Access

Curso de Microsoft Access 2007

Microsoft Access

Unidad 1: Bases de Datos: definición y funcionamiento.
Antes de comenzar a trabajar con el programa, vamos a analizar ciertos conceptos:

Base de datos: es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito
particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una
colección de música.
Las bases de datos facilitan la búsqueda, el análisis, el mantenimiento y la protección de
sus datos.

Una base de datos o banco de datos (en ocasiones abreviada con la sigla BD o con la
abreviatura b. d.) es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y
almacenados sistemáticamente para su posterior uso.

Existen diferentes tipos de BD, teniendo en cuenta el modelo de administración de
datos: Jerárquicas, Orientadas a Objetos, Transaccionales, Relacionales, entre otras.

Base de datos relacionales: Éste es el modelo utilizado en la actualidad para modelar
problemas reales y administrar datos dinámicamente. Su idea fundamental es el uso de
"relaciones". Estas relaciones podrían considerarse en forma lógica como conjuntos de
datos llamados "tuplas". Pese a que ésta es la teoría de las bases de datos relacionales
creadas por Codd, la mayoría de las veces se conceptualiza de una manera más fácil de
imaginar. Esto es pensando en cada relación como si fuese una tabla que está compuesta
por registros (las filas de una tabla), que representarían las tuplas, y campos (las
columnas de una tabla).

En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen relevancia
La información puede ser recuperada o almacenada mediante "consultas" que ofrecen
una amplia flexibilidad y poder para administrar la información.

El lenguaje más habitual para construir las consultas a bases de datos relacionales es
SQL, Structured Query Language o Lenguaje Estructurado de Consultas, un estándar
implementado por los principales motores o sistemas de gestión de bases de datos
relacionales.

Durante su diseño, una base de datos relacional pasa por un proceso al que se le conoce
como normalización de una base de datos.

SGBD: Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado
SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y
estructurada.
Los sistemas de gestión de bases de datos o mejor conocidos como SGBD (en inglés
database management system, abreviado DBMS) son un tipo de software muy
específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las
aplicaciones que la utilizan.
El propósito general de los sistemas de gestión de bases de datos es el de manejar de
manera clara, sencilla y ordenada un conjunto de datos que posteriormente se

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convertirán en información relevante para una organización. Ejemplos: MySQL, SQL
Server, Oracle, Access, Informix, etc.

Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único
archivo de base de datos.
Una base de datos de Access puede contener siete tipos de objetos:
 Tablas: es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos.Una tabla
contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser clientes o
pedidos.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del
cliente, nombre del cliente, dirección,...
Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila,
así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente
forman otro registro.
 Consultas: Que obtienen los datos solicitados de una o más tablas.
 Formularios: Que presentan datos de tablas o consultas para poder ver, editar o
introducir datos.
 Informes: Que crean resúmenes y presentan los datos de tablas o consultas para poder
imprimirlos o analizarlos.
 Páginas de acceso a datos: Que permiten crear una página web que tiene una
conexión a una base de datos.
 Macros: Que automatizan la base de datos realizando las acciones especificadas sin
necesidad de programar.
 Módulos: Que almacenan código de Visual Basic escritos para personalizar, mejorar
y extender las posibilidades de su base de datos.

Unidad 2. Elementos básicos de Access 2007 y creación de una BD.

La pantalla inicial
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes
fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más
fácil entender el resto del curso

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Crear una base de datos

Para crear una nueva base de datos debemos:
Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office.

Aparecerá la ventana de Introducción a Microsoft Office Access.

Selecciona la opción Base de datos en blanco.

En la parte inferior también podrás seleccionar una plantilla para crear una nueva base
de datos basada en ella.

A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:

Aquí deberás indicar el Nombre de archivo de la base de datos.

Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botón
Buscar ubicación .

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre de la base de
datos que estamos creando y el lugar donde se guardará.

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En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de
datos.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla de Introducción a Microsoft
Office Access.

En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecerá la ruta y el nombre que escogiste.

Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.

Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la
extensión .ACCDB.

Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus
datos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás
objetos se crean a partir de éstas.

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Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploración, desde donde
podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.

Cerrar la base de datos.

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:
Cerrando Access:
Ir al Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access.
O bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana Base de datos
Sin cerrar Access:
En el Botón de Office , elegir la opción Cerrar base de datos.

Ej.: Crear base de datos clases y guardarla en Mis Documentos/Mis ejercicios

Ejercicio 1: Concesionario.

1. Crear una base de datos en la carpeta Mis ejercicios del disco duro con el
nombre Concesionario. Si la carpeta no existe créala.
2. Cerrar la base de datos anterior.
3. Abrir la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios del disco duro.
4. Volver a cerrarla.

Ejercicio 2: Clínica.

1. Crear una base de datos en la carpeta Mis ejercicios del disco duro con el
nombre Clínica.
2. Cerrar la base de datos anterior.
3. Abrir la base de datos Clínica de la carpeta Mis ejercicios del disco duro.
4. Volver a cerrarla.

Unidad 4. Crear tablas de datos

Aquí veremos cómo crear una tabla de datos para poder introducir datos en la base de
datos en los temas siguientes y luego trabajar con éstos utilizando las ventajas que nos
proporciona Access 2007.

Crear una tabla de datos.

Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizar
sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:

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El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos
en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de
datos que tiene la columna.

 Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica
 Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre
una tabla de este tipo y sólo tendrás que rellenarla con sus datos.
 Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio
SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o
tabla con otras personas con acceso al mismo sitio.

Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método
consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que
esta tendrá y otras consideraciones como claves, etc...

Otra forma rápida de llegar a la vista Diseño es seleccionando la vista desde la pestaña
Hoja de datos, o haciendo clic en el botón de Vista de Diseño en la barra de estado:

Aparecerá la vista de Diseño de la tabla:

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En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un
nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).

A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la
tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla
definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente.

En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para
definir propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que
estamos definiendo.

Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre
lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la
primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior
derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.

Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la
tabla:

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Al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como
tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista
desplegable de la derecha y elegir otro tipo.

Para más información sobre los diferentes tipos de datos ver apéndice.
Observa como una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda columna, la parte
inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder
indicar más características del campo, características que veremos con detalle en la
unidad temática siguiente.
Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que únicamente sirve para introducir
un comentario.

La clave principal

Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.

La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de
identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de
equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave
principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.

Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.

Hacer clic sobre el botón Clave principal en el marco Herramientas de la pestaña
Diseño.

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A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho
campo es la clave principal de la tabla.

Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos),
seleccionar los campos pulsando simultáneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar
y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el botón anterior.
.

Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave
principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la
tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.

Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el
sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:

Guardar una tabla

Para guardar una tabla, podemos:

Ir al Botón de Office y elegir la opción Guardar.

O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, donde debemos escribir el nombre y luego
hacemos clic en Aceptar.

Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un
cuadro de diálogo avisándonos de ello, y preguntándonos si queremos que Access cree
una, si le decimos que Sí nos añade un campo de tipo autonumérico y lo define como
clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una
clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatoria.

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Cerrar una tabla

Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos:

 Hacer clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en
el menú emergente.

 O bien hacer clic sobre el botón Cerrar que se encuentra en la parte derecha al
mismo nivel que la pestaña.

Ej. Crear en la BD Clases la Tabla Alumnos
Haz clic sobre el botón Diseño de tabla de la pestaña Crear

Nombre del campo Tipo de dato Descripción
Codigo de alumno Autonumérico
Nombre Introducir el nombre del
alumno
Apellido Texto
Dirección Texto
Localidad Texto
CP Numérico
Fecha de Nacimiento Fecha/Hora

Definir Código de alumno como clave principal.

Crear la tabla Cursos
Nombre del campo Tipo de dato Descripción
Codigo curso Número
Nombre
Nºhoras Numero
Fecha inicio Fecha/Hora
Fecha final Fecha/Hora
Definir el campo Codigo curso como Clave principal.

Ejercicio 1: Concesionario
1. Abrir la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios del disco duro.

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2. Crear una tabla con el nombre Clientes con los siguientes campos:

Nombre del Tipo de
campo dato
Codigo de Numérico
Cliente
Nombre Texto
Apellido Texto
Direccion Texto
Poblacion Texto
Codigo postal Numérico
Provincia Texto
Telefono Texto
Fecha Fecha/Hora
nacimiento
La clave principal será el campo Codigo cliente.
3. Crear otra tabla con el nombre Coches vendidos con los siguientes campos:
Nombre del Tipo de
campo dato
Matricula Texto
Marca Texto
Modelo Texto
Color Texto
Precio Texto
Extras instalados Memo
La clave principal será el campo Matricula.
4. Crear otra tabla con el nombre de Revisiones con los siguientes campos:
Nombre del Tipo de dato
campo
Nº revision Autonumérico
Cambio aceite Sí/No
Cambio filtro Sí/No
Revision Sí/No
frenos
Otros Memo
La clave principal será el campo Nº revision.
5. Cerrar la base de datos.

Ejercicio 2: Clínica
1. Abrir la base de datos Clinica de la carpeta Mis ejercicios del disco duro.
2. Crear una tabla con el nombre de Pacientes con los siguientes campos:
Nombre del Tipo de
campo dato
Codigo de Numérico
Paciente
Nombre Texto
Apellido Texto
Direccion Texto

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Poblacion Texto
Codigo postal Numérico
Provincia Texto
Telefono Texto
Fecha Fecha/Hora
nacimiento
De momento no definimos clave principal.
3. Crear otra tabla con el nombre de Medicos con los siguientes campos:
Nombre del Tipo de
campo dato
Codigo Medico Texto
Nombre Texto
Apellidos Texto
Telefono Texto
Especialidad Texto
De momento no definimos clave principal.
4. Crear otra tabla con el nombre de Ingresos con los siguientes campos:
Nombre del
Tipo de dato
campo
Nº ingreso Autonumérico
Habitacion Numérico
Cama Texto
Fecha ingreso Fecha/Hora
No definir clave principal.

Unidad 5. Modificar tablas de datos

Aquí veremos las técnicas de edición de registros para modificar tanto la definición de
una tabla como los datos introducidos en ella.

Modificar el diseño de una tabla.

Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo,
añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna,
etc...) tendremos que realizar una modificación en su diseño:

Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo
estuviera.

Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseño en
el menú contextual:

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 Para modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a
modificar y realizar las sustituciones necesarias.
 Para añadir un nuevo campo,
o ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo,
o O bien, situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botón
de la pestaña Diseño, en este último caso el nuevo campo se
insertará delante del que estamos posicionados.

 Para eliminar un campo,

o posicionarse en el campo y hacer clic en el botón de la
pestaña Diseño.
o bien, seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en
su extremo izquierdo y cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del.

Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el campo
también desaparecerán.

Por último, guardar la tabla.

Ej. Abrir la BD Clases y realizar las siguientes modificaciones en la tabla Alumnos

Campo Propiedades
Apellido Introducir el comentario: Introducir el
apellido del Alumno
Curso Crear este campo, del tipo número
Auxiliar Crear este campo, del tipo Texto. Luego
Borrarlo

Introducir y modificar datos en una tabla.

Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:

 Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploración.
 Desde el Panel de Exploración hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y
seleccionar la opción en el menú contextual.
 Si estamos en la vista de Diseño de tabla, hacer clic sobre el botón Vistas de objeto y
elegir Vista Hoja de datos en la pestaña Inicio o diseño.

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En los tres casos aparecerá la ventana Hoja de datos:

Cada fila nos sirve para introducir un registro.

Escribir el valor del primer campo del registro.

Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.

Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO
para introducir los datos del segundo registro.

En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estabamos introduciendo
se almacenará, no es necesario guardar los registros de la tabla.

Hacer clic sobre el botón Cerrar para terminar con dicha tabla.

Si lo que queremos es borrar un registro entero:

Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del
registro.

El registro quedará seleccionado.

Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el boton Eliminar que se encuentra en el
panel Registros de la pestaña Inicio.

Si lo que queremos es modificar algún valor introducido no tenemos más que situarnos
sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.

Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista
Diseño haciendo clic sobre el botón de Vista de objeto de la pestaña Inicio.

Ej. Abrir la BD Clases y realizar las siguientes modificaciones en la tabla Alumnos

Código Nombre Apellido Dirección Localidad CP Fecha
Alumno Nacimiento
1 Luis Martínez Sarmiento Arroyito 2434 14/01/84
123
2 María Gómez San Martín 21 Arroyito 2434 28/02/81

14


3 Jesús Molina 9 de Julio 345 Transito 2436 01/10/87
4 Ana Acosta San Juan 825 Sgo. Temple 5124 13/07/84
5 Carlos Peralta Belgrano 125 Transito 2436 12/11/82
6 Fabiola Ghione Córdoba 45 Arroyito 2434 13/08/83
7 Mercedes Gerbaudo Tucumán 136 Arroyito 2434 02/08/86
8 Mariano Brisio Alberdi 987 Arroyito 2434 04/06/88

Ejercitación:

1. Modificar la estructura de la tabla Clientes de la BD Concesionaria, haciendo el
campo Código Cliente Autonumérico.
2. Introducir los siguientes datos en la tabla Clientes de la base de datos
Concesionario de la carpeta Mis ejercicios.

Codigo Nombre Apellido Direccion Localidad CP Prov Te Fecha
Cliente
Nacimient
o
1 Antonio Perez San Martin, 123 Arroyito 243 Cba 03576 12/10/83
4 450230
2 Juan Gribaudo Belgrano, 145 Arroyito 243 Cba 03576- 13/1/76
4 456789
3 Luis Scarafia Rivadavia, 1243 Transito 243 Cba 03576- 30/03/66
6 422356
4 Mariana Solano Sarmiento, 890 Arroyito 243 Cba 03576- 08/12/81
4 156789
0
5 Carmen Godoy Maipu 566 Cordoba 500 Cba 0351- 24/11/72
0 476890
6 Silvina Juárez Guillermo Cid, Santiago 512 Cba 03574- 15/10/69
98 Temple 5 497250
7 Sandra Mansilla Roque S. Peña Transito 243 Cba 03576- 21/06/79
234 6 492567
8 Marcela Ortiz 9 de Julio 434 Arroyito 243 Cba 03576- 04/05/82
4 454599
9 Martín Castro Castro Barros El Tio 243 Cba 03576- 25/04/85
222 2 434354
10 Marcos García San Martin 333 Transito 243 Cb. 03576- 04/05/82
6 492090
11 Mercede Martin Urquiza 76 Arroyito 243 Cba 03576- 09/07/54
s 4 450678
12 Lourdes Campra Belgrano 865 Arroyito 243 Cba 03576- 16/02/58
4 423456
13 Sergio Paez Sarmiento 234 Devoto 524 Cba 03564- 18/09/72
2 423769
14 Sebastian Ferreira Urquiza 34 La Francia 242 Cba 03564- 11/04/55
6 434355

Ejercicio 2: Clínica

1. Modificar la estructura de la tabla Pacientes de la base de datos Clínica

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Nombre del campo Tipo de Dato
Codigo Paciente Clave principal
Provincia Borrar este campo

2. Modificar la estructura de la tabla Médicos con los siguientes datos:

campo
Codigo Medico Clave
principal
Telefono Borrar este
campo

3. Modificar la estructura de la tabla Ingresos con los siguientes datos:

campo
Nº ingreso Clave principal


Unidad 6. Propiedades de los campos

Introducción

Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un
control adicional sobre la forma de funcionar del campo.

Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseño de tabla
cuando tenemos un campo seleccionado.

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Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las
características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir
una lista de valores válidos para el campo

Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato u otro
mientras que las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de control
asociado al campo.

Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de
haber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos.

A continuación explicaremos las propiedades de que disponemos según los diferentes
tipos de datos.

Tamaño del campo

 Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres
que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor
máximo de 255.
 Para los campos Numérico, las opciones son:

Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros
entre 0 y 255.

Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y
32.767.

Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.

Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -
1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para
valores positivos.

Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -
4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y

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4,94065645841247E-324 para valores positivos.

Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.

Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en
una base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de
datos .accdb)

 Los campos Autonumérico son Entero largo.

A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño. Se recomienda
especificar el valor más pequeño posible para la propiedad Tamaño del capo, pues los
tamaños más pequeños pueden procesarse más rápidamente y requieren menos
memoria.

Formato del campo

Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o
en un informe.

Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y
Autonumérico.

 Para los campos Numérico y Moneda, las opciones son:

Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.

Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo
monetario asignado en Windows como puede ser $.

Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.

Fijo: presenta los valores sin separador de millares.

Estándar: presenta los valores con separador de millares.

Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).

Científico: presenta el número con notación científica.

 Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:

Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es
sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los
valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00
PM.

Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo:
Lunes 21 de agosto de 2000.

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Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-
2000.

Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo:
01/08/00.

El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el
31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas
comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y
1999.

Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.

Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.

Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.

 Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y
Activado/Desactivado.

Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y
Desactivado.

Nota: El control predeterminado para un dato Sí/No es la casilla de verificación por lo
que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de
verificación y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto
tenemos que cambiar el control predeterminado en la pestaña Búsqueda de las
propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto
como te mostramos a continuación.

 Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos
Texto se tendrían que crear formatos personalizados.

Si deseas más información sobre la personalización de formatos ver Apéndice B.

Lugares decimales

Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un
tipo de dato Número o Moneda.

La propiedad de lugares decimales proporciona un valor predeterminado Automático y
la opción de especificar entre 0 y 15 lugares decimales. Cuando se establece

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Automático, los campos con la propiedad Formato establecida a Moneda, Fijo,
Estándar, Porcentaje y Científico muestran dos lugares decimales.

Máscara de entrada

Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los
valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de
entrada para un campo Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe
introducirse un número nuevo: (___) ___-____.

Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el
establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botón que
aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.

Si deseas más información sobre la personalización de máscaras de entrada ver
apéndice C

Título

Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del
campo.

Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor
en la propiedad Título, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.

Valor predeterminado

El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo si
no introducimos ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado
campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para
indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en
el campo a la hora de introducir los datos de la tabla.

Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría de
clientes son de la provincia Córdoba, se puede introducir ese valor en la propiedad
Valor predeterminado del campo Provincia y así a la hora de introducir los diferentes
clientes, automáticamente aparecerá el valor Córdoba y no lo tendremos que teclear.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y
el Autonumérico

Regla de validación

Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se
especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el
campo para que sea introducido correctamente.

Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y 2000,
se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.

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el Autonumérico.

Para ayudarnos a escribir la regla de validación tenemos el generador de expresiones
que se abre al hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de la propiedad
cuando hacemos clic en ella.

El Generador de Expresiones

El generador de expresiones, como su nombre indica, te ayudará a escribir cualquier
expresión en Access, por ejemplo las expresiones de validación para campos.

Su uso es bastante sencillo, pues su sintaxis se aproxima bastante al lenguaje natural. La
única clave que deberemos tomar en cuenta son las funciones predefinidas de Access.

Pero vayamos por orden. Al abrir el generador de expresiones lo primero que veremos
será esta pantalla:

 Usando el generador

Todo lo que escribas será comparado contra el valor sobre el que se ejecute la
validación. Así que, normalmente, todas empezarán por uno de los símbolos incluidos

en la botonera de comparación . Como puedes ver los símbolos que
introducirán en la caja de texto (donde vemos nuestra expresión final) son Igual,
Mayor que, Menor que y Diferente de.

De todas formas podemos ayudarnos de los cuadros más abajo y buscar el tipo de
operador que queremos utilizar:

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Como puedes ver navegar por estos menús es muy sencillo. De izquierda a derecha ves
seleccionando la categoría del elemento que quieras introducir y finalmente cuando
tengas el elemento seleccionado pulsa el botón Pegar (o haz doble clic sobre él) y el
elemento se pegará en el campo de texto de la Expresión.

Utilizando este podrás incluir los mismos elementos que utilizando los botones e
incluso aún más. Echémosle un vistazo a la carpeta Funciones.

Nota: Recuerda que es mejor utilizar el operador & para unir cadenas, y el operador +
para la suma de valores.

 Funciones del generador

Si desplegamos la carpeta Funciones nos encontraremos con otra que también
deberemos desplegar: Funciones incorporadas.

Estas funciones son un conjunto recogido por Access que te ayudará a incluir en tus
validaciones funcionalidades varias entre Conversión de valores, Fecha y Hora,
Generales, Matemáticas y tratamiento de Texto.

Igual que antes deberás buscar la categoría que encaje con lo que estás buscando y
finalmente, cuando encuentres la función, incluirla en la Expresión.

En el ejemplo que puedes ver en la imagen hemos realizado una validación sobre un
campo de Fecha, y estamos exigiendo que la fecha introducida sea menor que la fecha
actual (que sería lo que nos devolverá la función Fecha()).

Cuando tengas la expresión completa sólo deberás pulsar el botón Aceptar y ésta se
añadira como expresión de validación a nuestro campo.

Algunas funciones requieren una serie de argumentos que se deben de especificar entre
paréntesis después del nombre de la función, para saber si la función requiere
argumentos, en la parte inferior del cuadro de diálogo Generador de expresiones,
aparece el formato de la función, en nuestro caso, como la función que hemos elegido
no requiere argumentos vemos: Fecha()

22


Si hubiesemos elegido en la categoría Matemáticas, la función Redondear, nos
aparecería abajo Redondear(Número;Precisión), indicándonos que entre paréntesis
debemos escribir el Número que queremos redondear (o el nombre del campo que
contiene ese valor) y separados por un punto y coma la Precisión (es decir el número
de decimales que queremos conservar).

Texto de validación

En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si
introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada
en la propiedad anterior.

Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los
datos, sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo.

el Autonumérico.

Requerido

Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta
propiedad el valor Sí, en caso contrario el valor será el de No.

el Autonumérico.

Permitir longitud cero

Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan
introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.

Indexado

Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen
que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran
las operaciones de ordenación y agrupación.

Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puedes
crear un índice sobre este campo para hacer más rápida la búsqueda.

Esta propiedad dispone de tres valores:

No: Sin índice.

Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores
duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).

Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados.

Crear un índice

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En la ficha general de la vista diseño haga clic en el cuadro de la propiedad Indexado y
haga clic en Si (Con duplicados)o Sí (Sin duplicados).

Eliminar un índice

En la ficha general de la vista diseño haga clic en el cuadro de la propiedad Indexado y
haga clic en No.

Si la clave principal de una tabla es un solo campo, Microsoft Access establecerá
automáticamente la propiedad Indexado de ese ampo a Sí (Sin duplicados).

Si quieres saber más sobre los índices ver Apéndice D

Ej.

1. Modificar la estructura de la tabla Alumnos de la BD Clases de forma que cada
campo tenga las siguientes propiedades:

Campo Propiedades
Dejaremos las propiedades que
Codigo alumno
tiene.
Nombre Tamaño: 15 y obligatorio
Apellido Tamaño: 30 y obligatorio
Direccion Tamaño: 30 y opcional
Tamaño: 15 Por defecto deberá
aparecer Córdoba ya que la
Localidad
mayoría de nuestros clientes son de
Córdoba
Entero largo, se puede dejar vacío,
Codigo Postal
admite sólo 5 dígitos.
Fecha de Formato: Fecha corta y se puede
nacimiento dejar sin datos
Dejaremos las propiedades que
Curso
tiene.

2. Haz doble clic en la tabla Alumnos en el Panel de Exploración.
3. Haz clic sobre el campo Nombre para modificar sus propiedades.
4. Haz clic sobre la propiedad Tamaño que aparece en la parte inferior de la
ventana, se quedará seleccionado el tamaño por defecto 50.
5. Escribe el tamaño, 15.

24


6. Para que el campo sea obligatorio tenemos que poner en su propiedad
Requerido el valor Sí, para ello, posiciónate sobre la propiedad Requerido y
elige de la lista desplegable el valor Sí.
7. Como no queremos modificar otra propiedad del campo Nombre Alumnado,
hacer clic sobre el campo Apellidos Alumnado para acceder a las propiedades de
dicho campo.
8. Escribe 30 en el Tamaño.
9. Haz doble clic sobre el valor No de la propiedad Requerido, verás como pasa a
valer Sí. Cuando una propiedad tiene dos posibles valores, haciendo doble clic
sobre el valor, este cambia automáticamente, así has visto dos formas distintas
para cambiar la propiedad Requerido, ahora elige tú la que prefieras.
10. Haz clic sobre el campo Direccion y asígnale tamaño 30. Como el campo es
opcional dejamos la propiedad Requerido a No.
11. Haz clic sobre el campo Poblacion y asígnale tamaño 15.

Para que aparezca por defecto el valor Córdoba tenemos que cambiar su propiedad
Valor predeterminado.

12. Haz clic sobre la propiedad Valor predeterminado.
13. Escribe Córdoba.
14. Deja el campo Codigo Postal con el Tamaño del campo Entero largo y
Requerido No.

Para que siempre tenga cinco dígitos numéricos definiremos una máscara de entrada.

15. Haz clic sobre la propiedad Máscara de entrada, teclea la máscara 00000 (el 0
representa un dígito numérico obligatorio y que si se introduce un valor, este
deberá contener obligatoriamente cinco cifras.

Para que el código postal sea siempre menor que 53000 tenemos que cambiar la
propiedad Regla de Validación.

16. Haz clic sobre la propiedad Regla de validación y teclea < 53000.

Para mejorar esta regla de validación rellenaremos la propiedad Texto de validación
para que el usuario sepa porqué el valor introducido es incorrecto.

17. Haz clic sobre la propiedad Texto de validación y teclea El código postal debe
ser inferior a 53000.

Este será el mensaje que salga cuando se intente introducir en el campo un valor mayor
o igual a 53000.

18. Haz clic sobre el campo Fecha de nacimiento.
19. Haz clic sobre la propiedad Formato.

Aparecerá una flecha a la derecha indicándonos la existencia de una lista desplegable.

20. Haz clic sobre la flecha de la derecha.
21. Elige la opción Fecha corta.

25


Como hemos terminado con el diseño de la tabla, vamos a guardarla.

1. Haz clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido.

Al Guardar, Access nos advertirá de que podemos perder datos al reducir el tamaño de
los campos. Por ejemplo, si teníamos una población de más de 15 caracteres, se
recortará a 15. En este cado no sucede, pero hay que tenerlo en cuenta al modificar una
tabla con datos.

Vamos a trabajar ahora con la tabla Cursos. Empezaremos por modificar su estructura
de forma que cada campo tenga las siguientes propiedades:

Campo Propiedades
Codigo curso Sin cambios
Nombre curso Tamaño: 15
Nº horas Tamaño: Entero
Fecha inicio Sin cambios
Fecha final Sin cambios

1. Haz doble clic en la tabla Cursos en el Panel de Exploración.
2. Haz clic en el campo Nombre curso para modificar sus propiedades.
3. Haz clic en la propiedad Tamaño que aparece en la parte inferior de la ventana.
4. Asígnale un 15.
5. Haz clic sobre el campo Nº horas.
6. Asígnale Tamaño Entero.
7. Haz clic en el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido para guardar la
tabla.
8. Haz clic en el botón de la vista Diseño de tabla.
9. Cierra la base de datos haciendo clic en el botón Cerrar de Access.

Ejercicio 1: Concesionario

1. Modificar la estructura de la tabla Clientes de la base de datos Concesionaria
siguiendo los datos que vienen a continuación:

Nombre del Propiedades
campo
Codigo Cliente No se puede introducir clientes

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cuyo código no esté comprendido
entre los valores 1 y 3000.
Nombre Tamaño:15
Apellido Tamaño: 30
Direccion Tamaño: 30
Localidad Tamaño: 15
Codigo postal Tamaño: 5 sólo admite números de
5 cifras e inferiores a 53000
Provincia Tamaño: 15

Por defecto el valor será: Córdoba
ya que la mayoría de nuestros
clientes están en esta provincia.
Telefono Tamaño: 10 con máscara de
teléfono
Fecha Formato: Fecha corta
nacimiento

2. Probar cambiar el código del primer cliente por 4500.

Observa cómo no nos deja por no cumplir la regla de validación.

3. Volver a dejar el código 100.
4. Comprobar todas las demás propiedades que hemos incluido.
5. Modificar la estructura de la tabla Coches vendidos:

campo
Matricula Tamaño: 7
Marca Tamaño: 15
Modelo Tamaño: 20
Color Tamaño: 12
Precio Numérico formato
Moneda
Extras Dejar las opciones que
instalados tiene

6. Cerrar la tabla.

Ejercicio 2: Clínica III.

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1. Modificar la tabla Pacientes de la base de datos Clinica siguiendo estas
indicaciones:

campo
Codigo Paciente Entero
Nombre Tamaño: 15
Direccion Tamaño: 30
Localidad Tamaño: 15
Codigo postal Tamaño: 5
Telefono Tamaño: 10
Fecha Formato: Fecha
nacimiento corta

2. Modificar la tabla Medicos con los siguientes campos:

campo
Codigo Medico Tamaño: 5
Nombre Tamaño: 15
Especialidad Tamaño: 20

3. Modificar la tabla Ingresos con los siguientes campos:

campo
Habitacion Entero
Cama Tamaño: 1
Fecha ingreso Formato: Fecha
corta


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