Cours d'initiation à la planification avec MS Project

1. Chapitre 1
Principes de base

2. Plan
Définitions
Projet
Conduite de projet
Les parties prenantes au projet
Acteurs principaux
Equipe projet
Le chef de projet
Méthodes de conduite de projet
Généralités
Cycle de vie d’un projet
Phases d’un projet

3. Qu’est-ce qu’un projet
Un projet est un ensemble d'activités, à réaliser avec
des ressources données, pour satisfaire un objectif
précis et ce dans une période de temps bien déterminée
Un projet est un processus unique:
constitué d’un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées,
ayant une date de début et une date de fin (temporaire),
entrepris pour atteindre un objectif précis en conformité avec
des exigences spécifiques,
respectant des contraintes de coût, ressources, etc.
Exemples de projets
Créer un site web
Déménager vos bureaux
Mettre en place une ferme
Définition
Projet

4. Définition
Projet
Différences entre projet et production
Productions Projets
Difficulté : gérer un “saut dans
l’inconnu” complexe
Difficulté : intervenir rapidement en
cas de blocage
Cash-flow négatif, il faut investir
avant d’avoir un retour
Cash-flow positif, le fonctionnement
dégage un bénéfice
Incertitude forte : variables exogènes,
non contrôlables, degrés de liberté
Incertitude faible : variables
endogènes, actions encadrée
Processus historique, décisions
irréversibles
Processus récurrent, décisions
réversibles
Milieu inconnu, Innovant, organisation
Milieu répétitif, organisation stable temporaires

5. Contraintes
On peut réaliser avec succès un seul
et sans méthode
Toute fois, lorsque le projet dépasse
une certaine ampleur, il devient
impossible à une seule personne de
tout controler
Dans ce dernier cas, la maitrise des
outils de conduite de projet va
reduire les risques d’echec du projet
Pour atteindre l’objectif, le chef de
projet doit toutefois prendre en
compte les trois contraintes (les 3 C)
que constituent le contenu du
projet, le calendrier et le coût
Définition
Projet
Contenu
PROJET
Cout Calendrier

6. Définitions connexes
Programme
Définition
Projet
Regroupement de plusieurs projets contribuant à la réalisation
d’une stratégie
Sous-projet
partie d’un projet, défini, organisé, planifié et géré comme un
projet,
souvent confié à un contractant
Phase
marquée par l’achèvement d’un ou plusieurs livrables. Un
livrable est un résultat tangible et/ou vérifiable
Processus
ensemble d’activités corrélées, qui transforment des éléments
entrants en éléments sortants

7. Définition
Conduite de projet
Conduite de Projet
On parle de Conduite, Pilotage, Gestion ou Management
l’application des connaissances, des outils et des
méthodes, aux activités d’un projet, en vue d’atteindre
les objectifs fixés par toutes les parties prenantes du
projet
Il s’agira de trouver un équilibre entre les contraintes
concurrentes, telles que :
Contenu, coût, délai et qualité
Besoins (exigences identifiées) et attentes (exigences non
identifiées) différentes entre les parties prenantes

8. PROJET + GESTION = GESTION DE PROJET
Définition
Conduite de projet
PROJET
Une fois
Dates de début et de fin fixées
Objectif clairement défini
Ressources limitées
Succès mesurable
+
=
GESTION
Art de mener une activité à bien,
dans le respect des exigences
et attentes de toutes les parties
prenantes
GESTION de PROJET
Planification
Direction
Coordination
Maîtrise

9. Définition
Conduite de projet
Disciplines de la gestion de projet (PMBOK)

10. Parties prenantes au projet
Acteurs principaux
Parties prenantes au projet
individus et organismes impliqués dans le projet, ou
ayant un intérêt dans l’exécution ou de la réalisation
effective du projet.
L’équipe de management du projet doit identifier
toutes les parties prenantes, déterminer quels sont
leurs besoins et leurs attentes pour pouvoir gérer et
orienter ces attentes vers la réussite du projet.

11. Acteurs principaux du projet
Le chef de projet
Partie prenantes au projet
Acteurs principaux
personne qui est responsable de la conduite du
projet
Le client
organisme qui utilisera le résultat du projet. Il peut
s’agir d’une entreprise qui fait appel à un cabinet
informatique ou d’un service de l’entreprise qui fait
appel à la direction informatique
Prestataire ou sous-traitant
Organisme externe qui va réaliser tout ou une
partie du projet
Le sponsor (ou garant)
organisme qui assure les ressources financières du
projet, en argent ou en appui.

12. Parties prenantes au projet
Maitrise d’ouvrage (MAO)
Elle représente le client tout au long du projet
Elle assure la conformité du projet vis-à-vis de la demande du
client :
Veiller au respect des objectifs généraux
Valider les documents relatifs aux projets
Préparer et exécuter les tests de recette
Prononcer les recettes
Elle peut faire appel à des experts indépendants du métier
Les utilisateurs
Destinataires finaux du projet
Participation essentielle pour
L’expression des besoins
Les tests de recette
Parties prenantes au projet
Equipe projet

13. Parties prenantes au projet
Maitrise d’oeuvre (MAE)
Parties prenantes au projet
Equipe projet
Elle représente le prestataire tout au long du projet
Elle est le garant du respect des engagements pris notamment
sur les délais et le contenu des prestations
Fournisseurs
Un certain nombre d’éléments indispensables à l’exécution du
projet peuvent être obtenus auprès d’organismes autres que le
prestataire.
Il est important de bien définir les spécifications des éléments
à obtenir auprès des fournisseurs ainsi que la relation
contractuelle qui les lient.

14. Relations MAO / MAE
Parties prenantes au projet
Equipe projet

15. Comité
Comité directeur
Garant du respect des obligations
contractuelles
Comité de Pilotage
Parties prenantes au projet
Responsable des choix d’orientation et
des décisions opérationnelles
Comité de suivi de projet
Assure le suivi de l’exécution des
décisions du Comité de pilotage dans le
respect des obligations contractuelles
Comités

16. Nolège
chef d’orchestre multi-compétences Parties prenantes au projet
:
Chef de Projet
Le métier de chef de projet
Planifier
Leader d’équipe
Définir le projet
Identifier les ressources nécessaires
Réaliser un budget
Communicateur
Elaborer le planning
Diriger
Négociateur
Piloter les équipes
Coordonner
Résolveur Maitriser
de problèmes et de conflits
Maitriser les dépenses
Respecter le planning

17. Compétence du chef de projet
Leader
Communicateur
Négociateur
Reactif
Rigoureux
Parties prenantes au projet
Chef de projet

18. Méthodes de conduite de projet
la logique de traitement d’un problème
1. Identifier le problème
Lister les problèmes
Sélectionner un(e) problème
Vérifier et définir le problème, fixer l’objectif
2. Analyser le problème
Généralités
Déterminer les informations à connaître (p.ex. les indicateurs
de performance et de qualité relevant)
Collecter les informations
Déterminer les facteurs d’influence du problème
Diagnostiquer; reformuler l’objectif

19. Méthodes de conduite de projet
la logique de traitement d’un problème
3. Concevoir la solution au problème
Imaginer des solutions au problème
Sélectionner la meilleure solution
4. Mettre en oeuvre la solution
Planifier la mise en oeuvre de la solution
Mobiliser l’organisation
Exécuter le plan d’implémentation
5. Evaluer la solution
Mesurer l’impact de la solution sur le problème
Décider de la manière de poursuivre la démarche
Généralités

20. Conséquences d’une mauvaise gestion de projet

21. Conséquences d’une mauvaise analyse
Ce que le client a
Ce que le client a
exprimé
exprimé
Comment le projet a
Comment le projet a
été documenté
été documenté
Ce que le chef de
projet a compris
Ce qui a été livré chez
Ce qui a été livré chez
le client
le client
Ce que l’analyste a
schématisé
Comment le client a
Comment le client a
été facturé
été facturé
Ce que le programmeur
a codé
Ce que le support
technique a effectué
Ce que le support
technique a effectué
Ce que le commercial
a décrit
Ce dont le client avait
réellement besoin
Ce dont le client avait
réellement besoin
Ce que le programmeur
a codé
Ce que le commercial
a décrit
Ce que l’analyste a
schématisé
Ce que le chef de
projet a compris

22. Méthodes de conduite de projet
Position d’un projet dans cette logique

23. Le découpage classique
Initiation
Planification
Exécution
Test
Livraison
Conclusion
Méthodes de conduite de projet
Identifier
Analyser
Concevoir
Mise en oeuvre
Evaluer
Conclusion

24. Méthodes de conduite de projet
Cycle de vie d’un projet
Un projet est généralement subdivisé en phases,
chacune d’entre elles devant aboutir à la mise à
disposition de livrables. On parle aussi de cycle de vie
pour décrire l’enchaînement de ces phases.
Cycle de vie du projet
Phase Initiale ou Phase de démarrage
Phase(s) Intermédiaire(s)
Phase Finale ou Phase de clôture
Cycle de vie d’un projet
Nolège
début et
On parle
projet
aussi de 3C
Cadrer
des
Conduire
Conclure
projet

25. Méthode de conduite de projet
Cycle de vie d’un projet
Méthode Agiles: Itératif et incrémentale

26. Phase initiale
La phase de définition ou phase initiale ou phase
d’identification.
Elle regroupe les activités de genèse, de définition et
d’approbation du projet qui servent à faire un
lancement (démarrage) de projet.
Elle permet de définir
la mission, les objectifs
les produits livrables, les contraintes et les hypothèses,
le planning estimé, les coûts estimés, les ressources
nécessaires

27. Mission et objectifs
Mission
Vision globale du projet
Peut être de nature intangible ou abstraite
Aussi appelé « But », « Objectif global »
Objectif
résultat que l'on veut atteindre
Critère précis de recette du projet
Doit être concret
Aussi appelé « Objectif spécifique »
Description du Projet
Formulation du Projet

28. Objectif doit être SMART
Spécifique
l’objectif est contractuel et doit être écrit, sans ambigüité et
avec précision, pour que chacun puisse s’y référer
Mesurable
sert à vérifier avec le client que le produit répond aux
spécifications demandées
Atteignable
doit être faisable, pas irréaliste même s’il s’agit d’innovation
Raisonnable et Clair
compréhensible de la même manière pour toutes les parties
prenantes du projet.
Temps
la date de remise du produit
Description du Projet
Formulation du Projet

29. Conclusion
Analyse du projet
« Si j’avais une heure pour résoudre un problème dont
ma vie dépende, je passerais 40 minutes à l’analyser, 15
minutes pour en faire la revue critique et 5 minutes pour
le résoudre »
Albert Einstein (1879 – 1955)