東吳大學-成功的時間管理-20111126

東吳大學心理諮商中心
有效的時間管理
莊士勇
Steven, Shih-Yung Chuang
2012年11月26日

© 2012 (有效的時間管理) 莊士勇 Steven, Shih-Yung Chuang 0910.879.469 shihyungchuang@gmail.com
學歷：德明財經科技大學經營運籌管理研究所
認證：美國國際專案管理協會國際專案管理師
現職：千督管理顧問有限公司首席講師
社團：中華民國國際演講協會會員
社團：中華民國管理科學學會會員
社團：美國專案管理師協會會員
經歷：中華民國國際演講協會講師團主席/J部總監
中華知識管理應用協會教育中心主任
經歷：展頡知識管理顧問公司教務長
經歷：台北市私立開平高級中學註冊組長/教師
認證：美國國際專案管理協會 PMP國際專案管理師
專長：專案管理、專題演講、講師培訓、活動管理
志業：知識與行動力的引導者
座右銘：用心工作〃專心玩樂〃放心生活
莊士勇Steven, Shih-Yung Chuang

一.甚麼是時間管理
二.時間管理的原則
三.如何作好時間規劃
四.浪費時間的原因
五.做好工作的計畫管理
六.有效時間管理的建議
課程綱要

時間就是金錢
金錢就是生命
生命就是時間

• 1/3 睡覺(8/24)
• 1/3 工作與學習
• 1/3 自己的時間
– 交友、戀愛、養兒育女、旅遊、等公車上班、休閒
育樂
• 人生剩下的時間=
– 平均壽命80年-20歲*1/3自己的時間*365天*24小時
175,200小時=7300天=1043周=20年
你還剩下的時間

• 我的時間總是不夠用!
• 我的事情總是太多了!
• 我的工作壓力太大了!
• 真希望一天有48小時!
您是否有過這樣的經驗?

• 時間不可停止
• 時間不可倒退
• 時間不可保存
• 時間不可切割
• 時間是公平的
時間的特性

• 時間管理不是…
– 不是要把所有的事情做完
– 不是要一分一秒掌握時間
• 時間管理是…
– 是有效的運用時間來做事
– 是決定要做什麼、決定不做甚麼
時間的管理

• 改善個人生活
• 提升工作品質
• 增加工作價值
時間管理的目的

• 撕日曆的時代
• 筆記本的時代
• 萬用筆記時代
• 電腦資訊時代
過去的時間管理方法

過去的時間管理方法-電腦資訊時代

緊急不緊急
重
要
I 重要又緊急
• 緊急狀況
• 迫切的問題
• 要在期限內完成的事
II 重要不緊急
• 準備工作
• 預防措施
• 價值觀的澄清
• 長期的規劃
• 人際關係的建立
• 必要的休閒
• 增進自己的能力
不
重
要
III 不重要但緊急
• 干擾、電話
• 某些信件、報告
• 不重要的會議
• 許多迫在眉睫的急事
• 符合別人期望的事
IV 不重要又不緊急
• 浪費時間的事
• 瞎掰閒聊
• 花過多的時間看電視上網
時間管理矩陣

時間管理矩陣-I重要又緊急
• 緊急狀況
• 迫切的問題
• 要在期限內完成的事
• 動作:立即處理
• 例如:救火、會議、報告

時間管理矩陣-II重要不緊急
• 準備工作
• 預防措施
• 價值觀的澄清
• 長期的規劃
• 人際關係的建立
• 必要的休閒
• 增進自己的能力
• 動作:做好事先規劃
• 例如:
– 陪婆婆、岳母吃飯
– 年度居家修繕
– 培養客戶情感
– 自我能力提升
– 作業流程設計

時間管理矩陣-III不重要但緊急
• 干擾、電話
• 某些信件、報告
• 不重要的會議
• 許多迫在眉睫的急事
• 符合別人期望的事
• 動作:交給別人做
• 例如:
– 打麻將三缺一
– 臨時的非重要電話、會議
– 別人臨時的小問題

時間管理矩陣-IV不重要又不緊急
• 浪費時間的事
• 瞎掰閒聊
• 花過多的時間看電視上
網
• 動作:有空再說
• 例如:
– 娛樂、消遣
– 串門子八卦閒聊
– 無目的上網閒逛

將時間用在重要的事情上

• 要保有時間彈性
• 今天沒做完的事，明天再做
• 利用工作計畫表
• 需要思考的事，一次只做一件
• 將隔天要做的工作先準備好
• 選定各項工作進行的最佳時間
有效控制時間的方法

三、如何作好時間規劃

• 一生的夢想
• 10年內想完成的事
• 5年內想完成的事
• 這一年想完成的事
• 這個月想完成的事
• 在今天想完成的事
勇敢作夢努力實現

• 圖形化。
• 數字化。
• 完成的時限。
• 化整為零的實行步驟。
• 督導與校正。
• 完成的獎勵。
時間的目標化技巧

• 一般外國人常用的單字約9000字即可應付，所
以預定2016年12月31日(3年內)分批背完這些字。
• 每年要背完3000字。
• 每季要背完750字。
• 每月要背完250字。
• 每日要背完9字。
夢想:5年內能用英文與外國人溝通1/3

• 每日目標:背9個單字
• 每周目標:背63個單字
• 每月目標:背252個單字
每月統計表
周次一二三四五六日
1
2
3
4

• 每季目標:背756個單字
• 每年目標:背3024個單字
每季統計表
周次一二三四五六日
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

浪費時間的原因
• 來自本身
– 沒有目標
– 拖延
– 沒有優先順序
– 做事有頭無尾
– 不懂得拒絕他人請求
• 來自外部
– 主管領導因素
– 工作流程繁雜
– 食、衣、住、行因素
– 他人干擾

• 認為將每天時間排得滿滿就算是好的時間管理。
• 認為能做完每一件事就算是好的時間管理。
• 沒有達到目標的步驟，那它將只是個空想。
• 沒有一套人性化的操作表格。
時間管理失敗的原因

• 把時間用在對自己有益的事件上。
• 沒有目標的生活，引不起時間管理的動機，更
別談會想強烈的「主控」時間了。
• 沒人符合人性化的時間管理，那註定是要失敗
的。管理是要讓流程更有產能，而不是更無能。
• 要有的個符合人性化、有效用的時間管理表格。
沒有實戰經驗的累積，那也只是天馬行空！
正確的時間管理觀念

“生命是以時間為單位的，
浪費別人的時間等於謀財害命；
浪費自己的時間，等於慢性自殺。“
中國文學家-魯迅

五、做好工作的計畫管理

• 事件取捨:YES & NO
• 性質分析:輕重緩急
• 確立目標:目標明確
• 時間評估:要有結束時間並保留彈性時間
• 排定順序:依照順序一件一件完成
• 執行時段:
– 完整作業時段>休息時段>完整作業時段
• 執行:照表操課
• 檢討:修正計畫
計畫安排的技巧

六、有效時間管理的建議

• 不做沒有意義的事情
• 事情都要有結束時間
• 有效的利用零碎時間
– 成功的人活用時間，把時間化零為整
– 失敗的人用死時間，將時間化整為零
• 凡事先做好計畫並且依照計畫行事
有效的利用時間

• 謀定後動:凡事先思考後再決定行動
• 一心一意:一個時段做一件事情
• 一鼓作氣:一口氣完成階段目標
• 積沙成塔:持續累積培養自我能力
• 積少成多:累積快速作業的元素
• 整批作業:相同性質的工作一起進行
• 專注眼前、活在當下，做甚麼是什麼。
• 用心工作、專心玩樂、放心生活
時間管理心法

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