2. FAILFAIL
Dapat didefinisikan sebagai satu folder yang
mengandungi surat atau lampiran. Manakala
fail rasmi atau fail awam dapat didefinisikan
sebagai
“Satu folder yang didaftarkan dalam mana
surat-surat (lampiran-lampiran) disusun
dengan cermat dan sistematik”
3. KEPERLUAN FAILKEPERLUAN FAIL
Merupakan alat perhubungan/komunikasi yang penting
Sumber mengurus maklumat Jabatan/Agensi Kerajaan
Membantu membuat keputusan/mengambil tindakan
Mengekalkan ingatan/bahan rujukan
Bahan bukti
Bahan Penyelidikan
- Sejarah
- Ekonomi
- Kebudayaan
- Perundangan
- Dsbnya.
4. KANDUNGAN SURAT DALAMKANDUNGAN SURAT DALAM
FAILFAIL
Surat-surat/lampiran-lampiran perlu
dimasukkan di sebelah kanan sesuatu
fail dan kertas minit di sebelah kiri
fail. Selepas surat dimasukkan perlu
dicatatkan bilangan kandungan fail di
sudut kanan atas surat (bulatkan)
5. Penggunaan Kertas MinitPenggunaan Kertas Minit
1. Setiap fail hendaklah dikepilkan dengan Kertas Minit
2. Kertas Minit yang standard hendaklah digunakan
( yang tertera tulisan Am 6 ).
3. Kegunaan :-
3.1. Mencatat surat-surat yang diterima dari luar jabatan
3.2. Mencatat salinan surat-surat jabatan.
6. KERTAS MINITKERTAS MINIT
Merekodkan surat keluar dan masuk
Surat masuk perlu ditulis dengan pen berwarna merah
(1) Surat bth. _____ drp. ______ dikdgn. Pd. __________
(1) Surat bth. _____ drp. ______ d/m pd. ____________
(1) Bil. ________drp. _______ bth._____d/m pd._______
Surat keluar perlu ditulis dengan pen berwarna biru atau hitam.
(2) Surat bth. _______ d/m kpd. _______ pd. _________
(2) Bil. ________ kpd. _______ bth. _____ d/h pd. _____
Menulis arahan-perhubungan bertulis di antara pegawai bawahan
atau ke pegawai atau bahagian ke bahagian.
7. Contoh Penggunaan Kertas Minit Yang Lengkap
(Am 6
Kertas Minit No. ANM.H. 500-6/3 Helai No. 3
22 Surat Pesanan Fax bth 20.1.98 d/m pd.. 20.1.98
2 3 Surat SUPS (S) 02/01-12 Jld.5(14) bth. 22.4.98 d/m pd. 30.4.98
PTA 1, 2/5/98
Rujuk Lampiran 23 . Sila taip maklumat tersebut untuk
Difaxkan. T.K.
2/5/98
24 Surat ANM.H.500- 6/3(24) bth. 02.05.98 d/m pd. 05.05.98
25 Surat SUPS (S) 02/01-12 Jld.5(19) bth. 13.08.98 d/m pd. 17.08.98
PPA, 13.8.98
Rujuk Lampiran 25 . Sila lengkapkan borang yg. Dilampir-
Kan dan jawab surat tersebut . T.K.
18/8/98
26 Surat ANM.H.500- 6/3(26) bth. 18.08.98 d/m pd. 24.08.98
27 Surat SUPS (S) 02/01-11 Jld.2(2) bth. 05.10.98 d/m pd. 08.10.98
KUR, 09.10.98
Lihat Lampiran 27 . Sila isikan maklumat dlm. Borang yg.
disediakan . Jawab ‘TIADA’ dan faxkan dgn. Segera kpd. SUPS. T.K.
9/10/98
(Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO A4 = 210 mm x 297 mm)
P.K. 3606(L)-96
8. CADANGAN SISTEM FAIL UNTUK PROGRAM PEMULIHAN
KHAS
KUALA LUMPUR
BIL TAJUK FAIL PERKARA DIKANDUNG
1 FAIL INDUK
* Surat Pekeliling/ Ikhtisas
* Objektif Program Pemulihan
* Pelan Tindakan
- Falsafah Pendidikan Negara
- Rukunegara
- Program Pemulihan Khas Sekolah Rendah
- Takwim & Aktiviti Tahunan Program
Pemulihan Khas
- Carta Gantt
- Unjuran Program Pemulihan Khas
- Strategi Pelaksanaan Program Pemulihan
Khas
- Strategi dalam Pengajaran &
Pembelajaran
- Sasaran Program
- Masalah Yang Dihadapi
- Jadual Waktu
- Senarai Nama murid
* Carta Organisasi Sek
* Misi & Visi Sek
* SWOT
* Maklumat/peribadi murid
* Maklumat Guru
* Analisa Ujian
* Rekod Ujian
9. BIL TAJUK FAIL PERKARA DIKANDUNG
2 SURAT
MENYURAT
• Surat Pekeliling Ikhtisas
• Surat dari KPM
• Surat dari JPWP / PPBP
• Surat dari Agensi Luar.
3 SUKATAN
PELAJARAN
• Panduan Pemulihan Khas
• Huraian Sukatan Pelajaran B. Malaysia &
Matematik 1 – 3( tahun 1 KSSR)
• Rancangan Tahunan Pemulihan khas
(B.M & Math)
• Senarai BBM & kedudukannya
10. BIL TAJUK FAIL PERKARA DIKANDUNG
4
MESYUARAT: •Surat menyuarat peringkat sekolah
•Surat panggilan mesyuarat
peringkat sekolah
•Minit Mensyuarat (sekurang –
kurangnya 3 x)
5
PERIBADI
MURID
•Borang percalonan
•Profil Murid/ Rekod Kesihatan
•Ujian Saringan dan Diagnostik
•Lembaran Kerja
•Hasil Penilaian yang telah dijalankan
•Catatan lain yang berkaitan dengan
murid
6
IPP2M /
Saringan linus
& ANALISIS
•Analisa Ujian
•Analisa Linus
11. BIL TAJUK FAIL PERKARA DIKANDUNG
7
UJIAN DIAGNOSTIK &
ANALISIS
* Analisa Ujian
Diagnostik
8 LEMBARAN KERJA
BAHASA MALAYSIA
* Contoh Lembaran
Kerja
9 LEMBARAN KERJA
MATEMATIK
* Contoh Lembaran
Kerja
12. BIL TAJUK FAIL PERKARA DIKANDUNG
10 MAKLUMAT
GURU
PEMULIHAN
* Jadual Waktu
* Maklumat guru Pemulihan
11
PENGURUSAN
STOK (IVENTORI)
* Penerimaan Peralatan
12 BANK SOALAN * Semua set Ujian yang
digunakan
13. BIL TAJUK FAIL PERKARA DIKANDUNG
13 Minit Curai * Maklumat atau kursus yang
dihadiri
14 Pencerapan * Maklumat pencerapan dari
sekolah, Jabatan,
Kementerian dan lain-lain
15 Aktiviti Program
Pemulihan Khas
* Plan Strategik Tahunan
* Lawatan/ Pertandingan dl
14. Contoh Kulit Fail Yang Lengkap
Kertas- Kertas Yang Berhubung
Didaftarkan di bawah perkara
PERKARA
FAIL INDUK
P.K.1897(L)-96
Tarikh Kandungan Pertama ………………… Tarikh Kandungan Akhir ……………
ARAHAN - ARAHAN PENUTUPAN FAIL
(UNTUK KEGUNAAN PENDAFTARAN)
Dihantar
kepada
Tarikh
dihantar
Dihantar
kepada
Tarikh
dihantar
Dihantar
kepada
Tarikh
dihantar
(A) Tutup pada ……………….…
atau apabila mengandungi 100
lampiran yang mana lebih awal
(B) Kajian Pertama 5
Tahun Selepas
Penutupan Pada ……..
……………………………..
(C) Dicadangkan
Dipindah -
kan/Dimusnahkan :
………………………………………………
(Potong mana yang tiada
berkenaan. Satu senarai
hendaklah dibuat untuk persetuju-
an Arkib Negara Malaysia bagi
memusnah kan atau memindah)
(D) Kajian Kedua Pada
Thn.
…………………………..…………………..
Dihantar
kepada
Tarikh
dihantar
APABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN BARU HENDAKLAH DILAKUKAN DALAM FAIL LAIN
(AM 455-Pin.1/80)
SKSM/06/08/1
Nama sekolah
No fail kurikulum
di Sekolah
No fail pemulihan di
Sekolah
Bilangan No fail
Tajuk fail
