic manner,
Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen and accurately at all times up to expiry of the
Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. statutory safekeeping deadline.

2.5. Aufbewahrungsart 2.5. Safekeeping technique
Erfolgt die Aufbewahrung von If documents subject to safekeeping are stored
aufbewahrungspflichtigen Unterlagen auf on data carriers, it must be possible to
Datenträgern, muss die vollständige, geordnete, reproduce their content completely, in a
inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe systematic manner, accurately and true to the
bis zum Ablauf der gesetzlichen original at all times up to expiry of the statutory
Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet sein. safekeeping deadline.

2.6. Ort der Aufbewahrung 2.6. Safekeeping site
§ 131 Abs 1 BAO bestimmt unter anderem, According to § 131 1 Sec. of the Federal
dass Bücher und Aufzeichnungen auf Taxation Code, books and records should be
Verlangen der Abgabenbehörde innerhalb transferable to Austria within an appropriate


angemessen festzusetzender Frist in das Inland deadline on request by tax authorities.
zu bringen sind.
The permission to maintain and store basic
Die Erlaubnis, Grundaufzeichnungen im records abroad and the obligation to transfer
Ausland zu führen und dort aufzubewahren, these records to Austria within an appropriate
sowie die Pflicht, diese Unterlagen auf deadline on request apply to processes
Verlangen innerhalb angemessener Frist ins associated with businesses, premises and
Inland zu bringen, gilt hinsichtlich jener properties located abroad.
Vorgänge, die einem im Ausland gelegenen
Though the remaining basic records may be
Betrieb, einer im Ausland gelegenen
maintained abroad, it must be possible to
Betriebsstätte oder einem im Ausland
transfer them to Austria within a reasonable
gelegenen Grundbesitz zuzuordnen sind.
period of time and maintain them there.
Die übrigen Grundaufzeichnungen dürfen zwar
im Ausland geführt werden, sind aber innerhalb 2.7. Safekeeping periods
angemessener Frist ins Inland zu bringen und
§ 132 Sec. 1 of the Federal Taxation Code
dort aufzubewahren.
prescribes a basic safekeeping period of seven
years. Records and documents concerning
2.7. Aufbewahrungsfrist
properties are subject to an extended
Die Aufbewahrungsfrist beträgt gemäß § 132 safekeeping period of 12 years.
Abs 1 BAO grundsätzlich sieben Jahre. Die Frist
für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen und 2.8. Sanctions
Unterlagen, die Grundstücke betreffen,
Intentional manipulations of books, records and
verlängert sich auf 12 Jahre.
associated receipts subject to safekeeping
constitute breaches of financial law and are
2.8. Sanktionen
punishable.
Als Finanzordnungswidrigkeit ist die
(vorsätzliche) Verletzung der Bücher, 2.9. Sales tax and electronic invoices
Aufzeichnungen und hiezu gehörige Belege
umfassenden Aufbewahrungspflicht ahndbar. An entrepreneur may submit invoices
exclusively in electronic format if the following
conditions are fulfilled:
2.9. Umsatzsteuer und elektronisch
übermittelte Rechnungen • The recipient accepts electronic invoices.
Ein Unternehmer kann unter folgenden • The electronic invoice's authenticity and
Voraussetzungen seine Rechnungen integrity of its contents must be ensured.
ausschließlich elektronisch übermitteln:
• Value added tax regulations concerning
• Der Rechnungsempfänger muss die invoice items have been observed.
elektronische Rechnung akzeptieren. Authenticity and integrity of contents are
• Die Echtheit der Herkunft und die ensured if the invoice is furnished with a
Unversehrtheit des Inhaltes einer secure, digital signature and based on a
elektronischen Rechnung müssen certificate issued by a certification institute
gewährleistet sein. in compliance with signature laws.
Invoices submitted via fax or e-mail are
• Die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes
considered electronic invoices.
hinsichtlich der Rechnungsbestandteile
müssen eingehalten werden. Die Echtheit
der Herkunft und die Unversehrtheit des
Inhaltes sind gewährleistet, wenn die
Rechnung mit einer (sog. “sicheren“)
digitalen Signatur versehen ist und auf
einem Zertifikat eines Zertifizierungsanbie-
ters im Sinne des Signaturgesetzes beruht.
Telefax- oder E-Mail-Rechnungen sind
elektronisch übermittelte Rechnungen.


3. Zivilrechtliche Aspekte 3. Civil law aspects
3.1. Beweismittelkraft elektronischer 3.1. Comparison of the validity of electronic
Dokumente im Vergleich documents as evidence
Der zentrale Grundsatz in österreichischen Zivil- A central concept of Austrian civil and criminal
und Strafverfahren ist jener der freien Be- proceedings is that of free assessment of
weiswürdigung. Danach hat das Gericht unter evidence. Accordingly, a court must at its own
sorgfältiger Berücksichtigung der Ergebnisse discretion carefully consider the results of
der gesamten Verhandlung und Beweisführung proceedings and evidence in their entirety in
nach freier Überzeugung zu beurteilen, ob eine order to ascertain the veracity of submitted
tatsächliche Angabe für wahr zu halten sei oder details. When providing reasons for its
nicht. In seiner Urteilsbegründung muss das judgement, the court must declare which
Gericht aber offenlegen, aufgrund welcher professional experiences it has used as a basis
Erfahrungssätze es zur Auffassung gelangt ist, for establishing the veracity of the
die festgestellten Tatsachen seien für wahr zu circumstances under consideration.
halten.
In civil proceedings, this basic concept applies
Dieser fundamentale Grundsatz gilt im to all items of evidence, i.e. not just witnesses'
Zivilprozess für alle Beweismittel, also nicht nur statements but also, in particular, documents
für Zeugenaussagen, sondern insbesondere submitted to the court, regardless of whether
auch für die dem Gericht vorgelegten they are in written or electronic form (including
Dokumente, unabhängig davon, ob diese in printouts of e-mails and facsimiles, scanned
schriftlicher oder elektronischer Form abgefasst documents etc.).
sind (also insbesondere für E-Mail-Ausdrucke,
Civil proceedings differentiate between public
Faxausdrucke, gescannte Dokumente, etc.).
and private documents. Public documents are
Im Zivilverfahren wird zwischen öffentlichen those issued by a public Austrian authority, a
Urkunden und Privaturkunden unterschieden. publicly certified notary, or a public foreign
Öffentliche Urkunden sind die von einer authority. All other documents are private.
österreichischen öffentlichen Behörde, einer mit Public documents are assumed as being
öffentlichen Glauben versehenen authentic, i.e. as originating from the declared
Urkundsperson oder von einer ausländischen source. This assumption of authenticity is not
öffentlichen Behörde ausgestellten Urkunden. made in the case of private documents. If a
Alle anderen Urkunden sind Privaturkunden. Für private document has been undersigned,
öffentliche Urkunden gilt die Vermutung der however, it is full proof that the statements
Echtheit, dass sie also von dem in ihr therein originate from the person who affixed
angegebenen Aussteller stammen. Bei his/her signature.
Privaturkunden gibt es diese
In concurrence, the Austrian signature law (§ 4
Echtheitsvermutung nicht. Ist allerdings die
Sec. 3) stipulates that the assumption of
Privaturkunde unterfertigt, begründet dies den
authenticity of an undersigned document's
vollen Beweis dafür, dass die darin enthaltenen
contents also applies to electronic documents
Erklärungen vom Namensträger der Unterschrift
furnished with a secure, electronic signature.
stammen.
Furthermore, public documents fully
In Übereinstimmung dazu legt das
substantiate the official decrees, statements and
österreichische Signaturgesetz (§ 4 Abs. 3) fest,
attestations contained therein. This does not
dass die Bestimmungen der Vermutung der
apply to private documents. The correctness of
Echtheit des Inhalts einer unterschriebenen
any private document's contents is subject to
Privaturkunde auch auf elektronische
assessment of evidence by a court at its own
Dokumente anzuwenden sind, die mit einer
discretion.
sicheren elektronischen Signatur versehen sind.
These rules concerning the authenticity of public
Weiters begründen öffentliche Urkunden vollen
and private documents do not apply in the case
Beweis dessen, was darin von der Behörde
of criminal proceedings. In this case, the judge
amtlich verfügt, erklärt oder bezeugt wird. Dies
makes his/her decision not on the basis of
gilt für Privaturkunden nicht. Die inhaltliche
statutory rules concerning validity of evidence,
Richtigkeit von Privaturkunden unterliegt stets
but on the basis of their own, independent
der freien richterlichen Beweiswürdigung.
conviction arising from a conscientious
Die dargestellten Regelungen zu dem examination of all items of evidence, pro as well
Urkundenbeweis bezüglich öffentlicher as contra. In case of doubt, judgment should


Urkunden und Privaturkunden gelten für das always be passed in favour of the accused (in
Strafverfahren nicht. Dort entscheidet der dubio pro reo).
Richter nicht nach gesetzlichen Beweisregeln,
sondern nur nach seiner freien, aus der
gewissenhaften Prüfung aller für und wider In the case of documentary evidence as part of
vorgebrachten Beweismittel gewonnenen administrative proceedings, reference is made
Überzeugung. Im Zweifel ist dabei stets to the rules of the General Administrative
zugunsten des Angeklagten zu entscheiden (in Proceedings Act (§ 47 AVG). These rules are
dubio pro reo). accordingly also applied to administrative
proceedings.

Im Verwaltungsverfahren wird hinsichtlich des
Urkundenbeweises auf die Bestimmungen der
Zivilprozessordnung verwiesen (§ 47 AVG).
Diese kommen daher auch im Verwaltungsver-
fahren zur Anwendung.

3.2. Besonderheiten E-Mail 3.2. Special aspects regarding e-mail
In der österreichischen Gerichtspraxis werden In Austrian court practice, e-mails are always
E-Mails grundsätzlich in ausgedruckter und presented in printed form, i.e. on paper. The
somit in Papierform vorgelegt. Für diese relevant principles set forth under item 2.1 apply
ausgedruckten E-Mails gelten – ebenso wie für to such e-mail printouts as to all e-mails in
allenfalls in elektronischer Form vorgelegte – electronic form.
die zu Punkt 2.1 dargelegten Grundsätze.
3.3. Burden of proof regarding receipt
3.3. Beweislast des Zuganges
If a participant in a proceeding denies having
Wird von einer Partei im Verfahren bestritten, received an e-mail, this is a problem of receipt
ein E-Mail erhalten zu haben, so handelt es sich long familiar from postal deliveries as well as
um ein Zugangsproblem, das bei postalischer facsimile communications. The principles
Postbeförderung aber auch per Übermittlung concerning burden of proof here also apply to
eines Telefaxes schon lange bekannt ist. Die receiving e-mails.
diesbezüglichen Grundsätze werden auch
bezüglich der Beweislast des Zuganges einer E- In a recent ruling issued by the Austrian
Mail angewendet. supreme court (OGH 29.11.2007, 2 Ob
108/07g), dispatch of an e-mail does not
Der österreichische Oberste Gerichtshof hat constitute prima facie evidence that the
hiezu erst unlängst festgehalten (OGH addressee actually received the e-mail.
29.11.2007, 2 Ob 108/07g), dass die Consequently, submission of an e-mail
Absendung eines E-Mails keinen transmission log does not constitute prima facie
Anscheinsbeweis dahingehend begründet, dass evidence of receipt of the e-mail. As regards
der Empfänger dieses E-Mail auch erhalten hat. proof of receipt of e-mails, the supreme court
Es kann daher mittels eines E-Mail- explained that the sender of an e-mail is able to
Sendeprotokolls der Anscheinsbeweis des obtain confirmation of mail receipt via a secure
Zugangs eines E-Mails nicht erbracht werden. communication channel, e-mail response by the
Erläuternd führte das Höchstgericht zum Beweis addressee announcing receipt of the sent mail,
des Zugangs eines E-Mails aus, dass es dem telephone enquiry, etc.
Absender eines E-Mails möglich ist, sich den
Empfang desselben auf einem sicheren
Kommunikationsweg bestätigen zu lassen,
durch ein den Empfang des E-Mails bestä-
tigendes Antwortmail des Empfängers oder
durch telefonische Rückfrage und anderes
mehr.
3.4. Avoidance of liability
3.4. Haftung vermeiden
Breach of bookkeeping and/or safekeeping
Die Verletzung der Buchführung- und/oder obligations has numerous potential legal
Aufbewahrungspflichten kann zahlreiche rechtli- repercussions which cannot even be roughly
che Konsequenzen nach sich ziehen, die im outlined in this report. Listed here purely as
Rahmen dieser Stellungnahme auch nicht annä-


hernd dargestellt werden können. Lediglich zur illustration, however, are some statutory criminal
Illustration seien jedoch einige angeführt, dass offences which can be constituted by a breach
die Verletzung derartiger Pflichten gerichtliche of such obligations, e.g. § 292 of the Criminal
Straftatbestände erfüllen kann, etwa § 292 Code (suppression of documents), § 122 (laws
StGB (Urkundenunterdrückung) oder § 122 concerning limited liability companies) and §
(GmbHG) bzw. § 255 AktG (unrichtige Wieder- 255 of Corporation Laws (incorrect rendering,
gabe, Verschleierung oder Verschweigung der disguising or concealment of actual company
tatsächlichen Verhältnisse oder Umstände relationships or circumstances).
seiner Gesellschaft).
By breaching such obligations, moreover,
Weiters können Geschäftsführer oder managing directors of companies can become
Vorstände von Gesellschaften bei Verletzung liable to compensate the company for incurred
derartiger Pflichten gegenüber der Gesellschaft damage.
schadenersatzpflichtig werden.
If a participant in civil proceedings fails to submit
Kommt eine Partei in einem Zivilverfahren an ordered document, the court at its own
einem Auftrag zur Vorlage einer Urkunde nicht discretion assesses the available evidence to
nach, unterliegt es der freien Beweiswürdigung decide whether the opposing party's statements
des Gerichtes, ob die Angaben der Gegenpartei concerning the document's contents are valid.
über den Urkundeninhalt als erwiesen
anzusehen sind.


France
Authors:
Philippe Martin Laurent Prével
Associé Laurent Prével Conseils
E-Mail: lprevel.conseil@wanadoo.fr
Bureau van Dijk
33 rue de Naples Gérard Weisz
75008 Paris - France Sirius System
E-Mail: gerard.weisz@sirius-system.com
Phone: +43 1 45 24 25 23
Olivier Iteanu
Mobile: +43 6 12 34 74 92
Avocat
E-Mail: phm@bvdic.com E-Mail: oiteanu@iteanu.com
www.bvdic.com

Présentation Presentation
L’exposé de la situation française est organisé This overview of the French situation is
en trois parties : organized into three parts:
• Présentation générale du statut des • A general introduction to the status of digital
documents numériques dans le contexte documents within the general context of
général du droit français French law
• Précisions sur le contexte fiscal • Details concerning the fiscal context
• Précisions sur le statut et les contraintes • Details concerning the status and
liées à la gestion des messages restrictions connected with the management
électroniques of electronic messages

1. Le contexte général du droit 1. Overall French law context
français French law is governed by laws which are
Le droit français est régi par des lois regroupées grouped under codes specific to the subjects of
dans des codes spécifiques aux thèmes de the legal action. These law codes are regularly
l’action juridique. Ces codes de lois sont supplemented and clarified by various types of
régulièrement complétés et précisés par des texts: decrees, orders, circulaires (a decree
différents types de textes : décrets, arrêtés, specifying how a law should be enforced) and
circulaires, instructions. directives.
Quatre codes sont particulièrement importants Four codes are especially important for
pour les questions relatives à la gestion des questions relating to business management:
affaires : • The Code Général des Impôts (CGI –
• Le code général des impôts (CGI) dont le General Tax Code), whose content and
contenu et la portée seront traités dans la scope will be dealt with in part 2;
partie 2 ; • The Code Civil (Common Law);
• Le code civil ; • The Code Pénal (Penal Code);
• Le code pénal ; • The Code de Commerce (French Company
• Le code de commerce. Law).
Le statut juridique du document numérique dans The legal status of the digital document in
le droit français est posé par la loi du 13 mars French law is laid down by the law of March 13,
2000 qui transpose la directive européenne N° 2000 which transposes the European Directive
93 de 1999 en modifiant le code civil. No 93 of 1999 by modifying the code civil
(common law).


Ces modifications définissent la notion d’écrit These modifications define the notion of the
électronique et le rôle de la signature electronic document and the role of the
électronique. Le code civil modifié distingue electronic signature. The modified Code Civil
l’écrit (nativement) numérique et l’écrit sur (common law) makes a distinction between a
support papier converti par numérisation (natively) digital document and a document on
produisant une copie numérique paper medium converted by digitization to
produce a digital copy.
Les changements du code civil portent sur les
points suivants. The changes in the Code civil (Common Law)
concern the following points.
Le document numérique comme preuve
The digital document as evidence
• « L’écrit sous forme électronique est admis
en preuve au même titre que l’écrit sur • “The document in electronic form is
support papier, sous réserve que puisse admissible as evidence in the same way as
être dûment identifiée la personne dont il documents on paper medium, provided that
émane et qu’il soit établi et conservé dans the person who issued it is duly identified
des conditions de nature à garantir and that it has been drawn up and stored
l’intégrité. » (art. 1316-1 Code civil) under such conditions as to guarantee its
integrity.” (article 1315-1, Code civil –
• « L’écrit sur support électronique a la même Common Law)
force probante que l’écrit sur support
papier. » (art. 1316-3 Code civil) • “Documents in electronic media have the
same probative force as documents on
En cas de conflit de preuve
paper media” (article 1316-3, Code civil –
• « Le juge apprécie la preuve la plus Common Law)
vraisemblable sauf en cas de convention de Where there is a dispute over evidence
preuve (réseau fermé) » (art. 1316-2 Code
civil) • “The judge assesses the most plausible
evidence, except where there is an
Signature électronique
Agreement on evidence (closed network)”
La signature électronique identifie l’auteur du (Article 1316-2, Code civil – Common Law)
document et garantie l’intégrité du document.
Electronic signature
Elle est définie dans le code civil modifié :
The electronic signature identifies the author of
• « Lorsqu'elle est électronique, elle (la the document and guarantees the integrity of
signature) consiste en l'usage d'un procédé the document. It is defined in the modified code
fiable d'identification garantissant son lien civil:
avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité
de ce procédé est présumée, jusqu'à • “When it is electronic, it (the signature)
preuve contraire, lorsque la signature consists of the use of a reliable identification
électronique est créée, l'identité du procedure that guarantees its link with the
signataire assurée et l'intégrité de l'acte document to which it is attached. It is
garantie, dans des conditions fixées par presumed that this process is reliable, until
décret en Conseil d'État. » (art. 1316-4 there is evidence to the contrary. At the time
alinéa 2 Code civil) of creating the electronic signature, that the
identity of the signatory is guaranteed and
Deux types de signature sont distingués par le
the integrity of the document is guaranteed,
décret du Conseil d’État du 30 mars 2001.
under conditions set by decree of the
• Signature simple : « une donnée qui résulte Conseil d'État (Council of State).” (Article
de l'usage d'un procédé répondant aux 1316-4, paragraph 2, Code civil - Common
conditions définies à la première phrase du Law)
second alinéa de l'article 1316-4 du Code A distinction is made between two types of
civil » (Décret art. 1.1) signature by the Council of State's decree dated
• Signature sécurisée : « une signature March 30, 2001.
électronique qui satisfait, en outre, aux • Simple signature: “a data item which results
exigences suivantes (Décret art. 1.2): from the use of a process meeting the
o Être propre au signataire conditions defined in the first sentence of
the second paragraph of article 1316-4 of
o Être créée par des moyens que le the Code civil” (Decree Article 1.1)
signataire puisse garder sous son


contrôle exclusif
• Secure signature: “an electronic signature
o Garantir avec l’acte auquel elle which satisfies, furthermore, the following
s’attache un lien tel que toute requirements (Decree Article 1.2):
modification ultérieure de l’acte soit
détectable. » o It must belong to the signatory

La signature sécurisée (« signature o It must be created by means which
avancée définie par la directive européenne the signatory can keep under his or
de 1999) bénéficie d’une présomption de her exclusive control
fiabilité. o It must guarantee a link with the
Cette signature est utilisée par les officiers document to which it is attached,
ministériels (notaires et huissiers). Sa mise such that any subsequent
en œuvre est complexe et couteuse). modification of the documents can
Les actes authentiques créés par les notaires et be detected.”
les huissiers sont régis par des décrets publiés The secure signature (advanced signature
en 2005. as defined by the European Directive of
La norme française NF Z 42-013 définit les 1999) benefits from a presumption of
principes à respecter pour la conception et reliability.
l’exploitation des systèmes informatiques This type of signature is used by members
capables de conserver les documents of the legal profession (notaries and
numériques dans le respect des exigences bailiffs). Its implementation is complex and
légales résumées ci-dessus. costly.
Authentic deeds created by notaries and bailiffs
are governed by decrees published in 2005.
The French standard NF-Z 42-013 defines the
Archivage principles to be respected for the design and
use of computer systems capable of storing
La loi du 15 juillet 2008 rappelle que l’archivage
digital documents in accordance with the legal
est une obligation légale. Elle définit ce qui doit
requirements summarized above.
être archivé, mais ne définit pas les durées de
conservation sauf dans certains cas particuliers.
Le code civil définit des durées de prescription Archiving
qui constituent, de fait, des durées de
conservation minimales des archives. The law of July 15, 2008 mentions that archiving
is a legal obligation. It defines what must be
Les principes de gestion et d’archivage des stored, but does not define the retention
données relatives aux personnes sont définis et periods, except in certain special cases.
contrôlés par la Commission Informatique et
Liberté (Loi du 6 janvier 1978) The Code civil (Common Law) defines the
prescription periods which constitute, de facto,
the minimum file retention periods.
The principles for managing and storing data
relating to individuals are defined and controlled
by the French Data Protection Agency (CNIL –
Commission Nationale de l’Informatique et des
Libertés) (Law of January 6, 1978)

En résumé, les points importants
To sum up the important points:
• Les documents nativement numériques (=
écrits électroniques natifs) ont le même • Documents which are natively digital (=
pouvoir de preuve que les documents sur native electronic documents) have the same
support papier à condition de garantir : evidential power as documents on paper
media, provided that they guarantee:
o L’identification de leur auteur au
moyen d’une signature électronique o Identification of their author using
an electronic signature
o L’intégrité des documents.
o Integrity of the documents.


• La numérisation des documents créés ou • Digitization of documents created or
reçus sur support papier produit une copie received on paper media produces a digital
numérique qui ne se substitue pas en tant copy which does not substitute the paper
que preuve à l’original sur papier. original as evidence.
• De même, l’impression sur papier d’un • In the same way, the printing on paper of a
document nativement numérique produit document which is natively digital produces
une copie qui n’a pas la valeur de preuve de a copy which does not have the evidential
l’original numérique. value of the digital original.
• Les préconisations de la norme NF Z 42- • The recommendations of the French
013 visent à construire des systèmes standard NF Z 42-013 aim at designing
d’archivage électronique répondant aux electronic storage systems which meet
exigences du droit français en matière de French law requirements in terms of
preuve. La valeur de ce référentiel sera evidence. The value of this reference
prochainement renforcée par la mise en document will shortly be strengthened by
place d’une procédure de certification. the establishment of a certification
procedure.
MAIS,
BUT,
• dans la situation actuelle du droit français,
aucun texte n’autorise la destruction des • in the current French law situation, there is
documents originaux créés ou reçus sur no text which authorizes the destruction of
support papier. original documents created or received on
paper media.
DONC, de jure,
THEREFORE, de jure,
• les juges conservent un pouvoir final
d’appréciation de la valeur de preuve des • judges have the final power to assess the
documents numériques. evidential value of digital documents.

2. Précisions sur le contexte fiscal 2. Details concerning the fiscal
Dans le paysage réglementaire et législatif context
français évoqué ci-dessus, l’aspect fiscal est Fiscal matters are a dominating aspect in the
assez prépondérant. Le droit fiscal français French regulatory and legislative context
repose sur de nombreux textes, principalement mentioned above. French fiscal law is based on
constitués autour de ceux-ci : numerous texts, mainly constituted around the
• Le code général des impôts (CGI) ; following:

• Le livre de procédures fiscales (LPF) ; • The code général des impôts (CGI –
General Tax Code);
• Des instructions de la Direction Générale
des Impôts (DGI) à travers la publication du • The livre de procédures fiscales (LPF- Book
Bulletin Officiel des Impôts (BOI). of Fiscal Procedure);

En matière de gestion et de conservation de • Directives from the DGI (Direction Générale
documents, les exigences fiscales sont assez des Impôts - French National Tax Office)
strictes, sur des durées relativement courtes (3 through the publication of the BOI (Bulletin
à 6 ans), inférieures à celles d’usage en droit Officiel des Impôts - Official Tax Bulletin).
commercial (10 ans), mais il est fréquent qu’un The fiscal requirements are quite strict
même document relève à la fois du droit fiscal regarding the management and retention of
et du droit commercial. documents, for relatively short periods (3 to 6
Cette réglementation est présentée ici à propos years), which are less than those in use in
de deux cas concrets. commercial law (10 years), but it is often the
case that the same document falls within the
scope of the fiscal law and the commercial law.
An introduction to these regulations is given
here, with regards to two real cases.


2.1. Les factures 2.1. Invoices
En droit français, trois formes de factures sont In French law, three forms of invoices are
reconnues : recognized:
• La facture sous forme papier ; • An invoice on paper media;
• La facture sous la forme « EDI » (échange • An invoice in "EDI" (échange de données
de données informatisées), en respectant informatisées – exchange of computerized
les spécifications de la norme internationale data) format, meeting the specifications of
EDIFACT ; the international EDIFACT standard;
• La facture « dématérialisée », au sens • The “dematerialized” invoice or “e-invoice”,
fiscal, en respectant les spécifications in the fiscal sense, meeting specifications
mentionnées dans les textes définissant mentioned in texts defining this form of
cette forme de facture (décrets n°2003-632 invoice (Decrees nos. 2003-632 of July 7,
du 7 juillet 2003 & n°2002-659 du 18 juillet 2003 & 2002-659 of July 18, 2003, and BOI
2003, et BOI n°136 du 7 août 2003). no. 136 of August 7, 2003).
Pour la conservation des factures papier, une For the retention of paper invoices, a difference
différence de traitement existe selon le flux, et in processing exists according to their flow, and
repose sur la distinction, fondamentale en droit is based on the distinction, fundamental in
français, entre un original et une copie : French law, between an original and a copy:
• La facture client : les entreprises adressent • Customer invoice: Companies send these
ces factures à leurs clients, elles leur invoices to their customers: they therefore
transmettent donc l’original, et sont ainsi send them the original, and so are
amenés à conserver des copies, qui compelled to retain copies, which could
peuvent être aussi bien sous forme papier either be on paper media or electronic
qu’au format électronique ; ceci est énoncé format; this is set out in BOI no. 4 of
dans le BOI n°4 du janvier 2007 dans le January 2007 within the scope of an "easing
cadre d’une « mesure d’assouplissement of the restrictions relating to client invoices",
relatif aux factures clients », qui confirme which confirms that companies sending
que les entreprises qui transmettent des invoices on paper media may keep an
factures sur support papier peuvent en "electronic copy";
conserver un « double électronique » ;
• The supplier invoice: Companies receive
• La facture fournisseur : les entreprises these invoices from their suppliers: they are
reçoivent ces factures de leurs fournisseurs therefore the recipients of paper originals,
; elles sont donc destinataires d’originaux and so must retain these invoices on paper
papier, et doivent ainsi conserver ces media to be able to justify deduction of VAT.
factures sous forme papier pour pouvoir
Only electronic storage is acceptable for the
justifier de la déduction de la TVA.
retention of "e-invoices", a priori, in accordance
Pour la conservation des factures with best practice - that is, in compliance with
« dématérialisées », seul un archivage French Standard Z 42-013.
électronique est admis, a priori, dans le respect
Furthermore, the requirements are less
de l’état de l’art, c'est-à-dire en conformité avec
stringent when the clients are private individuals
la Norme Française Z42-013.
(and not companies), because in this case VAT
Par ailleurs, les exigences sont moins fortes deduction is not an issue.
lorsque les clients sont des particuliers (et non
In general, the six-year period is applied. If this
des entreprises), car, dans ce cas, la question
is not met, the right to deduct VAT can be
de la déduction de la TVA ne se pose pas.
refused, a fine of €1,500 per document can be
D’une manière générale, la durée de six ans est applied, and there can be a ruling on a tax
appliquée. En cas de non respect, le droit à adjustment.
déduction de la TVA peut être refusé, une
amende de 1500 € par pièce peut être
appliquée, et un redressement fiscal peut être
prononcé.


2.2. La comptabilité 2.2. Accounting
Accompagnant la diffusion des technologies de Along with the distribution of information and
l’information et de la communication (TIC), le communication technologies (ICT), the
traitement des documents comptables fait l’objet processing of accounting documents is the
de textes de référence : subject of the following reference texts:
• Le BOI 13 L-1-06 du 24 janvier 2006, dit • BOI 13 L-1-06 of January 24, 2006, known
« instruction pour le contrôle des as the "directive for the control of
comptabilités informatisées » ; computerized accounting";
• Le livre de procédures fiscales (LPF) qui • The LPF (Livre de procedures fiscales -
explicite l’instruction nommée ci-dessus. Book of Fiscal Procedure) which clarifies
the directive mentioned above.
Les dispositions de ces textes comportent
parfois des exigences contradictoires, qu’il The provisions of these texts sometimes include
convient d’interpréter au cas par cas. contradictory requirements, and it is advisable
L’approche globale consiste à : to interpret these on a case-by-case basis. The
overall approach consists of:
• Adapter les exigences fiscales aux supports
informatiques, en intégrant le fait que, • Adapting fiscal requirements to computer
désormais, tout document comptable est media, by integrating the fact that,
généralement créé soit sous forme henceforth, all accounting documents are
électronique de façon native, soit à partir de generally created either in native electronic
données informatiques ; format, or from computer data;
• Exiger la présentation d’une documentation, • The requirement to produce complete and
complète, à jour, relative à l’ensemble des up-to-date documentation relating to all the
processus informatiques concernés, de computer processes concerned, in a
sorte que la chaîne comptable soit manner that the accounting trail is fully
accessible en toute transparence et disclosed and accessible and is easily
auditable aisément ; audited;
• Recommander, dans le cas d’une • The recommendation, in the case of
comptabilité informatisée, une conservation computerized accounting, of retention in the
dans le format d’origine (sauf mention original format (unless explicitly stated
contraire explicite) ; cet archivage doit être otherwise); this storage must be ensured for
assuré pendant une durée de trois années a period of three years using an "online"
dans un mode « on-line », puis pendant method, then for three additional years in
trois années supplémentaires sur tout any media;
support ;
• The recommendation for the use of reliable
• Préconiser l’utilisation d’un horodatage time and date stamping, in order to maintain
fiable, afin de maintenir les règles de chronology rules as far as accounting is
chronologie en matière comptable, et d’offrir concerned, and to give traceability of
la traçabilité des informations. information.
En synthèse, les règles fiscales françaises To sum up, French fiscal rules are restricting.
sont contraignantes. La « dématérialisation » a "Paperless commerce" has a tendency to
tendance à simplifier les procédures et assouplir simplify procedures and relax the requirements
les exigences du droit français. Cependant, il of French law. However, it is advisable to check
convient de s’assurer, pour chaque type de if special clauses exist for each type of
document visé, si des dispositions particulières document specified.
existent.


Exemples de durées de conservation obligatoire des Examples of mandatory retention periods for
documents comptables accounting documents
Documents à Modalités de Source officielle Documents to Retention Official source
conserver conservation be retained methods
Livres, registres Durée totale : 6 Livre des Books, registers Total period: 6 Livre des
ou pièces ans : procédures or receipts years: procedures
justificatives 3 ans sur fiscales article established in 3 years in fiscales (Book of
établis sous support L102 B electronic format computer media Fiscal
forme informatique +3 years in the Procedure),
informatique article L102 B
+ 3 ans sur company’s
support au choix choice of media
de l’entreprise
Documentation 3 ans Documentation 3 years
relative à relating to the
l’analyse, la analysis,
programmation programming
et à l’exécution and execution of
des traitements computer
informatiques processing

3. Précisions sur les contraintes et 3. Details of the restrictions and
les enjeux liés à la gestion des issues connected with managing
messages électroniques (e-mail) electronic messages (e-mail)
Le succès de l’e-mail a provoqué de The success of e-mail has given rise to many
nombreuses dérives avec, parmi les abuses, whose consequences include the
conséquences, le constat que l’adresse acknowledgement that an electronic address
électronique a désormais une valeur marchande now has a greater market value than a postal
plus importante que l’adresse postale. Plus address. Fast and easily routed, e-mail is now
rapide et facilement routable, l’e-mail est seriously used for commercial ends.
désormais fortement exploité à des fins
commerciales. 3.1. Legal context
The development of the use of messaging
3.1. Contexte juridique
systems in companies has given rise to
Le développement de l’utilisation de la numerous difficulties. This is the case with the
messagerie dans les entreprises soulève de use, by a staff member, of their office e-mail
nombreuses difficultés. Il en est ainsi de system. Computer system which is at the
l’utilisation, par l’employé, de l’e-mail depuis la disposal of the staff member is considered to be
messagerie professionnelle. Le matériel a work tool, and for this reason the employer
informatique mis à disposition de l’employé est can exercise a right to inspect e-mail sent and
considéré comme un outil de travail et de ce fait received at the workplace, all the more so
l’employeur peut exercer un droit de regard sur because this is now also a factor in the increase
les e-mails émis et reçus sur le lieu de travail of companies’ exposure to legal risks.
d’autant que celui-ci est également aujourd’hui
un facteur d’augmentation d’exposition des 3.1.1. Use of e-mail systems in a work
entreprises à des risques juridiques. context
In French law, employers are automatically
3.1.1. Utilisation des messageries dans un
responsible for the work activities of their
contexte professionnel
employees. In the case of e-mail, this means
En droit français, l'employeur est de plein droit that employers are responsible for information
responsable de l'activité de ses employés. Dans conveyed internally or externally from their
le cas de l’e-mail, cela signifie que l’employeur companies. The work e-mail address is a
est responsable des informations véhiculées functional address and is not personal, which
dans ou vers l’extérieur de son entreprise. means that once a message is received, the
L’adresse mail professionnelle est une adresse employee is not personally the recipient - the
fonctionnelle et non personnelle ce qui signifie real recipient is the company. When a member
que dès la réception d’un message, l’employé of staff sends or receives an e-mail, the
n’en est pas personnellement le destinataire, le recipient or the sender is in fact the company. In
réel destinataire est l’entreprise. Lorsqu’un this case, it would appear legitimate that the


employé émet ou reçoit un e-mail, le employer should be aware of the contents of
destinataire ou l’émetteur est en réalité messages sent or received by the workplace e-
l’entreprise. Dans ce cas, il paraît légitime que mail system, since these are only supposed to
l’employeur puisse prendre connaissance du contain information relating to the company's
contenu des messages, émis ou reçus depuis la business activity. Therefore, the employer is
messagerie professionnelle, puisque ceux-ci held responsible, whatever the content of the
sont censés ne contenir que des informations message, for information which is binding on the
relatives à l’activité de l’entreprise. Ainsi, company, abuse, viruses or dissemination of
l’employeur est tenu pour responsable et ce, confidential information.
quel que soit le contenu du message :
This is why the employer can be forced to check
informations qui engagent l’entreprise, injures,
messages when volumes are too high, for legal
virus ou encore diffusion d’information
reasons or to ensure that no information that
confidentielle.
would implicate the company's security or that is
C’est pourquoi l’employeur peut être amené à damaging to the reputation and/or the image of
contrôler des messages lorsque les volumes the company's brand is disclosed. Whatever the
sont trop importants, pour des raisons légales meaning of the message conveyed in each e-
ou encore pour s’assurer qu’il n’y a pas de mail, its contents always represent the company
divulgation d’informations mettant en cause la who issued it.
sécurité de l’entreprise ou portant atteinte à la
Drawing up rules or good practices for the use
réputation et/ou à l’image de marque de
of the e-mail system in the workplace allows
l’entreprise. Quel que soit le sens du message
employees to be kept aware of the risks
véhiculé dans chaque e-mail, son contenu
incurred by the simple sending of an e-mail and
représente toujours l’entreprise émettrice.
to reduce the potential legal consequences for
L’élaboration de règles ou bonnes pratiques de the company. These provisions may take
l’utilisation de la messagerie dans various forms: clauses in employee contracts,
l’environnement professionnel permet de tenir an e-mail charter or internal policy and
au courant les employés des risques encourus procedure articles. The aim of these articles is
par le simple envoi d’un e-mail et d’atténuer les to set out the rules to be followed regarding the
éventuelles conséquences juridiques pour processing of workplace and also personal e-
l’entreprise. Ces dispositions peuvent prendre mails.
diverses formes : clauses dans les contrats des
employés, charte e-mail ou articles du
règlement intérieur. Elles ont pour objectif
d’exposer les règles à suivre en matière de
traitement des e-mails professionnels mais
aussi personnels.

3.1.2. Secret de la correspondance 3.1.2. Secrecy of correspondence
Rien n’interdit pas l’usage de la messagerie There is nothing which prohibits the use of the
professionnelle à des fins personnelles. En workplace e-mail system for personal purposes.
théorie, l’employé ne devrait en avoir qu’un In theory, staff members should only use it for
usage professionnel, mais rien ne l’empêche work matters, but nothing prevents employees
d’en avoir un usage privé. from using it for private purpose.
Un des problèmes principaux de l’e-mail est sa One of the main issues of e-mail is its legal
nature juridique dans la mesure où aucun texte nature, considering that there is no law which
ne le vise directement. On peut donc deals with it directly. The application of secrecy
légitimement s’interroger sur l’application du of correspondence by e-mail exchanged using
secret des correspondances aux e-mails workplace e-mail systems might therefore
échangés à partir des messageries legitimately be questioned. If employers have
professionnelles. Si l’employeur est en droit de the right to access their employees e-mails,
disposer d’un accès aux e-mails de ses given the risks ensuing for the company, it is
collaborateurs étant donnés les risques qui completely different within law texts. Being
pèsent sur l’entreprise, dans les textes il en est aware of the contents of an e-mail is a means of
tout autrement. La prise de connaissance du controlling the employee, and this control can
contenu d’un e-mail sert à contrôler l’employé et only be carried out according to the employment
ce contrôle ne peut se faire que selon les règles law regulations.
du droit du travail


Ainsi, l’e-mail est assujetti, de la même manière Therefore the e-mail is subject, in the same way
qu’un courrier papier, au secret des as a paper letter, to secrecy of correspondence.
correspondances. Les correspondances privées Private correspondence is protected by law and
sont protégées par la loi et de fait, l’employeur de facto the employer cannot exercise any
ne peut opérer de contrôle sur celles-ci. Il n’a control over this. The employer does not have
pas le droit de prendre connaissance du the right to know the contents of the messages
contenu des messages émis et reçus par sent and received by the employee, even when
l’employé et même lorsqu’il a interdit une personal use of the workplace e-mail system is
utilisation personnelle de la messagerie prohibited by the employer.
professionnelle.
3.1.3. The evidence value of e-mails
3.1.3. La valeur probante des e-mails
From a legal standpoint, a company, an
Du point de vue juridique, une entreprise -une organization or any individual may be held
organisation ou tout individu peut être tenue responsible for the content of an e-mail. An e-
responsable du contenu d’un e-mail. Un e-mail mail can be used as proof in court when the law
peut permettre de prouver en justice lorsque la accepts evidence by any means (in particular in
loi admet la preuve par tout moyen (notamment Commercial law). In this way, the retention of e-
en Droit commercial). Ainsi, la conservation des mails becomes imperative in so far as it has
e-mails devient un impératif d’autant que celle-ci been recognized since the LCEN (Loi sur la
est reconnue depuis la LCEN n°2004-575 du 21 Confiance dans l'Economie Numérique - Law on
juin 2004 loi pour la confiance dans l’économie the Confidence in The Digital Economy) no
numérique qui transpose la directive 2004-575 of June 21, 2004, which transposes
européenne 2000/31/CE. Le texte stipule que the European directive 2000/31/CE. The text
les écrits exigés pour la validité d’un acte states that documents required for the validity of
juridique peuvent être établis et conservés sous a deed can be drawn up and kept in electronic
forme électronique ce qui signifie que la valeur format, which means that the value of an
d’un « original » sous forme électronique est "original" in electronic format is now recognized.
désormais reconnue.
As the electronic messaging system becomes
La messagerie électronique s’étant imposé the most used means of communication within
comme moyen de communication le plus utilisé companies, there is a resulting obligation for the
au sein des entreprises, il en résulte l’obligation latter to manage and store e-mails in order to
pour celle-ci de gérer et d’archiver les e-mails keep data which is sensitive to the company's
pour préserver des données sensibles de business activity.
l’activité de l’entreprise.
Electronic storage of e-mails within the
L’archivage électronique des mails dans les companies must take into account the issue of a
entreprises doit prendre en compte la significant volume of data which is difficult to
problématique d’une volumétrie importante et control, without forgetting that it is difficult to
difficilement maîtrisable sans oublier qu’il est assess the value of an e-mail and its
difficile de juger de la valeur d’un e-mail et de subsequent usefulness. Furthermore, subjecting
son utilité postérieure. En outre, e-mails to correspondence secrecy, even within
l’assujettissement des e-mails au secret des the scope of the workplace, shows that there is
correspondances, même dans le cadre a legal loophole concerning the recognition of e-
professionnel, démontre un vide juridique mails of a strictly professional nature and
concernant la reconnaissance des e-mails à involves a certain number of social restrictions,
caractère strictement professionnel et implique which do not facilitate the implementation of this
un certain nombre de contraintes sociales qui type of project.
ne facilitent pas la mise en place de ce type de
projet. 3.1.4. Compliance with the European
directive
3.1.4. Conformité à la directive européenne
In April 2008, the European Union decided to
En avril 2008, l’Union européenne a décidée adopt a directive, inspired by American law
d’adopter une directive, inspirée de la loi (Sarbannes-Oxley), called EuroSOX, which is
américaine (Sarbannes-Oxley), appelée applicable since 2009.
EuroSOX qui s’applique dès 2009.
Following the US model, all companies quoted
A l’image des Etats-Unis, toutes les entreprises on the European stock exchanges are affected.
cotées aux marchés boursiers européens sont This new European regulation involves a new


concernées. Cette nouvelle réglementation technical and organizational management of
européenne implique une nouvelle gestion documents. To meet the requirements for
technique et organisationnelle des documents. complying with this, each company will have to
Pour répondre aux exigences de conformité de implement devices such as e-mails archiving
celle-ci, chaque entreprise va être dans system, and therefore reduce their exposure to
l’obligation de mettre en place des dispositifs risks.
tels que l’archivage des e-mails et ainsi réduire
Within a context of globalization, even if French
leurs risques d’exposition.
regulations do not yet impose the archiving of e-
Dans un contexte de globalisation, même si la mails, companies must conform to the
réglementation française n’impose pas encore legislation of other countries where they are
l’archivage des e-mails, les entreprises doivent carrying out a business activity or making
se conformer aux législations des autres pays investments. Furthermore, the
dès lors qu’elles y exercent une activité ou y recommendations of the European Community
investissent. En outre, les préconisations de la concerning archiving of e-mails for companies
communauté européenne concernant with more than 50 staff members and the recent
l’archivage des e-mails des entreprises de plus adoption of EuroSOX will make a strong
de 50 salariés et la récente adoption de contribution to reinforcing this obligation.
l’EuroSOX vont fortement contribuer à renforcer Companies must now be prepared to be able to
cette obligation. Les entreprises doivent restore all legal documents in a fast and reliable
désormais se préparer à être capables de way to meet legal requirements.
restituer de façon fiable et rapide toutes les
pièces légales pour répondre à des impératifs 3.1.5. The storage of personal data
légaux.
The Commission nationale de l’informatique et
des libertés (French National Data Protection
3.1.5. Préserver les données à caractère
Agency) in October 2005 also published a
personnel
decision dealing with electronic archiving of
La Commission nationale de l’informatique et personal data within the private sector. In
des libertés a également publié une délibération particular, it recommended to adjust the
en octobre 2005 portant adoption d’une retention periods according to the data being
recommandation sur les modalités d’archivage processed and control of access to and
électronique, dans le secteur privé, de données distribution of this data, and the use of
à caractère personnel. Elle préconise procedures for masking sensitive information.
notamment l’attribution de durées de
conservation selon les données traitées et un
contrôle de l’accès et de la diffusion de ces
données, l’utilisation de procédés
d’anonymisation.

3.2. Issues related to e-mails archiving
3.2. Les enjeux liés à l’archivage des e-mails

3.2.1. Gérer l’accroissement des volumes 3.2.1. Managing the growth in volume

Les e-mails émis par les entreprises E-mails sent by companies represent almost
two thirds of the e-mails circulating daily in the
représentent près des deux tiers des e-mails qui
circulent chaque jour dans le monde. Ils sont la world. They are the main cause of the increase
première cause de l’augmentation des espaces in storage space within a company. According
to one study, the number of messages received
de stockage en entreprise. Selon une étude, le
nombre de messages reçus par jour par per day per employee is assessed at 133
employé est évalué à 133 (Source Radicati (source: Radicati Group Dec. 2007) within
companies and is estimated to be 166 in 2009
Group Dec. 2007) dans les entreprises et
estimés à 166 en 2009 nécessitant 21,3 Mo de requiring 21.3 Mb of storage daily. In fact,
capacité de stockage quotidienne. De fait, les storage costs represent between 15 and 25% of
IT budgets.
coûts de stockage représentent entre 15 et 25%
des budgets informatiques
3.2.2. Finding messages efficiently
3.2.2. Retrouver efficacement les messages The storage of e-mails must be designed in a
L’archivage des e-mails doit être conçu de centralized way without having to save the
native messaging system files for each


façon centralisée sans avoir recours à la employee, in order to secure and protect
sauvegarde des fichiers natifs de la messagerie documents from fairly frequent crashes on user
de chaque employé afin de sécuriser et workstations.
préserver les documents des pannes assez
These provisions allow reducing the overall risk
fréquentes sur les postes utilisateurs.
for companies regarding loss of information by
Ces dispositions permettent de réduire le risque centralizing the storage of e-mail system
global pour les entreprises de perte content, including files.
d’informations en centralisant le stockage du
Centralization of e-mail storage in one or more
contenu des messageries y compris les fichiers.
rapid-access container applications and a high-
La centralisation du stockage des e-mails dans performance search tool favors information
un ou plusieurs conteneurs à accès rapide et un sharing, but also allows a piece of information
outil de recherche performant permettent de buried in the mass to be found more easily and
favoriser le partage des informations mais allows rapid restoring of specific e-mails on
surtout de retrouver plus facilement une request in order to respond to the recent
information noyée dans la masse et permet une obligations regarding restitution of evidence.
récupération rapide d'e-mails spécifiques via
des requêtes afin de répondre aux obligations 3.2.3. Give users a sense of responsibility
récentes en matière de restitution de preuve.
The need to give users a sense of responsibility
stems from the fact that it is they who are the
3.2.3. Responsabiliser les utilisateurs
keepers of the e-mails and the information
Le besoin de responsabiliser les utilisateurs which they contain, in so far as each user is the
provient du fait que ce sont eux qui sont les one who manages his own e-mail.
détenteurs des e-mails et des informations qu’ils
The human factor in the management of e-mails
contiennent dans la mesure où c’est chaque
is therefore essential.
utilisateur qui gère sa messagerie.
Implementation of a storage solution must allow
Le facteur humain dans la gestion des e-mails
users to facilitate the management of their e-
est donc essentiel.
mail whilst reducing the time they spend on this
La mise en place d’une solution d’archivage doit task. However, management rules must be
permettre aux utilisateurs de faciliter la gestion defined whilst respecting colleagues' usual
de leurs messageries tout en réduisant le temps working practices, and that these must apply to
qui leur est consacré. Cependant, des règles de make optimal usage of the storage process.
gestion doivent être définies, en respectant les They must also respect their working methods.
habitudes des collaborateurs, et que ceux-ci
devront appliquer pour faire un usage optimal 3.2.4. Integrate the overall information
du processus d’archivage. Elles doivent storage policy
également respecter leurs méthodes de travail.
E-mail must therefore be integrated into any
considerations regarding the organization and
3.2.4. Intégrer la politique globale de
processing of information and more specifically
conservation des informations
of documents. Currently, while paper mail is
L’e-mail doit donc être intégré dans la réflexion subject to a processing procedure (distribution,
sur l’organisation et le traitement de opening, dissemination, processing and
l’information et plus spécifiquement des storage), e-mails are in the majority of cases
documents. Actuellement, alors que le courrier kept by the recipient(s) without necessarily
papier fait l’objet d’un processus de traitement being subject to a regulated classification and
(distribution, ouverture, diffusion, traitement et filing system.
conservation), les e-mails sont, dans le meilleur
As for all documents containing sensitive
des cas, conservés par le ou les destinataires
information, the filing of e-mails must be
sans nécessairement faire l’objet d’un
considered because it becomes strategic when
classement et d’un archivage réglementé.
the company is induced to prove an e-mail
Comme pour tous les documents contenant des send-and-receipt trail, or to confirm a date or
informations sensibles, l’archivage des emails content.
doit être envisagé car il devient stratégique dès
lors que l’entreprise est amenée à prouver la
trace d’un envoi ou la réception d’un e-mail, ou
encore à attester une date ou un contenu.

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