1. .txl
Machteld Haaksman, Ministerie van Justitie
Sanne Grotenbreg, gemeente Zaanstad
Sylvia Schuite, gemeente Almelo
Roel ter Borg, gemeente Enschede
Esther van Dijk, gemeente Lelystad
Eric Stegehuis, gemeente Almelo
Melani Boumans, gemeente Hollands Kroon

2. De aanleiding
Texel is een bijzondere gemeente. Het is een kleine gemeenschap met bijna 14.000 inwoners.
Daarnaast ontvangt Texel jaarlijks 900.000 bezoekers. Er is het hele jaar door ontzettend
veel te doen, voor 2013 staan er bijna vijftig evenementen gepland. Dit loopt van
toeristische publiekstrekkers als de Ronde om Texel, tot relatief kleine evenementen en
belangrijke tradities voor de eilandbewoners zoals Meierblis.
De inwoners van Texel zijn actief betrokken bij hun eiland. De initiatieven van de inwoners
van Texel worden door de gemeente ondersteund. Het is niet duidelijk wie welke inititieven
inzet krijgt. De buitendienst levert op eigen initiatief diensten en materiaal. Ook is niet
duidelijk waarop de inzet gebaseerd is.
Texel heeft de wens uitgesproken om een regiegemeente te zijn, en wil een slanke en fitte
organisatie worden.
De opdracht
De gemeente Texel heeft de ambtenaren van Serious Request uitgenodigd om mee te
denken. De opdracht luidt:
Maak duidelijke afspraken waarbinnen de gemeente verenigingen en organisaties
ondersteunt bij het houden van hun verschillende activiteiten en evenementen
De gemeente Texel geeft concreet aan dat het gaat om de volgende punten:
- Rol gemeente bij ondersteuning van activiteiten
- Inzet medewerkers gemeente en gemeentelijk materieel
- Is het evenement/de activiteit commercieel
- Wanneer kosten in rekening brengen
- Wanneer vrijstelling van kosten (container/ grof vuil/ vegen)
- Hoe om te gaan met “oude” afspraken
- Integriteit (ons kent ons)
Beeldvorming en opdrachtafbakening
De presentatie van de heer Bolier van de gemeente Texel gaf aanleiding om het beeld van de
opdracht nog eens scherp te stellen.
Conclusie van de werkgroep is:
Waar legt Texel de grens (inzet capaciteit gemeente) bij inzet van evenementen
De projectgroep is bij de beeldvorming tot de conclusie gekomen dat voor het stellen van
grenzen kaders en criteria nodig zijn om een goede belangenafweging te kunnen maken. Wij
kunnen de grenzen niet aanleveren maar kunnen wel een bijdrage leveren om de
bouwstenen klaar te leggen voor het vaststellen van de grenzen.

3. Opstellen van criteria bij evenementen
Het verlenen van diensten is een vorm van verkapte subsidie en zou onderhevig moeten zijn
aan criteria. Vormen van verkapte subsidie die de gemeente Texel hanteert zijn:
- Gratis extra containers bij sportevenementen;
- Uitlenen van gemeentelijke materialen tbv evenementen;
- Inzetten van gemeentelijke medewerkers.
Door het verlenen van deze hand- en spandiensten kost het de gemeente teveel personele
capaciteit en middelen die economisch niet meer verantwoord is. Ook de integriteitkwestie
speelt een rol.
De gemeente moet bewust gaan kiezen welke evenementen wel en niet ondersteund
worden. Aan de hand van criteria kan de gemeente Texel die bewuste keuze maken. De
criteria zijn opgemaakt aan de hand van de kernwaarden zoals genoemd in het
evenementenbeleid van de gemeente Texel.
De kernwaarden
Ruimte en Rust
Cultuurhistorie en identiteit
Eilandgevoel
Natuur en landschap
Nachtelijke duisternis
De projectgroep heeft onderzocht welke mogelijkheden er zijn om te bezien welke
evenementen ondersteund kunnen worden door de gemeente. Hierbij zijn wij terecht
gekomen bij de gemeente Ede die een matrixschema met criteria heeft ontwikkeld. De
gemeente Ede geeft aan dat er een aantal instrumenten zijn om evenementen te
ondersteunen. Aan de hand van de te ontwikkelen toolkit worden middelen vanuit de
gemeente Texel afgebakend. Voor dit beleid verwijzen wij u naar Pleio – Serious Ambtenaar
Texel.
Een voorbeeld van een aantal criteria zijn opgenomen in de onderstaande schema. Let op,
dit is een ruwe versie.
WAARDEN
Economisch belang
Gemeenschappelijk
belang
CRITERIA
Kwaliteit boven kwantiteit
Innovatie
Imagoversterkend
Aantrekkingskracht verblijfstoerisme
Hoofdactiviteit vind plaats op Texel
Aansluiting bij kernwaarden gemeente
Duurzaamheid
Kwaliteit boven kwantiteit
Samenwerken partners onderling
Stimuleren zelfredzaamheid burger
Aantoonbaar breed draagvlak bij sponsor
Aantoonbaar breed draagvlak bij publiek
Aansluiting bij kernwaarden gemeente
Bijdrage aan sociale/maatschappelijke cohesie
Folklore

4. Organisatie belang
(gemeente en
organisator)
Transparantie
Integer handelen
Inzichtelijk maken van eigen kosten
* commerciële evenementen met winstoogmerk ondersteunen wij niet kosteloos.
Stellingen/discussiepunten
De projectgroep is van mening dat er een discussie moet plaatsvinden om helder te krijgen
wat de gemeente Texel nu wil. Wil gemeente Texel een slag maken met cultuur en integriteit
of gaan we toch op de huidige voet verder. Om te komen tot een slagvaardige discussie
heeft de projectgroep acht stellingen geformuleerd waarover gediscussieerd kan worden. De
discussie is gericht op het stellen van grenzen.
Stelling 1
Het is inherent aan een kleine gemeente als Texel om vriendendiensten t.b.v. evenementen
en activiteiten te verrichten door medewerkers van de gemeente.
Stelling 2
Texel ondersteunt activiteiten en evenementen niet meer in financiële of materiële zin tenzij
de organisator het overduidelijke belang voor Texel aantoont.
Stelling 3
Voor elke bijdrage van de gemeente Texel aan evenementen, zowel materieel als
immaterieel, moet betaald worden.
Stelling 4
In een fitte en slanke organisatie past geen overbodige ballast, zoals de "oude afspraken"
ten aanzien van activiteiten en evenementen.
Stelling 5
De gemeente ondersteunt alle evenementen, want het eiland is van iedereen en het gaat
om gemeenschapsgeld.
Stelling 6
Als de gemeente geen hand- en spandiensten meer levert, stoppen vrijwilligers met inzet.
Stelling 7
Als de gemeente geen hand- en spandiensten meer levert, nemen commerciële partijen
activiteiten en evenementen over waar winstoogmerk de boventoon voert.
Stelling 8
In tijden van economische crisis gaat commercieel belang van evenementen boven
gemeenschapsbelang.

5. Aanbeveling
Het genoemde vraagstuk betreft ons inziens een politieke keuze waarvoor het antwoord zou moeten
komen vanuit de discussie tussen raad en college en de betrokken dienst over kaders en criteria.
Maak naar aanleiding van deze discussie heldere afspraken en zet deze op papier.
Verbindt ze aan de doelstellingen mbt integriteit, waarbij het college het goede voorbeeld geeft.
Vertaal dit vervolgens in breed gedragen beleid.
Met betrekking tot de concrete vragen in onze opdracht:
Wat is rol van de gemeente mbt inzet van medewerkers en materieel bij activiteiten?
Indien ervoor gekozen wordt medewerkers en materieel in te zetten, verbindt dan voorwaarden aan
deze inzet, zoals bijvoorbeeld kosten doorberekenen.
Wanneer is een evenement of activiteit al dan niet commercieel?
Dit is een vraagstuk waar we in zo korte tijd geen passend antwoord op kunnen geven.
Wanneer brengen we kosten in rekening voor inzet van medewerkers en materieel bij activiteiten?
. Wij zien kosteloze inzet van medewerkers en gemeentelijk materieel als een verdekte vorm van
subsidie.
. Er zou een budget moeten komen voor verstrekking van inzet en materieel, van waaruit de
gemeente activiteiten zou kunnen ondersteunen zodat de afdeling die medewerkers en materieel
verstrekt hier een begroting op kan maken. Kosten kunnen daardoor hetzij worden verhaald op de
organisator, hetzij worden verhaald op het gemeentelijk budget. En zijn daardoor helder en
inzichtelijk. Dit voorkomt het ‘ons-kent-ons’ ritselen.
Wanneer geven we vrijstelling van deze kosten?
Daarop kunnen wij als niet-Texelaren geen antwoord op geven. Dat is een gesprek dat op intern
beleidsniveau gevoerd moet worden.
Hoe gaan we om met oude afspraken?
Voor verenigingen die momenteel kosteloos ondersteund worden met bijv. containers zouden o.i. de
oude afspraken losgelaten moeten worden om vervolgens met alle verenigingen op gelijke wijze
afspraken te kunnen maken. Verwerk deze afspraken in de matrix met criteria de je ook gebruikt
voor evenementen. Zie nota Ede.

7. TOELICHTING
Voorbeelden andere gemeenten
Terneuzen: Het evenementenbeleid van de gemeente Terneuzen is gewijzigd. De
belangrijkste wijziging is dat het college meer zelfwerkzaamheid van
evenementenorganisaties vraagt. Onder meer zelf materialen ophalen, plaatsen en
terugbrengen (dranghekken, vlaggenmasten, etc.) en 'handjes' leveren om de gemeente te
ondersteunen (bij het plaatsen van verkeersborden, opzetten podium, etc.). Het is niet de
bedoeling organisatoren van evenementen op hoge kosten te jagen. De gemeente probeert
zoveel mogelijk mee te denken, geeft tips en oplossingen voor knelpunten.
Meerssen: De gemeente Meerssen werkt aan de deregulering van evenementen. Er gaan
minder regels gelden voor degene die een evenement wil organiseren. Dit wordt bereikt
door evenementen, die binnen een aantal criteria vallen, vrij te stellen van een vergunning
op grond van de APV. De openbare orde, hygiëne en de veiligheid moeten wel worden
gewaarborgd. Voor dit doel worden algemeen geldende voorschriften opgesteld, te
raadplegen via de gemeentelijke website of op papier verkrijgbaar. De verantwoordelijkheid
van burgers neemt toe. Maar er is voor hen duidelijkheid betreffende de criteria, de
voorschriften en de procedures.
Helmond: Het nieuwe evenementenbeleid van de gemeente Helmond kent een aantal
begrenzingen. Niet om de creativiteit in de stad te remmen, maar vooral om te kunnen
focussen op evenementen die een positieve bijdrage leveren aan het imago van Helmond
(succes), de recreatieve/toeristische/culturele meerwaarde (thematiek), de economische
spin off (geld) en de maatschappelijke cohesie (trots). Zo kunnen evenementen elkaar
onderling ook versterken. Uiteindelijk is deze evenementennota flexibel genoeg om elk
uniek en kansrijk idee te honoreren