Prozessmanagement

© MBA Business Management 2012-2014
Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Nürnberg

Management Support ...
Agenda

1. Definition, Ziele und Rollen
2. Herausforderungen
3. IT-unterstützende Lösungsansätze
4. Prozessgestaltung mit ...
1. Definition

Definition von Prozess
Ein Prozess ist eine Struktur, deren Elemente Aufgaben, Aufgabenträger,
Sachmittel u...
1. Ziele

Effektiviät/ Effizienz

Flexibilität

• Effektivität:
d.h. ein Prozess liefert den
definierten Output zur
richti...
1. Rollen
Process Sponsor
Ziele

Aufgaben

Befugnis

• Unterstützung und Förderung
des Prozessmanagements

Process Owner
C...
2. Herausforderungen

Änderungsmanagement
(Nachverfolgung, diverse
Arbeitsversionen usw.)

Einhaltung von
Prozeduren

Hohe...
3. IT-unterstützende Lösungsansätze

Die effiziente Nutzung der vielfältigen Möglichkeiten der IT-Unterstützung liefert ei...
3. IT-unterstützende Lösungsansätze

• Umfasst Anwenderfunktionen, Benutzer- und
Systemschnittstellen
• Teilweise sehr bra...
4. Prozessgestaltung mit Rücksicht auf Kreativität
Prozessgestaltung

Gruppen-Kollaboration- Plattform:
Definition: Eine K...
5. Möglichkeiten zur Kreativitätsunterstützung

Kreativitätsintensiver Prozess
(KIP)

Strukturierter
Teilprozess

Unstrukt...
6. IT-basierte Prozesse
Beispiel „Angebotsprozess“ und „Entwicklungsplattform“
Angebotsprozess
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Vertrieb

nur bei
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7. Zusammenfassung und Ausblick

1. Prozesse müssen kontinuierlich auf die Anforderungen des Marktes angepasst werden.

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Neues aus dem Prozessmanagement

  1. 1. Prozessmanagement © MBA Business Management 2012-2014 Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Nürnberg Management Support Systeme S. Sahin, C. Schmalhaus, X. Wang 1
  2. 2. Agenda 1. Definition, Ziele und Rollen 2. Herausforderungen 3. IT-unterstützende Lösungsansätze 4. Prozessgestaltung mit Rücksicht auf Kreativität 5. Möglichkeiten zur Kreativitätsunterstützung 6. IT-basierte Prozesse Beispiel „Angebotsprozess“ und „Entwicklungsplattform“ 7. Zusammenfassung und Ausblick © MBA Business Management 2012-2014 Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Nürnberg Management Support Systeme S. Sahin, C. Schmalhaus, X. Wang 2
  3. 3. 1. Definition Definition von Prozess Ein Prozess ist eine Struktur, deren Elemente Aufgaben, Aufgabenträger, Sachmittel und Informationen sind, die durch logische Folgebeziehungen verknüpft sind. Darüber hinaus werden deren zeitliche, räumliche und mengenmäßige Dimensionen konkretisiert. Ein Prozess hat ein definiertes Startereignis (Input) und Ergebnis (Output) und dient dazu, einen Wert für Kunden zu schaffen. 1 Fokus des Geschäftsprozessmanagements (hier IT-unterstützt) Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Verbesserung von Geschäftsprozessen 1 © MBA Business Management 2012-2014 Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Nürnberg Fischermanns 2010, Praxishandbuch Prozessmanagement, S. 12 Management Support Systeme S. Sahin, C. Schmalhaus, X. Wang 3
  4. 4. 1. Ziele Effektiviät/ Effizienz Flexibilität • Effektivität: d.h. ein Prozess liefert den definierten Output zur richtigen Zeit und Ort • Anpassung der Prozesse an die sich ständig veränderten Kundenwünsche und technischen Möglichkeiten • Effizienz: Ausprägung des Max.-/ Min.Prinzip bzgl. ökon. Prinzip 2 • Prozess muss flexibel auf Ausnahmen und Änderungen reagieren können 2 Schnellig/- Pünktlichkeit Ziele des Prozessmanagements Transparenz • Wichtig, ob Zeitrahmen eingehalten wird • Ermöglicht die Ermittlung der Einflussgrößen, die Leistungsniveau bestimmen • Relevant hierbei vor allem Wartezeiten bei Übergaben zw. einzelnen Stationen 2 • Dadurch Möglichkeit der zielorientierten Beeinflussung der betrieblichen Prozesse 2 2 © MBA Business Management 2012-2014 Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Nürnberg Management Support Systeme vgl. Posluschny 2012, Prozessmanagement, S. 13 ff. S. Sahin, C. Schmalhaus, X. Wang 4
  5. 5. 1. Rollen Process Sponsor Ziele Aufgaben Befugnis • Unterstützung und Förderung des Prozessmanagements Process Owner Customer Benefits • Verantwortung für einen Prozess • Festlegung von ProzessPerformance-Zielen abgeleitet aus Geschäftszielen • Best Practices und deren Erreichung • Geschäftsgetriebene Standardisierung/Harmonisierung über ggf. darunter liegende Organisationsebenen Process Manager • Operative Unterstützung des Process Owners bei der Definition, Implementierung und kontinuierliche Verbesserung des Prozesses • Festlegung der Prozessmanagement-Strategie • Bereitstellung des Budgets für Prozessmanagement-Aktivitäten Berichtet • Definition, Dokumentation und Implementierung des Prozesses unter Verwendung des Process Framework • Überwachung der Performance, Optimierung der Leistung und des Reifegrades des Prozesses • Abstimmung von Schnittstellen zu Prozessen anderer Process Owner • Implementierung von Prozessen nach Weisung des Process Owners • Prozessänderungsmanagement • Überprüfen der Prozessperformance mit Hilfe von KPI‘s • Durchführung von Prozessanalysen/-assessments • Definition und Umsetzung von Maßnahmen zur Prozessverbesserung • Steuerung des Prozesses mit Budget- und Ressourcenverantwortung • Überprüfung der ProzessPerformance • Management (prozessabhängig) • Promotion / Motivation für das Thema Prozessmanagement • Ziel-Definition und -Controlling • Lenkung und Priorisierung durch Prozess Portfolio Management • Oberste Eskalationsinstanz • Process Owner 3 © MBA Business Management 2012-2014 Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Nürnberg Management Support Systeme vgl. Siemens AG intern (Prozessmanagement Vortrag 2013) S. Sahin, C. Schmalhaus, X. Wang 5
  6. 6. 2. Herausforderungen Änderungsmanagement (Nachverfolgung, diverse Arbeitsversionen usw.) Einhaltung von Prozeduren Hoher Aufwand für Prozessauswertung (Ergebniskontrolle, Q-Gates) und eingeschränkte Früherkennung von Problemen Herausforderungen Informationsverlust Kein Überblick über den Gesamtprozess (wegen keiner gemeinsamen Datenablage) und in welchem Schritt der Prozess sich gerade befindet Schnittstellenprobleme (keine klare Aufgabenabgrenzung, u. U. Doppelarbeit) © MBA Business Management 2012-2014 Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Nürnberg Management Support Systeme S. Sahin, C. Schmalhaus, X. Wang 6
  7. 7. 3. IT-unterstützende Lösungsansätze Die effiziente Nutzung der vielfältigen Möglichkeiten der IT-Unterstützung liefert einen wesentlichen Erfolgsbeitrag für die Geschäftsprozessgestaltung. • Visualisierungswerkzeuge • Modellierungswerkzeuge Prozessunterstützung mit Workflow-Management-Systemen • Simulationswerkzeuge • Spezifikations- und Steuerungsinstrument © MBA Business Management 2012-2014 Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Nürnberg Management Support Systeme S. Sahin, C. Schmalhaus, X. Wang 7
  8. 8. 3. IT-unterstützende Lösungsansätze • Umfasst Anwenderfunktionen, Benutzer- und Systemschnittstellen • Teilweise sehr branchenspezifisch, daher funktionell beschränkt Prozessunterstützung durch betriebliche Standardsoftware • Standardfunktionen müssen akzeptiert, modifiziert oder ergänzt werden („best breed“) Einsatz in Praxis: ARIS IT Architekt ARIS Business Architekt (Software AG) VISIO Microsoft ADONIS BOC Information Technologies Consulting GmbH Modellierung, Analyse, Simulation Modellierung/Zeichnen Modellierung, Analyse, Simulation © MBA Business Management 2012-2014 Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Nürnberg Management Support Systeme S. Sahin, C. Schmalhaus, X. Wang 8
  9. 9. 4. Prozessgestaltung mit Rücksicht auf Kreativität Prozessgestaltung Gruppen-Kollaboration- Plattform: Definition: Eine Kollaborationssoftware ist ein Tool, das ad hoc-, optional- und Gruppen-Aktivität durchführt. Dadurch wird den Mitgliedern ermöglicht, geteilte Ressourcen zu managen.4 Workflow: Im Prozess wird die Reihenfolge der Aktivitäten festgelegt. Für die Aktivitäten sind strenge Bedingungen vorgeschrieben. Output Input Aktivität 2_1 Aktivität1 Aktivität2_2 Group- Collaboration- Plattform Group Creativity Support Systems (GCSS) Process- Aware Collaboration Systems (PACS) Aktivität3 Vorteile und Nachteile eines Workflow unterstützenden Prozesses: + Starke Ergebniskontrolle + Standardisierte Arbeitsstruktur ermöglicht effizienten Arbeitsablauf Unflexibel bzgl. neuer Kundenanforderungen Serielle oder parallele Arbeit statt Gruppenarbeit Schränkt kreative Arbeit ein Individual Creativity Support Tools (ICST) Process-Aware Information Systems (PAIS) 4 Distributed and Parallel Databases 2004, An Evaluation of Key Technologies and Open Problems Volume: 15 - Kluwer Academic Publishers © MBA Business Management 2012-2014 Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Nürnberg Management Support Systeme S. Sahin, C. Schmalhaus, X. Wang 9
  10. 10. 5. Möglichkeiten zur Kreativitätsunterstützung Kreativitätsintensiver Prozess (KIP) Strukturierter Teilprozess Unstrukturierter Teilprozess 1 Inkubation 2 3 Konstruktion Überprüfen Service Mikro-Prozess Strukturierter Teilprozess 1 Konstruktion 3 Vorproduktion Entwicklung Unstrukturierter Teilprozess 2 Unstrukturierter Teilprozess Management Support Systeme Level 1 Level 2 5 Seidel © MBA Business Management 2012-2014 Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Nürnberg Makro-Prozess Unstrukturierter Teilprozess Level 0 et al. 2010, Hierarchische Unterteilung eines KIP S. Sahin, C. Schmalhaus, X. Wang 10
  11. 11. 6. IT-basierte Prozesse Beispiel „Angebotsprozess“ und „Entwicklungsplattform“ Angebotsprozess Wunsch Vertrieb nur bei vollständigem Output ist eine Rückmeldung möglich Produkt Konfigurator, Kunden Bestellsystem In Out Kundenlastenheft In Out Entwicklung Kundenangebot Kunde In Out In Out Produktkonzept Stückliste, Zeichnung Pflichtenheft, Preis, Liefertermin Kunde (in Anlehnung an Schaeffler Angebotsprozess) In Out Konstruktion Stückliste, Zeichnung In Out Kalkulation Durchlaufzeit Workflow kein Workflow PAIS GCSS: Entwicklungsplattform Produktentwicklung • ICST • • GCSS: Group Creativity Support Systems ICST: Individual Creativity Support Tools Systems PACS: Process- Aware Collaboration Systems PAIS: Process-Aware Information Systems © MBA Business Management 2012-2014 Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Nürnberg Individuell konfigurierbare Layouts Link zu nützlichen Ressourcen, relevante Module (Workflow, Produktgruppe) Erstellung der Arbeitsgruppe PACS Management Support Systeme Freigabeprozess für bestimmte Dokumentart: Prüfer1 Prüfer2 Freigeb er Dokumentenverwaltung: • Zugelassene Mitglieder haben Zugriffsrechte auf Dokumente • Änderung des Dokuments ist kann nachverfolgt werden • Jeder gespeicherter Zustand ist wiederherstellbar S. Sahin, C. Schmalhaus, X. Wang 11
  12. 12. 7. Zusammenfassung und Ausblick 1. Prozesse müssen kontinuierlich auf die Anforderungen des Marktes angepasst werden. 2. Integrierte Prozessanalyse mit IT-Systemen wird zum Standard. 3. Zentrale Organisationseinheiten bei Unternehmen haben oft die Präferenz für eine streng strukturierte standardisierte Prozessgestaltung=> Risiko: wenig Flexibilität für die dynamische Kundenanforderung. 4. Im Entwicklungsprozess ist die Kreativitätsunterstützung ein wichtiger Aspekt. © MBA Business Management 2012-2014 Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Nürnberg Management Support Systeme S. Sahin, C. Schmalhaus, X. Wang 12

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