1. TAJUK :
PENGAWALAN
OLEH:
NurLiyana Binti Norhamizan
Nur Amira Hafiza Binti Amiruddin
1
EN. HAIRUL NIZAM BIN HASSAN

2. Definisi : Proses memantau prestasi dan pengambilan tindakan untuk
memastikan hasil tercapai seperti yang dijangkakan.
Kepentingan: Sekiranya pengawalan tidak dilakukan dengan baik,maka hasil
akhir mungkin tidak seperti apa yang dijangkakan. Kesannya,matlamat
organisasi mungkin tidak akan tercapai. Ringkasnya,fungsi kawalan
memerlukan pengurus untuk memastikan apa yang dirancang akan
dilaksanakan dengan baik dalam tempoh yang ditetapkan .
2

3. Terdapat 2 jenis kawalan :
i)Kawalan Dalaman : Pengurus boleh membenarkan pekerja untuk
mengawal tindak tanduk mereka sendiri.
ii)Kawalan Luaran :Pengurus boleh mengawal tindak tanduk pekerja itu.
3

4. KAWALAN DALAMAN
 Merupakan kawalan kendiri .
 Digunakan sekiranya pekerja mempunyai motivasi untuk mengawal
sendiri kerja mereka dan mahu bertanggungjawab ke atas hasil kerja akhir
mereka.
 Dengan kata lain,kawalan dalaman ini berkesan sekiranya pekerja
diandaikan mempunyai ciri-ciri Teori Y.
TEORI Y :
Ciri-ciri Teori Y ialah menggangap kerja ialah sesuatu yang semula jadi
sama seperti rehat atau bermain,boleh bekerja tanpa arahan dan
kawalan. Sekiranya komited untuk mencapai objektif,boleh belajar
menerima,mencari dan melaksanakan tanggungjawab,boleh
membuat keputusan yang inovatif ,kreatif dan insentif.
4

5.  Pekerja lazimnya cenderung untuk menggunakan kawalan dalaman
apabila mereka melibatkan dalam proses menetapkan standard dan
objektif.
 Apabila penetapan objektif dan standard dibuat bersama antara
pengurus dan pekerja, pekerja akan menjadi lebih komited untuk
mencapai standard yang telah dipersetujui bersama.
 Standard yang ditetapkan secara bersama itu lazimnya merupakan
standard yang boleh dicapai,yakni bukan standard yang terlalu sukar.
 Oleh kerana pekerja bertanggungjawab ke atas hasil akhir
mereka, maka mereka akan melakukan kerja dengan lebih cermat dan
berhati-hati agar kesilapan tidak berlaku.
 Sekiranya berlaku sebarang kesilapan,mereka dengan mudah akan
akan dapat mengesannya an meemperbaikinya dengan mengambil
tindakan pembetulan yang sewajarnya.
5

6.  Menuntut pengurus untuk mempercayai kerja.
 Pengurus perlu percaya bahawa apabila pekerja ditinggalkan untuk
melakukan kerja mereka sendiri,mereka akan melaksanakan yang
terbaik.
 Pengurus juga perlu memberikan sokongan kepada pekerja dari
sokongan sumber dan peribadi.
 Budaya organisasi yang menyokong kebebasan melakuan kerja, dasar
menghormati pandangan pekerja dapat memastikan hasil kerja akhir
yang ditunjukkan oleh pekerja mencapai standard yang telah
ditetapkan.
 Dapat memenuhi kepuasan kerja pribadi kerana pekerja diberi
kebebasan untuk membuat keputusan dan bertindak dalam bidang
kuasa kerjaya.
6

7. KAWALAN LUARAN
 Kawalan yang dikenakan ke atas pekerja oleh penyelia atau pengurus.
 Contohnya, penyeliaan harian yang dilakukan oleh pekerja.
 Pengurus akan dapat mengenal pasti kesilapan yang dilakukan oleh
pekerja dan seterusnya memutuskan apakah tindakan pembetulan
yang sesuai.
 Kawalan luar juga melibatkan sistem dan teknologi organisasi.
 Sistem pentadbiran formal organisasi perlu menyokong kawalan
luaran.
 Contohnya,sistem ganjaran yang sesuai boleh berfungsi sebagai alat
kawalan yang berkesan. Pemberian bonus atau intensif kepada pekerja
yang dapat mencapai standard yang ditetapkan adalah salah satu
bentuk kawalan. Begitu juga dengan hukuman disiplin sebagai alat
untuk mengawal perlakuan pekerja.
7

8.  Penggunaan teknologi dapat membantu pengurus membuat kawalan
luaran.
 Contoh, penggunaan kamera yang dipasang di kaunter jualan adalah
merupakan satu bentuk kawalan yang berasaskan teknologi.
 Dengan memggunakan kamera,pengurus dapat memerhatikan
tingkah laku pekerja dan mengesan sebarang tingkah laku yang tidak
diingini(penyelewengan)dan seterusnya mengambil tindakan
pembetulan yang sesuai.
8

9. Inisiatif pekerja sendiri
KAWALAN untuk membuat kawalan.
DALAMAN Memerlukan disiplin
kendiri yang tinggi.
Lebih digemari oleh
kebanyakan organisasi
JENIS KAWALAN
Pengurus/Penyelia
membuat kawalan ke
KAWALAN atas pekerja
LUARAN  Memerlukan sistem
organisasi dan teknologi
yang cekap.
9

10. TAHAP KAWALAN KE ATAS PROGRAM
 Terdapat 3 tahap kawalan ke atas program :
i)Rancangan strategik
ii)Rancangan taktikal
iii)Rancangan operasi
 Rancangan strategik: memerlukan kawalan
strategik.
 Rancangan taktikal: memerlukan kawalan taktikal.
 Rancangan operasi: memerlukan kawalan operasi.
10

11. KAWALAN STRATEGIK
 Dilakukan pada peringkat pengurusan tertinggi dalam organisasi. Apabila
pengurusan atasan melakukan kawalan strategik,maka mereka terlibat dalam
tiga aspek kawalan yang penting iaitu :
i)Memantau faktor-faktor penting dalam persekitaran yang dapat
mempengaruhi daya maju sesuatu rancangan strategik yang telah
ditetapkan.
ii)menilai kesan rancangan-rancangan strategik
iii)memastikan rancangan strategik dilaksanakan seperti yang
dijangkakan.
11

12.  Rancangan strategik melibatkan rancangan organisasi jangka panjang,maka
kawalan strategik juga memberi penekanan yang sama.
 Pengurus atasan membuat kawalan yang berbentuk jangka panjang seperti
laporan suku tahunan,separuh tahun atau tahunan.
 Berdasarkan laporan sebegini,pengurus atasan akan dapat mengesan sebarang
perubahan yang berlaku dan yang mungkin akan berlaku di persekitaran
organisasi dan seterusnya bertindak sewajarnya.
 Faktor-faktor penting dalam persekitaran organisasi perlulah dipantau dengan
baik kerana sebarang perubahan dalam persekitaran boleh memberi kesan
kepada keberkesanan organisasi.
 Pengurus atas juga perlu menilai sejauh mana kesan rancangan strategik
dijalankan,sama ada ke atas organisasi atau ke atas masyarakat
keseluruhannya.Jika kesan yang dihasilkan ialah negatif,maka tindakan
pembetulan perlulah diambil.
 Pengurus atasan perlu memastikan rancangan strategik dilaksanakan seperti
yang dijangkakan.
12

13. KAWALAN TAKTIKAL
 Pengurus pertengahan yang bertanggungjawab untuk merangka rancangan
taktikal.
 Kawalan taktikal lebih tertumpu kepada penilaian ke atas pelaksanaan
rancangan taktikal di tahap jabatan,memantau hasil kerja berkala dan
mengambil tindakan pembetulan sekiranya perlu.
 Pengurus pertengahan lebih menggunakan maklumat atau laporan jangka
sederhana seperti laporan mingguan atau bulanan.
 Pengurus pertengahan juga terlibat dalam kawal strategik dari segi
membekalkan maklumat atau laporan tentang isu-isu strategik kepada
pengurusan atasan.
 Pengurus pertengahan terlibat dalam kawalan operasi hanya dari segi
memastikan rancangan operasi yang terpenting dilaksanakan dengan
berkesan.
 Apabila rancangan taktikal dilaksanakan,pengurus pertengahan perlu
memantau nak mengawasi pelaksanaan rancangan tersebut.
13

14.  Laporan mingguan perlu diberlukan kepada pengurus pertengahan untuk
menilai sejauh manakah pengurangan penggunaan yang telah berlaku.
Sekiranya tiada sebarang perubahan,pengurusun pertengahan perlu membuat
tindakan pembetulan contohnya dengan mengurangkan pembelian kertas.
14

15. KAWALAN OPERASI
 Kawalan operasi pula dilakukan oleh pengurus lini atau penyelia.
 Pengurus lini mengawal aktiviti operasi harian dan memantau hasil kerja
harian dan mengambilan tindakan pembetulan jika diperlukan.
 Kawalan operasi memberikan maklum balas kepada pengurus atau tentang
sejauh manakah rancangan jangka pendek dan jangka panjang dilaksanakan
dengan berkesan.
 Contohnya,rancangan taktikal ialah mengurangkan penggunaan kertas sebagai
sebagai salah satu langkah untuk mengurangkan kos operaasi. Untuk
memastikan matlamat ini tercapai,rancangan operasi perlu dilaksanakan.
Antaranya dengan menggunakan kedua-dua belah muka kertas apabila
membuat salinan fotokopi.
 Untuk tujuan untuk mengawal rancangan operasi ini, pengurus lini boleh
menggariskan peraturan baru berhubung dengan penggunaan kertas semasa
membuat salinan fotokopi. Dengan adanya peraturan maka setiap pekerja
perlu mematuhinya,dan sesiapa yang tidak mematuhinya boleh dikenakan
tindakan seperti amaran oleh pengurus lini.
15

16. MATLAMAT ORGANISASI
Pengurus atasan
RANCANGAN STRATEGIK KAWALAN STRATEGIK Jangka Panjang
Perspektif organisasi
Pengurus pertengahan
RANCANGAN TAKTIKAL KAWALAN TAKTIKAL
Jangka sederhana
Perspektif jabatan
Pengurus bawahan
RANCANGAN OPERASI KAWALAN OPERASI Jangka pendek
Perspektif unit
kerja/individu
16